Hvilke forventninger har vi til arbejdet i præsidiet? Arbejdsopgaver i præsidiet Godt kammeratskab Konflikt løsning
Klubben ledes af et præsidium på 4 eller 5 medlemmer. Præsident Vice Præsident Sekretær Skatmester (Past Præsident)
Præsidiets medlemmer vælges for 2 år ad gangen, og der afgår efter tur 2 hvert år. Hvert år vælges en Vicepræsident, der normalt bliver præsident det følgende klub år. Der vælges henholdsvis skatmester og sekretær med en 2 årig funktions periode.
Præsidiet skal drage omsorg for, At klubbens beslutninger udføres At klubbens forpligtelser over for Y s Men International opfyldes At lovene overholdes
Præsidiet er beslutningsdygtigt, når tre af dets medlemmer er til stede. Alle afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er præsidentens stemme afgørende. Afgørelser af væsentlig betydning for klubben bør træffes, efter at medlemmerne har haft lejlighed til, at ytre sig på et klubmøde.
Præsidiet nedsætter de nødvendige udvalg og fordeler andre opgaver blandt klubbens medlemmer. Præsidiet kan meddele fuldmagt. Fuldmagt kan dog kun gives til medlemmer af klubben og ikke vedrører køb, afhændelse og pantsætning af fast ejendom. Fuldmagt bør normalt kun gives til en særlig afgrænset opgave.
Tegning og hæftelse: Klubben tegnes af præsidenten eller to medlemmer af præsidiet. Ved køb, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom tegnes klubben af det samlede præsidium. For de af klubben indgåede aftaler hæfter klubben med sin formue, medlemmerne hæfter ikke på nogen måde personligt.
Ledernes opgaver: Præsidenten: Har den overordnede ledelse af klubbens arbejde Skal holde klubben orienteret om tiltag i region og distrikt. Holde kontakt med udvalgsformændene og påser om udvalgsarbejdet fungerer tilfredsstillende.
Skal følge det enkelte medlem og sørger med størst mulig takt, at hjælpe medlemmer, som har problemer Skal indkalde til præsidiemøder efter behov, dog mindst 1 gang i kvartalet. Udarbejder dagsorden for og leder præsidiemøderne. Deltager i distriktsrådsmøder, regionskonferencer og repræsenterer klubben udadtil
Vicepræsidenten: Overtager præsidentens opgaver i dennes fravær. Følger med i præsidentens arbejde og forbereder sig til, at kunne overtage dennes post det følgende klubår. Deltager i arbejdet i programudvalget, normalt som formand.
Vicepræsidenten leder valget af nye præsidiemedlemmer, og har ansvaret for sammensætningen af udvalg. Vicepræsidenten fører statistik over, hvilke funktioner de enkelte medlemmer har haft i klubben og hvornår. Materialet ajourføres således at det er let tilgængeligt for næste vicepræsident.
Sekretæren tager referat fra generalforsamlingen, præsidiemøder, udvalgsformandsmøder og klubmøder. Sekretæren skal sikre sig, at referater, der indeholder beslutninger, godkendes af deltagerne. Klubmødereferater oplæses på efterfølgende interne klubmøde til godkendelse, eller sendes til medlemmerne, som en vedhæftet fil.
Sekretæren skal arkivere referater og korrespondance for præsidiet, desuden klubmødereferater og referater fra udvalgene. Sekretæren skal sikre, at referater af interne klubmøder sendes til fraværende klubmedlemmer, inden næste møde. Inden sekretæren går af skal han/hun opsamle klubbeslutninger ført til referat i sekretærens
funktions periode ( 2 år), der er af en sådan karakter, at de kan forudses at få virkning fremover, og således kan betragtes som stof til indførelse i vedtægterne. Disse beslutninger skal udformes af præsidiet og fremlægges til godkendelse på et internt klubmøde, eller på generalforsamlingen. Efter godkendelse i klubben skal sekretæren udarbejde og udsende reviderede vedtægter til medlemmerne.
Skatmesteren skal føre regnskab med klubkassen og bevillingskassen og udarbejde årsregnskab og status. Årsregnskab og status fremlægges af skatmesteren i revideret form ved klubbens generalforsamling til godkendelse. Skatmester opkræver kontingent og andre ydelser fra klubmedlemmer og skal sørge for, at klubmedlemmer ikke er i restance i over 3 måneder.
Forekommer der restancer forelægges sagen til behandling i præsidiet. Skatmesteren forestår ind- og udbetalinger fra klubkassen og bevillingskassen. Skatmesteren sørger for betaling af kontingenter til region og distrikt. Skatmesteren udarbejder budget for klubåret.
Det påhviler skatmesteren at drage omsorg for, at klubbens penge anbringes bedst muligt. Pastpræsidenten (kan) deltage(r) i præsidiets møder, og lade sin erfaring komme det nye præsidium til gode, og holde øje med, at kontinuiteten i klubarbejdet bevares.
Toastmasteren modtager før mødets begyndelse en toastmasterplan/mødeplan. Byder velkommen til klubmøder, tager imod aftenens taler og byder denne velkommen på klubbens vegne. Sørger for at start- og sluttidspunkt overholdes. Leder mødet venligt og bestemt. Hilser af med aftenens taler, og sørger for, at evt. honorar bliver udbetalt.
Ved interne og fælles klubmøde slutter toastmasteren af med, at orientere om næste klubmøde og takker klubmedlemmerne for fremmødet. Toastmasteren afleverer den udfyldte toastmasterplan til sekretæren.
Det er vigtigt: At det viste tilpassen din egne klub. At din klub har sin egen identitet. At det enkelte medlem føler sig godt tilpas i klubben. At man husker på, at din klub er medlem af Y s Men International, et verdensomspændende kammeratskab af personer af enhver tro, som arbejder sammen i gensidig respekt og hengivenhed på basis af Jesu Kristi lære, og som i fælles loyalitet over for KFUM stræber efter gennem
aktiv tjeneste at fremskaffe, styrke og yde lederskab, som kan bygge en bedre verden for hele menneskeheden. Bevægelsens motto er: At vedkende sig den pligt, der følger med enhver ret. Husk det i Y s Men s arbejdet, pligten før rettighedederne. RD Jens Nielsens Årstema ENGAGEMENT - gør det frivilligt, medmenneskeligt og gør det nu.
Præsidiets opgave er, at skabe godt kammeratskab og gode rammer for møderne. Man skal have en hel klar mødestruktur, en toastmasterplan, indbydende lokaler, dejlig mad, så man føler godt tilpas, overholde start og slut tidspunktet for mødet, brug af nummersystem, en klar fordeling af arbejdsopgaverne ved møderne, tage godt imod taler eller gæster, skabe en imødekommende stemning der smitter
Konflikthåndtering: Når der opstår problemer er præsidenten og præsidiet så klar til at gå aktion? Ved du hvordan man håndterer konflikter. Hvorfor opstår konflikter Er der præsidenten eller præsidiet der håndtere opgaverne forkerte og dermed giver uro i klubben Er det medlemmerne der skaber problemer
Uløste problemer kan ødelægge klub og kammerartskaber. Vigtigt man handler i tide inden problemerne eskalerer. Hvor eller hvad er problemet. Problemet skal være helt klart defineret, for at man kan finde en løsning.
Præsidenten og præsidiet skal håndtere løsningerne neutralt, således at begge parter kan føle sig sikker på en fair løsning. Så det bliver en win win situation for begge parter. Ingen tabere Ekstern hjælp kan være en mulighed for at løse en fastlåst situation. Tag kontakt til regionsledelse og bed om hjælp til en uvildig løsning af problemet. Hjælp til selvhjælp er at fortrække
Konflikter skal løses hurtigt og effektivt ingen bagsnak, kammeratskabet skal genskabes og styrkes igen, alle skal medvirke til, at løsningen på problemet er en definitiv lukning af sagen. Præsidiet skal overveje om problemet giver anledning til ændringer af traditioner og sædvaner i klubbens liv og virke.
Vær klar til, at håndtere kriser i tide, så man forhindrer de bliver forværret. Hurtigst muligt finde holdbare løsninger på problemet parterne imellem, og genskabe det gode kammeratskab. Når problemet er løst, er sagen LUKKET ikke mere snak om det. HUSK dårlig indeklima kan ødelægge hele huset, og dårlig kammeratskab kan ødelægge klubben
Når mødestrukturen er alle bekendt og man følger den, kan man undgå problemer. Alle er forpligtet til at højne stemningen på møderne, så alle går hjem med en god oplevelse, og man glæder sig til næste møde. Det forpligter at være Y s Men. Godt kammeratskab er alfa og omega og er en nødvendighed for klubbens ve og vel.
Extension har alle regionsledere som fast talemåde, og der er mange klubber med for få og for gamle medlemmer, så nye skal der til. Alder skal ikke være en hindring for at være Y s Men. Jeg fandt en fin overskift som lyder sådan: Man går ikke i stå, fordi man er gammel. Men man bliver gammel, fordi man går i stå. Husk det når I skal finde nye Y s Men s medlemmer.