Velkommen som registreret energimærkningsfirma i Energistyrelsens system

Transkript

1 Velkommen som registreret energimærkningsfirma i Energistyrelsens system Indholdsfortegnelse Side 1. Introduktion 2 2. Fra registrering til indberetning oversigt 2 3. Firmaets nummer 3 4. Min firmaside Sådan logger du ind på Min firmaside Menuer på Min firmaside Hjælpefunktioner (tooltips) Navigation på Min firmaside via Mobiltelefon Fanebladet INDBERETNINGER Køb af ret til indberetning Lagerstatus fanebladet FIRMAOPLYSNINGER Loginoplysninger Firmaoplysninger Firmaets kvalitetsansvarlige og fakturaoplysninger Godkendelser Energikonsulenter Kommuner Log ud fra Min firmaside Anden nyttig viden 15 1

2 1. Introduktion Som nyoprettet firma i Energistyrelsens system er der nogle praktiske foranstaltninger, der skal være på plads, før der kan indberettes energimærkninger under firmaets certifikat. Denne vejledning har til formål at guide dig igennem de forskellige begreber og funktioner, så du hurtigt kan komme i gang. Vi anbefaler, at du printer vejledningen ud og benytter den til opslag, hvis der skulle opstå problemer i forbindelse med indberetning, køb af rettighed til indberetning, login problemer m.m. 2. Fra registrering til indberetning oversigt For at gøre forløbet fra registrering af firmaet frem til den første indberetning af en energimærkning overskueligt, har vi lavet denne oversigt. Begreberne i oversigten vil blive uddybet og beskrevet senere i vejledningen. Energistyrelsens system Indberetningsprogrammer Firmaet er oprettet i Energistyrelsens system efter indsendelse af firmaregistreringsblanket og certifikat til Energistyrelsen Firmaet kontakter programudbyder: Firmaet modtager bekræftelse fra Energistyrelsen på oprettelsen med vejledning i log ind til Min firmaside Firmaet logger ind på Min firmaside og kontrollerer oplysningerne Energikonsulenter tilknyttes - skal evt. oprettes i Energistyrelsens system først Rettigheder til indberetning købes Konsulentoplysninger og konsulentens kodeord til Min firmaside indtastes i programmet Indberetning kan foretages Kommuner vælges på Min firmaside til brug for Find energimærkningskonsulent funktionen på SparEnergi.dk (frivilligt, men kan anbefales!) Kodeord til Min firmaside ændres (frivilligt) 2

3 3. Firmaets nummer Ved oprettelsen i vores system, har dit firma fået tildelt et 6-cifret firmanummer, der starter med 60. Dette firmanummer er dit firmas ID, som vi og systemet kan genkende firmaet på. Ved henvendelse til os, vil det lette ekspeditionen, hvis du oplyser dette nummer. 4. Min firmaside 4.1. Sådan logger du ind på Min firmaside Login til Min firmaside befinder sig oppe i højre hjørne af siden Find energikonsulent på Ved at klikke på login ikonet, får du login vinduet frem: Ved oprettelsen i Energistyrelsens system har du modtaget et firmanummer og et password. Det er disse oplysninger, du skal benytte til at logge ind på Min firmaside. Du skal altså logge ind med følgende: 3

4 Brugernavn: firmanummer (60xxxx) Password: det kodeord du har fået tilsendt pr Menuer på Min firmaside På Min firmaside har du følgende overordnede menuer, du kan vælge imellem: INDBERETNINGER FIRMAPROFIL 4.3. Hjælpefunktioner (tooltips) Som noget nyt, er der indbygget en tooltip funktion på Min firmaside, som markeres med orange ikoner med spørgsmålstegn forskellige steder på siden. Ved at føre din mus henover ikonerne, vil ikonet skifte farve og en hjælpetekst i form af en taleboble vil fremkomme. 4

5 4.4. Navigation på Min firmaside via Mobiltelefon Indholdet på Min firmaside i mobiludgaven er det samme, som du kan tilgå via en computer, det er blot stillet op på en anden måde. For det første ligger fanebladene i en menu, der starter med enten INDBERETNINGER eller FIRMAPROFIL, afhængig af, hvor du har været inde sidst. Ønsker du at skifte fra det ene til det andet faneblad, skal du blot klikke på pilen til højre og vælge det andet faneblad, som vil dukke op i en dropdown menu. Selve indholdet på de to faneblade vil du finde ved at "bladre" nedad på siden Fanebladet INDBERETNINGER Denne beskrivelse dækker både tilgang fra computer og mobiltelefon. På fanebladet Indberetninger kan du få oversigt over: Lagerstatus her kan du se, hvor mange indberetninger du har til gode Køb til ret til indberetning her køber du til nye indberetninger Funktionen Lagerstatus har først relevans, når du har købt din første ret til indberetning, så derfor vil funktionen "Køb af ret til indberetning" blive forklaret først. 5

6 Køb af ret til indberetning Ifølge Bekendtgørelse nr. 60 af 27. januar 2011 om gebyrer og honorarer efter lov om fremme af energibesparelser i bygninger skal gebyrer for indberetning af energimærkninger været betalt senest samtidig med indberetningen. Der er derfor udviklet et betalingssystem, så ret til indberetning kan købes på forhånd, enten med VISA/Dankort eller via fakturering med FIK kode. Når Energistyrelsen har registreret indbetalingen, får firmaet ret til at indberette for det beløb, firmaet har betalt. Når det købte antal indberetninger er brugt, spærres der automatisk for flere indberetninger. Der kan betales med betalingskort og med faktura. Sådan bestiller du ret til indberetning af energimærkninger: Vælg det antal energimærkninger du ønsker at indberette ud for den kategori af bygning, der er relevant. Når du har valgt det rette antal; klik på "Gå til betaling Du skal dernæst vælge, om du vil betale med kort eller med faktura. Ved køb af ret til indberetning med VISA/Dankort får firmaet adgang til indberetning efter ca. 35 minutter. Denne proces foregår automatisk. Køber firmaet ret til indberetning via faktura, kan der gå op til 3 uger fra købstidspunktet, til indberetning kan foretages. Den længere behandlingstid skyldes, at fakturaer behandles manuelt, men behandlingstiden afhænger også af, hvor hurtigt firmaet betaler fakturaen. 6

7 Ved valg af betalingskort, vil du blive sendt videre til en sikker betalingsside: Herefter mangler du blot at indtaste kortoplysninger m.m. og klikke på "Udfør betaling". 7

8 Ved valg af faktura skal du godkende fakturaen. Dernæst får du meddelelse om, at der er sendt en faktura til firmaets adresse. Den tilsendte faktura har en FIK kode påført, som skal benyttes til betaling. Vær opmærksom på, at Energistyrelsen først begynder at behandle fakturaen, når der er betalt. 8

9 Lagerstatus Her kan man se, hvor mange indberetninger firmaet har til gode: Det beløb man har købt ret til indberetning for, er her omsat til et antal tilgodehavender for hver bygningskategori. Man skal altså ikke lægge tallene sammen, men se dem separat. Ved at klikke på pilen ved "Se forbrug", har du mulighed for at se firmaets månedsvise forbrug af rettigheder i de sidste 12 måneder, både i tal og grafisk. Den grafiske fremstilling af forbruget, kommer frem ved et klik på ikonet med et søjlediagram på. Tilsvarende kommer der en tabel med tal frem ved klik på ikonet med tekstlinjerne på. Herefter skal der klikkes på pilen ved siden af årstallet for at folde tabellen ud. 9

10 4.6. fanebladet FIRMAOPLYSNINGER På fanebladet Firmaoplysninger kan følgende oplysninger ses: Loginoplysninger - her kan firmaets password til Min firmaside ændres Firmaets stamoplysninger - adresse, CVR-nr., telefonnr., adress m.m. Oplysninger om firmaet kvalitetsansvarlige Oplysninger om faktura adresse Firmaets godkendelser - en- og/eller flerfamiliehuse Energikonsulenter - her kan energikonsulenter til- og afknyttes firmaet Kommuner - her vælges de kommuner, firmaet skal vises under i søgeværktøjet Find energimærkningskonsulent 10

11 Loginoplysninger Denne funktion benyttes til ændring af firmaets password. husk at klikke på den orange "Gem" knap under punktet "Fakturering" for at registrere ændringen Firmaoplysninger Her kan stamoplysninger om firmaet i Energistyrelsens system redigeres. Dog er visse informationer såsom navn og CVR-nummer ikke redigérbare. Ved første login på Min firmaside bør firmaet kontrollere, at der ikke er sket fejl i registeringen. Felter der er markeret med en stjerne er oplysninger, som er obligatoriske for registreringen i Energistyrelsens system. 11

12 Firmaets kvalitetsansvarlige og fakturaoplysninger Efter firmaet stamoplysninger kommer oplysninger om hvem, der er den kvalitetsansvarlige i firmaet samt hvilken adresse fakturaer skal stiles til. Hver ændring i registreringen skal gemmes, før der logges ud igen Godkendelser Firmaet vil på Min firmaside også hurtigt kunne se, hvilken type bygninger, det er godkendt til i Energistyrelsens system. Dette visualiseres med to bygninger: 12

13 Energikonsulenter Her kan firmaet til- eller afknytte energikonsulenter. Energikonsulenten søges først frem i systemet med navn eller konsulentnummer og tilføjes derefter ved at klikke på +. Skal en energikonsulent afknyttes, klikkes der på Fjern ud fra konsulentens navn og nummer. Før en energikonsulent kan tilknyttes firmaet, skal vedkommende være oprettet i Energistyrelsens system. Dette gøres ved, at firmaets kvalitetsansvarlige henvender sig til [email protected] med konsulentens navn og adresse. Hernæst vil energikonsulenten modtage en kvittering med konsulentnummer og links til konsulentvejledning m.m. med kopi til firmaets ansvarlige. Der skal ikke fremsendes bevis for uddannelse eller deltagelse i oplæring til Energistyrelsen, da det er energimærkningsfirmaets ansvar at kontrollere, at energikonsulentens kompetencer er i overensstemmelse med de krav, der stilles for godkendelse af energikonsulenter. Hvis energikonsulenten allerede har et konsulentnummer, kan dette benyttes, selvom energikonsulenten allerede skulle være knyttet til et andet firma med nummeret Kommuner Forbrugerne har mulighed for at søge energimærkningsfirmaer frem via værktøjet Find energimærkningskonsulent på hjemmesiden Sparenergi.dk: 13

14 Ved oprettelse i Energistyrelsens system vises firmaet automatisk på listen under den kommune, hvor firmaet har adresse. Hvis firmaet ønsker at bliver vist under andre kommuner, kan disse vælges under punktet Kommuner på Min firmaside: Kommuner tilvælges ved at taste dele eller hele navnet ind i feltet Vælg kommune, hvorefter systemet selv vil komme med en menu, der kan vælges Tilføj kommunen ved at klikke på +. Alternativt kan der klikkes på "Vælg alle", hvis man ønsker at blive repræsenteret i alle landets kommuner Log ud fra Min firmaside Når du ønsker at logge ud fra Min firmaside, skal du klikke på "Du er logget ind: 6xxxxx" Derved kommer der en log ud knap til syne, som du blot skal klikke på for at logge ud. 14

15 5. Anden nyttig viden Hjemmesider: Der findes adgang til en masse viden om energimærkning af bygninger på Energistyrelsens hjemmeside: hvor der også findes links til love og regler, vejledninger, klage- og registreringsblanketter m.m. Der er på hjemmesiden også adgang til svar på ofte stillede spørgsmål, som kan være et godt sted at starte i søgningen af informationer. Håndbog for energikonsulenter: Gældende Bekendtgørelse om Håndbog for Energikonsulenter: Information om kurser Opfriskningskurser for energikonsulenter varetages af Københavns Erhversakademi (KEA). Deltagelse skal ske hvert 3. år. Læs mere og tilmeld dig her: Energistyrelsens nyhedsbrev om energimærkning af bygninger Hold dig ajour med nye tiltag, ændringer, krav og tilbud til energimærkningsfirmaer og konsulenter ved at tilmelde dig vores nyhedsbrev: Du kan også finde mange nyttige oplysninger og svar på dine spørgsmål i vores arkiv over tidligere udsendte nyhedsbreve: 15