BRUGERRÅDETS ÅRSRAPPORT 2018 Forslag til Kultur- og Idrætsudvalget 1. Kommissorium/regler for brugerråd ved Allerød Kommunes bygninger/anlæg. Der udarbejdes nye regler for brugerrådene, der er ajourført med den aktuelle organisation på området og som afklarer Fritidsområdets arbejds/ kompetenceområde og afklarer Brugerrådets opgaver og hvilke rettigheder Brugerrådet har i forbindelse med opgavevaretagelsen. Navnet Fritidsområdet ses at være ændret til Fritid og folkeoplysning. Eventuelle konsekvenser for opgave/kompetencefordelingen er ikke oplyst. Behovet for nye regler for Brugerrådet er blevet forstærket efter beslutningen om nedsættelse af en arbejdsgruppe vedr. Retningslinjer for udlån af lokaler og idrætsfaciliteter, idet halfordelingsreglerne er en væsentlig del af det ikkeajourførte regelsæt for brugerrådene. 2. Årsrapport De indsendte årsrapporter for 2015, 2016, 2017 og med indeværende 2018 gennemgås med henblik på afgørelse af, hvilke af de heri beskrevne forslag, der stadig er relevante, og med henblik på kommunens stillingtagen til status vedrørende de stadigt relevante forslag. 3. Brugerrådets rådighedsbeløb. Brugerrådet har tidligere anbefalet, at ikke-forbrugt rådighedsbeløb kan overflyttes til nyt regnskabsår, som det blev besluttet vedrørende regnskabsåret 2016. Brugerrådet skal igen foreslå, at overflytning kan ske af hensyn til en mere langsigtet dispositionsmulighed. Hvis dette ikke kan accepteres skal brugerrådet anmode om en reel begrundelse herfor. 4. Fordeling af tider på anlægget. Det er afgørende vigtigt, at alle aspekter inddrages, herunder Brugerrådenes opgaver. Det er afgørende vigtigt at eventuelt nye regler iværksættes så praktisk som muligt i forhold til klubbernes sæsonplanlægning. Der findes i den kommunale forvaltning ressourcepersoner med årelang erfaring og kendskab til forholdene vedrørende halfordeling. Det foreslås, at disse ressourcer nyttiggøres ved inddragelse i arbejdsgruppearbejdet. Brugerrådet går ud fra, at rådet ikke skal sætte sit halfordelingsarbejde i stå vedrørende sæson 2019/2020, hvor halfordelingen absolut senest skal foreligge i april måned 2019. 5. Samarbejde med Allerød kommune. Brugerrådet finder det væsentligt, at der tages initiativer til at etablere et troværdigt, tillidsfuldt samarbejde med brugerrådene. Godkendt af Brugerrådet for Lillerødhallerne, den 12. januar 2019. Indsendt til Kultur- og Idrætsudvalget v/jacob Poulsen, den 12. januar 2019 1
BILAG TIL BRUGERRÅDET FOR LILLERØDHALLERNES ÅRSRAPPORT 2018 1. Kommissorium/regler for brugerråd ved Allerød Kommunes bygninger/anlæg. REDEGØRELSE: Reglerne for brugerrådenes opgave fremgår af Kommissorium/regler for brugerråd ved Allerød Kommunes bygninger og anlæg, der er godkendt af Økonomiudvalget den 29. september 2015. Der er siden 2015 sket omfattende ændringer i den kommunale organisation. Der er sket betydelige indskrænkninger i den service kommunen stiller til rådighed i forbindelse med anvendelsen af kommunens faciliteter. De frivillige klubmedarbejdere er blevet pålagt mere arbejde. Reglerne er ikke blevet ajourført med de ændrede forhold, så vilkårene for opgavevaretagelsen og arbejdsdelingen er usikre. Det kommer tydeligt til udtryk i kommunens dispositioner, hvor der af og til refereres til det ikke-ajourførte regelsæt og hvor der af og til disponeres på en måde, der ikke er i overensstemmelse med regelsættet. Brugerrådet for Lillerødhallerne har gentagne gange anmodet kommunen om en ajourføring af reglerne, men forslaget har ikke vundet genklang. Brugerrådet er efter reglerne ( 5) høringsberettiget i alle forhold, som vedrører Brugerrådets arbejdsområde, bortset fra alle personale og organisationsforhold. I 7 er anført, at Brugerrådet orienteres om ændring i personale- og organisationsforhold, og i alle andre forhold vedr. bygningens/anlægges drift skal Brugerrådet høres. Halfordelingen og en effektiv udnyttelse af hallerne er en af Brugerrådets vigtigste ansvarsområder, som det fremgår af de gældende regler/vejledninger for udlån af lokaler og idrætsfaciliteter. Det daglige samarbejder belastes af, at reglerne for Brugerråd ikke er ajourført til den aktuelle organisation på området og, at der er usikkerhed om opgave/ kompetenceforhold, også vedrørende Fritidsområdet nu Fritid og folkeoplysning. 2. Årsrapport REDEGØRELSE: Det fremgår af 4 i Kommissorium/regler for brugerråd ved Allerød Kommunes bygninger og anlæg, at Brugerrådet udarbejder en årlig orientering til KIU senest 1. marts. Fristen for indsendelse af orientering for 2017 blev, efter drøftelse i Brugerrådet ændret til 31. december. Det fremgår nu, at fristen for indsendelse af orientering for 2018, af kommunen er fastsat til 15. januar 2019. Brugerrådet for Lillerødhallerne har tidligere indsendt årsrapport til KIU for årene 2015, 2016 og 2017 og med indeværende 2018. 2
Brugerrådet er ikke vidende om status for de i årsrapporterne tilkendegivne synspunkter og forslag, som derfor kan være gengangere fra år til år. Årsrapporterne indeholder forslag til forbedring af anvendelsesmulighederne for Lillerødhallerne, men der er ikke givet konkret tilbagemelding fra kommunen til Brugerrådet om der er støtte til forslagenes gennemførelse og om prioriteringen af forslagene. 3. Brugerrådets rådighedsbeløb. REDEGØRELSE Kommunen har den 21. december 2018 udsendte retningslinjer for indkøb fra brugerrådets rådighedsbeløb. Brugerrådet er ikke blevet hørt over retningslinjerne, men Brugerrådet betragter det som en høring, som brugerrådet kan komme med bemærkninger til. Rådighedsbeløb i den nuværende form blev indført fra regnskabsåret 2016. Ikke-forbrugte midler for 2016 blev - efter anmodning fra brugerrådene - overført til regnskabsåret 2017. I årsrapporten for 2017 anbefalede Brugerrådet, at man fortsat skulle kunne overflytte ikkeforbrugte midler fra regnskabsår i hele funktionsperioden eller i det mindste fra regnskabsår til regnskabsår. Begrundelsen fra Brugerrådets side var, at der hermed blev givet mulighed for en fleksibel anvendelse af rådighedsbeløbet med et lidt længere perspektiv end et regnskabsår, og at det er i alle parters interesse, at der ikke kun kan disponeres kortsigtet. Brugerrådet havde, i drøftelserne med kommunen i løbet af 2018, fået opfattelsen af, at der ville være mulighed for, at overføre ikke-forbrugt rådighedsbeløb for 2018 til 2019 i overensstemmelse med brugerrådets anbefaling i årsrapporten og i overensstemmelse med beslutningen om overførsel af ikke-forbrugte rådighedsbeløb fra 2016 til 2017. På møde i Brugerrådet den 1. november 2018 blev det oplyst, at der ikke ville blive givet lov til at overføre ikke-forbrugte rådighedsbeløb fra 2018 til 2019. Vedrørende begrundelsen herfor er der, i de af kommunen den 21. december 2018 udsendte retningslinjer for indkøb fra brugerrådets rådighedsbeløb, refereret til Økonomiudvalgets møde den 29. september 2015. Det ses ikke af referatet fra dette møde i Økonomiudvalget, at spørgsmålet om overførsel af ikke-forbrugte midler har været drøftet. 4. Fordeling af tider på anlægget REDEGØRELSE. Halfordelingen og en effektiv udnyttelse af hallerne er en af Brugerrådets vigtigste ansvarsområder, som det fremgår af de gældende regler/vejledninger for udlån af lokaler og idrætsfaciliteter, som er Kommissorium/regler for brugerråd ved Allerød Kommunes bygninger/anlæg godkendt på møde i Økonomiudvalget den 29. september 2015. 3
På basis heraf er " Regler for lån og leje af Allerød Kommunes lokaler og udendørs anlæg" godkendt den 3. april 2017 i Kultur- og Idrætsudvalget. Den 18. maj 2017 har Brugerrådet på samme grundlag formuleret særdeles detaljerede Der foreligger retningslinjer for fordelingen af haltid i Lillerødhallerne. retningslinjer/praksis fastsat af Idrætsnævnet bl.a. i forbindelse med afgørelse i klagesager. Den overordnede lovgivning er folkeoplysningsloven, LBK nr. 1115 af 31.8.2018 med tilhørende bekendtgørelse. Den 13. december 2018 er der oplyst, at kommunen nedsætter en arbejdsgruppe vedrørende Retningslinjer for udlån af lokaler og idrætsfaciliteter, hvortil er håndplukket 6 medlemmer og de 11 brugerråd er anmodet om en fællesindstilling af 3 deltagere i arbejdsgruppen. Udpegningsproceduren og proceduren for at kunne tale på alle Brugerråds vegne er ikke nærmere fastlagt. Der er ingen begrundelse for nedsættelse af arbejdsgruppen, der virker som en stærkt ressourcekrævende projekt. 5. Samarbejde med Allerød kommune. Der er ingen rigtig gode eksempler at henvise til vedrørende samarbejdet. Information og kommunikation og inddragelse i problemløsninger foregår næppe. Heller ikke på konkret dagligt niveau, f. eks. information om gulvsagen i gymnastikhallen, fungerer det tilfredsstillende På Teknisk Service Medarbejder (TSM) plan fungerer samarbejdet meget tilfredsstillende med dedikerede medarbejdere. Det er imidlertid indtrykket, at TSMs funktion i det daglige samarbejde med klubberne og hallerne er ved at blive, eller er blevet, udfaset med den konsekvens, at TSM nærmest ikke må være klubberne og hallerne behjælpelige i de konkrete daglige sammenhænge vedrørende aktiviteterne i Lillerødhallerne. Samarbejdet i øvrigt er ikke velfungerende. Det er muligvis en konsekvens af manglende afklaring af opgave/kompetencefordelingen. Det kan også være en konsekvens af, at der er sket for drastiske nedskæringer i de ressourcer, der samlet allokeres til området. 4
5