2 Udsendelse af tilbud og afslag

2 Udsendelse af tilbud og afslag Denne guide beskriver, hvordan man udsender tilbud og afslag, når ph.d. skoleudvalgets behandling af de kvalificerede ansøgere er afsluttet. Forud for denne ligger vejledningen Sagsbehandling af ansøgninger. Ved afslag - gå ind på det pågældende opslag (Rekruttering Ledige stillinger vælg opslaget) - vælg fanen Ansøgninger Under Søg ansøgninger Status er det muligt at fremsøge alle de ansøgere der f.eks. har fået Awaits rejection not qualified - vælg Awaits rejection not qualified og tryk på Søg - nu er det kun de ansøgninger med denne status, der vises på listen - klik på Alle på denne side for at vælge dem alle på listen - under Handling vælges Statusopdatering. - Vælg næste status Rejected qualified så sendes ansøgning til arkiv Side 1 af 11

- Vælg emailskabelon Admin: Rejection not qualified (w. assessment, hvor relevant) - Send masse email til alle med status Not qualified. Gør det samme med ansøgninger med status Awaits rejection qualified. Rev. 04.09.2013 Tjek løbende email indbakken for tilbagemeldinger på afslagene eller fejl i emailadresser, så afslag aldrig er modtaget. Ved Tilbud Tjek at ansøgninger er flyttet fra status Awaits school assessment og Awaits school head assessment, så alle der skal have tilbud står under filtret Admin Awaits sending offer. Vælg dette filter for at få overblik over, hvem der skal modtage tilbud. De ansøgere, der skal modtage tilbud, ligger enten i status Awaits sending offer eller Awaits sending conditional offer afhængig af, om der er en betingelse knyttet til optaget eller ej. Filtret viser ansøgere i begge statusser (se Figur ). Figur 1 Udsendelse af tilbud step by step: Udsendelse af tilbud sker enkeltvis per kandidat. 1. Klik på kandidatens Opgaver faneblad 2. Klik på Opgaveopdatering 3. Formularen Admin sending offer kommer frem. Formularen er udfyldt med de data, som er fyldt ind i school assessment formularen. 4. Færdigudfyld Admin sending offer formularen, se vejledning side 3 7. Bemærk, at tilbudsemailen samt tilbudsformularens udseende ændres efterhånden afhængig af, hvad der udfyldes i formularen Admin sending offer. 5. Klik på Gem, når formularen er udfyldt. 6. I statusopdateringsvinduet vælges næste status: Awaits confirmation of admission offer eller Awaits confirmation of conditional offer afhængig af om tilbuddet er betinget eller ej. 7. Vælg den rette tilbuds emailskabelon. 8. Klik på Gem og tilføj. 9. Tjek indholdet af e mailen ret/tillføj evt. hvor nødvendigt. 10. Tryk på Send via e mail. Side 2 af 11

11. Kandidaten har nu fået tilsendt et tilbud om optag, og ligger enten i status Awaits confirmation of admission offer eller Awaits confirmation of conditional offer. Ved brug af filtret Admin Awaits confirmation of offer kan man se, om og hvad kandidaterne har svaret tilbage. Filtret Admin Awaits confirmation of offer viser både ansøgere, der har modtaget et tilbud uden betingelse samt ansøgere, der har modtaget et betinget tilbud om optag. Formularen Admin Sending Offer Formularen består af fem rubrikker: Applicant, Study, Need, Financing og Supervisor(s) Rubrikken Applicant Figur 1 application linket åbner ansøgerens ansøgning. confirmation form linket åbner den tilbudsformular, som sendes til ansøgeren i tilbudsemailen. BEMÆRK, at formularen kun opdateres jf. værdierne i dette skema ved at der trykkes på Gemknappen. Ved klik på Gem knappen kommer man til statusopdateringsvinduet, hvorfra man så kan klikke på tilbage knappen i browseren for at komme tilbage til dette skema, hvor man så kan klikke på linket og se formularen med de opdaterede værdier. Alternativt kan man se tilbuds formularen ved at klikke på linket i tilbuds emailen, før man sender tilbuddet, eller under fanen Dokumenter E form ikon med teksten Admin Sending Offer. Side 3 af 11

Rubrikken Study Figur 2 3+5: Vælg 5 year programme 4+4: Vælg 5 year programme og justér credit 5+3: Vælg 3 year programme 15 stk.2: Private PhD study end* justerer automatisk I forhold til Enroltype, credit og hours/week. Tjek at datoer/credit ser fornuftigt ud, da end date kan blive en skæv dato. Condition feltet kan bruges til at skrive en betingelse for optag. Indholdet af condition feltet medtages i tilbudsemailen (se side 4). Eksempler: The offer is conditional to the approval from the study administration that you have obtained 12 months of ECTS credits. The offer is conditional to the approval the Danish Agency for Science, Technology and Innovation. The offer is conditional to proof of full external financing. Side 4 af 11

Hvis det er en Industrial PhD markeres det med et flueben, company name udfyldes, og en FI application kan uploades. Sættes et flueben ved Industrial PhD, vil tilbudsformularen indeholde et obligatorisk felt til upload af FI approval. Uni agreement: Hvis der er en aftale med et andet universitet noteres det her. Hvis der vælges en aftale, fremkommer institution, country og et felt til et agreement document. Ved dobbeltgradsaftaler noteres det, om den pågældende institution er first or second institution, dvs, hvor skal forsvaret foregå og ofte også hvor ligger betaling af tuition. Eksemper: Erasmus Mundus double (dual) degree på ph.d. niveau, hvor first institution generelt vil have finansieringen Bilaterale aftaler Cotutelle Other cooperation noteres i Candidate fanen, da felterne pr 18/12/2012 endnu ikke er med i denne formular. Vær opmærksom på om der er Non AU mangaged finansiering med i aftalen, så det bliver registreret. Eksempler: Erhvervsph.d. hvor virksomheden beskrives EU Marie Curie (coop inst country sættes til Denmark) HR backoffice laver ansættelsesbreve SDC Sino Danish Center for Education and Research SWB Science Without Borders med Brasilien Department: Notér til internt brug ved hvilket institut ansøgeren tilknyttes. Qualifying examination*: Husk at sætte datoen for midtvejsevaluering/kvalikationseksamen/midtvejseksamen (systemet foreslår en dato på basis af valgte programlængde og merit, men kan vælge en forkert dato). Hvor relevant findes dato således: 5+3: 1½ år før indskrivningens udløb 3+5 (og 4+4): 2 år før indskrivningens udløb Rubrikken Need Figur 3 Sættes et flueben ved Exam proof, vil tilbudsformularen indeholde et obligatorisk felt, hvor ansøger skal uploade sit eksamensbevis. Side 5 af 11

Sættes et flueben ved Financing proof, vil tilbudsformularen indeholde et obligatorisk felt, hvor ansøger skal uploade et bevis for sin finansiering. Sættes et flueben ved Employee Form, vil tilbudsformularen indeholde link til en ansættelsesformular, som skal hentes, udfyldes og uploades. Se senere i denne vejledning. Sættes et flueben ved Permit app help, vil der i tilbudsformularen være et flueben ved help needed til residence and work permit og ansøger skal vælge typen af opholdstilladelse. Ansøger kan også selv i tilbudsformularen vælge Permit app help, selvom det ikke vinges af her. Rubrikken Financing Figur 4 Awarded resume kan bruges til at opsummere finansieringsdetaljerne. Financed linien indikerer antal FTE (Full Time Equivalent), der er nødvendig for den valgte Enrol type og sammenligner med det antal FTE der angives i de tre felter Faculty FTE, External FTE og Non AU FTE. AU managed funding er opdelt i fakultetsbevillinger administreret af fakultetet (Falculty FTE) og eksterne bevillinger administreret af fakultetet (External FTE). Non AU managed funding er eksterne midler administreret eksternt. Hvis der er en værdi i feltet Non AU FTE fremkommer felterne tuition waiver, own funds, other sources 1 og 2. Fx. CSC grants, erhvervs ph.d. Skriv i feltet tuition waiver om beslutning om tuition, eksempelvis om en CSC stipendiat skal være fritaget eller tuition betales af instituttet, eller om det er en erhvervsph.d. Skriv i feltet other sources 1 hvor finansieringen kommer fra, eksempelvis CSC eller erhvervsph.d. firma. Side 6 af 11

Hvis finansieringen ikke er endeligt på plads, trækkes der data til økonomiafdelingerne med disse data, så de kan hjælpe med at få den endelige finansiering på plads. Rubrikken Supervisor(s) Figur 5 Hovedvejleders navn og eventuelle detaljer. Detaljer på co supervisor 1. Detaljer på co supervisor 2. Der kan være op til fire co supervisors. Ved tryk på Gem knappen gemmes formularens indhold og man kommer videre til statusopdaterings vinduet. Ved tryk på Skip knappen, springes formularen over, og man man kommer videre til statusopdaterings vinduet. Side 7 af 11

Tilbudsemail Dear Astrid Lindgren, In connection with your application no. 31111451 concerning admission to Graduate school, TPHD, Aarhus University, we hereby send you an offer of admission to a PhD study from 01/02/2013 to 31/01/16 with Karl Svenson as main supervisor. You will be employed as a PhD fellow in accordance with the collective wage agreements for salaried PhD students. For further information, please see the circular on the collective agreement for state-employed academics, appendix 5. The offer is subject to you having passed all necessary examinations before beginning your PhD study. Also, if you are not a Danish citizen, you must have received your residence and work permits before beginning. Conditions if any The offer is based on the following assessment: Academic Background Details Please confirm that you accept the offer by filling in the confirmation form within two weeks. When we have received the confirmation form we will send you a letter of admission from Graduate school, TPHD, Aarhus University. Yours sincerely, TPHD3 Admin CR Graduate School of Test tphd@psys.au.dk Datoer og vejledernavn kommer fra Admin sending offer formularen. Hvis der i Admin sending offer formularen (side 4) står noget i feltet condition, så medtages det i tilbuds emailen ved Conditions if any. Hvis man har valgt en email skabelon, som inkluderer den faglige bedømmelse (w. assessment), så kommer den med her. Confirmation form linket åbner tilbudsformularen, som ansøger skal udfylde for at svare tilbage på tilbuddet. Side 8 af 11

Admission Offer Confirmation Form Confirmation form består af rubrikkerne: Personal, Response, Address for original document correspondence, Residence and work permit og Additional comments Rubrikken Personal Alle skal angive de sidste fire cifre af deres CPR nummer i feltet CPR sequence number, hvis muligt. Systemet sætter selv cifrene sammen med fødselsdatoen til cpr nummeret eller genererer et fiktivt cpr nummer. Figur 6 Rubrikken Response I Offer feltet skal ansøgeren angive, om tilbuddet accepteres eller afvises. Den angivne start dato (Study start) kan ændres af ansøgeren. Ændres datoen vil det fremkomme tydeligt i et filter i PhD planneren. Skal normalt være til den første i en måned. Felter vedrørende Salaried work er kun synlige ved valg af et 5 årigt program + evt. merit. De efterfølgende felter er kun tilgængelige, hvis man har afkrydset i et eller flere felter i rubrikken Need i Admin Sending Offer formen. Felterne vedr. Industrial PhD er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben i Industrial PhD. Det bliver obligatorisk at uploade bevis for en accept fra FI (FI approval). Felterne vedr. Exam er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved Exam proof need. Det bliver obligatorisk at uploade eksamensbevis (Proof details). Felterne vedr. Financing er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved financing proof needed. Det bliver obligatorisk at uploade finansieringsbevis (Proof details). Felterne vedr. New employee er synlige, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved Employee form needed. Det bliver obligatorisk at uploade ansættelsesformular (AU info form). Side 9 af 11

Figur 7 Address for original document correspondence Disse felter er automatisk udfyldt med den adresse, som ansøger oplyste på ansøgningsformularen. Ansøger kan oplyse en ny adresse. Ændrer ansøgeren adressen, bliver den oprindelige adresse overskrevet. Figur 8 Residence and work permit I Residence and work permit boksen vil Help needed automatisk være vinget af, hvis der i formularen Admin Sending Offer er flueben ved Permit app help needed. Hvis Permit app help needed ikke er vinget af i Admin Sending Offer fomularen, så kan ansøger selv sætte flueben ved Help needed, og de samme felter kommer frem, som hvis fluebenet var sat i Admin Sending Offer fomularen. Ansøgeren skal vælge, hvilken type formular (Form type), der ønskes hjælp til: OD1, ST1 eller AR1, se figur 9. Side 10 af 11

Figur 9 Rubrikken Additional comments Additional comments: Her kan ansøgere skrive evt. andre kommentarer. Disse kommentarer bliver synlige for administratorerne i fanebladet Overview på den enkelte kandidat. Når ansøgeren har trykket på Send knappen fryses formularen, og ansøger kan ikke efterfølgende ændre i den. Figur 10 Side 11 af 11