REGULATIV FOR BORGERRÅDGIVEREN I GLADSAXE KOMMUNE

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Byrådssekretariatet Den 29. april 2015 REGULATIV FOR BORGERRÅDGIVEREN I GLADSAXE KOMMUNE 1. Generelt om Borgerrådgiveren i Gladsaxe Kommune Om Borgerrådgiverfunktionen 1.1. Gladsaxe Kommunes borgerrådgiverfunktion er etableret med hjemmel i lov om kommunernes styrelse 65 e. Borgerrådgiverfunktionen varetages af en Borgerrådgiver, der er en del af indsatsen i Gladsaxe Kommune for at sikre borgernes retssikkerhed. Borgerrådgiveren skal gøre det enkelt for borgere, virksomheder m.fl. i Gladsaxe Kommune (i det følgende borgerne ) at få råd og vejledning om sagsbehandlingen i Gladsaxe Kommune. Desuden medvirker Borgerrådgiveren til, at erfaringer fra borgerhenvendelser bruges konstruktivt til forbedring af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. Borgerrådgiverens organisering og uafhængighed 1.2. Borgerrådgiveren refererer direkte til Gladsaxe Byråd, og er uafhængig af Økonomiudvalget, de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningerne. Borgerrådgiverfunktionen varetages af Borgerrådgiveren, der organisatorisk er placeret i Center for Service Gladsaxe Byråd ansætter og afskediger Borgerrådgiveren efter indstilling fra Økonomiudvalget. Byrådet fastsætter de nærmere regler for funktionen. Borgerrådgiveren skal have bestået den juridiske kandidateksamen eller besidde andre særlige kvalifikationer vedrørende offentligretlig sagsbehandling og administration Borgerrådgiverfunktionens hovedformål fremgår af Gladsaxe Kommunes styrelsesvedtægt XX. Borgerrådgiverens opgaver, kompetence og bemyndigelse beskrives nærmere i dette regulativ. J. nr P00 1

2 2. Om Borgerrådgiverens kompetence og opgaver Borgerrådgiverens kompetence 2.1. Borgerrådgiveren behandler henvendelser vedrørende forhold underlagt Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg, de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningerne. Borgerrådgiveren behandler indenfor dette område henvendelser om forvaltningernes sagsbehandling og god forvaltningsskik i Gladsaxe Kommune. Borgerrådgiveren kan ikke ændre eller omgøre indholdet af kommunens afgørelser eller politiske beslutninger, og er afskåret fra at behandle sager vedrørende: 1. Gladsaxe Kommunes serviceniveau, 2. Personale og ansættelsesforhold, 3. Faktisk forvaltningsvirksomhed, 4. Sager med klageadgang til anden administrativ myndighed, 5. Sager indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller domstolene, 6. Emner forelagt eller afgjort af Gladsaxe Byråd. Borgerrådgiverens opgaver 2.2. Borgerrådgiveren udfører sin opgaver ved at; 1. give borgerne hjælp til forståelse af kommunens afgørelser, 2. give klagevejledning i sager, der vedrører Gladsaxe Kommune, og 3. behandle henvendelser om sagsbehandlingen i Gladsaxe Kommune Borgerrådgiveren medvirker til, at erfaringer fra dialogen med borgerne konverteres til læring i kommunen med det formål at forbedre retssikkerheden for borgerne i Gladsaxe. Borgerrådgiveren yder i den forbindelse bistand til forvaltningerne og medarbejderne i kommunen ved; 1. En årlig beretning til Byrådet, 2. Løbende tilbagemeldinger til forvaltningerne i konkrete sager, 3. Generel orientering om erfaringer fra kommunens afgørelser/sagsbehandling, 4. Bistand i projekter om borgerbetjening og forbedring af sagsbehandling, 5. Tilpasning af generelle forvaltningsretlige kurser ud fra Borgerrådgiverens konstateringer, og 6. Anden vidensdeling om forvaltningsret og sagsbehandling. Henvendelse til Borgerrådgiveren 2.4. Enhver med individuel og væsentlig interesse i en sags behandling kan rette henvendelse til Borgerrådgiveren. J. nr P00 2

3 En henvendelse vedrørende kommunens sagsbehandling med den begrundelse, at sagens håndtering kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan indgives af enhver, der er væsentligt berørt af forholdet Borgerrådgiveren behandler først henvendelser om kommunens sagsbehandling, når den sagsbehandlende forvaltning har afsluttet sagen og en eventuel afgørelse er modtaget af borgeren. Uoverensstemmelser mellem en borger og en forvaltning om kommunens sagsbehandling skal således altid være søgt løst mellem parterne, inden Borgerrådgiveren behandler sagen Henvendelsen til Borgerrådgiveren skal indgives senest 3 måneder efter den afgørelse, som henvendelsen vedrører. I forbindelse med etableringen af borgerrådgiverfunktionen er det besluttet, at sager afgjort i 2015 kan behandles af borgerrådgiver såfremt, de er indgivet inden 1. april Om Borgerrådgiverens sagsbehandling Indledende vurdering af sager 3.1. Borgerrådgiveren skal sikre borgerne en hurtig og nem afklaring på henvendelser om forståelse af afgørelser og klagevejledning. Borgerrådgiveren tilbyder borgerne telefonisk rådgivning eller et kort indledende møde til brug for sagens oplysning, hvor borgeren kan redegøre for sin henvendelse. Det indledende møde har til formål at afklare sagen umiddelbart ved at yde vejledning om afgørelser truffet af kommunen eller ved at give borgeren klagevejledning. Borgerrådgiveren kan på mødet også træffe beslutning om, at sagen skal optages til nærmere behandling Borgerrådgiveren afgør om en henvendelse er omfattet af pkt. 2, og hvorvidt den kan behandles af Borgerrådgiveren. Sagers oplysning Borgerne medvirker selv til oplysning af sagen til det indledende møde med Borgerrådgiveren, og Borgerrådgiveren orienterer om, at sager ikke kan behandles uden borgerens egen beskrivelse af sagen Optager Borgerrådgiveren en sag til behandling medvirker Gladsaxe Kommunes forvaltninger, institutioner mv. i sagsoplysningen, og skal meddele de oplysninger og udlevere de dokumenter mv., som Borgerrådgiveren anmoder om. Forvaltningernes ledelse, afdelinger og institutioner mv. er desuden forpligtet til at komme med skriftlige udtalelser efter Borgerrådgiverens anmodning herom. J. nr P00 3

4 Frist for svar til Borgerrådgiveren 3.4. Kommunens forvaltninger, institutioner mv. svarer Borgerrådgiverens henvendelser snarest og senest inden 14 dage. Hvis forvaltningen ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, orienterer forvaltningen mv. Borgerrådgiveren om dette og baggrunden herfor. Forvaltningen oplyser samtidig, hvornår forvaltningen forventer at kunne svare. Borgerrådgiverens bedømmelse og reaktion 3.5. Borgerrådgiveren skal vurdere, om Gladsaxe Kommunes sagsbehandling er udført i overensstemmelse med gældende ret, herunder om principperne for god forvaltningsskik er iagttaget Når en sag er færdigbehandlet afgiver Borgerrådgiveren en udtalelse, der indeholder Borgerrådgiverens opfattelse af Gladsaxe Kommunes sagsbehandling. Borgerrådgiveren kan, uanset en sag ikke er afsluttet, altid henstille til forvaltningerne mv. om at fremme sagsbehandlingen, hvis det vurderes, at sagen har trukket usædvanligt længe ud Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive henstilling mv., før vedkommende forvaltning mv. i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig. Giver en henvendelse ikke umiddelbart Borgerrådgiveren anledning til at udtale sig kritisk eller komme med henstillinger mv., kan sagen afsluttes umiddelbart og uden høring Borgerrådgiverens udtalelse sendes til orientering til de involverede forvaltninger mv. Udtalelsen er ikke bindende, men en forvaltning mv. skal dog meddele Borgerrådgiveren, hvis en udtalelse ikke vil blive fulgt. 4. Orientering af Gladsaxe Byråd og forvaltninger mv Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Gladsaxe Byråd om Borgerrådgiverens virksomhed. I borgerrådgiverfunktionens forsøgsperiode udarbejdes beretning for 2015, 2016 og medio 2017 med henblik på evaluering af ordningen. Beretningen skal indeholde Borgerrådgiverens konstateringer vedrørende Gladsaxe Kommunes sagsbehandling, og kan indeholde forslag og anbefalinger til Gladsaxe Byråd, udvalgene og forvaltningerne. J. nr P00 4

5 I beretningen beskriver Borgerrådgiveren ligeledes antallet af sager og henvendelser samt Borgerrådgiverens vurdering af de primære årsager til borgerhenvendelserne. Borgerrådgiverens årsberetning offentliggøres på kommunens hjemmeside 4.2. Borgerrådgiveren sender konkrete udtalelser til de berørte forvaltning mv. i henhold til pkt. 3.9, og fører yderligere løbende dialog med forvaltningerne mv. om Borgerrådgiverens bistand efter pkt Offentlighed, tavshedspligt og anonymitet 5.1. Borgerrådgiverens arbejde udføres under størst mulig åbenhed for borgerne, Gladsaxe Byråd, de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningerne mv. Borgerrådgiveren er dog omfattet af almindelige regler om tavshedspligt om oplysninger, som Borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke Borgerrådgiveren kan ikke behandle anonyme henvendelser, og optager ikke sager til behandling, hvor borgeren beder om anonymitet. Anonyme henvendelser henlægges af borgerrådgiveren uden videre behandling eller orientering. 6. Ikrafttræden mv Dette regulativ træder i kraft xx.xx Borgerrådgiverfunktionen i Gladsaxe Kommune er etableret som en forsøgsordning, der udløber i Ved forsøgsperiodens udløb bortfalder dette regulativ. J. nr P00 5