Vederlag og godtgørelser til byrådets medlemmer og diæter til ikke-byrådmedlemmer.

Vederlag og godtgørelser til byrådets medlemmer og diæter til ikke-byrådmedlemmer. 1

2 Frederikshavn Kommune Januar 2014 Ledelsessekretariatet Indhold Indledning...3 1. Vederlag...3 Fast vederlag...3 Udvalgsvederlag...3 Vederlag til borgmester...4 Viceborgmestervederlag...4 Tillægsvederlag for børn under 10 år - børnetillæg...4 2. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste...4 3. Opgørelse af tabt arbejdsfortjeneste...8 4. Fraværsgodtgørelse, befordringsgodtgørelse og andre godtgørelser...9 5. Særlige forhold vedrørende borgmester, 1. viceborgmester...14 6. Stedfortrædere...14 7. Procedureregler kontrol...15 Bilag 1...17 Fast vederlag pr. 1. januar 2014...17 Udvalgsvederlag...17 Borgmestervederlag...17 Viceborgmestervederlag...17 Tillægsvederlag - børnetillæg...18 Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste...18 Godtgørelser, satser pr. 1. januar 2014...18 Særligt vedr. stedfortrædere til byrådsmøder...18 Bilag 2...20

3 Indledning Reglerne om vederlag til byrådsmedlemmer findes i 16, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse - i det følgende kaldet STL. Uddybende regler findes i den såkaldte vederlagsbekendtgørelse med tilhørende vejledning. 1 Det gennemgås i det følgende, hvilke ydelser byrådsmedlemmer er berettiget og forpligtet til at modtage. De aktuelle satser på såvel vederlag som diverse godtgørelser fremgår af Bilag 1. Da der er særlige aflønningsregler for borgmesteren og viceborgmester, er der i særlige afsnit fokuseret på disse medlemmer af byrådet. Endelig beskrives i et særskilt afsnit stedfortræderes rettigheder samt i bilag 2 vederlæggelse af ikke-byrådsmedlemmer. 1. Vederlag Fast vederlag Den grundlæggende vederlæggelse af byrådsmedlemmer består af et fast vederlag, jf. STL 16, stk. 1. Det faste vederlag reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Det faste vederlag ydes til alle byrådsmedlemmer, bortset fra borgmesteren, og er som udgangspunkt en vederlæggelse for alt kommunalpolitisk arbejde, som udføres af et byrådsmedlem. Udvalgsvederlag I medfør af STL 16, stk. 2, kan byrådet beslutte at yde udvalgsvederlag til medlemmer af byrådet for medlemskab af Økonomiudvalget og stående udvalg og til de medlemmer, der er valgt af byrådet til Børn og unge-udvalget (tvangsfjernelsesudvalget). Byrådet træffer beslutning om fordeling af udvalgsvederlag mellem udvalgene. Fordelingen skal foretages forud og med virkning for mindst ét regnskabsår ad gangen. Det beløb, der er fordelt til et udvalg, fordeles ligeligt mellem udvalgsmedlemmerne. Ved fordelingen ses der bort fra udvalgets formand, hvis denne modtager vederlag for formandshvervet. Summen af de årlige udvalgsvederlag udgør for Frederikshavn Kommunes vedkommende højst 315 % af det aktuelle borgmestervederlag. 1 Økonomi- og Indenrigsministeriet har udstedt bekendtgørelse om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv, nr. 1537 af 13. december 2013 med senere ændringer, samt udsendt Vejledning om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv, nr. 9 af 9. februar 2007.

4 I henhold til Styrelsesvedtægt for Frederikshavn Byråd er der nedsat 8 stående udvalg, inklusiv Økonomiudvalget. Formanden for Børn og unge-udvalget modtager særskilt vederlag for formandshvervet. De aktuelle satser fremgår af Bilag 1. Vederlag til borgmester Borgmesteren oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn i en tjenestemandsstilling i staten, der fremgår af bilaget til vederlagsbekendtgørelsen. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Viceborgmestervederlag I henhold til vederlagsbekendtgørelsens 12, stk. 1, har byrådet på mødet truffet beslutning om, at 1. viceborgmesteren skal oppebære et vederlag, der udgør 10 % af borgmesterens vederlag. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Når der er valgt mere end én viceborgmester, kan vederlaget kun ydes til 1. viceborgmesteren. Tillægsvederlag for børn under 10 år - børnetillæg Et byrådsmedlem, der har ét eller flere børn under 10 år boende i hjemmet, har krav på et særligt tillægsvederlag - børnetillæg. Tillægget reguleres efter de reguleringssatser, der gælder for tjenestemænd i staten. Den aktuelle sats fremgår af Bilag 1. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i vederlagsbekendtgørelsens 3 fastsat nærmere regler om tillægsvederlaget og om afgrænsningen af kredsen af medlemmer, der skal ydes et sådant vederlag. Der kan kun ydes ét vederlag, uanset om der bor flere børn i hjemmet. Børnetillægget er en standardiseret godtgørelse af udgifter til børnepasning og kræver ikke, at byrådsmedlemmet kan dokumentere konkrete udgifter. Vederlaget ydes med virkning fra den måned hvor barnet fødes, eller fra det tidspunkt hvor betingelserne i 3 er opfyldt. Det bedes meddelt Ledelsessekretariatet, når der ikke længere er hjemmeboende børn under 10 år. Meddelelse herom skal sendes til Ledelsessekretariatet senest måneden før det sidste hjemmeboende barn fylder 10 år, idet vederlaget bortfalder med udgangen af den måned, hvor barnet fylder 10 år. Der kan ikke ydes børnetillæg til en borgmester, der har hjemmeboende børn under 10 år. 2. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Et byrådsmedlem kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. I så fald reduceres det faste vederlag med 20.000 kr. Valget foretages

5 forud for og med virkning for ét regnskabsår ad gangen. For det første år skal valget være fortaget inden den 1. februar. Skema til brug for valg af enten fast vederlag eller tabt arbejdsfortjeneste udsendes af Ledelsessekretariatet hvert år i december måned. Hvor der efter særlovgivning ydes særskilt vederlæggelse til et byrådsmedlem for varetagelse af hverv i kommissioner, udvalg mv., kan der ikke samtidig af kommunen udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Maksimumbeløbet, der kan udbetales i erstatning for tabt arbejdsfortjeneste pr. dag (døgn) fremgår af Bilag 1. Når et byrådsmedlem vælger erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, har medlemmet ret til erstatning i forbindelse med deltagelse i møder, kurser, seminarer mv., jf. STL 16, stk. 1, litra a-f. De nærmere regler herfor gennemgås nedenfor: 16, stk. 1, litra a Deltagelse i møder i byrådet, i de stående samt underudvalg Vedrørende mødekravet Der kan kun udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, hvis følgende mødebetingelser er opfyldt: Der har været afholdt et møde, hvortil alle medlemmer af det pågældende organ har været indkaldt (behøver ikke at være mødt op) Der har fundet en forhandling sted. Der er truffet en beslutning, eller der har i hvert fald været mulighed for at træffe en beslutning. Også deltagelse med observatørstatus er omfattet af mødebetingelserne. Der er ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for forberedelsesarbejder til møder, herunder ved deltagelse i formøder. Der er heller ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste ved deltagelse i kontormøder, møder med administrationen, møder med borgmester eller rådmænd og lignende. Møder mellem to eller flere udvalg (fællesmøder) er omfattet af litra a. Møder i byrådets politiske grupper er ikke omfattet af loven. Spørgsmålet om, hvor længe et møde varer, afhænger bl.a. af, hvor længe der på mødet behandles emner på dagsordenen og i tilknytning hertil. Det hænder ikke sjældent, at et møde varer længere end berammet, og at det derfor er nødvendigt at fortsætte

6 forhandlingerne både under og efter en spisepause. Denne uformelle del af mødet vil således medgå til den samlede mødetid. 16, stk. 1, litra b Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelser om særskilt vederlæggelse Vedrørende kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet Litra b omfatter hverv, hvortil byrådet udpeger en eller flere repræsentanter, f.eks. medlemskab af råd, nævn, bestyrelser mv. Det fremgår af vejledningen til vederlagsbekendtgørelsen, at udtrykket efter valg af byrådet i litra b indebærer, at vedkommende reelt skal være udpeget af byrådet. Bestemmelsen omfatter ikke hverv, der udføres efter valg af et udvalg eller andre. Hvis byrådet ved udpegningen er bundet af indstillinger fra foreninger, organisationer mv. på en sådan måde, at der ikke er nogen reel valgmulighed, kan vedkommende ikke anses for at være valgt af byrådet. Omvendt kan der efter omstændighederne være tale om et hverv udført efter valg af byrådet, selv om byrådet alene har indstillingsret til det pågældende hverv. Det vil således være tilfældet, hvis byrådets indstilling er retligt bindende for den udpegende myndighed. Såfremt valg ikke anses for foretaget af byrådet, indebærer det, at den pågældende ikke i medført af STL 16, stk. 1, litra b, kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste eller udgiftsgodtgørelse. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i en udtalelse af 25. april 2007 udtalt til Odense Kommune, at såfremt et byrådsmedlem er udpeget til eksempelvis en aktieselskabsbestyrelse af en generalforsamling uanset hvordan denne afholdes vil der ikke være tale om, at byrådsmedlemmet varetager et kommunalt hverv, der udføres efter valg af byrådet. I sådanne situationer vil der således heller ikke være adgang til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Fremgår det derimod af selskabets vedtægter, at bestyrelsesmedlemmet udpeges af byrådet, så vil der være tale om, at bestyrelsesmedlemmet varetager et kommunalt hverv efter 16, stk. 1, litra b, og der vil være adgang til at yde erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Et byrådsmedlem, der videreudpeges af den bestyrelse, råd, nævn mv., hvortil den pågældende er valgt af byrådet, til f.eks. et underudvalg, samarbejdsudvalg eller til at deltage i aktiviteter besluttet af den pågældende bestyrelse, er ikke valgt hertil af byrådet. Hvis en bestyrelse beslutter at deltage i kursus, studierejse, venskabsbesøg eller lignende kan erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt dækning af rejseudgifter kun

7 ydes, hvis deltagelsen sker efter anmodning fra byrådet eller det relevante udvalg, jf. nedenfor under 16, stk. 1, litra f. 16, stk. 1, litra c Deltagelse i kurser mv., der af byrådet eller af Økonomiudvalget efter bemyndigelse fra byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv Vedrørende kursusbegrebet Ved kurser mv. forstås arrangementer, hvori der som en ikke uvæsentlig del indgår egentlig undervisningsvirksomhed. Herudover omfatter bestemmelsen også kursuslignende arrangementer som konferencer, seminarer, årsmøder og orienteringsmøder. Der er i praksis lagt vægt på, at de arrangementer, der kan henføres under kurser mv., er af almen karakter og uden direkte sammenhæng med konkrete sager i Frederikshavn Kommune. Det bemærkes, at kursuslignende arrangementer ikke omfatter de seminarer, som byrådet kan træffe beslutning om at afholde i medfør af STL 9 a, jf. 16, stk. 1, litra d, fx budgetseminarer, se nedenfor under 16, stk. 1, litra d. 16, stk. 1, litra d Deltagelse i seminarer, jf. STL 9 a Vedrørende seminarer STL 16, stk. 1, litra d, skal ses i sammenhæng med lovens 9 a, hvorefter byrådet kan træffe beslutning om afholdelse af seminarer for byrådets medlemmer vedrørende kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. Byrådets beslutning om afholdelse af seminar i henhold til 9 a indebærer, at seminaret er forbundet med mødepligt, og at deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Bestemmelsen i 9 a omfatter ikke seminarer for udvalg. 16, stk. litra e Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. STL 42 c Bestemmelsen i STL 42 c giver kommunens revision mulighed for på eget initiativ at forelægge revisionens beretninger for byrådet. Endvidere kan mindst en fjerdedel af medlemmerne kræve en sådan forelæggelse. Der er mødepligt for det enkelte medlem af byrådet, hvorfor deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.

8 16, stk. 1, litra f Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra byrådet eller dets udvalg Det skal bemærkes, at forudsætningen for, at en studietur eller en besigtigelse for hele udvalget kan anses for omfattet af litra f, er, at aktiviteten sker efter anmodning fra byrådet eller som led i en udvalgsbehandling. Det må derfor konkluderes, at der vil kunne udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med besigtigelser, der vedrører emner, der behandles i et stående udvalg, men ikke i forbindelse med en besigtigelse, der ikke har nogen direkte sammenhæng med et stående udvalgs sagsbehandling. Der kan ikke udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med mødeforberedelse, herunder: Drøftelse af sager med forvaltningen Generelle besigtigelser Tilsynsforretninger eller repræsentativt arbejde, der ikke finder sted efter anmodning fra byrådet eller dets udvalg. Udtrykket efter anmodning fra byrådet eller dets udvalg skal således forstås bogstaveligt. 16, stk. 1, litra g Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder mv. Litra g omfatter alle øvrige aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de hverv, der er nævnt i litra a-f. Der kan ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for aktiviteter nævnt i lovens 16, stk. 1, litra g, men der kan ydes befordrings- og fraværsgodtgørelse samt andre godtgørelser, jf. STL 16, stk. 10 se afsnit 4. 3. Opgørelse af tabt arbejdsfortjeneste Udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste forudsætter, at den pågældende har lidt et tab i forbindelse med varetagelsen af et bestemt hverv. Der skal således være tale om et reelt konstateret tab i forhold til det enkelte møde mv. Tabet kan være såvel af økonomisk art som bestå af tab af tid. Anvendelse af timer fra en flex- eller afspadseringskonto samt brug af de ferie-/fridage, man er berettiget til i henhold til overenskomsten, kan også udløse erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.

9 Dokumentation for tabt arbejdsfortjeneste for ansatte sker i form af skriftlig og underskrevet dokumentation fra arbejdsgiver af timeløn samt det antal timer, den pågældende er trukket i løn. Der er herudover ingen formkrav til dokumentationen. Der udfyldes et særligt skema med oplysning om mødeaktiviteten og varigheden heraf skemaet findes på politikerweb. For selvstændige kan dokumentationskravet opfyldes ved at der sendes en revisorerklæring på en beregnet timesats. Eksempelvis kan anvendes et gennemsnit af den skattepligtige indkomst før renter for det foregående år. Gennemsnitstimelønnen udregnes efter 260 arbejdsdage, med en 5 dages arbejdsuge på 37 timer. Der kan ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for det tidsrum, hvor medlemmet er nødt til at tage fri for at varetage det kommunale hverv. Hovedreglen er derfor det antal timer, der svarer til transporttid og mødets længde. Derimod vil forberedelsestid i forbindelse med møder mv. ikke kunne indgå i beregningen. En udvalgsformand, der har valgt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste kan ikke modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af hverv, der udføres i dennes egenskab af udvalgsformand. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste pr. dag kan højst udgøre et maksimumbeløb fastsat af økonomi- og indenrigsministeren. Maksimumbeløbet fremgår af Bilag 1. Et møde, der afvikles inden for én dag, kan ikke udløse erstatning for tabt arbejdsfortjeneste på mere end dette maksimum, uanset at byrådsmedlemmet har en sammenhængende arbejdsperiode, der går ud over et døgn. Udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste foregår ved, at skemaet fra politikerwebben udfyldes og afleveres for 1 måned ad gangen til Ledelsessekretariatet. Skemaet sendes til Ledelsessekretariatet senest den 10. i måneden. Udbetaling finder sted sammen med den øvrige vederlæggelse mv. den sidste hverdag i måneden. Blanketter findes på www.poltikerweb.frederikshavn.dk eller ved henvendelse til Ledelsessekretariatet på tlf. 98 45 61 00. 4. Fraværsgodtgørelse, befordringsgodtgørelse og andre godtgørelser I forbindelse med byrådsmedlemmers deltagelse i de møder mv., der er nævnt i STL 16, stk. 1, litra a-f, ydes der følgende typer godtgørelser, jf. STL 16, stk. 10, litra a: Befordringsgodtgørelse og godtgørelse for fravær fra hjemmet. Godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter forbundet med et fysisk handicap Godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter til pasning af syge, nære pårørende. Idet der henvises til afsnit 2 i 16, stk. 1, litra g, ydes der endvidere:

10 Befordringsgodtgørelse, fraværsgodtgørelse mv. til byrådets medlemmer i forbindelse med kurser, konferencer, studierejser, besøg hos venskabsbyer, forhandlinger med andre kommuner, besigtigelser, borgermøder m.v. hvor byrådet eller relevant udvalg har bedt dig om at deltage. Endelig ydes der: Andre godtgørelser til byrådets medlemmer til dækning af udgifter, som er forbundet med byrådsmedlemmernes deltagelse i de i STL 16, stk. 1, nævnte møder mv. Det drejer sig om udgifter til telefon, hjemmearbejdsplads, E-avisen mv. Vedrørende godtgørelse for fravær fra hjemmet Fraværsgodtgørelsen omfatter typisk merudgifter til forplejning og logi i forbindelse med rejser. Det er således lovens udgangspunkt, at det, der skal godtgøres, er (nødvendige) merudgifter som følge af, at et byrådsmedlem i en vis periode i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv er tvunget til at opholde sig borte fra sit hjem. Udgifter til overnatning kan således kun dækkes, hvis overnatningen er nødvendig under hensyn til en fornuftig varetagelse af hvervet. Rejsegodtgørelse i Danmark For rejse uden overnatning af mindst 5 timers varighed og ud over 8 km fra arbejdsstedet ydes der godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider og lignende efter regning. For rejse med overnatning ydes der godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider og lignende samt logi efter regning. Såfremt alle udgifter til måltider, logi mv. afholdes af Frederikshavn Kommune, f.eks. i forbindelse med Kommunalpolitisk Topmøde og budgetseminarer, udbetales der ikke fraværsgodtgørelse. Rejsegodtgørelse i udlandet samt Færøerne og Grønland For rejse uden overnatning af mindst 5 timers varighed ydes der godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider og lignende efter regning. For rejse med overnatning: Logi godtgøres efter regning Fortæring og småfornødenheder godtgøres efter Skatterådets standardsatser eller efter regning. Ved rejser, hvor udgifterne til enkelte måltider dækkes af Frederikshavn Kommune eller andre, skal godtgørelsen reduceres med følgende procentsatser: Morgenmåltid 15% Middagsmåltid 30% Aftensmåltid 30%

11 Det bemærkes, at der på den samme rejse kun kan benyttes ét regelsæt, enten godtgørelse efter Skatterådets standardsatser eller godtgørelse efter regning (fuld forplejning). Udbetaling af rejsegodtgørelse sker fra Ledelsessekretariatet efter attestation. Udbetalingen finder sted sammen med den øvrige vederlæggelse mv. den sidste hverdag i måneden. Det skal endvidere bemærkes, at Frederikshavn Kommune har indberetningspligt for udbetalte skattefrie godtgørelser, jf. skattekontrollovens 7, stk. 1, nr. 1. Beløbene reguleres hvert år i januar måned. Alle beløbsstørrelser fremgår af Bilag 1. Kørsel i egen bil Du kan få skattefri kørselsgodtgørelse, når du deltager i de møder og kommunale hverv, der er omfattet af den kommunale styrelseslovs 16, stk. 1, litra a-g. Der henvises endvidere til afsnit 2 i Frederikshavn Kommunes vederlag og godtgørelse til byrådets medlemmer. Der kan modtages skattefri godtgørelse for at køre i din egen bil til fx: Byrådsmøder Udvalgsmøder Møder mellem flere udvalg (fællesmøder) Budgetseminarer Udvalgsseminarer Møder i råd, nævn, bestyrelser, mv., hvor byrådet har udpeget dig som medlem Kurser, konferencer, studierejser, besøg hos venskabsbyer, forhandlinger med andre kommuner, besigtigelser, borgermøder mv., hvor byrådet eller relevant udvalg har bedt dig om at deltage Det er kun ejeren af bilen som har mulighed for at modtage skattefri kørselsgodtgørelse. Er der samkørsel mellem flere byrådsmedlemmer vil det således kun være ejeren der har mulighed for at modtage godtgørelsen. Du kan også få skattefri godtgørelse for parkeringsudgifter i forbindelse med disse møder, hvis du vedlægger P-billetter til det skema om kørselsudgifter, du hver måned skal sende til Ledelsessekretariatet. Den skattefrie kørselsgodtgørelse tager først og fremmest sigte på kørslen til eller fra dit hjem til det eller de steder, hvor du deltager i et møde. Der vil dog også være krav på kørselsgodtgørelse mellem dit arbejdssted og det sted, hvor du skal deltage i et møde, hvis afstanden ikke overstiger den afstand, der er mellem din bopæl og mødestedet. Du kan også få skattefri godtgørelse for kørsel mellem forskellige mødesteder (se eksempel 1 og 2 herunder). Eks. 1 Du kører fra dit hjem til byrådsmøde på Rådhuset. Efter byrådsmødet kører du videre til et andet møde, og derefter kører du hjem.

12 I eksemplet kan du få skattefri kørselsgodtgørelse for alle de kilometer, du har kørt. Eks. 2 Du kører fra dit arbejdssted til byrådsmøde på Rådhuset. Efter byrådsmødet kører du videre til et andet møde, og derefter kører du hjem. Hvis afstanden fra arbejdsstedet til Rådhuset i ovenstående eksempel er lig med eller ikke overstiger afstanden mellem dit hjem og mødestedet, kan du få skattefri kørselsgodtgørelse for alle de kørte kilometer. Er afstanden derimod større end afstanden mellem dit hjem og mødestedet, kan du skattefrit kun få dækket de kilometer, der svarer til afstanden mellem bopæl og mødested. Hvis du har en firmabilordning, der dækker driftsudgifter på din bil, kan du ikke samtidig få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse i forbindelse med dit byrådsarbejde, da du reelt ikke har nogen kørselsudgifter. 60-dages reglen Din kørsel vil desuden være omfattet af den såkaldte 60-dages regel. Det betyder, at kørselsgodtgørelsen de første 60 gange inden for en løbende periode på 12 måneder er skattefri, når du kører mellem dit hjem/andet opholdssted/arbejdssted og et af ovennævnte møder. For hver type af de møder/kommunale hverv, der er nævnt i afsnit 2, gælder der én 60- dages regel. Du kan altså 60 dage køre skattefrit for hver type af møder, medmindre møderne afholdes på samme adresse. Eks. 3 Du deltager i et udvalgsmøde, et økonomiudvalgsmøde og et byrådsmøde. Udvalgsmødet afholdes på én adresse, og økonomiudvalgs- og byrådsmødet afholdes begge på Rådhuset. Du vil have en 60-dageskvote på udvalgsmødet, men da økonomiudvalgs- og byrådsmødet afholdes på samme adresse, vil du på disse to møder tilsammen kun have én 60-dageskvote. Weekender, helligdage og ferie Når du varetager dit kommunale hverv i weekender og på helligdage, vil du selvfølgelig kunne få skattefri kørselsgodtgørelse. Du kan godt flytte din bopæl til fx dit sommerhus. Der kan dog være situationer, hvor afstanden mellem opholdsstedet og mødestedet er så betydelig, at byrådsmedlemmet ikke har krav på befordringsgodtgørelsen - selv om vedkommende har mødepligt. Der vil i sådanne situationer blive truffet en konkret afgørelse. 12-måneders perioden Ifølge SKAT starter perioden på de 60 dage den første dag i valgperioden, så perioden skal regnes fra den 1. januar 2014, og regnskabet fra den foregående byrådsperiode nulstilles. Bus/tog

13 Bus og tog er et alternativ til kørsel i egen bil. Vælger du således at tage tog eller bus til et møde har du mulighed for at få den faktiske udgift refunderet. Specielt for borgmesteren. Det fremgår af STL 16, stk. 10, litra a og b, at der skal ydes befordrings- godtgørelse til borgmester. Borgmesteren kan dog kun modtage godtgørelse, hvis befordringen den pågældende dag sker i forbindelse med de aktiviteter, der er nævnt i STL 16, stk. 1, litra a-g. Her gælder samme regler for borgmester som for byrådets øvrige medlemmer. Borgmesteren har i modsætning til de øvrige byrådsmedlemmer et kontor til rådighed på Rådhuset, således at borgmesteren både deltager i de møder, der er nævnt på side 1, og arbejder som administrative leder på den pågældende adresse. De 60 dage beregnes som nævnt i forhold til hver enkelt arbejdsplads. Det vil sige, at når borgmesteren kører direkte mellem sit hjem og Rådhuset, tæller dette som én dag ved beregningen af de 60 dage, uanset om borgmesteren møder på Rådhuset for at deltage i et byrådsmøde eller for at arbejde på sit kontor. Når borgmesteren deltager i møder, der ikke foregår på rådhuset, kan der udbetaltes skattefri godtgørelse for kørsel til disse møder, herunder også ved kørsel direkte mellem to møder. Der gælder således en særskilt 60-dages kvote i forhold til disse møder. Kørselsregnskab hver måned Ledelsessekretariatet vil løbende sørge for udbetaling og kontrol af dit kørselsregnskab. Har du P-billetter, vedlægger du dem det kørselsskema, hvor det pågældende møde er anført. Satsen for kilometergodtgørelse fremgår af Bilag 1. Vedrørende udgifter forbundet med et fysisk handicap Efter bemærkningerne til STL har bestemmelsen til formål at sikre, at fysisk handicappede byrådsmedlemmer i videst muligt omfang kan deltage på samme vilkår som andre byrådsmedlemmer. Som eksempler på udgifter, der skal godtgøres efter bestemmelsen, kan nævnes udgifter til hjælpemidler, særlig sekretærbistand mv. F.eks. skal blinde og andre personer, der ikke kan læse almindelig skrift, sikres en anden og lige så tilfredsstillende adgang til information ved godtgørelse af udgifter til lydbånd, punktskrift eller bistand til oplæsning. For personer med hørehandicap kan der være tale om godtgørelse af udgifter til tolkebistand. Godtgørelse af udgifter til hjælpemidler mv. forudsætter, at de almindelige muligheder for at få hjælpemidler mv. efter den sociale lovgivning er udtømt. Dokumentation for de afholdte nødvendige udgifter indsendes til Ledelsessekretariatet senest den 10. i måneden.

14 Vedrørende tilskud til hjemmearbejdsplads og telefon Byrådets medlemmer får etableret en hjemmearbejdsplads, og Frederikshavn Kommune stiller følgende udstyr til rådighed for byrådsarbejdet: en pc er, en printer, en tablet og en mobiltelefon. Der betales for samtaleudgifter på op til 8.000 kr. om året for brug af tablet og mobiltelefon. Forbrug ud over dette beløb betales af byrådsmedlemmet. De nævnte beløbsgrænser for samtaleudgifter pristalsreguleres pr. 1. januar 2015. Borgmesteren har fri telefon. I 2014 udgør beskatningen 2.600 kr. pr. indkomstår pr. person. Beløbet reguleres hvert år efter personskattelovens 20. Vedrørende anden godtgørelse Byrådets medlemmer får, hvis dette ønskes, vederlagsfrit et E-abonnement på Nordjyske Stiftstidende samt på tidsskrifterne Danske Kommuner. 5. Særlige forhold vedrørende borgmester, 1. viceborgmester Borgmesteren kan ikke ud over det faste vederlag, samtidig oppebære anden økonomisk ydelse af kommunens kasse for bestridelse af et kommunalt hverv, jf. STL 16, stk. 6. Der ydes dog godtgørelser efter STL 16, stk. 10, litra a og b, og stk. 11. Efter STL 16, stk. 12, kan borgmesteren dog ikke modtage godtgørelse af udgifter til pasning af syge, nære pårørende. Det forhold, at 1. viceborgmesteren modtager fast viceborgmestervederlag, afskærer ikke generelt den pågældende fra at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, men erstatning kan ikke oppebæres for varetagelse af hverv, hvor viceborgmesteren optræder i sin egenskab af viceborgmester. 6. Stedfortrædere Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et byråds- eller udvalgsmøde på grund af sin helbredstilstand, kan stedfortræderen indkaldes til at deltage i stedet for, jf. STL 15, stk. 1. Et medlem kan have lovligt forfald af andre grunde, f.eks. graviditet og barsel, varetagelse af andet offentligt hverv, ferie m.m. Stedfortræderen indkaldes til at deltage i et enkelt møde i byrådet Det fremgår af vederlagsbekendtgørelsen, at stedfortræderen alene vil modtage diæter, eventuelt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt befordringsgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i et enkelt byrådsmøde.

15 Stedfortræderen indkaldes i en længerevarende periode Det fremgår endvidere af vederlagsbekendtgørelsen, at stedfortrædere, som midlertidigt, men over en længere periode, er medlem af byrådet, vederlægges efter samme regler som medlemmerne. Vederlag ydes dog kun forholdsmæssigt for den periode, hvor den pågældende er medlem af byrådet. Indtræder stedfortræderen i et udvalg, ydes en forholdsmæssig del af udvalgsvederlaget. Der gives som udgangspunkt et beløb svarende til en forholdsmæssig andel fra det tidspunkt hvor Ledelsessekretariatet har modtaget besked om at stedfortræder er indkaldt og indtil mødet er afviklet. Stedfortræderen (ikke byrådsmedlem) indkaldes til at deltage i et enkelt møde i et udvalg Der ydes diæt. 7. Procedureregler kontrol Udbetaling af diverse godtgørelser samt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste sker månedsvis bagud. På skemaerne på politikerportalen.frederikshavn.dk skal du notere, hvilke møder du har deltaget i, samt hvilke ydelser der bedes udbetalt i den forbindelse. Vejledning vedrørende skemaets udfyldelse er angivet nederst på skemaet. Ledelsessekretariatet har på baggrund af det konstituerende møde samt senere udpegninger foretaget af byrådet udarbejdet en oversigt over de udvalg, råd og nævn, som det enkelte byrådsmedlem sidder i. Ledelsessekretariatet har derfor kendskab til, hvilke hverv der berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste og diverse godtgørelser og foretager i relation hertil en kontrol af de angivne møder. Ledelsessekretariatet undersøger: Om mødet er omfattet af STL 16, stk. 1, litra a-b. Om kurset/konferencen er omfattet af reglerne i kommunens kursusregulativ. Om et arrangement er omfattet af 16, stk. 1, litra f, alternativt litra g. Opgørelsen af erstatningen for den tabte arbejdsfortjeneste sker som beskrevet ovenfor i afsnit 3. Som byrådsmedlem indestår du med sin underskrift for, at oplysningen om deltagelse samt mødets varighed er korrekt.

16 HR Løn & Personale foretager kontrol af omfanget af kørte kilometer, hvortil der kan udbetales befordringsgodtgørelse, samt brugen af 60-dages reglen som beskrevet ovenfor i afsnit 4. Ledelsessekretariatet gennemgår og vurderer de anførte oplysninger og afklarer spørgsmålet med det pågældende medlem, hvis oplysningerne giver anledning til tvivl. Hvis skemaet ikke er fyldestgørende udfyldt, rettes der henvendelse til byrådsmedlemmet med henblik på at få manglen afhjulpet.

17 Bilag 1 - Satser for vederlag og godtgørelse Byrådets medlemmer er berettiget til vederlag og diverse godtgørelser. Størrelsen på de forskellige ydelser fremgår af nedenstående oversigt. Fast vederlag pr. 1. januar 2014 Pr. år Pr. måned Årligt vederlag 66.387,60 kr. 5.532,30kr. Reduceret vederlag ved valg af erstatning af tabt arbejdsfortjeneste (- 20.000 kr.) 45.533 kr. 3.794 kr. Udvalgsvederlag Vederlaget for medlemskab af udvalgene er baseret på det aktuelle borgmestervederlag, som ligeledes reguleres efter de reguleringssatser der gælder for tjenestemænd i staten. Ved medlemskab af stående udvalg og Børn- og Ungeudvalget Pr. år Pr. måned 23.260,08 kr. 1.938,34 kr. Borgmestervederlag Borgmesteren oppebærer et vederlag, der svarer til størrelsen af den til enhver tid gældende løn i en tjenestemandsstilling i staten, der fremgår af bilaget til vederlagsbekendtgørelsen. Pr. år Pr. måned Borgmester Statens løntrin, lønramme 40 Skalatrin 53 737.906,00 kr. 61.492,17 kr. Viceborgmestervederlag 1. viceborgmesterens vederlag er 10 % af borgmesterens vederlag. Pr. år Pr. måned 1. Viceborgmestervederlag 73.790,60 kr. 6.149, 22 kr.

18 Ifølge styrelsesvedtægten for Frederikshavn Kommune oppebærer formanden for Børnog Ungeudvalget (tvangsfjernelsesudvalget) et vederlag, der udgør 9 % af borgmesterens vederlag. Pr. år Pr. måned Vederlag til formanden for Børn og ungeudvalget (tvangsfjernelsesudvalget) 66.411,54 kr. 5.534,29 kr. Vederlag til formanden for: Arbejdsmarkedsudvalget, Teknisk Udvalg, Plan- og Miljøudvalget, Børneog Ungdomsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Sundhedsudvalget (23% af borgmesterens løn) 169.718,38 kr. 14.143,19 kr. Tillægsvederlag - børnetillæg Pr. år Pr. måned Til hjemmeboende barn/børn under 10 år 13.270,83 kr. 1.105,91 kr. Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste Vælger et byrådsmedlem at modtage erstatning for tabt arbejdsfortjeneste reduceres det faste vederlag med 20.000 kr. Erstatningsbeløbet kan pr. dag maksimalt udgøre det femdobbelte af diætsatsen for møder under 4 timer. Diætsatsen forhøjes med 5 kr. hver den 1. januar næste gang pr. 1. januar 2015. Diætsats for møder under 4 timer, januar 2014 400,00 kr. Maksimalt erstatningsbeløb pr dag 2.000,00 kr. Godtgørelser, satser pr. 1. januar 2014. Dagpenge pr. døgn med overnatning Dagpenge pr. time for tilsluttende rejsedage Kilometergodtgørelse pr. kørt kilometer i egen bil 455,00 kr. 18,96 kr. 3,73 kr. Telefon og tablet Der stilles en mobiltelefon og en tablet til rådighed af Frederikshavn Kommune. Der afholdes udgifter indtil 8.000 kr. for telefon og tablet pr. år.

19 Særligt vedr. stedfortrædere til byrådsmøder Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et byrådsmøde kan stedfortræderen indkaldes i stedet. Stedfortræderen kan endvidere indkaldes i en længerevarende periode, hvis et medlem har lovligt forfald. Ved deltagelse i et enkelt byrådsmøde udbetales: Diæter for møder under 4 timer Diæter for møder over 4 timer 400,00 kr. 800,00 kr. Hver den 1. januar forhøjes satserne med henholdsvis 5 og 10 kr. med start fra 1. januar 2015. Evt. erstatning for tabt arbejdsfortjeneste efter samme regler, som gælder for ordinære medlemmer. Befordringsgodtgørelse 3,73 kr. pr. km. Særligt vedr. stedfortrædere til udvalgsmøder Indtræder stedfortræderen i et udvalg, ydes en forholdsmæssig del af udvalgsvederlaget. Der gives som udgangspunkt et beløb svarende til en forholdsmæssig andel fra det tidspunkt hvor Ledelsessekretariatet har modtaget besked om at stedfortræder er indkaldt og indtil mødet er afviklet.

20 Bilag 2 - Oversigt over udvalg hvor der pt. er diæter for fremmøde Nedenstående er liste over de udvalg, hvor Frederikshavn Kommune yder diæter når der eksempelvis er fremmøde i det pågældende udvalg. Udgangspunktet er at der kun ydes diæter til ikke-byrådsmedlemmer, der varetager kommunale hverv, hvortil de er valgt eller udpeget af Byrådet. Der kan dog være lovpligtige diæter i særlige situationer. Såfremt der er spørgsmål til udbetaling af diæter, bedes der rettes kontakt til Ledelsessekretariatet. Beboerklagenævnet Beredskabsnævnet Bevillingsnævnet Bygningsforbedringsudvalget Folkeoplysningsudvalget Grundlisteudvalget Handicaprådet Hegnssynet Huslejenævnet Valgbestyrelsen Valgtilforordnede Ældrerådet Frederikshavn Byråd den 29. januar 2014.