FORENINGSGUIDEN Tilskudsregler for frivillige folkeoplysende foreninger i Esbjerg Kommune med virkning fra 1. juli 2009 Vedtaget på Sammenlægningsudvalgsmødet den 6. december 2006 Revideret og godkendt på Byrådsmødet den 15. december 2008 Revideret og godkendt på Byrådsmødet den 17. august 2009
Indholdsfortegnelse Side Generelt for aktivitetsområdet 2 Hvem er tilskudsberettiget 5 Esbjerg-Ordningen 6 Lederuddannelse 7 Medlems- og grundtilskud 9 Udviklingspulje 11 Anvisning af kommunale lokaler og udendørs anlæg 12 Lokaletilskud til foreningers egne eller lejede lokaler 17 Revisionskrav 22 Ansøgningsfrister 24 Afleveringsfrister 24 Kontaktpersoner i Kultur & Fritid 24 Øvrige tilskudsmuligheder 24 Bilag 1 Tilskudsberettigede aktivitetstimepriser 25 1
GENERELT FORENINGSGUIDEN REGLER FOR TILSKUD OG LÅN AF LOKALER I henhold til Folkeoplysningsloven skal der ydes tilskud til aktiviteter for børn og unge under 25 år. Byrådet fastsætter hvert år i oktober måned i forbindelse med budgetlægningen beløbsrammen for aktivitetspuljen (lokaletilskud og Esbjerg-Ordningen ) for det følgende år. Hvem kan søge Tilskud kan søges af godkendte folkeoplysende foreninger, der er hjemmehørende i Esbjerg kommune, og som har til formål at drive folkeoplysende virksomhed. Hvad er en forening Ved en forening forstås en sammenslutning af mindst 5 betalende medlemmer, som har til formål at drive folkeoplysende virksomhed. Foreningens bestyrelse er ansvarlig for anvendelsen af modtagne tilskud og anviste lokaler m.v. samt for regnskab og dokumentation for virksomheden. Det er Kultur & Fritidsudvalget, der tager stilling til, om reglerne i Folkeoplysningsloven er opfyldt. Ansøgningsskemaer Der skal anvendes særlige ansøgningsskemaer ved ansøgninger om lokaletilskud, lederuddannelsestilskud og medlems- og grundtilskud. Disse fås ved henvendelse til Kultur & Fritid eller på www.foreninger.esbjergkommune.dk. Dokumentation ved ansøgninger om tilskud Al post til Esbjerg Kommune bliver scannet ind og sendt elektronisk til de enkelte forvaltninger. Dette betyder, at ansøgninger om tilskud med tilhørende bilag modtages elektronisk i Kultur & Fritid. Der skal derfor ikke indsendes originale bilag i forbindelse med ansøgninger om lokaletilskud og lederuddannelsestilskud. Dokumentationen skal stadig foreligge, men det er tilstrækkeligt at indsende en kopi af de relevante bilag. Det er også muligt at scanne ansøgning med bilag ind og sende det samlet i en mail til foreningens kontaktperson i Kultur & Fritid. Ansøgningsfrister Der henvises til efterfølgende delområder og afsnit side 24 om ansøgningsfrister. 2
Regnskab Alle foreninger der modtager tilskud efter Folkeoplysningsloven skal efter deres regnskabsårs afslutning aflevere et regnskab. Der skal dog gøres opmærksom på, at foreningen kun er forpligtiget til at aflevere et tilskudsregnskab. Tilskuddene skal fremgå direkte af regnskabet, som også skal dokumentere, at foreningen har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i eller i henhold til lov om støtte til folkeoplysning. Regnskabet skal være underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer i foreningen samt være attesteret af revisor. Bestyrelsen skal påse, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af foreningens tilskudsmidler, og den skal sørge for, at regnskab og formueforvaltning kontrolleres på betryggende måde. Regnskabet skal udformes på en sådan måde, at de udgifter der er søgt tilskud til fremgår af regnskabet enten i form af poster i regnskabet eller i form af noter. Regnskabet skal indsendes til Kultur & Fritid senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning. Tilbagebetaling, hæftelse m.v. Krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud rettes mod foreningen som sådan og ikke mod enkeltpersoner. Tilskud skal tilbagebetales, hvis det ikke er anvendt i overensstemmelse med de fastsatte regler samt de forudsætninger for foreningens omfang, der har været lagt til grund ved beregningen af tilskudstilsagnet. Der vil blive sendt en regning på beløbet til foreningen, eller beløbet vil blive modregnet i det kommende års tilskud. Kun hvis erstatningsansvaret er opstået ved en ulovlig handling eller undladelse, der kan tilegnes én som forsætlig eller uagtsom hæfter bestyrelsens medlemmer personligt. Overholder en forening ikke de fastsatte regler om tilskud herunder regnskabsaflæggelse, samt de fastsatte tidsfrister for indsendelse af regnskabet, kan Byrådet beslutte at udsætte eller at afslå at yde tilskud for en nærmere angiven periode. Revision Regnskaber, hvor det samlede kommunale tilskud overstiger kr. 500.000, skal revideres ved registreret eller statsautoriseret revisor. Regnskaber, hvor det samlede kommunale tilskud ikke overstiger kr. 500.000, kan revideres ved en foreningsvalgt revisor eller registreret eller statsautoriseret revisor. Det samlede kommunale tilskud defineres i denne sammenhæng som tilskud udbetalt efter reglerne i Foreningsguiden. 3
Revisor kontrollerer foreningens oplysninger, og at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i henhold til Folkeoplysningsloven. Det reviderede regnskab forsynes med påtegning herom. Se i øvrigt afsnittet om Revisionskrav på side 22-23, hvor kravene for større og mindre tilskud er defineret. 4
HVEM ER TILSKUDSBERETTIGET Folkeoplysende foreninger, der søger tilskud, skal opfylde følgende betingelser: skal bestå af mindst 5 betalende medlemmer skal være hjemmehørende i Esbjerg Kommune skal have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som fremgår af vedtægten og som kan godkendes af Esbjerg Kommune skal have et forpligtende fællesskab skal tilbyde folkeoplysende virksomhed efter Folkeoplysningsloven skal give deltagerne/medlemmerne indflydelse på foreningens ledelse skal have en bestyrelse og være demokratisk opbygget skal som udgangspunkt være åben for alle, som kan tilslutte sig foreningens formål skal have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig overskud ved virksomhed må ikke tilfalde enkeltpersoner. I tilfælde af foreningens ophør skal et eventuelt overskud tilfalde almennyttige formål der må ikke være tale om kommerciel virksomhed der må ikke være tale om husstandsmedlemskaber klippekort/dagskort og lignende godkendes ikke som et medlemskab foreningen må ikke samtidig modtage driftstilskud efter anden lovgivning eller kommunal bestemmelse foreningens regnskabsår skal så vidt muligt følge kalenderåret Kultur & Fritidsudvalget afgør, om en forening er tilskudsberettiget. 5
ESBJERG-ORDNINGEN Esbjerg-Ordningen består af en pulje til henholdsvis lederuddannelsestilskud, medlems- og grundtilskud samt en fælles udviklingspulje. Af den samlede pulje til Esbjerg-Ordningen afsættes forlods et beløb til administrationstilskud til Esbjerg Idrætsråd samt eventuelle paraplyorganisationer for børneog ungeforeninger og kulturelle foreninger. Tilskuddet pristalsreguleres i overensstemmelse med kommunens budgetlægningsregulativ. Desuden afsættes der forlods kr. 400.000 til en udviklingspulje indenfor området. Esbjerg-Ordningen fordeles og udbetales af Kultur & Fritid til: lederuddannelsestilskud medlems- og grundtilskud udviklingspulje For at den samlede aktivitetsramme kan opgøres i et kalenderår, ophører udbetalingen af tilskud for så vidt angår lederuddannelsestilskud og udviklingspuljen pr. 1. oktober. Ansøgninger, der indsendes til Kultur & Fritid efter denne dato, udbetales efter godkendelse i det følgende kalenderår. Derefter kan restpuljen til medlems- og grundtilskud opgøres. Restpuljen fordeles mellem de ansøgende foreninger efter reglerne for medlems- og grundtilskud. Se i øvrigt afsnittene om lederuddannelse, medlems- og grundtilskud samt udviklingspuljen på de efterfølgende sider. 6
LEDERUDDANNELSE Foreningen kan få tilskud til uddannelse og dygtiggørelse af ledere og instruktører til brug for deres arbejde i foreningen. Uddannelsen skal teoretisk og praktisk have et emnevalg, der vil øge viden om og kendskab til folkeoplysende virksomhed. Endvidere skal uddannelsen have relevans indenfor det område foreningen beskæftiger sig med. Der ydes ikke tilskud til foreningens professionelle trænere. Tilskud Som udgangspunkt ydes der tilskud til lederuddannelse arrangeret af: DIF/specialforbundene DGI DUF og organisationerne herunder Hovedorganisationerne (herunder landsorganisationer og distriktsorganisationer) Kurser arrangeret af andre end ovenstående SKAL søges forhåndsgodkendt i Kultur & Fritid. Der gives IKKE tilskud til kompetencegivende kurser eller kurser hvor der kan opnås ECTS-point. Til lederuddannelse arrangeret af ovenstående ydes der et tilskud på 100% af de tilskudsberettigede udgifter. Der kan dog maksimalt ydes et tilskud på 750 kr. pr. deltager pr. kursusdag. En kursusdag skal bestå af mere end 3 undervisningstimer. Såfremt en kursusdag er 3 timer eller derunder vil tilskuddet pr. dag blive reduceret til max. 375 kr. Tilskudsberettigede udgifter er: kursusgebyr transportudgifter til og fra kursusstedet ved afstande på minimum 24 kilometer i alt overnatningsudgifter i det omfang, de ikke er indeholdt i kursusafgiften forplejning på kurset, i det omfang, det ikke er indeholdt i kursusafgiften Ved transportudgifter forstås billigste offentlige transportmiddel. Ved kørsel i egen bil beregnes taksten også efter billigste offentlige transportmiddel. Kan offentligt transportmiddel ikke benyttes, udbetales der efter Esbjerg Kommunes billigste kilometertakst (kr. 1,90 i 2009) for de kilometer, der ligger ud over de første 24 kørte kilometer. Der ydes som hovedregel ikke tilskud til overnatning indenfor kommunegrænsen. Der kan dog ydes tilskud til overnatning i de tilfælde, hvor overnatningsprisen er indeholdt i kursusgebyret. 7
Kursusdeltagere skal være fyldt 13 år senest 3 måneder efter kursets afholdelse for at kunne få tilskud til lederuddannelse. Der ydes ikke tilskud til lederuddannelse i udlandet. Udbetaling af tilskud Tilskud udbetales løbende. Ansøgningsskema sendes til Kultur & Fritid, som behandler ansøgningen og sørger for udbetaling af tilskuddet. Det er en betingelse for udbetaling af tilskud, at der sammen med ansøgningsskemaet indsendes: program for kurset med angivelse af formål, emne, undervisningstimer samt kursusarrangør dokumentation for betaling af kurset dokumentation for transportudgifter Kræves delvis indbetaling af kursusgebyr ved tilmeldingen, skal der foreligge en kvittering for denne sammen med kvittering for restgebyret. Kvitteret giroindbetalingskort, kontoudtog eller kopi af checks accepteres som dokumentation for betaling. Forhåndsgodkendelse Er en forening i tvivl om, hvorvidt et kursus er tilskudsberettiget, kan kurset søges forhåndsgodkendt hos Kultur & Fritid. Ansøgningsfrist Der kan søges hele året. Der gøres opmærksom på, at ansøgninger, som Kultur & Fritid modtager efter den 1. oktober, først udbetales i det efterfølgende kalenderår. Ansøgninger skal være indsendt til Kultur & Fritid senest et år efter kursets afholdelse for, at tilskud kan udbetales. Ansøgningsskemaer Ansøgningsskema fås hos Kultur & Fritid eller på www.foreninger.esbjergkommune.dk. 8
MEDLEMS- OG GRUNDTILSKUD Medlems- og grundtilskud er opdelt således, at der udbetales et grundtilskud og et medlemstilskud til alle tilskudsberettigede foreninger, som har indsendt ansøgning rettidigt. Reglerne for fordeling af medlems- og grundtilskud er ens for alle foreninger. Grundtilskud Der udbetales et grundtilskud på kr. 1.500 til alle tilskudsberettigede foreninger, såfremt foreningen har min. 10 betalende medlemmer imellem 0 og 25 år. I flerstrengede foreninger ydes der grundtilskud til hver afdeling, der i praksis kan sidestilles med en selvstændig forening (f.eks. en gymnastikafdeling med afdelingsbestyrelse/udvalg, der er medlem af DGI/DGF og har min. 10 medlemmer under 25 år). Medlemstilskud Der ydes et medlemstilskud til foreningens medlemmer imellem 0 og 25 år. Medlemstilskud kan også opnås ved færre end 10 betalende medlemmer under 25 år. Medlemmer i flerstrengede foreninger kan tælles med i foreningens samlede opgørelse, svarende til de gange medlemmet betaler kontingent i de forskellige afdelinger. Klippekort/dagskort og lignende betragtes ikke som et medlemskab. Tilskuddet vil være variabel fra år til år. Ansøgningsskemaer Ansøgningsskemaer fås hos Kultur & Fritid eller på www.foreninger.esbjergkommune.dk. Foreninger, der IKKE modtager lokaletilskud fra Esbjerg Kommune, skal sammen med ansøgningen indsende det senest reviderede regnskab. Opgørelsesdato Foreningen skal opgøre medlemmerne på samme dato hvert år. Opgørelsesdatoen skal altid ligge før ansøgningstidspunktet. Dokumentation Foreningen skal på forlangende kunne dokumentere antallet af medlemmer, der er omfattet af ansøgningen. Esbjerg Kommune kan indgå aftale med et eksternt revisionsfirma om gennemførelse af en stikprøvekontrol af foreningens medlemsopgørelse. Ansøgningsfrist Ansøgningen sendes til Kultur & Fritid senest 1. april. Ansøgninger modtaget efter 1. april kan afvises. 9
Udbetaling af tilskud Foreningen modtager et a conto tilskud svarende til 50% af grundtilskuddet (for de foreninger der er berettiget til grundtilskud) samt 50% af et administrativt fastsat forventet medlemstilskud. A conto udbetalingen sker i løbet af maj/juni måned. Endeligt tilskud udbetales i november/december af Kultur & Fritid. Nyoprettede foreninger Foreninger, der godkendes som en folkeoplysende forening efter ansøgningsfristen, vil være berettiget til halvdelen af grundtilskud og medlemstilskud, såfremt ansøgningen indsendes inden den endelige opgørelse af puljen. 10
UDVIKLINGSPULJE Esbjerg Kommune afsætter hvert år 400.000 kr. forlods af den samlede pulje Esbjergordningen til en udviklingspulje. Puljen kan søges af alle godkendte folkeoplysende foreninger samt paraplyorganisationerne, der dækker disse. Der kan bevilges tilskud til følgende: uddannelsesprojekter som f.eks. samarbejde med uddannelsesinstitutioner, idrættens organisationer med flere gå-hjem-møder for breddeidræt fremstød for at trække nye medlemmer til foreningen forsøgsprojekter (nytænkning) på tværs af foreningerne tværgående og større aktiviteter/arrangementer Der bevilges IKKE tilskud til projekter/arrangementer i udlandet. Ansøgninger skal indsendes til Kultur & Fritid og indeholde oplysninger om: idé og formål budget (herunder oplysning om deltagerbetaling) forløb og tidsplan oplysninger om kontaktperson Ansøgningsfrist Der kan søges hele året. Ansøgninger der indsendes efter den 1. oktober udbetales i det efterfølgende kalenderår. Ansøgningsskemaer Der skal ikke benyttes særskilte ansøgningsskemaer til ansøgning om tilskud fra denne pulje. Dokumentation Der skal indsendes dokumentation for afholdelse af udgifterne i form af kopi af bilagsmateriale, regnskab samt en redegørelse for projektets forløb. Andet Hvis projekter, der er bevilget tilskud til, ikke er igangsat eller afholdt inden et år efter datoen for godkendelse, skal der søges på ny. Såfremt udviklingspuljen ikke bruges, fordeles den sammen med medlems- og grundtilskud i forbindelse med den endelige opgørelse ultimo året. Hvert år i januar/februar måned forelægges en liste over foregående års tilskud til efterretning for Kultur & Fritidsudvalget. 11
ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER OG UDENDØRSANLÆG Kommunale lokaler og anlæg til folkeoplysende virksomhed stilles gratis til rådighed for godkendte folkeoplysende foreninger. Foreningen har ansvaret for lokalet/anlægget i den tildelte tid. Hvilke lokaler stilles til rådighed Kultur & Fritid administrerer dels egne lokaler og dels skolevæsenets lokaler efter kl.15.00 og i weekender og ferier. Næsten alle lokaler på skolerne stilles til rådighed, hvis de er ledige og i øvrigt er egnede til det formål, som den ansøgende forening ønsker at benytte lokalet til. Den samlede mængde lokaler og anlæg udgør mere end 1.500 enheder, der kan opdeles i følgende grupper: Idrætsfaciliteter Indendørs Udendørs Boldspilhaller Fodboldbaner Boldspilsale Håndboldbaner Gymnastiksale Svømmehaller Svømmesale Andre lokaler Klasselokaler Faglokaler Mødelokaler Festsale m.m. Hvad kan der søges om lokaler til Der kan søges om lokaler til almindelig folkeoplysende virksomhed samt bestyrelsesmøder, generalforsamlinger og forældreaftener. Der kan også søges lokaler til overnatninger, (dog mod betaling se side 14) i forbindelse med arrangementer eller stævner. Hvornår må lokalerne benyttes Al brug slutter normalt kl. 22.00. Dog kan boldspilhaller bookes indtil kl. 23.00 på hverdage. Til specielle arrangementer gives tilladelse til at slutte senere. Lokalerne må normalt ikke bruges i skolernes ferie og fridage med mindre, der er truffet speciel aftale herom. Nøgleordning På mange skoler/anlæg er der nøgleordning. Nøgleordningen betyder, at foreningerne i god tid skal afhente en nøgle. Der er flere udleveringssteder, så foreningerne opfordres til på forhånd at kontakte Kultur & Fritid med henblik på at finde ud af, hvor nøglen skal afhentes. 12
Lokalefordeling Lokalefordelingen planlægges som en kombination af sæsonudlån, der følger det kommende skoleår, og en tildeling af lokaler til enkeltstående arrangementer. Tildelingen af lokaler sker på baggrund af lokaleansøgninger indsendt til Kultur & Fritid. Ansøgningsfrister Følgende ansøgningsfrister for sæsonbookinger er gældende: ansøgning om idrætslokaler - 15. februar ansøgning om øvrige lokaler, klasselokaler, faglokaler - 15. marts ansøgning om udendørs baner - 15. november. Ved enkeltudlån skal der søges senest 14 dage før arrangementet. Ved stævner og overnatninger skal foreningen søge senest 6 uger før arrangementet. Hvordan kan der søges Man kan med fordel benytte Interbook på hjemmesiden www.foreninger.esbjergkommune.dk. Hvis foreningen ikke har internetadgang, kan man få udleveret ansøgningsskema i Kultur & Fritid på Rådhuset i Esbjerg. På Interbook kan man også se, om bestemte lokaler er ledige. For at kunne foretage en forespørgsel om lån af lokale, skal foreningen have tildelt et brugernavn og password. Disse fås ved henvendelse til Kultur & Fritid. Hovedfordeling Ansøgninger, der modtages rettidigt, medtages i hovedfordelingen. Senere indkomne ansøgninger tilgodeses i det omfang, der er timer tilovers. Hovedfordelingen foretages af en nedsat fordelingsgruppe. Bookingbeskeder til brugerne udsendes inden skolesommerferien for den efterfølgende sæson. Anvisning af lokaler og udendørs anlæg vil normalt ske i denne rækkefølge: handicappede (i forhold til handicapegnede lokaler) aktiviteter for børn og unge undervisning samt aktiviteter i tilknytning hertil aktiviteter for voksne i øvrigt Enkelte arrangementer Den omtalte fordeling omfatter ikke blot faste ugedage, men også enkeltdage, der kan planlægges inden ansøgningsfristen. Der kan hele året søges om lokaler til enkeltstående arrangementer - men med ansøgningsfrist på minimum 14 dage før. Ønskerne tilgodeses i den udstrækning, der er ledige timer og lokaler. 13
Overnatning i kommunale lokaler Foreninger har mulighed for at benytte kommunale lokaler til overnatning i forbindelse med større arrangementer og stævner. Der skal som hovedregel være minimum 50 overnattende deltagere for, at de kommunale skoler stilles til rådighed for overnatning. Der betales særskilt for overnatning på skoler. Betaling er fastsat til kr. 2.500 for den første nat pr. skole og kr. 1.500 pr. efterfølgende nat pr. skole. Foreningen skal senest 6 uger før overnatningen søge Kultur & Fritid om tilladelse til overnatning. Samtidig skal foreningen senest 14 dage før overnatningen oplyse Kultur & Fritid om det nøjagtige antal overnattende. Når Kultur & Fritid har modtaget en endelig godkendelse fra Beredskabet, vil den endelige tilladelse til overnatning blive fremsendt til foreningen. Brandinspektørens forskrifter ved overnatning skal altid overholdes. Gebyr for udvalgte godkendte foreningstyper For en gruppe udvalgte foreningers vedkommende skal der betales gebyr for benyttelse af kommunale lokaler. Det drejer sig om følgende foreningstyper: Rideklubber, golfklubber, bowlingklubber, kegleklubber, dartklubber, fitnessforeninger, agilityforeninger, brevdueklubber, svæveflyveklubber samt diverse dyreforeninger (hunde, katte, fugle/fjerkræ, kaniner m.m.). Gebyret reguleres forholdsmæssigt såfremt mere end 50% af foreningens medlemmer er over 25 år, således at gebyret altid svarer til den egenbetaling foreningen ville have haft, hvis foreningen havde benyttet egne/lejede lokaler og modtaget lokaletilskud til disse. Ledere og bestyrelsesmedlemmer over 25 år fratrækkes ved opgørelsen af det samlede medlemstal. Foreningen skal opgøre sine medlemmer på samme måde som ved ansøgning om medlems- og grundtilskud. Foreningen skal tage stilling til, om man ønsker at søge tilskud som en flerstrenget forening med flere afdelinger, eller en enkeltstrenget forening. Det vil sige, at hvis en flerstrenget forening søger tilskud som én samlet forening, vil gebyret blive udregnet efter foreningens samlede medlemsprocent. Vælger foreningen at søge tilskud til hver enkelt afdeling i en flerstrenget forening, vil gebyret blive beregnet ud fra den enkelte afdelings medlemssammensætning. Eksempel på beregnet gebyr pr. aktivitetstime for udvalgte foreningstyper Under 50% medlemmer over 25 år 75% medlemmer over 25 år 100% medlemmer over 25 år Boldspilhaller 101,25 253,75 405,00 Boldspilsale/multisale 74,25 186,75 297,00 Almindelige lokaler 28,50 71,25 114,00 Gebyret er beregnet ud fra de maksimalt tilskudsberettigede aktivitetstimepriser, der fremgår af bilag 1. Der opkræves maksimalt et gebyr på 8 timer pr. døgn pr. lokale. 14
Betaling for benyttelse af kommunale lokaler og anlæg Ikke-tilskudsberettigede foreninger m.v. opkræves betaling for benyttelse af lokaler pr. aktivitetstime efter fastsatte takster. Opkrævningen foretages en gang i kvartalet for sæsonudlån og for enkeltstående arrangementer senest 3 måneder efter arrangementets afholdelse. Afmelding af lokaler Foreninger skal afmelde ikke benyttede lokaler hurtigst muligt af hensyn til andre brugere. Lokaler booket for en hel sæson skal senest afmeldes inden efterårsferien (uge 42). Såfremt foreningen ikke afmelder lokaler/idrætsfaciliteter, der ikke benyttes, vil foreningen ved næste års fordeling af lokaler blive nedprioriteret, hvis der er flere ansøgere til de lokaler, der ikke er blevet afmeldt året før. Ved afmelding af enkeltudlån skal lokalerne så vidt muligt afmeldes senest 14 dage før arrangementet. Skolevirksomhed Aktiviteter, der har direkte tilknytning til skolens undervisningsaktiviteter - herunder skolefester, featurearrangementer, forældremøder m.v. har fortrinsret til skolelokaler frem for fritidsvirksomhed. Eventuel aflysning af planlagte fritidsaktiviteter på grund af skolens eget brug skal ske med mindst 3 ugers varsel. Tidligere brugere Når der tages stilling til indkomne ansøgninger, tages der i et vist omfang hensyn til hidtidige brugeres ønsker om at kunne benytte de omhandlende lokaler på samme tidspunkter som hidtil. Denne regel hindrer dog ikke, at lokaler kan anvises til en ny bruger, der kan sikre en væsentlig bedre udnyttelse. Såfremt benyttelsen ikke er tilfredsstillende, vil Kultur & Fritid kontakte brugeren. Hvis det herefter ikke bedres, kan tildelingen inddrages. Forholdet vil endvidere blive medtaget i forbindelse med hovedfordelingen. Særlige opstillinger For både tilskudsberettigede og ikke-tilskudsberettigede foreninger skal eventuelle udgifter ved opstilling af borde og stole, gulvafdækning samt ekstra hjælp m.v. betales af brugerne efter regning. Opsigelse af lokaler Overholder en forening ikke de fastsatte regler, kan foreningen fratages retten til brug af lokalerne for en nærmere angiven periode. Rengøring og oprydning af lokaler Foreningen skal efterlade det bookede lokale i samme stand som foreningen modtog det. 15
Rygning Der er rygeforbud i alle kommunale skoler. Fremleje Hvis foreningen ikke benytter den tildelte tid, må foreningen ikke fremleje/udlåne tiden til en anden forening. Tiderne skal afmeldes til Kultur & Fritid. 16
LOKALETILSKUD TIL FORENINGERS EGNE ELLER LEJEDE LOKALER Hvad ydes der tilskud til Der ydes tilskud til driftsudgifter til idrætshaller og andre lokaler og lejrpladser, der ejes eller lejes af foreninger til brug for aktiviteter i henhold til Folkeoplysningsloven. Byrådet afgør på baggrund af konkret ansøgning, om der skal ydes tilskud til nye idrætshaller, herunder nye lejemål vedrørende haller og væsentlige udvidelser af tilskudsgrundlaget for haller. Alle nye lejemål skal være godkendt til foreningsformål. Der kan ikke udbetales lokaletilskud til lejemål, hvor lokalerne ikke er godkendt til foreningsbrug. Ovennævnte haller, andre lokaler og lejrpladser skal være privatejede og beliggende inden for landets grænser samt i Sydslesvig. Ved haller forstås idrætshaller, svømmehaller, skøjtehaller, tennishaller og squashhaller. Som haller betragtes endvidere andre tilsvarende lokaler, der er mindst 800 m 2. Ved minihaller/multisale forstås mindre haller eller multisale, der er mindre end 800 m 2. Der kan ydes tilskud til ophold på campingpladser og vandrerhjem i forbindelse med kanoog vandreture, såfremt overnatningsstedet er skiftende. Tilskud ydes til følgende driftsudgifter: Egne lokaler og lejrpladser: renter af prioritetsgæld skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen udgifter til almindelig vedligeholdelse forbrugsafgifter (vand, varme, el) rengøring Lejede lokaler og lejrpladser: det aftalte lejebeløb udgifter til almindelig vedligeholdelse forbrugsafgifter (vand, varme, el) rengøring Forinden beregning af lokaletilskud fratrækkes eventuelle leje- eller fremlejeindtægter. Såfremt foreningen i løbet af året ønsker at igangsætte større vedligeholdelsesarbejder, som ikke fremgår af tilskudsansøgningen, skal der søges forhåndsgodkendelse i Kultur & Fritid. 17
Der ydes ikke tilskud til: lokaleudgifter i forbindelse med offentlige entrégivende arrangementer lokaleudgifter i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil - f.eks. banko eller lignende - hvori der indgår økonomisk gevinst for foreningen udgifter til lokaler - bortset fra svømmehaller - til hvilke andre samtidig har adgang mod betaling Tilskud til rideklubbers udgifter til ridehal og rytterstue ydes efter ovennævnte regler, idet tilskud til udgifterne i rytterstue dog maksimalt ydes for 1 ¼ time om ugen pr. 5 medlemmer og højst 4 timer pr. dag. Der ydes ikke tilskud til udgifter i stald. Lokaletilskudsprocenter Der ydes 100% i lokaletilskud til lejeudgifter ved lejede lokaler og renter af prioritetsgæld vedr. egne lokaler (ikke afdrag). Til øvrige udgifter (skatter, afgifter og forsikringer, vedligeholdelse af ejendommen/lokalet, forbrugsafgifter samt rengøring) ydes et tilskud på 75%. Tilskuddet bevilges efter en fastsat maksimal tilskudsberettiget aktivitetstimepris jf. nedenstående skema og uden hensyntagen til medlemsdifferentiering. For en gruppe udvalgte foreningstyper ydes der dog maksimalt 75% i lokaletilskud til samtlige udgifter efter den maksimale tilskudsberettigede aktivitetstimepris jf. nedenstående skema. For denne gruppe foreninger reguleres tilskudsprocenten forholdsmæssigt i forhold til foreningens samlede medlemssammensætning såfremt mere end 50% af medlemmerne er over 25 år. Tilskudsprocenten reduceres med 1,5 pr. procentstigning over 50% for den andel af foreningens medlemmer, der er over 25 år. Ledere og bestyrelsesmedlemmer over 25 år fratrækkes i beregningen af foreningens medlemsprocent over 25 år. De udvalgte foreningstyper er: Rideklubber, golfklubber, bowlingklubber, kegleklubber, dartklubber, fitnessforeninger, agilityforeninger, brevdueklubber, svæveflyveklubber samt diverse dyreforeninger (hunde, katte, fugle/fjerkræ, kaniner m.m.). Lokaler til fitnessformål defineres som: lokaler med et varieret udbud af konditions- og styrketræningsmaskiner, og hvor der ikke foregår anden væsentlig aktivitet samtidig lokaler med et større antal spinningcykler beregnet til holdtræning For fitnessforeninger gælder det tillige, at der maksimalt kan ydes lokaletilskud til 8 timer pr. døgn pr. lokale. 18
Maksimalt tilskudsberettiget aktivitetstimepriser Pr. 1/7 2009 Pr. 1/1 2010 Haller min. 800 m 2 (bortset fra ridehaller) 405,00 418,00 Minihaller/multisale takst 1 189,00 195,00 Minihaller/multisale takst 2 297,00 307,00 Almindelige lokaler (inkl. ridehaller) 114,00 118,00 Se i øvrigt bilag 1 Beløbene reguleres med en procent svarende til reguleringen af statens generelle tilskud til kommuner og afrundes herefter til hele kroner. Tilskuddet kan - hvor særlige forhold gør sig gældende - nedsættes, hvis udgiften ikke står i et rimeligt forhold til antallet af deltagere eller til hallens, lokalets eller lejrpladsens anvendelse i øvrigt. Driftsudgifterne kan nedsættes til et anslået beløb, der svarer til det normale niveau for en til formålet passende hal, lokale eller lejrplads på egnen. Opgørelse af medlemmer Foreningens samlede medlemstal opgøres hvert år på en af foreningen fastsat dato. Denne dato skal være den samme fra år til år. Foreningen skal opgøre sine medlemmer på samme måde som ved ansøgning om medlems- og grundtilskud. Foreningen skal derfor tage stilling til, om man ønsker at søge medlems- og grundtilskud som en flerstrenget forening med flere afdelinger, eller en enkeltstrenget forening. Det vil sige, at hvis en flerstrenget forening søger medlems- og grundtilskud som én samlet forening, vil medlemsprocenten til brug for beregning af lokaletilskud blive udregnet efter foreningens samlede medlemstal. Vælger foreningen at søge tilskud til hver enkelt afdeling i en flerstrenget forening, vil medlemsprocenten til brug for beregning af lokaletilskud blive beregnet ud fra den enkelte afdelings medlemssammensætning. Flere foreningers brug af samme lokale Er lokaleudgifterne afholdt af flere foreninger, beregnes tilskuddet til hver forening forholdsmæssigt på grundlag af det antal timer, foreningen har etableret aktivitet i lokalet, og foreningens samlede timetal i lokalet. Ved ansøgning om tilskud skal de samlede udgifter dokumenteres. Har flere foreninger samtidig etableret virksomhed i lokalerne i et antal timer, fordeles disse timer ved beregningen ligeligt mellem foreningerne. Faste lejemål Ansøgninger om lokaletilskud skal sendes til Kultur & Fritid senest 1. oktober for det efterfølgende kalenderår. Ansøgningens indhold: specificeret budget for huslejeudgifter/renter af afdrag samt øvrige driftsudgifter til egne eller lejede lokaler - herunder forventede lejeindtægter antal tilskudsberettigede aktivitetstimer oplysninger om medlemsantal 19