Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde den 22. august 2011, kl. 9.00 KAB, Billedsalen, Studiestræde 38, 1. sal. 1455 København K Til stede: Afbud fra: Fra KAB: Indholdsfortegnelse Selskabet:... 3 1. Godkendelse af referat... 3 2. Revisionsprotokol... 3 Sager til godkendelse:... 3 3. Anvisningsregler... 3 4. Fællesventelisten - Bolignøglen til familieboliger i KAB... 4 5. Personaleforeningen i... 5 6. Kilometergården - renovering og udvidelse af altaner, byggeregnskab... 5 7. Kirkehøj Kædehuse - udskiftning af vinduer, etape 3, byggeregnskab... 6 8. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme... 7 9. Udlejningsforhold i Almen Bolig+... 8 10. Digitalt bestyrelsesarbejde... 8 Sager til orientering:... 9 11. Administrationskoncept for Almen Bolig+... 9 12. Råderets- og vedligeholdelsesordning i Almen Bolig+... 10 13. Nørrevang - tillæg til lejekontrakt... 11 14. Nørrevang - renovering... 12 16. Glødelampegrunden - status... 13 17. Tubberupvænge II - vandtank... 15 18. Tubberupvænge II - badeværelser... 15 19. Kagsgårdens Boliger - registrering af forurenet grund... 15 20. Cederbo - registrering af forurenet grund... 16 22. Servicefradrag... 17 23. Godkendt regnskab 2009/2010... 17 24. Orientering om driftssager... 18 1/24
28. Investeringsforeningen... 22 29. Kursusoversigt... 23 30. Beboerklagenævnssager... 23 31. Eventuelt... 24 Bilagsfortegnelse Bilag 3: Notat fra Herlev Kommune vedrørende forslag til fleksibel udlejning for almene familieboliger i kommunen... 4 Bilag 4: Pjece om Bolignøglen... 4 Bilag 5: Medlemsliste, regnskab for perioden 2009/10 samt referat fra ordinær generalforsamling... 5 Bilag 6: Byggeregnskab vedrørende renovering og udvidelse af altaner i Kilometergården... 6 Bilag 7: Byggeregnskab vedrørende udskiftning af vinduer, etape 3, i Kirkehøj Kædehuse... 6 Bilag 8: Beslutningsoplæg, forsikring af... 7 Bilag 8.1: Læsevejledning til forsikringstilbuddet... 7 Bilag 9: Udlejningskoncept i Almen Bolig+... 8 Bilag 12: Standardhusorden... 11 Bilag 13: Tillæg til lejekontrakt i Nørrevang... 11 Bilag 16: Bedømmelsesskema - storparcel E... 14 Bilag 16.1: Bedømmelsesskema - storparcel F... 14 Bilag 19: Skrivelse fra Region Hovedstaden den 9. august 2011... 15 Bilag 20: Skrivelse fra Region Hovedstaden den 21. juni 2011... 16 Bilag 23: Skrivelse fra Herlev Kommune vedrørende godkendte regnskaber 2009/2010... 18 Bilag 29: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2011 den 30. april 2012... 23 Bilag 30: Oversigt over beboerklagenævnssager... 23 2/24
Selskabet: 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens senest afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 3. maj 2011 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referatet og efterfølgende underskrives det af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. Sager til godkendelse: 3. Anvisningsregler På organisationsbestyrelsesmødet den 3. maj 2011 blev de nuværende anvisningsaftaler drøftet, og efterfølgende er modtaget tilbagemeldinger fra afdelingerne, hvis der var forhold, som man gerne ville have ændret. Kirkehøj Etagehuse har ønsket, at kommunen fik 100 % anvisningsret til alle boligerne, dog således at hver anden ledige bolig først tilbydes beboere i afdelingen. Dette er godkendt af Herlev Kommune den 15. juni 2011, og der administreres derfor efter dette. Herlev Kommune har udarbejdet nyt forslag til fleksibel udlejning for almene familieboliger i kommunen. Forslaget vedlægges som bilag 3 til dagsordenen. Herlev Kommune ønsker at tiltrække ressourcestærke familier til kommunen og ønsker yderligere at tilgodese yngre boligsøgende og seniorer, der bor i kommunen. 3/24
Der er på nuværende særlige udlejningsaftaler for afdelingerne Tubberupvænge I og II og for Cederbo, og dette ønsker kommunen at fastholde, og der vil ligeledes blive en særlig aftale for den nye Almen Bolig+ afdeling, Hjortespringsvej. For de øvrige afdelinger, hvor kommunen ikke har 100 % anvisningsret, kan en andel af de ledige boliger, der skal udlejes efter venteliste, udlejes til boligsøgende, der opfylder de fastsatte kriterier. Beboerfortrinsretten vil dog altid komme først. skal derfor tage stilling til, om der skal indføres fleksible udlejning, efter de nye kriterier der er skitseret i bilag 3. Herudover skal tage stilling til anvisningsaftaler og en forlængelse af disse for en ny periode på for eksempel en 4-årig periode. Bilag 3: Notat fra Herlev Kommune vedrørende forslag til fleksibel udlejning for almene familieboliger i kommunen Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter punktet og tager stilling til, om der skal indføres fleksible udlejning, og på hvilke vilkår anvisningsaftalerne skal forlænges. 4. Fællesventelisten - Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet som træder i kraft den 1. januar 2012. Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. Bilag 4: Pjece om Bolignøglen Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen om overgangen til KABfællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. 4/24
Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. Yderligere indstilles det, at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. 5. Personaleforeningen i har på organisationsbestyrelsesmødet i maj 2007 vedtaget at give et tilskud på 400 kr. pr. medarbejder pr. år til personaleforeningen i. Det blev endvidere aftalt, at personaleforeningens aktiviteter skulle afrapporteres til Herlev Boligselskabs organisationsbestyrelse en gang årligt. Personaleforeningen ansøger hermed om et tilskud på 400 kr. pr. medarbejder, som er medlem af personaleforeningen. Liste over medlemmer fremgår af bilag 5. Endvidere har foreningen udarbejdet regnskab for perioden 2010/11 samt referat fra deres ordinære generalforsamling den 7. april 2011 (bilag 5). Bilag 5: Medlemsliste, regnskab for perioden 2009/10 samt referat fra ordinær generalforsamling Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender udbetaling af tilskud til personaleforeningen. 6. Kilometergården - renovering og udvidelse af altaner, byggeregnskab Det samlede projekt var budgetteret til 8.434.830 kr. Regnskabet er afsluttet med et resultat på 6.889.176 kr. Afvigelsen skyldes gode tilbud på opgaven samt, at betonskaderne på altaner ikke alle steder var lige omfattende. 5/24
Der er i regnskabet afsat 50.000 kr. til teknisk dokumentation. Dette skyldes, at der fortsat er problemer med rustpletter på altanernes bundplade. Der er fortsat stor fokus på, at dette skal afhjælpes, og der pågår fortsat afklaring af problematikken med entreprenør og rådgiver. Revisionen af byggeregnskabet pr. 31. marts 2011 har ikke givet anledning til bemærkninger. Byggeregnskab for renovering og udvidelse af altaner blev godkendt af følgegruppen 11. maj 2011. Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges byggeregnskab som bilag 6. Bilag 6: Byggeregnskab vedrørende renovering og udvidelse af altaner i Kilometergården Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab vedrørende renovering og udvidelse af altaner i Kilometergården. 7. Kirkehøj Kædehuse - udskiftning af vinduer, etape 3, byggeregnskab I forbindelse med byggesagen vedrørende udskiftning af vinduer i Kirkehøj Kædehuse, etape 3, er der nu udarbejdet endeligt byggeregnskab. Byggesagen blev i sin tid vedtaget med et budget på 9. 346.382 kr. Selskabet godkendte i maj 2010 byggesagens regnskab pr. 31. december 2009 med et samlet resultat på 8.887.279 kr., indeholdende et reservationsbeløb på 346.831 kr. til brug for afslutning af byggesagen. Af det endelige byggeregnskab af 1. marts 2011 fremgår det, at det afsatte reservationsbeløb er overskredet med 13.097 kr., hvilket skyldes øgede udgifter til byggelånsrenter som følger af den almindelige rentestigning. Således er den endelige anlægsudgift opgjort til 8.900.376 kr. Bilag 7: Byggeregnskab vedrørende udskiftning af vinduer, etape 3, i Kirkehøj Kædehuse Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab vedrørende udskiftning af vinduer i Kirkehøj Kædehuse, etape 3. 6/24
8. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme Rammeforsikringsudbuddet for administrerede boligorganisationer i KAB blev afsluttet medio juli 2011. Blandt de bydende forsikringsselskaber vandt Topdanmark udbudsrunden. Der er meget stor forskel prissættelsen af forsikringer i de forskellige tilknyttede boligorganisationer, da hver enkelt kundes portefølje er blevet vurderet ud fra alder, vedligeholdelsestilstand og kendt skadesforløb de seneste 5 år. m.v. For betyder den nye forsikring, at der kan vælges mellem 3 skadesdækningsniveauer a) forsikring uden selvrisiko pr. skade (nuværende ordning), b) forsikring med selvrisiko på 10.000 kr. pr. skade og c) forsikring med selvrisiko på 25.000 kr. pr. skade. Fælles for alle tilbud er, at det er eksklusiv glasforsikring, som skal tegnes som tillægsforsikring, hvis den enkelte afdeling ønsker dette. Forsikringstilbuddet til medfører præmiestigninger jævnfør nedenstående tabel: Nuværende Forsikring Stigning i kr. Stigning % præmie uden SR 1.037.735 kr. 1.698.513 kr. 660.778 kr. 63,68 Nuværende Forsikring Stigning i kr. Stigning % præmie 10.000 i SR 1.037.735 kr. 1.485.819 kr. 448.084 kr. 48,18 Nuværende Forsikring Stigning i kr. Stigning % præmie 25.000 i SR 1.037.735 kr. 1.204.070 kr. 166.335 kr. 16,03 En repræsentant fra Willis A/S vil redegøre for detaljerne i forsikringstilbuddet på organisationsbestyrelsens møde. Topdanmarks tilbud er trods prisstigningerne billigere end de varslede præmiestigninger hos nuværende forsikringsselskab, ligesom det er KAB s opfattelse, at tilbuddet ligger under, hvad er forventet pris vil lande på, hvis vælger at stå udenfor det fælles rammeudbud for forsikringer. KAB anbefaler derfor at tiltræde et af de 3 ovennævnte muligheder for sikringsdækning hos Topdanmark. Bilag 8: Beslutningsoplæg, forsikring af Bilag 8.1: Læsevejledning til forsikringstilbuddet Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter forsikringstilbuddet og træffer beslutning om, hvilken forsikring der vælges herunder valg af niveau for selvrisiko pr. skade. 7/24
9. Udlejningsforhold i Almen Bolig+ Udlejningsforholdene i Almen Bolig+-konceptet adskiller sig en smule fra den normale praksis i almene boliger. Det skyldes, at boligerne i dette koncept er målrettet beboere, som til gengæld for en lavere husleje i almindelige almene boliger, selv vil tage vare på boligen og dens omgivelser. Boligerne udlejes efter almindelige regler om fleksibel udlejning med mulighed for kommunal anvisning af 25 % af boligerne, og en del af boligerne, f.eks. 25 %, kan udlejes til beboere i boligorganisationen med beboerfortrinsret. Det er dog vigtigt, at alle boligerne udlejes til boligsøgende, der opfylder anvisningskriterierne. Bilag 9: Udlejningskoncept i Almen Bolig+ Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender kriterierne for udlejning i Almen Bolig+, herunder regler om beboerfortrinsret. 10. Digitalt bestyrelsesarbejde har på deres organisationsbestyrelsesmøde den 28. januar 2010 truffet beslutning om at søge nye veje til digitalisering af bestyrelsesarbejdet, hvilket har medført, at dagsordener og referater fremover kun har været udsendt i digital form via mail. Dette er både portobesparende og en miljørigtig måde af kommunikere på. Det var oprindeligt også tanken, at bilag skulle udsendes på samme måde som dagsordener og referater, men specielt størrelsen på bilagsmaterialet i pdf-format gør, at mailsystemet ikke kan bruges til dette af tekniske grunde. Nu er der imidlertid en løsning på dette problem. En I-Pad fra Apple Computer er et digitalt medie med en skærm i A-4 format, som i princippet fungerer på samme måde som smartphones, blandt andet I-Phone, hvor man kan læse alle dokumenter i skala 1:1, hvis man ønsker det. Herved kan det samlede bestyrelsesmateriale gøres tilgængeligt, således at organisationsbestyrelsens medlemmer alene skal medbringe en I-Pad til brug for deres mødevirksomhed. Formandskabet ser mange fordele ved dette og har ønsket, at der gives en introduktion til brugen af I-Pad med henblik på en eventuel anskaffelse af dette udstyr til organisationsbestyrelsen. 8/24
Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter forslaget og træffer beslutning om det videre forløb i sagen. Sager til orientering: 11. Administrationskoncept for Almen Bolig+ Administrationskonceptet for Almen Bolig+-ejendomme hviler på en række betingelser ved den ministerielle godkendelse af dette forsøgsprojekt og et grundlæggende princip om aktive og selvforvaltende beboere. Det betyder også, at der ikke afsættes ressourcer til ansættelse af lokalt personale. Den primære målsætning med dette målrettede administrationskoncept er anvendelsen af IT og beboernes selvadministration. Hjælp i opstarten Der anvendes primært IT-løsninger i KAB s servicering af- og kommunikation til afdelingerne, og til den enkelte afdelings interne kommunikation. Til gengæld yder KAB starthjælp i form af bistand til etablering af beboerdemokratiet m.m. herunder også sikring af mangeludbedring i den indledende fase af etableringen af Almen Bolig+-afdelinger. Én boligorganisation, to administrationskoncepter I praksis vil KAB overfor en boligorganisation som administrere forskellige afdelinger efter forskellige administrationskoncepter. Det betyder, at en afdeling vil modtage service fra KAB ud fra ydelseskataloget for Almen Bolig+-afdelinger og en anden ud fra ydelseskataloget for almindelige almene boliger. Beboerne i Almen Bolig+-afdelinger har i øvrigt de samme rettigheder, som beboere i andre boligafdelinger, ligesom Almen Bolig+-afdelinger også betaler deres del af de fælles udgifter relateret til opretholdelse af beboerdemokratiet. 9/24
12. Råderets- og vedligeholdelsesordning i Almen Bolig+ Råderets- og vedligeholdelsesordningen i Almen Bolig+-konceptet afviger på nogle områder fra de traditionelle ordninger, og i det følgende gennemgås de væsentligste karakteristika. Råderet i Almen Bolig+ Boligerne etableres med køkken, bad og toilet, malede vægge samt gulve af god standard. Lejer kan herefter opsætte skillevægge og ændre boligen efter de almindelige regler om råderet ifølge almenboliglovgivningen. Vedkommende betaler selv for disse arbejder, og de skal udføres, så de er lovlige og håndværksmæssigt korrekt udført. Det påhviler lejer at indhente fornødne myndighedstilladelser. Lejer kan få godtgørelse for forbedringer. Der er derudover givet en dispensation fra Socialministeriet, således at der efter en nærmere vurdering kan udbetales godtgørelse for opsætning af skillevægge. Der foretages ikke afskrivning af investeringen, men i stedet vurderes forbedringernes værdi i forbindelse med fraflytning. Der kan maksimalt gives ret til godtgørelse på det beløb, der svarer til enhver tid gældende beløb for råderet i den almene bolig, for tiden ca. 160.000 kr., medmindre der foreligger en anden aftale med boligorganisationen. Dette kan for eksempel være tilfældet ved etablering af yderligere et badeværelse. Vurdering af forbedringsarbejder Forbedringsarbejder vurderes som nævnt i forbindelse med fraflytning, og værdien lægges til grund ved genudlejning. Udgiften til en vurderingsmand afholdes af lejer, og der skal vælges en af afdelingen/kab anerkendt vurderingsmand. Vurderingen skal foretages i god tid inden opsigelse af lejemålet. Eventuelle uoverensstemmelser om værdifastsættelsen kan indbringes for beboerklagenævnet. Vedligeholdelse Lejemålet skal ved fraflytning afleveres normalistandsat. Normalistandsættelsen er en forpligtelse for den fraflyttende lejer og overtages ikke af boligafdelingen. Istandsættelsen håndteres som hovedregel således, at det fastsatte istandsættelsesbeløb overgives til den nye lejers disposition. Den nye lejer overtager derved også forpligtelsen til at gennemføre den beskrevne istandsættelse. 10/24
Den udvendige vedligeholdelse påhviler som udgangspunkt udlejer. Vedligeholdelse og renholdelse af adgangs- og opholdsarealer i umiddelbar tilknytning til lejemålet, som for eksempel fællesarealer, samt enhver renholdelse indenfor lejemålets naturlige grænse, påhviler dog lejeren. Den udvendige vedligeholdelse vil for eksempel bestå i at vedligeholde og male træskur, plankeværk m.m., men ikke i at vedligeholde flisebelægningen på fællesarealer. Forpligtelserne er nærmere beskrevet i de konkrete vedligeholdelsesvejledninger. Renholdelse af friarealer i afdelingen, der ikke ligger i umiddelbar nærhed af boligen, herunder stier og parkeringspladser, håndteres af beboerne i fællesskab. Lejer er derfor forpligtet til at deltage i dette arbejde og påtage sig sin andel af dette. Dette arbejde detailplanlægges af afdelingsmødet og afdelingsbestyrelsen. Opfylder lejer ikke sine forpligtelser til vedligeholdelse eller renholdelse, kan udlejer lade arbejdet udføre for lejers regning og efterfølgende forhøje lejen. Ved gentagne undladelser kan udlejer vælge at opsige lejemålet som misligholdt. Husorden Ved førstegangsudlejning anvendes en standardhusorden (bilag 12), hvor bestemmelsen om husdyrhold formuleres således, at der gives tilladelse til at holde ét dyr hund eller kat. Bilag 12: Standardhusorden 13. Nørrevang - tillæg til lejekontrakt Når renoveringssager med huslejekonsekvenser eller andre væsentlige forhold i lejeforholdet er kendt, har som udlejer en oplysningspligt overfor kommende beboere, som ønsker at tilflytte bebyggelsen. Dette sker normalt først, når en renoveringssag er endeligt vedtaget på et beboermøde. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den kommende renoveringssag i Nørrevang har så væsentlige konsekvenser for beboerne, at KAB s udlejning allerede nu medsender et bilag til lejekontrakten, som oplyser om den kommende sag i LBF-regi. Tillægget er vedlagt som bilag 13. Bilag 13: Tillæg til lejekontrakt i Nørrevang 11/24
14. Nørrevang - renovering Ved Landbyggefondens besigtigelse af Nørrevang havde fonden ønske om, at der blev gennemført supplerende tekniske undersøgelser i afdelingen. Med baggrund i Landsbyggefondens godkendelse af undersøgelser og SBMI s oplæg til undersøgelser i Nørrevang er de første undersøgelser gennemført. Der er udført en detaljeret gennemgang af det lejemål, som står tomt, og der foretages fortsat løbende målinger. Herudover skal der foretages destruktive undersøgelser i facader, fundamenter og tag. Der er foretaget en gennemgang af samtlige boliger. Der kan konstateres blandede forhold i boligerne. Nogle boliger har ikke tegn på fugtproblemer, mens der kan registreres udbredte problemer i andre boliger. Der er endnu ikke en konkret konklusion på årsagen til fugtproblemerne. På baggrund af gennemgang af alle boliger skal der foretages en intensiv fugt- og skimmelundersøgelse af ca. 10 boliger, hvor der skal udtages prøver til analyse. De 10 boliger udvælges på baggrund af de første registreringer. Der skal gennemføres undersøgelse af fugtbalancen i boligerne og bygningernes konstruktion. Dette indebærer, at der skal foretages termografering. Termografering skal foretages i perioder med kolde nætter. Dette betyder, at disse undersøgelser først kan udføres til efteråret/vinter 2011. Det forventes, at den nærmere fugt- og skimmelanalyse udføres samtidig. Der er på nuværende tidspunkt flere beboere, der klager over fugt og skimmel i boligerne. I en netop fraflyttet bolig var der opsat forsatsvæg. Der er foretaget destruktive undersøgelser af væggen. Undersøgelser angiver, at der er skimmelvækst bag væggen. Landsbyggefonden har foreløbigt behandlet sagen, og der kan forventes tilsagn i 2012 på baggrund af de gennemførte undersøgelser. 12/24
15. Hjortespringvej, Almen Bolig+ - nybyggeri - status Et vellykket 1. spadestik blev gennemført den 10. maj 2011 med taler af borgmester Kjeld Hansen og formand for, Erik B. Nielsen, hvorved byggeriet formelt påbegyndtes. På ønske fra borgmester Kjeld Hansen, gennemførtes den 20. juni 2011 et vellykket besøg på Almen Bolig+ byggepladsen i Hvidovre af en gruppe med Kjeld Hansen og Erik B. Nielsen i spidsen. Byggeudvalget har i perioden siden sidste organisationsbestyrelsesmøde afholdt møde den 14. juni 2011, hvor udvalget er blevet orienteret om og drøftet byggeriets fremdrift og enkeltheder og truffet nødvendige beslutninger herom. Udvalgets næste møde er aftalt til den 16. august 2011. På grund af fejl i kommunen kan afdelingens og vejens navn alligevel ikke blive Enebærhaven, hvorfor udvalget har foreslået kommunen at navnet bliver Enebærhusene eller Enebærstien. Byggeriet forventes afleveret og klar til indflytning april/maj 2012. 16. Glødelampegrunden - status Følgegruppen arbejder intenst med vurdering af de indkomne forslag og tilbud på de 2 storparceller, som selskabet fik tildelt efter lodtrækning. Arbejderne på vore storparceller skal udføres i totalentreprise. Entreprenørerne er fundet efter en prækvalificeringsrunde, hvor der blev sendt en annonce til EU-tidende med oplysning om, hvad det var for en opgave, vi skulle have løst. Ved prækvalificeringsrundens udløb havde vi modtaget henvendelser fra 18 totalentreprenører, som blev målt og vejet af administrationerne. Følgegruppen for s byggerier og det fælles byggeudvalg for de tre boligorganisationer fik herefter forelagt en indstilling fra administrationerne om valg af 5 bydende pr. storparcel. Udbudsmaterialet blev forarbejdet og udsendt. Hver boligorganisation valgte 5 bydende pr. storparcel, og da der er 6 af slagsen, har vi efter udbudsperiodens udløb modtaget i alt 30 forslag/tilbud, som er gennemgået og bedømt af vor bygherrerådgiver og de enkelte administrationer. 13/24
For s vedkommende blev der for storparcel E modtaget 5 tilbud. Der henvises til bedømmelsesskema (bilag 16). Tre af forslagene/tilbuddene er vurderet ikke konditionsmæssige, hvorfor der reelt er 2 forslag at vælge imellem. For storparcel F s vedkommende afgav 4 bydende forslag/tilbud. Bedømmelsen fremgår her ligeledes af bedømmelsesskema (bilag 16.1). Her er der reelt 3 forslag, der kan komme på tale, idet et af forslagene ikke holder sig på eller under den oplyste økonomiramme og i realiteten dermed ikke er konditionsmæssigt. Følgegruppen for s del af byggerierne på Glødelampen, som det samlede byggeri nu er døbt, vælger den 12. august 2011 de to forslag, der skal realiseres. De 6 forslag, som er valgt af de tre byggende boligorganisationer, præsenteres på et fælles byggeudvalgsmøde den 16. august 2011, og de valgte forslag vil kunne præsenteres for den samlede organisationsbestyrelse på organisationsbestyrelsesmødet den 22. august 2011. Ud over arbejderne på de 6 storparceller arbejdes der med tilbud, der efter en udbudsrunde er modtaget, for udførelse af byggemodning og anlæg af udearealer, og der skal dimensioneres og prissættes en lydvæg mod ringvejen og måske også mod S-banen. Det undersøger specialister på nuværende tidspunkt blandt andet ved forespørgsel hos kommunen. Udgifterne til fællesarealerne fordeles forholdsmæssigt mellem de tre boligorganisationer. Hvert byggeri på hver storparcel bærer en forholdsmæssig andel af udgifterne til fællesarealerne. Alle oplysninger skal nu samles, udgifterne fordeles mellem de 3 aktører, forankres i 6 skema B-ansøgninger (2 fra hver) og indsendes til behandling i Herlev Kommune med sidste frist 8 10. september 2011 for at være kommunen rettidigt i hænde. Derfor er der på nuværende tidspunkt meget travlt i de enkelte boligorganisationer, da der jo også skal koordineres imellem de forslag til byggeri, der er valgt til opførelse på storparcellerne. Det er aftalt, at valgte forslag udstilles under Herlev Festuge på biblioteket sammen med en model. Bilag 16: Bedømmelsesskema - storparcel E Bilag 16.1: Bedømmelsesskema - storparcel F 14/24
17. Tubberupvænge II - vandtank Der er endnu ikke modtaget svar fra Byggeskadefonden angående vandtanken. 18. Tubberupvænge II - badeværelser Der er endnu ikke modtaget svar fra Landsbyggefonden angående badeværelsesrenoveringerne. 19. Kagsgårdens Boliger - registrering af forurenet grund er tidligere blevet orienteret af Region Hovedstaden om, at der er registeret forurening på Kagsgårdens Boligers grund i forbindelse med undersøgelse i 2009-2010 på nabogrunden Stationsalleen 38 B. Undersøgelsen viste, at der er forurening. Region Hovedstaden har derfor afgjort (se skrivelse af den 9. august 2011 i bilag 19), at grunden nu er registeret som forurenet. Forureningen drejer sig om oliekomponenter, som stammer fra en gammel 50.000 l olietank ved kontoret, som er tømt og sandfyldt i 1990/91. Herlev Kommune har den 27. april 2011 vurderet, at der ikke er mulighed for at påbyde oprensning af forureningen, med mindre at der påtænkes at bygge eller grave i det forurenede område, og at der derfor ikke skal foretages yderligere. Bilag 19: Skrivelse fra Region Hovedstaden den 9. august 2011 15/24
20. Cederbo - registrering af forurenet grund har den 21. juni 2011 modtaget skrivelse fra Region Hovedstaden (bilag 20). Heri oplyses det, at grunden på Gammelgårdsvej 1-7 ikke registreres som forurenet eller muligt forurenet. Bilag 20: Skrivelse fra Region Hovedstaden den 21. juni 2011 21. Kirkehøj Kædehuse - 5-års eftersyn af facaderenovering, etape 1 På baggrund af indledende henvendelse fra KAB Byggesupport af den 26. maj 2011 er det i Kirkehøj Kædehuse besluttet at iværksætte et 5-års svigteftersyn af facaderenovering etape 1, som blev gennemført tilbage i sommeren 2006. De omhandlende arbejder foregik i 37 af afdelingens i alt 78 boliger og indebar desuden efterisolering af krybekældere. 5-års eftersynet er således nu igangsat med udarbejdelsen af en 5-års eftersynsrapport, som skal afklare omfanget af eventuelle svigt og skader ved det udførte arbejde. Rapporten skal således danne grundlag for eventuelle reklamationer rettet mod ansvarlig entreprenør og teknisk rådgiver. Eftersynsrapporten er Esben Kirkegaard Rådgivende Ingeniørfirma hyret til at stå for, hvilket er aftalt til ca. 40.000 kr. eksklusiv moms. I forbindelse med eftersynsfirmaets gennemgang er der blevet foretaget enkelte destruktive undersøgelser, hvilket desuden har afstedkommet lukningsarbejder for 1.500 kr., som ligeledes skal søges dækket af sagen. Vi forventer at afholde 5-års eftersynsmøde med deltagelse af entreprenør og teknisk rådgiver den 25. august 2011. Her vil rapportens indhold blive drøftet, og eventuelle afhjælpningstiltag samt ansvaret herfor vil blive afklaret. KAB Byggesupport vil stå for udarbejdelsen af referat fra mødet, samt være tovholder på den efterfølgende opfølgning. Såfremt sagen udvikler sig som forventet, det vil sige, at der ikke opstår behov for yderligere undersøgelser eller yderligere dialog med parterne i sagen, så vil honoraret for KAB s egagement i sagen være på ca. 30.000 kr. eksklusiv moms. I modsat fald vil selskabet naturligvis blive orienteret. 16/24
22. Servicefradrag Der er stillet spørgsmål, om beboere i er berettiget til at få servicefradrag i deres bolig også i forbindelse med individuelle moderniseringer. Beboere i almene boliger kan gøre brug af servicefradraget, dog er der flere betingelser, der skal være opfyldt. Beboere skal selv betale for arbejdet Beboere skal selv betale for arbejdet af egen lomme for at få servicefradrag. Man kan altså ikke få fradrag for udgifter, der betales via huslejen, fra en vedligeholdelseskonto for lejemålet eller via hensættelser i afdelingen. Man skal have ret til at vedligeholde boligen (ved vedligeholdelsesarbejde) Som beboer kan man få fradrag for istandsættelse, hvis man har pligt til at udføre arbejdet og bor i lejemålet, mens det udføres. Det gælder også, hvis udgifterne modregnes i depositum. Man skal så kunne dokumentere, at udgiften er trukket i depositummet, og have den øvrige dokumentation for arbejdet og betalingen fra udlejeren. Man skal have ret til at vedligeholde boligen Man kan kun få servicefradrag for vedligeholdelsesarbejde, der udføres inden for råderetten over boligens ydre og indre rammer. Som beboer kan man få servicefradrag for forbedringer, hvis de ligger inden for råderetten eller er aftalt skriftligt med udlejeren. Man skal bo i boligen Man kan kun få servicefradrag for vedligeholdelsesarbejde, som bliver udført, mens beboeren har fast bopæl i boligen. Arbejdet kan altså ikke udføres efter fraflytning. Dette betyder, at servicefradrag ikke kan bruges i forbindelse med individuelle moderniseringer, da afdelingen i dette tilfælde betragtes som betaler og ikke den enkelte beboer. 23. Godkendt regnskab 2009/2010 Herlev Kommune har i skrivelse af den 9. juni 2011 oplyst, at Herlev Kommunalbestyrelse den 11. maj 2011 har godkendt de fremsendte regnskaber for 2009/2010. De oplyser i deres skrivelse, at der ikke er fundet anledning til bemærkninger til regnskabet. Se skrivelsen fra Herlev Kommune i bilag 23. 17/24
Bilag 23: Skrivelse fra Herlev Kommune vedrørende godkendte regnskaber 2009/2010 24. Orientering om driftssager Kilometergården Det er konstateret, at fundamentet til skorstenen er våd, og at der er meget vand i brønden, der fyldes med drænvand ved varmecentralen. Ejendomskontoret har haft drænpumpe, der pumper ca. 4 m³ vand ud i døgnet. Der er rettet henvendelse til Herlev Kommune ved Teknisk Forvaltning, der har været ude og besigtige brønden. Efterfølgende har de pejlet grundvandet i området. Grundvandsspejlet i de tre boringer, som ligger tættest på ejendommen henholdsvis på Kobbervej og i Elverparken, blev fundet til henholdsvis at ligge i kote 13,7 og 13,9 (Kobbervej, vest for Tornerosevej) og i kote 13,7 (i Elverparken mod øst). Resultaterne af målingerne i de øvrige boringer, som blev pejlet, viser et tilsvarende billede. Sandsynligvis ligger grundvandsspejlet omkring samme niveau (kote 13,7-13,9) lige omkring ejendommen. Grundvandet i området strømmer i sydøstlig retning. Af bygningstegning over ejendommen ved varmecentralen dateret 3. juni 1947 fremgår, at koten i brændselsrummet er 15,20, mens gulvkoten ved stoker (til koks) er 13,50. Dertil findes et omfangsdræn øst og nord for varmecentralen, som ligger i kote 15,54, hvilket er højere end bunden af fyrkælderen. Herlev Kommune vurderer, at det vand, som der er i den nederste kælder, meget sandsynligt kan være indtrængende grundvand. Ved vurdering af resultater skal der tages højde for forbehold omkring årstidsvariationer (forskel i vandspejlets niveau alt efter årstiden), at pejlingerne den 14. juni 2011 viser et øjebliksbillede samt at jordens beskaffenhed (ler, muld, sand og lign) ikke er vurderet. Ifølge reglerne betragtes vand fra omfangsdræn som spildevand. Vand fra omfangsdræn kan ledes til offentlige regnvandskloak, såfremt den samlede afledningskoefficient for ejendommen overholdes. Ifølge Herlev Kommunes spildevandsplan 2010-19 er afløbskoefficienten for jeres ejendom, mart. nr. 8dh, på 0,3. Der arbejdes videre med at finde en permanent løsning eventuelt med drænpumpe med afledning til kloakken. 18/24
Herlev Ringgård Træet i gården var revnet og er af sikkerhedsmæssige årsager nu blevet fældet. Vandledning fra varmecentralen ud til hovedvandledning i kælderen er skiftet, så alt er nyt frem til stigestrenge, som skiftes opgangsvis fra næste budgetår. Banevænget KAB s sikkerhedsorganisation har udført Fysisk Arbejdspladsvurdering i afdelingen. Der blev noteret få ting, for eksempel dokumentation på eftersyn af el-værktøj og leverandørbrugsanvisninger/sikkerhedsdatablade og arbejdspladsbrugsanvisninger. Video Gram, Herlev Hovedgade 109 har opsagt deres lejemål med fraflytning den 30. september 2011. Der er ikke fundet ny lejer endnu. Der er opsat lyddæmpende forsatsvæg samt trinlydsdæmpende gulv i selskabslokale for at kunne overholde krav om lyddæmpning til naboer. Kirkehøj Etagehuse Der er udført gennemgang af afdelingen i forbindelse med KAB s Tryg Bolig og der udarbejdes en rapport. En gennemgang omfatter følgende trygheds- og risikoområder for at øge trygheden i den enkelte afdeling: brand, vedligehold, sikring og tryghed og drift. Når rapporten er færdig vil den blive fremlagt for afdelingsbestyrelsen. Følgegruppen vedrørende tagboliger er nedlagt men arbejder videre med en samlet oversigt over nødvendige vedligeholdelsesarbejder også med betragtningen om, at der er begrænset låneperiode, før tilbagekøbet træder i kraft. Emner der skal belyses: - Sætningsskader i blok 1 - undersøg om mulighed for byggeskade, alternative løsninger, hvornår - Tagrenovering - tilstandsvurdering af tage, levetid, pris, omfang, isolering og solceller - Faldstammer - eventuelt ikke skifte øverste del fra gulv, 1. sal og op - Vandrør - stikprøve af tilstand af rør, prisoverslag - Varmerør - stikprøve af tilstand af rør, prisoverslag - Strengreguleringsventiler - omfang, indregulering - Facader - isolering og efterfugning, krav fra kommune - Altaner - omfang, pris, 3 løsningsmodeller, renovering, lille udvidelse og glasinddækning. Peter Rørbye skaffer priseksempler fra Kilometergården til brug ved budget Kirkehøj Kædehuse Der er udført gennemgang af afdelingen i forbindelse med KAB s Tryg Bolig, og der udarbejdes en rapport. 19/24
En gennemgang omfatter følgende trygheds- og risikoområder for at øge trygheden i den enkelte afdeling: brand, vedligehold, sikring og tryghed og drift. Når rapporten er færdig, vil den blive fremlagt for afdelingsbestyrelsen. I forbindelse med kraftigt regnvejr har der være et mindre antal vandskader i kældrene, dog er skaderne ikke særlige voldsomme, da der er monteret boldlåse i afløb i kældrene. Der er aftalt møde med Herlev Kommune om mulige løsningsmodeller for at forhindre fremtidige vandskader. Der er gjort reklamation over for rådgiver Ebbe T. Høyer i forbindelse med 5-års eftersynet. Der reklameres over, at dampspærre ikke er udført tæt nok til øvrige bygningsdele, at isolering mellem forskallingsbrædder og de murede vægge er sprækket, og at der mangler vindtætning af åbning mellem krybekælder og bagside af kældertrappe. Da afdelingen ikke har haft mulighed for at budgettere med denne udgift, er Trafikstyrelsen ansøgt om udsættelse af opsætningen til maj måned 2012, så udgiften kan komme med i budgettet 2012/13. Nørrevang I forbindelse med genudlejning af Runesvinget 26 er boligen undersøgt af Skandinavisk biomedicinsk institut SBMI, og der er konstateret skimmel bag en forsatsvæg. Forsatsvæg fjernes og afrenses før genudlejning. KAB s sikkerhedsorganisation har udført Fysisk Arbejdspladsvurdering i afdelingen. Der blev noteret få ting, for eksempel dokumentation på eftersyn af el-værktøj, leverandørbrugsanvisninger/sikkerhedsdatablade og arbejdspladsbrugsanvisninger, øjenskyl skal skiftes og håndgasbrænder til ukrudtsbekæmpelse skal have påmonteret en håndslukker. Afdelingen har modtaget brev fra Post Danmark med besked, om at postkasser, der i dag er monteret på boligerne, skal flyttes ud til vejen senest den 31. december 2011 i henhold til ny postlov af den 16. december 2010. Post Danmark er kontaktet med hensyn til krav om placering, og efterfølgende bliver Trafikstyrelsen ansøgt om udsættelse af opsætningen til maj måned 2012, så vi kan få udgiften med i budgettet 2012/13. Kagsgården Der har i de tidligere ungdomsboliger været problemer med rotter under gulvet i en bolig. Det viste sig, at der var adgang fra kloakkerne til bygningen, så rotter kunne færdes under gulvet med støj og lugtgener til følge. Adgangen er nu stoppet, og der er lugtsaneret i boligen. Der er problemer med, at beboere fra kollegiet urinerer ud fra vinduerne ned foran ungdomsboligerne. Der arbejdes sammen med Specielkundeenheden (SKE) om at finde en løsning på problemet. 20/24
Politiet har besigtigede de udførte fartbump og mener, at der mangler skilte, der angiver med hvilken hastighed der må køres i området. Tubberupvænge I Legepladsen er delvis renoveret med nye kantbegrænsere. Der opsættes vejbump på Klausdalsbrovej i samarbejde med Tubberupvænge I og Grundejerforening. Tubberupvænge II Vestforbrændingen har ønsket at videreføre deres fjernvarmeledning igennem afdelingen for at kunne forsyne Hjortespringparken. Der opsættes vejbump på Klausdalsbrovej i samarbejde med Tubberupvænge I og Grundejerforening. Lærkegård Center Ingen bemærkninger. Cederbo Afdelingen har modtaget brev fra Post Danmark med besked om, at postkasser, der i dag er monteret på boligerne, skal flyttes ud til vejen senest den 31. december 2011 i henhold til ny postlov af den 16. december 2010. Post Danmark er kontaktet med hensyn til krav til placering, og efterfølgende bliver Trafikstyrelsen ansøgt om udsættelse af opsætningen til maj måned 2012, så vi kan få udgiften med i budgettet 2012/13. 25. Beretning fra Aktivitetsteamet Selskabets formand Erik B. Nielsen informerer om beretningen fra Aktivitetsteamet i Herlev Kommune. 21/24
26. Herlev Festuge Selskabets formand Erik B. Nielsen giver en aktuel orientering om aktiviteterne som finder sted under Herlev Festuge i forbindelse med nybyggeriet på Glødelampen og eventuelt andre aktiviteter fra boligorganisationerne. 27. Orientering fra afdelingsbestyrelsen i Kirkehøj Kædehuse Selskabets formand Erik Nielsen orienterer om aktuelle forhold i afdelingsbestyrelsen i Kirkehøj Kædehuse. 28. Investeringsforeningen Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I SEB har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på 0,60 %. 22/24
Indre værdier Nominel beholdning 3. august 2011 (kurs 100) Indre værdi 31. december 2010 Indre værdi 3. august 2011 Ændring af indre værdi SEB 28.312.100 104,16 103,03-1,13 %- point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt 4 kr. pr. andel fra SEB i udlodning for regnskabsår 2010. 29. Kursusoversigt Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt over kursusforbruget for perioden den 1. maj 2011 - den 30. april 2012 som bilag 29. Bilag 29: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2011 den 30. april 2012 30. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt som bilag 30 over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden 2008-2011. Bilag 30: Oversigt over beboerklagenævnssager 23/24
31. Eventuelt Organisationsbestyrelsesmøder i 2011: Tirsdag den 29. november 2011, kl. 19.00, lokalt Organisationsbestyrelsesmøder i 2012: Tirsdag den 24. januar 2012, kl. 9.00 i KAB Torsdag den 3. maj 2012, kl. 19.00, lokalt torsdag den 23. august 2012, kl. 9.00 i KAB Tirsdag den 27. november 2012, kl.9.00 i KAB Repræsentantskabsmøde i 2011: Onsdag den 30. november 2011, kl. 18.00, i Kagsgårdens Boliger Repræsentantskabsmøde i 2012: Onsdag den 28. november 2012, kl. 18.00, lokalt Afdelingsmøder i 2011/12: 2011: Herlev Ringgård torsdag den 3. november 2011, kl. 19.00 Kilometergården mandag den 7. november 2011, kl. 18.30 Kirkehøj Etagehuse tirsdag den 8. november 2011, kl. 19.00 Kagsgårdens Boliger mandag den 14. november 2011, kl. 18.30 Banevænget tirsdag den 22. november 2011, kl. 19.00 Kirkehøj Kædehuse mandag den 21. november 2011, kl. 19.00 2012: Nørrevang torsdag den 5. januar 2012, kl. 19.00 Lærkegård Center tirsdag den 10. januar 2012, kl. 16.00 Tubberupvænge II onsdag den 11. januar 2012, kl. 19.00 Tubberupvænge I torsdag den 12. januar 2012, kl. 18.00 Cederbo mandag den 16. januar 2012, kl. 19.00 24/24