Tlf: 33 12 65 45 kolding-off@bdo.dk www.bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Birkemose Allé 31, st. DK-6000 Kolding CVR-nr. 20 22 26 70 SMÅSKOLEN FREMTIDENS DANMARK/SØFOLKENE UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE 78-82 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2016 CVR-NR. 10 19 91 07
78 SMÅSKOLEN FREMTIDENS DANMARK/SØFOLKENE, CVR-NR. 10 19 91 07 PROTOKOLLAT TIL ÅRSREGNSKABET 2016 Som skolens bestyrelsesvalgte revisorer har vi afsluttet revision af årsregnskabet for 2016, der udviser et resultat på -541.644 kr. efter skat, samlede aktiver på 2.542.943 kr. og en egenkapital ved årets udgang på 314.302 kr. I forbindelse med afslutningen af revisionen skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet. 3. Den udførte revision, art og omfang. 4. Forvaltningsrevision 5. Assistance og rådgivning 6. Revisors uafhængighedserklæring mv. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for 2016. Godkender ledelsen årsregnskabet i den nuværende form, vil vi forsyne det med en påtegning med nedenstående fremhævelse af forhold: Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Vi henleder opmærksomheden på, at der er medtaget budgettal som sammenligningstal i resultatopgørelse og noter. Disse budgettal har, som det også fremgår af resultatopgørelse og noter, ikke været underlagt revision, hvorfor vi ikke udtrykker nogen sikkerhed herom. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet Revisionen har givet anledning til at fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for ledelsens vurdering af årsregnskabet. Going concern (fortsat drift) Skolens ledelse har valgt at aflægge årsregnskabet under forudsætning af going concern. Vi er enige med ledelsen i dette valg. Vi vil dog gøre opmærksom på, at skolen har haft en væsentlig nedgang i indtjeningen, hvilket har betydet, at det likvide beredskab på nuværende tidspunkt er begrænset. Skolen har for 2017 indgået en aftale med Fælleseje om at båden "Den store Bjørn" kan lejes lejefrit, samt at de afholder de faste udgifter på båden i 2017. Dette forventes at være en omkostningsbesparelse på omkring 1,8 mio. kr. i 2017. På denne baggrund er det vores vurdering at skolen er going concern. Forretningsgange og interne kontroller Forretningsgange og interne kontroller skal tilpasses til virksomhedens størrelse og karakter med henblik på at sikre korrekte, troværdige og rettidige registreringer som grundlag for regnskabsaflæggelsen. Antallet af ansatte i virksomheden er begrænset, hvilket ikke på alle områder muliggør en effektiv funktionsadskillelse og dermed effektive interne kontroller. Ledelsen er bekendt med, at dette forhold indebærer en øget risiko for, at tilsigtede og utilsigtede fejl kan opstå og ikke opdages. Ledelsen forsøger at kompensere herfor gennem overvågning og kontrol med driften.
79 Vi skal i denne sammenhæng specielt fremhæve, at hvervet som bogholder og kasserer varetages af samme person. Vi anser denne sammensætning for en væsentlig svaghed i den interne kontrol. Det bedste middel til afhjælpning af disse problemstillinger er opfølgende ledelsesmæssige kontroller. Vi har, som følge af manglende funktionsadskillelse, ikke på alle områder kunnet basere vores revision på skolens forretningsgange og de interne kontroller, men har i stedet udvidet omfanget af de øvrige revisionshandlinger. Skolens øverste ledelse har ansvaret for, at det gennem hensigtsmæssige forretningsgange samt registrerings- og kontrolsystemer sikres, at tilsigtede og utilsigtede fejl for så vidt muligt forebygges samt opdages og korrigeres. Manglende funktionsadskillelse øger risikoen for fejl i selskabets årsregnskab som følge af tilsigtede og utilsigtede handlinger eller mangler. Fejl i årsregnskabet, der skyldes besvigelser, vil ikke nødvendigvis blive opdaget under revisionen, da fejl af denne karakter sædvanligvis tilsløres eller holdes skjult. Vi er opmærksomme på, at det på grund af skolens begrænsede ressourcer ikke umiddelbart er praktisk muligt at etablere fornøden funktionsadskillelse på de nævnte områder. Vi skal understrege, at ovenævnte bemærkninger ikke er udtryk for, at vi under vores revision har konstateret konkrete forhold, der kunne indikere uregelmæssigheder eller besvigelser, men de skal ses som en understregning af, at funktionsadskillelse normalt er et væsentligt led i skolens interne kontrol. 3. Den udførte revision, art og omfang Revisionens formål, udførelse, rapportering mv. er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til aftalebrevet af 28. april 2017 Ved planlægningen af vores revision har vi fastlagt en revisionsstrategi ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vores revision vil derfor hovedsageligt fokusere på regnskabselementer og områder i årsregnskabet, hvor vi vurderer risikoen for væsentlig fejlinformation for størst. Den udførte revision og resultatet heraf er beskrevet i det følgende: Beholdningseftersyn Ved det uanmeldte beholdningseftersyn foretaget den 13. december 2016 konstaterede vi nedenstående afvigelser mellem de bogførte og faktiske beholdninger: På banken var der den 13.12.2016 en afvigelse på 4.987,08 kr. Differencen er pr. 31.12.2016 blevet afklaret. I forksudskassen var der en afvigelse på 604 kr. Differencen har man ikke kunne afklare og er i regnskabet ført væk som en kassedifference. Resultatopgørelsen Vi har foretaget analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budget. Vi har stikprøvevist revideret væsentlige resultatposter til underliggende bilag og anden dokumentation, ligesom vi har gennemgået bilag efter statusdagen.
80 Lønninger Vi har foretaget en revision af lønninger for perioden 1. januar - 31. december 2016, for hvilken periode vi har gennemgået forretningsgangene og de interne kontroller. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at de udbetalte lønninger er i overensstemmelse med de indgåede lønaftaler og meddelte oplysninger, og påset at der sker korrekte indberetninger til myndighederne samt, at der sker en korrekt bogføring og attestation/godkendelse af beregningsgrundlag, bilag og lønudbetalinger Materielle anlægsaktiver Vi har revideret skolens materielle anlægsaktiver og har i den forbindelse efterprøvet værdiansættelsen af aktiverne samt efterset, at den beskrevne anvendte regnskabspraksis følges. Vi har stikprøvevis kontrolleret skolens ejendomsret til aktiverne. Likvide beholdninger Vi har foretaget afstemning af skolens likvide beholdninger til eksterne kontoudtog og årsopgørelser fra pengeinstitut samt indhentet engagementsforespørgsel fra pengeinstitut. Som i 2015 henleder vi opmærksomheden på skolens forskudskasse hvor der ultimo er registeret 39.903 kr. Saldoen er en kombination af udlæg til medarbejdere, samt en mindre fysisk kassebeholdning på skolen. Det er oplyst at der pr. 31.12. 2016 ikke er foretaget en optælling / afstemning af kassen. Kassen har senest været afstemt den 13.12.2016 i forbindelse med beholdningseftersynet. jf tidligere afsnit. Det er vores vurdering, at skolen bør have en forretningsgang der løbende sikrer at udlæg til medarbejdere afregnes hurtigt, samt at forskudskassen løbende bliver afstemt. Vi vil anbefale skolen, at man snarrest får udarbejdet en afstemning af forskudskassen, samt tilrettelægger en forretningsgang der løbende sikrer at kassen afstemmes. Revisionen har herudover ikke givet anledning til bemærkninger. Anden gæld Vi har gennemgået gældsforpligtelser og skyldige beløb og har i denne forbindelse påset, at alle væsentlige gældsposter er afstemt med oplysninger fra kreditorerne. Resultat af revisionen Vores revision af årsregnskabet har ud over foran anførte ikke givet anledning til bemærkninger. Besvigelser I forbindelse med planlægning af vores revision har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi kan oplyse, at vi under revisionen af årsregnskabet ikke er stødt på forhold, der kunne indikere besvigelser eller forsøg herpå. Besvigelser er betegnelsen for en bevidst handling udført af en eller flere personer blandt den daglige ledelse, den overordnede ledelse, medarbejdere eller tredjeparter, hvor vildledning for at opnå en uberettiget eller ulovlig fordel er involveret. Revisionen af årsregnskabet fokuserer alene på besvigelser, der fører til væsentlig fejlinformation i regnskabet. Vi har således ikke foretaget juridiske vurderinger af, hvorvidt besvigelser faktisk er forekommet.
81 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet har selskabets ledelse over for os afgivet en skriftlig bekræftelse (regnskabserklæring) om årsregnskabets fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistillelser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder. 4. Forvaltningsrevision Ved forvaltningsrevision foretager vi en vurdering af, om skolen har taget nødvendige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de virksomheder, der er omfattet af regnskabet. For at vurdere dette, foretager vi en vurdering af: Økonomistyring Sparsommelighed Økonomistyring Ved vor revision af skolens økonomistyring er det undersøgt, om der er den fornødne ledelse og styring og om der er etableret ledelsesinformationssystemer og et tilstrækkeligt ledelsestilsyn. Vi har konstateret at der foretages en hensigtsmæssig økonomistyring på baggrund af følgende: Der foretages budgetlægning som forelægges bestyrelse og som godkendes af Socialtilsynet Daglig leder foretager ledelsestilsyn via daglig dialog med bogholder samt kontrol af alle bankbetalinger Der foretages regnskabsaflæggelse som fremlægges til bestyrelsen. Bestyrelsen informeres løbende om de økonomiske forhold. Der foretages budgetopfølgning pr. 30/6 Vi vil dog anbefale skolen, at men ved siden af budgettet der skal godkendes af Socialtilsyn har et driftsbudget, der tager afsæt i det faktiske elevtal og ikke det normerede elevtal som budgettet der afleveres til socialtilsyn afspejler. Dette for at skolen hurtigere kan agere og få et overblik i tilfælde af ændrede forhold i virksomheden. Sparsommelighed VI har ved vores revision vurderet, om skolens dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der under hensyntagen til institutionens størrelse kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig forvaltning af økonomiske midler, herunder hvorvidt goder og tjenesteydelser er erhvervet økonomisk hensigtsmæssigt under hensyn til pris, kvalitet mv. Vi har vurderet indkøbsadfærden og konstateret følgende forhold: At betalingsbetingelser udnyttes fuldt ud At der i løbet af året er indgået nye omkostningsbesparende aftaler med leverandør af telefoni og forsikringer Det er vores opfattelse, at skolen forvalter midlerne under skyldige økonomiske hensyn. 5. Assistance og rådgivning Assistance og rådgivning Siden seneste revisionsprotokol til årsregnskabet er udført følgende opgaver: Assistance med budgetopfølgning. Regnskabsmæssig assistance med opstilling og udarbejdelse af årsregnskabet, herunder med diverse bogholderirettelser og afstemninger.
82 6. Revisors uafhængighedserklæring mv. Undertegnede erklærer: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbetingelser, og vi under vores revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Kolding, den 28. april 2017 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Niels Peder Aalund Statsautoriseret revisor Erik Bendtsen Registreret revisor Vamdrup, den 28. april 2017 Anders Svensson Anne Falgaard Bente Hansen Formand Ellen Holberg Petersen Walther Holberg Petersen BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.