Rejsende lønmodtagere 2014
2 Rejsende lønmodtagere Redaktion: Søren Erenbjerg, ser@pwc.dk og Lone Bak, lnb@pwc.dk Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 3 Indhold Reglerne om skattefri rejse- og... 4 Indledning... 4 rejse- og indledning... 6... 7 Kombination af godtgørelse og refusion efter regning... 10 Skattepligtige godtgørelser... 10 Hvem kan benytte reglerne om skattefri rejsegodtgørelse samt fradrag?...11 Satser kost og logi... 12 25 %-godtgørelse til småfornødenheder...14 Fradrag på medarbejderens...15 Differencefradrag... 15 Fradrag for dokumenterede udgifter... 15 Eksportmedarbejdere... 16 Fradragsmaksimering...17...18 Satser... 18 Erhvervsmæssig kørsel... 19 Medarbejdere med fri bil... 21... 22 Bogføringsbilag... 22 Indberetning... 23... 24 Forhøjet befordringsfradrag... 24 Befordringsfradrag Storebælt/Øresund... 24 Fri BroBizz Storebælt/Øresund... 25 Udstationerede medarbejdere... 26... 27 Kom i dialog med PwC... 28 Kontakt og sparringspartner... 29 Udstationerede medarbejdere
4 Rejsende lønmodtagere Reglerne om skattefri rejseog Rejsende lønmodtagere 2014 Indledning Denne publikation beskriver de regler om skattefri rejse- og, der er gældende fra den 1. januar 2014. Fra 1. januar 2014 er statens satser for skattefri godtgørelser for kost, småfornødenheder og logi igen blevet reguleret, efter at have været uændrede siden 2009. Satsen for logi er forhøjet fra 195 kr./døgn til 199 kr./døgn (2014), og satsen for kost og småfornødenheder er forhøjet fra 455 kr./24 timer til 464 kr./24 timer (2014). Samtidig er loftet for rejsefradrag hævet fra 25.000 kr. til 25.500 kr. Det er værd at bemærke, at satsen for skattefri kørselsgodtgørelse derimod er sat ned fra 3,82 kr./km til 3,73 kr./km (2014) ved erhvervsmæssig kørsel under 20.000 km årligt. Reglerne om skattefri rejse- og gælder for medarbejdere, som rejser i Danmark eller udlandet. Medarbejdere, som er udstationeret, kan ofte også anvende reglerne, ligesom dette kan være tilfældet for medarbejdere, der pendler over grænser. Reglerne om skattefri rejse- og kan umiddelbart virke simple, men reglerne stiller krav om mange konkrete vurderinger og er komplekse, idet flere regler ofte skal kombineres. Hertil kommer, at arbejdsgiveren skal kontrollere de faktiske forhold, samt om reglerne overholdes. Samtidig har SKAT anlagt en streng praksis i forhold til afgrænsningen af, hvornår en medarbejder kan anses for at være på rejse. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 5 Det har ført til en række sager, hvor skattemyndighederne har vurderet, at arbejdsgiveren ikke har overholdt reglerne. Det har den konsekvens, at store grupper af medarbejdere har fået genoptaget deres årsopgørelser for flere år og er blevet beskattet af godtgørelser, de troede var skattefri. Det er naturligvis belastende for samarbejdet mellem arbejdsgiver og medarbejdere, hvis dette sker. Derfor anbefaler vi, at din virksomhed sikrer, at I er på den rigtige side af reglerne. PwC rådgiver om en lang række forhold, som vedrører medarbejderforhold, herunder bl.a. løn, personalegoder, fleksibel løn, skat, personalejura, arbejds- og opholdstilladelser og social sikring. Rådgivningen omfatter etablering af politikker, forretningsplaner og administration. I forhold til lønadministration er et af vores rådgivningsområder en gennemgang af virksomhedens procedurer med henblik på at sikre, at regler for skattetræk og oplysningspligt er opfyldt. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at rette henvendelse til dine sædvanlige kontaktpersoner hos os eller Søren Erenbjerg (3945 3666, ser@pwc.dk) og Lone Bak (8932 5616, lnb@pwc.dk). Vi ønsker dig rigtig god fornøjelse med læsningen! Udstationerede medarbejdere
6 Rejsende lønmodtagere rejse- og indledning De udgifter, som en medarbejder påføres, når han er på rejse, kan bl.a. dækkes på følgende måder: Arbejdsgiveren kan udbetale en godtgørelse, der er skattefri, hvis beløbet ikke overstiger det beløb, der hvert år meddeles fra Skatterådet (statens satser). Da der er tale om en maksimumsats, kan arbejdsgiveren også vælge at udbetale godtgørelse med en mindre sats. Arbejdsgiveren kan vælge at dække medarbejderens udgifter efter regning (refusion). Faste tillæg til dækning af rejse- og befordringsudgifter, som er skattepligtige. På en rejse kan bruges en kombination af de ovenstående metoder. Man kan fx vælge, at arbejdsgiveren betaler logiudgiften efter regning, men udbetaler skattefri godtgørelse til kost. Medarbejderen kan i stedet foretage fradrag på sin, hvis arbejdsgiveren ikke udbetaler skattefri godtgørelse (eller udbetaler et lavere beløb end det maksimale skattefrie beløb) eller ikke dækker udgifterne efter regning. Ligeledes kan en medarbejder, der ikke har fået dækket sine udgifter efter regning eller modtaget skattefri godtgørelser, mod dokumentation foretage fradrag for de faktiske rejseudgifter. Fradraget indgår på n som et ligningsmæssigt fradrag, idet der er fradragsret for op til 25.500 kr. Fradragsbegrænsningen gælder, uanset om der er tale om fradrag for alle afholdte udgifter eller differencefradrag. Fradraget har i 2014 en skattemæssig værdi på ca. 30,6 %. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 7 Der gælder en række betingelser for, at rejse godtgørelse kan udbetales skattefrit. Er betingelserne ikke opfyldt, kan godtgørelse ikke udbetales skattefrit. Midlertidigt arbejdssted Der kan udbetales skattefri godtgørelse til en medarbejder, når denne er udsendt til at arbejde på et andet arbejdssted end det sædvanlige, og dette medfører, at medarbejderen på grund af selve arbejdsopgaven eller på grund af afstanden mellem bopæl og det midlertidige arbejdssted ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl. Der kan også være tale om midlertidig ansættelse på en ny arbejdsplads. Arbejdsstedet skal således være midlertidigt. En fast, tidsubegrænset ansættelse på et fast arbejdssted kan derfor ikke medføre udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse (der kan dog eventuelt blive tale om at udbetale skattefri de første 60 dage, jf. nedenfor). Det fremgår af SKATs tilkendegivelser, at et arbejdssteds karakter af midlertidigt ikke alene skal vurderes i forhold til den kontrakt, medarbejderen aktuelt er underlagt, men også i forhold til tidligere ansættelsesforhold. Det kan således påvirke midlertidigheden, hvis der er tale om forlængelse af en kontrakt, åremålsansatte, udenlandske medarbejderes tilbagevenden til et arbejdssted efter kort ophold i udlandet eller situationer med fast arbejde langt fra den sædvanlige bopæl. Et tidsbegrænset ansættelsesforhold vil efter SKATs praksis normalt altid være midlertidigt, hvis det er mindre end 12 måneder, hvorimod længere tidsbegrænsede ansættelser kræver en konkret vurdering. Rejsens varighed En rejse skal vare mindst 24 timer, før der kan udbetales skattefri rejsegodtgørelse. Udstationerede medarbejdere
8 Rejsende lønmodtagere Overnatning nødvendig Det er et krav, at der skal ske overnatning borte fra den normale bopæl. Samtidig skal denne overnatning enten være begrundet i selve arbejdsopgaven, eller i at det på grund af afstand mellem den sædvanlige bopæl og arbejdsstedet ikke er muligt at overnatte hjemme. Vedrørende den opgavemæssige begrundelse er det ikke tilstrækkeligt, at arbejdsgiveren instruerer medarbejderen om at overnatte nær det midlertidige arbejdssted. Det skal således være selve arbejdsopgavens karakter (fx en maskininstallør, der døgnet rundt skal være nær en nymonteret maskine i en indkøringsfase), der begrunder overnatningen. Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt afstanden mellem den sædvanlige bopæl og arbejdsstedet forhindrer overnatning i hjemmet, skal der foretages en konkret vurdering, hvor der bl.a. tages hensyn til arbejdsdagens længde, arbejdsopgavernes fysiske karakter, den forventede transporttid, den resterende hviletid og arbejdsgiverens instrukser. SKAT har anlagt en streng fortolkning af afstandsbegrebet, der bl.a. indebærer, at transporttider på op til fem timer dagligt ikke i sig selv udelukker, at man kan overnatte hjemme. Desuden har Højesteret fastslået, at man ved en afstand på 51 km mellem hjemmet og arbejdsstedet som udgangspunkt altid bør kunne overnatte hjemme. Samtidig er der forskel på, om der er tale om en rejse fra et fast arbejdssted til et midlertidigt arbejdssted, eller om der er tale om arbejde på et arbejdssted, der alene er midlertidigt på grund af en tidsbegrænset ansættelseskontrakt. I sidstnævnte situation vil SKAT som udgangspunkt altid lægge vægt på transporttiden i bil, selv om medarbejderen eventuelt kun kan transportere sig via offentlig transport. Der kan dog ikke stilles overordnede retningslinjer op for vurderingen, og Skatte rådet har fastslået, at arbejdsgiveren skal foretage en konkret vurdering ved hver enkelt rejse, og for hver enkelt medarbejder. Begrænsninger for kostgodtgørelse Der kan maksimalt udbetales skattefri rejsegodtgørelse til kost og småfornødenheder i op til 12 måneder pr. arbejdssted. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 9 Der påbegyndes en ny 12 måneders periode ved skift af arbejdssted. Er der tale om et ophold på mere end 12 måneder på et midlertidigt arbejdssted, må arbejdsgiveren som udgangspunkt dække udgifterne efter regning fra starten af den 13. måned. Det er en betingelse for at begynde en ny 12 måneders periode, at medarbejderen har arbejdet i en sammenhængende periode på mindst 40 arbejdsdage et andet sted siden det seneste ophold på arbejdsstedet. Samtidig bør man være opmærksom på, at et skifte af arbejdsgiver eller projekt på det samme geografiske arbejdssted ikke medfører arbejdsstedsskifte. Arbejdsstedet anses kun for skiftet, hvis der skiftes til en ny, midlertidig arbejdsplads, som ligger mindst 8 km ad normal transportvej fra den tidligere, midlertidige arbejdsplads. Projekter, der løbende flytter sig over længere strækninger end 8 km, fx motorvejsbyggerier og lignende, er dog altid et skiftende arbejdssted. Udstationerede medarbejdere
10 Rejsende lønmodtagere Skatterådets satser må ikke overstiges Skatterådets maksimumsatser for skattefri godtgørelser må ikke overstiges. Se nedenfor om skattepligtige godtgørelser. Kombination af godtgørelse og refusion efter regning Der kan ikke udbetales skattefri godtgørelse til kost, hvis medarbejderen helt eller delvist har fået dækket sine udgifter til kost efter regning. Der kan således ikke skiftes princip inden for samme rejse. Dog kan der altid ske refusion af faktiske udgifter (efter 12 måneder), selvom der for de første 12 måneder er udbetalt skattefri godtgørelse for kost. Bemærk dog reglen om udbetaling af 25 %-godtgørelse. Der kan ikke udbetales skattefri godtgørelse til overnatning, hvis udgiften er dækket efter regning, eller hvis arbejdsgiveren stiller fri logi til rådighed. Hvis morgenmaden er inkluderet i logiudgifter, som typisk vil være tilfældet på hotel, og hotelregningen betales af arbejdsgiveren efter regning, anses morgenmaden ikke for dækket efter regning, men som fri kost med deraf følgende reduktion med 15 % af den sats, der kan udbetales skattefrit til kost. Skattepligtige godtgørelser Opfyldes betingelserne ovenfor ikke, skal godtgørelserne beskattes som anden A-indkomst. Hvis der udbetales en rejsegodtgørelse, der er højere end det maksimale skattefri beløb, skal der senest ved den endelige rejseopgørelse og -afregning beregnes A-skat og AM-bidrag af det overskydende beløb, dvs. udbetalingen deles løbende op i en skattefri og skattepligtig del. I modsat fald anses hele det udbetalte beløb for skattepligtigt, og den ansatte er henvist til at foretage fradrag på sin i stedet. Der må ikke ske modregning af de skattefri godtgørelser i bruttolønnen. Det skal forstås på den måde, at bruttolønnen ikke løbende kan reguleres afhængigt af størrelsen på de skattefri godtgørelser, så arbejdsgiverens totale lønudgifter holdes konstante. Kompenserer medarbejderen sin arbejdsgiver via lønnedgang, bruttolønsaftale eller løntilbageholdenhed mod at få udbetalt rejsegodtgørelse, er rejsegodtgørelsen skattepligtig. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 11 Se senere i publikationen under afsnittet angående kontrolforpligtelsen. Hvem kan benytte reglerne om skattefri rejsegodtgørelse samt fradrag? Både danske og udenlandske arbejdsgivere kan udbetale skattefri rejsegodtgørelse for kost og småfornødenheder samt for logi til medarbejdere, der er skattepligtige til Danmark. Selvstændige erhvervsdrivende kan ved rejse i Danmark og udlandet vælge at foretage fradrag for udgifter til kost og småfornødenheder samt logi med de gældende satser i stedet for med de faktiske udgifter. Honorarmodtagere, som får honorarer, der er B-indkomst, kan ikke få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse eller foretage rejsefradrag. De kan i stedet trække deres dokumenterede udgifter på erhvervsmæssige rejser fra. Faktiske omkostninger til logi kan dog dækkes som udlæg efter regning (i så fald kan der ikke tages fradrag). Medlemmer af eller medhjælpere for bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og lignende, som er ulønnede eller får vederlag i form af A-indkomst, kan få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse for kost og logi med standardsatserne efter samme regler som for lønmodtagere eller få refunderet rejseudgifter efter regning. Fradragsreglerne kan dog kun anvendes af lønnede medhjælpere for bestyrelser mv. (A-indkomst): Fradrag for småfornødenheder med 25 % af standardsatsen for kostudgifter Standardfradrag, såfremt standardsatsen ikke er udbetalt eller udbetalt med et lavere beløb Fradrag for dokumenterede udgifter. Der gælder særregler for turistchauffører. Ingen af de regler, der omtales i denne publikation, kan anvendes af medarbejdere, der kan anvende lov om beskatning af søfolk 3 eller 5 (DIS-ordningen). Udstationerede medarbejdere
12 Rejsende lønmodtagere Reglerne kan heller ikke anvendes af medarbejdere, der modtager ydelser efter ligningslovens 7, nr. 15 (ansatte, der er udsendt af den danske stat) eller 31, stk. 4 (ansatte under uddannelse mv., som er omfattet af andre, tilsvarende regler), og reglerne kan ikke anvendes af medarbejdere, som er registreret som erhvervsfiskere, og som har valgt at tage fradrag efter ligningslovens 9 G ved fangstture i det pågældende indkomstår. Medarbejdere, der medvirker til transport af varer eller personer, gør tjeneste ombord på skibe og fiskefartøjer, arbejder på luftfartøjer eller i fartøjer og andre installationer, der benyttes til efterforskning og udnyttelse af naturforekomster, kan ikke få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse til logi. Satser kost og logi (2014) Ved rejser i Danmark og udlandet kan der udbetales følgende satser, når ovenfor nævnte generelle betingelser er opfyldt: Logi Kost 199 kr. pr. døgn 464 kr. pr. døgn og 1/24 af satsen pr. påbegyndt time for tilsluttende rejsedag Eksempel: Rejsen påbegyndes dag 1 kl. 8:00 og afsluttes dag 3 kl. 16:00. Udgift til kost dækkes ved udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse på i alt 1.082,64 kr. Beløbet er opgjort således: Dag 1, kl. 8:00 dag 2, kl. 8:00: Dag 2, kl. 8:00 dag 3, kl. 8:00: Dag 3, kl. 8:00 dag 3, kl. 16:00 (8 timer a 19,33 kr.): Udbetaling 464,00 kr. 464,00 kr. 154,64 kr. 1.082,64 kr. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 13 Fri kost reduktion Hvis medarbejderen modtager fri kost fra arbejdsgiveren, reduceres den skattefri godtgørelse. Reduktionen er afhængig af, om den fri kost er morgenmad, frokost eller middag og opgøres som en procentdel af den skattefri godtgørelse: Fri morgenmad: 15 % (69,60 kr.) Fri frokost: 30 % (139,20 kr.) Fri middag: 30 % (139,20 kr.) Eksempel: Hvis medarbejderen får fri morgenmad, frokost og middag, reduceres den skattefri godtgørelse med i alt 75 %: Rejsen påbegyndes dag 1 kl. 8:00 og afsluttes dag 3 kl. 16:00. Kostudgift dækkes ved udbetaling af en skattefri rejsegodtgørelse på i alt 1.082,64 kr., der skal reduceres med 835,20 kr. Beløbet er opgjort således: Dag 1, kl. 8:00 dag 2, kl. 8:00: 464,00 kr. Dag 2, kl. 8:00 dag 3, kl. 8:00: 464,00 kr. Dag 3, kl. 8:00 dag 3, kl. 16:00 (8 timer a 19,33 kr.): 154,64 kr. Reduktion: Dag 1 60 %, 278,40 kr. Dag 2 75 %, 348,00 kr. Dag 3 45 %, 208,80 kr. -835,20 kr. Udbetaling 247,44 kr. Udstationerede medarbejdere
14 Rejsende lønmodtagere 25 %-godtgørelse til småfornødenheder Når medarbejderen er på rejse i Danmark eller udlandet, kan arbejdsgiveren vælge helt eller delvist at dække medarbejderens udgifter til kost efter regning. Arbejdsgiveren kan samtidig vælge at udbetale en skattefri godtgørelse på op til 25 % af satsen for kost. Denne godtgørelse til småfornødenheder dækker omkostninger til en avis, en kop kaffe, telefoni, lokal transport og lignende. 25 %-godtgørelse beregnes for den samlede rejse således også for påbegyndte timer på tilsluttede rejsedage. For et fuldt døgn er beløbet således 116 kr. (464 kr. * 25 %). Hvis arbejdsgiveren har afholdt medarbejderens rejseudgifter til kost efter regning eller givet medarbejderen fri kost, kan medarbejderen foretage fradrag med 25 % af kostsatsen. Hvis arbejdsgiveren har udbetalt en godtgørelse på mindre end 25 % af kostsatsen, kan medarbejderen foretage fradrag for differencen op til 25 %. Uanset at medarbejderen modtager fri kost på rejsen (se ovenfor), kan arbejdsgiveren udbetale 25 %-godtgørelsen. Eksempel: Rejsen påbegyndes dag 1 kl. 8:00 og afsluttes dag 3 kl. 16:00. Medarbejderen får fri kost og udbetales en skattefri rejsegodtgørelse på i alt 270,66 kr. Beløbet er opgjort således Dag 1, kl. 8:00 dag 2, kl. 8:00: 464,00 kr. x 25 % = 116,00 kr. Dag 2, kl. 8:00 dag 3, kl. 8:00: 464,00 kr. x 25 % = 116,00 kr. Dag 3, kl. 8:00 dag 3, kl. 16:00 (8 timer a 19,33 kr.): 154,64 kr. x 25 % = 38,66 kr. Udbetaling = 270,66 kr. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Fradrag på medarbejderens Rejsende lønmodtagere 15 Differencefradrag Når betingelserne for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse er opfyldt, har medarbejderen uden dokumentation for den faktiske udgift mulighed for at foretage fradrag på sin danske. Det er en betingelse, at arbejds giveren enten ikke har udbetalt en godtgørelse, eller har udbetalt en godtgørelse med et lavere beløb end maksimumsatserne. Medarbejderen kan fratrække differencen mellem det fulde fradrag og den godtgørelse, som arbejdsgiveren eventuelt har udbetalt som et ligningsmæssigt fradrag. Eksempel: Arbejdsgiveren udbetaler en skattefri rejsegodtgørelse for 80 dage med i alt 16.000 kr., svarende til 200 kr. pr. dag. Medarbejderen kan på n foretage fradrag med i alt 25.500 kr., som er opgjort således: Fradrag for kost, 80 rejsedage a 464 kr. 37.120 kr. Fradrag for logi, 80 rejsedage a 199 kr. 15.920 kr. 53.040 kr. arbejdsgivers udbetaling, 80 rejsedage a 200 kr. -16.000 kr. Fradrag i alt Fradrag dog maksimeret til 37.040 kr. 25.500 kr. Medarbejderen kan dog ikke foretage differencefradrag, hvis arbejdsgiveren har dækket udgifterne efter regning, eller hvis den ansatte har haft fri kost/logi. Medarbejderen kan i stedet foretage 25 %-fradrag. Fradrag for dokumenterede udgifter Når betingelserne for udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse er opfyldt, har medarbejderen også mulighed for at vælge at foretage fradrag på sin danske for de faktiske, dokumenterede udgifter. Hvis arbejdsgiveren har udbetalt en skattefri godtgørelse, kan medarbejderen foretage fradrag for differencen mellem de faktiske udgifter og den udbetalte godtgørelse. Udstationerede medarbejdere
16 Rejsende lønmodtagere Der gælder en fradragsbegrænsning på 25.500 kr. Fradraget har i 2014 en skattemæssig værdi på ca. 30,6 %. Eksempel: Arbejdsgiveren udbetaler en skattefri rejsegodtgørelse for 100 dage med i alt 20.000 kr., svarende til 200 kr. pr. dag. Medarbejderen har afholdt udgifter på 500 kr. pr. døgn. Medarbejderen kan på n foretage fradrag med i alt 25.500 kr., som er opgjort således: Fradrag for kost og logi, 100 rejsedage a kr. 500 50.000 kr. - arbejdsgivers udbetaling, 100 rejsedage a kr. 200-20.000 kr. Fradrag i alt Fradrag dog maksimeret til 30.000 kr. 25.500 kr. Eksportmedarbejdere En medarbejder, som udfører arbejde i udlandet for en dansk arbejdsgiver med henblik på salg til udlandet eller med henblik på at opfylde aftaler vedrørende arbejdsgiverens varer eller tjenesteydelser, kan anses som en eksportmedarbejder. Ved vurderingen af, om medarbejderen kan anses som en eksportmedarbejder, tages der hensyn til medarbejderens væsentlige funktion i virksomheden. Det betyder, at medarbejderen kan have flere funktioner, men at den væsentligste funktion skal være som eksportmedarbejder. Det er et vigtigt kriterium, at tilknytningen til Danmark bevares, således at der enten er tale om eksport af danske varer eller arbejde vedrørende varer, som er fremstillet i udlandet ved udsendt dansk arbejdskraft. Det kan fx være opførelse af bygninger i udlandet ved dansk arbejdskraft. En eksportmedarbejder, der har haft et uafbrudt ophold i udlandet på to måneder, eller som har haft ophold i udlandet af en sammenlagt varighed på mindst 100 døgn i kalenderåret, kan uden dokumentation for de faktiske udgifter fratrække nedenstående beløb. Ved opgørelsen af antal dage tæller feriedage i udlandet ikke med. Hvert enkelt ophold i udlandet skal vare mindst 24 timer for at tælle med som et døgn. Til gengæld tæller efterfølgende brudte døgn som et helt døgn. Satserne for fradrag er: Arbejde udført i Vesteuropa (*): Arbejde udført uden for Vesteuropa: 55 kr. pr. påbegyndt døgn 140 kr. pr. påbegyndt døgn (*) Ved Vesteuropa forstås Finland, Tyskland, Østrig, Italien og de vest herfor liggende lande samt Grækenland, Færøerne, Grønland og Island. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 17 Det er et krav for at få eksportmedarbejderfradrag, at arbejdsgiver udarbejder en erklæring om karakteren af udlandsarbejdet, opholdenes varighed og lønindkomsten under opholdet i udlandet. Det er vigtigt, at erklæringen indsendes til SKAT inden sfristens udløb, da medarbejderen ikke har mulighed for at få genoptaget sin skatteansættelse på grundlag af en senere erklæring fra arbejdsgiver. Medarbejderen kan foretage fradrag, selvom arbejdsgiveren har udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, eller medarbejderen har foretaget difference fradrag. Fradraget indgår på n som et ligningsmæssigt fradrag og er omfattet af bundgrænsen på 5.600 kr. Fradraget har en skattemæssig værdi på ca. 30,6 %. Fradragsmaksimering Vedrørende udenlandsk indkomst kan der maksimalt fradrages udgifter, som svarer til den udenlandske indtægt, som medregnes på en dansk. Desuden gælder der en fradragsbegrænsning på 25.500 kr. (se nærmere ovenfor). Eksportmedarbejderfradraget er ikke omfattet af fradragsmaksimeringen. Udstationerede medarbejdere
18 Rejsende lønmodtagere Satser Ved benyttelse af egen bil eller motorcykel til erhvervsmæssig kørsel i Danmark eller i udlandet kan arbejdsgiveren udbetale en godtgørelse, der er skattefri, hvis den ikke overstiger følgende satser: Kørsel til og med 20.000 km årligt: Kørsel over 20.000 km årligt: 3,73 kr. pr. km 2,10 kr. pr. km For kørsel på cykel, knallert eller EU-knallert, er satsen 0,51 kr. pr. km. Grænsen på 20.000 km gælder kun for den enkelte arbejdsgiver. Har man to arbejdsgivere, behøver man således ikke at oplyse, hvor meget til den høje sats, der er udbetalt hos den anden arbejdsgiver. Hvis der udbetales en godtgørelse, der er højere end det maksimale skattefri beløb, skal der senest ved den endelige rejseopgørelse og -afregning beregnes A-skat og AM-bidrag af det overskydende beløb. I modsat fald anses hele det udbetalte beløb for skattepligtigt, og den ansatte er henvist til at foretage fradrag på sin efter reglerne om almindeligt befordringsfradrag i stedet. Hvis arbejdsgiveren ikke udbetaler skattefri godtgørelse for erhvervsmæssig kørsel, er medarbejderen kun berettiget til at tage fradrag med de satser, der gælder for befordring mellem hjem og arbejde. Der gælder dog særlige regler for medarbejdere med salgsopsøgende arbejde for flere arbejdsgivere samt kunstnere og foredragsholdere. Der må ikke ske modregning af i bruttolønnen. Det skal forstås på den måde, at bruttolønnen ikke løbende kan reguleres afhængigt af størrelsen på de skattefrie godtgørelser, så arbejdsgiverens totale lønudgifter holdes konstante. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 19 Kompenserer medarbejderen sin arbejdsgiver via lønnedgang, bruttolønsaftale eller løntilbageholdenhed mod at få udbetalt kørselsgodtgørelse, er kørselsgodtgørelsen skattepligtig. Kørselstilskud er skattepligtige. Arbejdsgiveren kan ikke udbetale fast månedlig eller årlig skattefri. Der kan dog udbetales acontobeløb efter forventet omfang af den erhvervsmæssige kørsel, hvis der foretages en endelig opgørelse og afregning ved udgangen af måneden, der følger efter den måned, hvor den erhvervsmæssige kørsel har fundet sted. Erhvervsmæssig kørsel Erhvervsmæssig kørsel er defineret som følgende: 1. Befordring mellem sædvanlig bopæl og en arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for de foregående 12 måneder (60-dages-reglen) 2. Befordring mellem arbejdspladser for den samme arbejdsgiver 3. Befordring inden for samme arbejdsplads, fx en lufthavn eller et skovområde. Det er arbejdsgiverens pligt at kontrollere, om medarbejderen er berettiget til at modtage skattefri. Det er også arbejdsgiveren, der skal kontrollere, at de anvendte satser er korrekte, og dokumentere, at den nødvendige kontrol er udført, jf. afsnittet om. Hvis det ikke kan dokumenteres, at betingelserne for skattefriheden af godtgørelsen er opfyldt, skal godtgørelsen medregnes til den skattepligtige indkomst. Ved uberettiget udbetaling af skattefri godtgørelser kan arbejdsgiveren blive pålagt en solidarisk hæftelse for den manglende indeholdte A-skat og AM-bidrag. Der er sjældent problemer med forståelsen af erhvervsmæssig kørsel under punkt 2 og 3. Derimod kan 60-dages-reglen være vanskelig at administrere. 60-dages-regel Perioden på 60 dage gælder for befordring direkte mellem bopæl og arbejdsplads. Køres der således fra bopælen og til konstant skiftende arbejdssteder og ikke til samme arbejdsplads i mere end 60 dage, er befordringen altid erhvervsmæssig og uanset transportform til arbejdspladsen. Udstationerede medarbejdere
20 Rejsende lønmodtagere De 60 dage på en arbejdsplads kan ligge i forlængelse af hinanden eller spredt. Det afgørende er, om arbejdet på den enkelte arbejdsplads strækker sig ud over 60 arbejdsdage. I perioden på 60 arbejdsdage medregnes enhver arbejdsdag uanset længde og uanset den valgte transportform til arbejdspladsen. Perioden afbrydes alene ved, at der er forløbet 60 på hinanden følgende arbejdsdage, siden man sidst har kørt mellem bopælen og den pågældende arbejdsplads. Har man ikke været på en bestemt arbejdsplads som dagens første eller sidste arbejdsplads i 60 arbejdsdage i træk, påbegyndes en ny 60-dages-periode. Weekends, ferier, fridage og perioder med sygdomsfravær tælles ikke med. 60-dages-reglen er begrænset til de forudgående 12 måneder. De arbejdspladser, der hørte til for 12 måneder siden, bliver ikke talt med. Det betyder, at 60- dages-reglen ruller fremad i tiden. Gammel kørsel, hvilket vil sige kørsel, der ligger mere end 12 måneder tilbage i tiden, bliver altså ikke talt med. Overstiger kørslen til samme arbejdsplads 60 dage inden for de forudgående 12 måneder er kørslen privat fra dag nr. 61. kørselsgodtgørelse for kørsel til/fra dette arbejdssted kan først udbetales igen, når 60-dages-reglen er afbrudt, dvs. der er forløbet 60 på hinanden følgende arbejdsdage, siden medarbejderen sidst kørte mellem hjemmet og den pågældende arbejdsplads. Har medarbejderen et kørselsmønster, der indebærer kørsel til så mange forskellige arbejdspladser, at det ikke er sandsynligt, at der køres mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i mere end 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder, antages det uden videre, at kørslen er erhvervsmæssig. Det betyder, at der i disse situationer, hvor medarbejderen har et særligt kørselsmønster, gælder en formodning om, at kørslen er i overensstemmelse med 60-dages-reglen. SKAT vil med fremadrettet virkning i op til 12 måneder kunne give den pågældende pålæg om ved kørselsregnskab at dokumentere, at der er tale om erhvervsmæssig kørsel i overensstemmelse med 60-dages-reglen. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 21 Eksempel flere arbejdspladser pr. dag: En medarbejder kører fra bopælen til arbejdsplads A. Herfra kører medarbejderen videre til arbejdsplads B og derfra videre til arbejdsplads C. Fra arbejdsplads C kører medarbejderen hjem. Dette foregår i 70 arbejdsdage. Der kan i eksemplet udbetales skattefri godtgørelse for hele kørslen i de første 60 dage. Fra den 61. dag er kørslen mellem bopæl og arbejdsplads A og hjem igen fra arbejdsplads C privat. Der kan kun udbetales skattefri godtgørelse for kørsel mellem arbejdspladser, dvs. fra A til B og fra B til C. Eksempel en arbejdsplads pr. dag: Der køres til de forskellige arbejdspladser efter følgende mønster: Dag 1-60 (60 dage) Hjem A hjem Dag 61-80 (20 dage) Hjem B hjem Dag 81-110 (30 dage) Hjem C hjem Dag 111-170 (60 dage) Hjem A hjem Kørslen til A (dag 1-60), B og C er erhvervsmæssig. Idet der ikke er forløbet 60 arbejdsdage (men kun 50 arbejdsdage), da arbejdet på A genoptages, er kørslen hertil i dag 111-170 ikke erhvervsmæssig. Medarbejdere med fri bil Der kan ikke udbetales skattefri, hvis medarbejderen har fri bil. Der gælder dog særlige regler i det tilfælde, hvor en medarbejder har fri bil og flere arbejdsgivere. Udstationerede medarbejdere
22 Rejsende lønmodtagere Det er arbejdsgiverens pligt at kontrollere, om medarbejderen er berettiget til at modtage skattefri rejse- og. Det er også arbejdsgiveren, der skal kontrollere, at de anvendte satser er korrekte. Det er vigtigt, at arbejdsgiver kan dokumentere den førte kontrol, og at dokumentationen herfor gemmes. Hvis det ikke kan dokumenteres, at en godtgørelse er skattefri, skal den med regnes til den skattepligtige indkomst. Ved uberettiget udbetaling af skattefrie godtgørelser kan arbejdsgiveren blive pålagt en solidarisk hæftelse for den manglende indeholdte A-skat og AM-bidrag. godtgørelse skal i bogholderiet specificeres for hver enkelt modtager. Bogføringsbilag Rejsegodtgørelse Ved udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse skal der udfyldes et bogføringsbilag, der gør det muligt at føre kontrol med, om reglerne for udbetaling af den skattefri godtgørelse er overholdt. Bilaget skal indeholde følgende information: 1. Medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer 2. Rejsens erhvervsmæssige formål 3. Rejsens start- og sluttidspunkt 4. Rejsens mål med eventuelle delmål (geografiske) 5. De satser, der er anvendt til beregning af skattefri godtgørelse 6. Beregningen af godtgørelsen. Arbejdsgiver skal særligt kontrollere antallet af erhvervsmæssige rejsedage. Befordringsgodtgørelse Ved udbetaling af skattefri skal der ligeledes udfyldes et bogføringsbilag, der gør det muligt at føre kontrol med, om reglerne for udbetaling af den skattefrie godtgørelse er overholdt. Bilaget skal indeholde følgende information: Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 23 1. Medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer 2. Kørslens erhvervsmæssige formål 3. Dato for kørslen 4. Kørslens mål med eventuelle delmål (geografiske) 5. Angivelse af antal kørte kilometer 6. De satser, der er anvendt til beregning af skattefri godtgørelse 7. Beregningen af godtgørelsen. Hvis der kan opstå tvivl om, hvilken bil medarbejderen har anvendt, bør bilens registreringsnummer også angives. Arbejdsgiver skal særligt kontrollere antallet af kørte erhvervsmæssige kilometer. Det er vigtigt, at alle oplysninger er angivet på bogføringsbilaget. Især bør man være omhyggelig med at få alle eventuelle delmål (med formålsangivelse) ført ind. Praksis viser, at selv mindre fejl kan indebære skattepligt af godtgørelser, idet det tages som udtryk for, at der ikke er udført den fornødne kontrol. Dette gør sig særligt gældende i mindre virksomheder, hvor modtageren af godtgørelserne også er den, der skal kontrollere bilagene. Indberetning godtgørelser efter Skatterådets satser er omfattet af den elektroniske indberetningspligt for arbejdsgiveren og skal specificeres for hver enkelt medarbejder. Udstationerede medarbejdere
24 Rejsende lønmodtagere Hvis der ikke udbetales skattefri for erhvervsmæssig kørsel til en medarbejder, kan der kun tages det sædvanlige ligningsmæssige fradrag med den sats, der gælder for befordring mellem hjem og arbejde. I 2014 er satserne: 0-24 km: 0 kr. 25-120 km: 2,10 kr. pr. km. Over 120 km: 1,05 kr. pr. km. Over 120 km i visse udkantskommuner: 2,10 kr. pr. km. Forhøjet befordringsfradrag Pendlere i udkantskommuner kan tage fradrag med den høje sats, dvs. med 2,10 kr., også ved kørsel over 120 km. Reglen omfatter skattepligtige, som pendler mere end 120 km dagligt for at komme til og fra arbejde, og som har sædvanlig bopæl i en af følgende kommuner: Bornholm, Brønderslev, Frederikshavn, Faaborg-Midtfyn, Guldborgsund, Hjørring, Langeland, Lolland, Læsø, Morsø, Norddjurs, Samsø, Svendborg, Tønder, Vesthimmerland og Ærø. Hvis medarbejderen inden udgangen af 2018 har opnået ret til forhøjet befordringsfradrag, kan medarbejderen benytte fradraget i syv år. De syv år skal regnes fra det tidspunkt, hvor medarbejderen første gang har opnået ret til at foretage fradrag efter bestemmelserne om forhøjet befordringsfradrag. For de, der har været omfattet af den hidtidige ordning om forhøjet befordringsfradrag for 2004-2006, er der fastsat særlige regler. Befordringsfradrag Storebælt/Øresund Pendlere, som under kørsel mellem hjem og arbejde benytter Storebæltsbroen, kan tage fradrag herfor. Fradraget for benyttelsen kan foretages med 90 kr. pr. passage ved benyttelse af bil og med 15 kr. pr. passage for brugere af kollektiv trafik. Det er et krav, at medarbejderen kan dokumentere udgifter til benyttelse af Storebæltsforbindelsen. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 25 Ved kørsel over Øresundsbroen kan der tages fradrag for benyttelsen med 50 kr. pr. passage ved benyttelsen af bil eller motorcykel og med 8 kr. pr. passage for brugere af kollektiv trafik. Fri BroBizz Storebælt/Øresund Pendlere, som har kørsel over Storebæltsbroen eller Øresundsbroen mellem hjem og arbejde, har mulighed for at få stillet en fri BroBizz til rådighed uden beskatning i Danmark. BroBizzen må kun anvendes for transport mellem hjem og arbejde. Såfremt medarbejderen får stillet en fri BroBizz til rådighed, kan medarbejderen ikke tage fradrag for bropassagen over Storebæltsbroen og Øresundsbroen, hvis skattefriheden skal fastholdes. Medarbejderen har fortsat mulighed for at tage det almindelige befordringsfradrag for afstanden mellem hjemmet og arbejdspladsen, når der anvendes eget/offentligt transportmiddel. Udstationerede medarbejdere
26 Rejsende lønmodtagere Udstationerede medarbejdere En medarbejder, der midlertidigt sendes til udlandet eller udstationeres til Danmark for at arbejde i en kortere eller længere periode, vil typisk blive anset for at være på rejse eller for at være udstationeret for sin arbejdsgiver. Hvornår medarbejderen anses for at være på rejse eller udstationeret kan fx være formuleret i arbejdsgiverens rejse- eller udstationeringspolitik. En rejse kan være defineret som arbejde i udlandet i op til 12 måneder, og en udstationering kan være defineret som arbejde i udlandet for mellem 1-3 år. Når arbejdsgiveren har defineret rejse og udstationering, kan det ofte hænge sammen med den lønpakke, som arbejdsgiveren tilbyder sin medarbejder. En del af lønpakken kan bestå af en godtgørelse for medarbejderens omkostninger til logi. Ved en rejse kan der fx være en politik om, at der udbetales skattefri godtgørelse vedrørende logi, og ved en udstationering stilles der en fri bolig til rådighed for medarbejderen. Hvorvidt det skattemæssigt er en fordel at udbetale skattefri rejsegodtgørelse vedrørende logi eller stille en fri bolig til rådighed afhænger af, om medarbejderen er skattepligtig i udlandet og det aktuelle lands regler for beskatning af rejsegodtgørelse og fri bolig. Dette bør undersøges i hver enkelt situation. Hvordan arbejdsgiveren vælger at definere begreberne rejse og udstationering har ingen betydning for de muligheder, som arbejdsgiveren har for at udbetale skattefri rejsegodtgørelse. Arbejdsgiveren skal derfor altid sikre sig, at medarbejderen også i skattemæssig henseende kan anses for at være på rejse og opfylder de generelle betingelser herfor. Hvis medarbejderen arbejder i udlandet for en periode på fx to år, gælder de generelle regler om, at der kun kan udbetales skattefri rejsegodtgørelse for kost for 12 måneder. Rejsen kan dog afbrydes, hvorefter en ny 12 måneders periode begynder, jf. ovenfor. Når medarbejderen er udsendt til midlertidigt arbejde i udlandet, kan der udbetales skattefri i indtil 60 arbejdsdage for kørsel mellem hjemmet og arbejdspladsen. Bor medarbejderen ikke på pladsen, medregnes alle dage i udlandet ved tællingen af de 60 dage og ikke kun de dage, hvor der køres til og fra hjemmet. Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 27 En grænsependler er kendetegnet ved, at medarbejderen hver dag rejser ud for at arbejde i et andet land og hver dag rejser tilbage til Danmark. En grænsependler kan også være en medarbejder, der arbejder alle hverdage i et andet land, og hver weekend rejser tilbage til Danmark. De ovenstående regler gælder også for disse medarbejdere, idet reglernes anvendelse er uafhængig af, om arbejdet foregår i Danmark eller i udlandet. En grænsependler, som hver dag rejser ud for at arbejde i et andet land og hver dag rejser tilbage til Danmark, har derfor ikke mulighed for at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, da rejsen varer i mindre end 24 timer, og medarbejderen overnatter på sin sædvanlige bopæl i Danmark. Derimod kan en grænsependler, som arbejder alle hverdage i et andet land og hver weekend rejser tilbage til Danmark, få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, når betingelserne for at være på rejse i øvrigt er opfyldt. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på, at der skal være tale om et midlertidigt arbejde. Se nærmere om de generelle betingelser for skattefri rejsegodtgørelse på side 7 og følgende sider. Når medarbejderen er udsendt til midlertidigt arbejde i udlandet, kan der udbetales skattefri i indtil 60 arbejdsdage for kørsel mellem hjemmet og arbejdspladsen. Bor medarbejderen ikke på pladsen, medregnes alle dage i udlandet ved tællingen af de 60 dage og ikke kun de dage, hvor der køres til og fra hjemmet. Udstationerede medarbejdere
28 Rejsende lønmodtagere Kom i dialog med PwC PwC tilbyder på forskellig vis nyhedsformidling, undervisning og adgang til at deltage i netværk, som fx: PwC Dialog På www.pwc.dk kan du tilmelde dig: De nyheder, som du ønsker at modtage Erfa-grupper Kurser Konferencer, seminarer, workshops og andre begivenheder. Erfa-grupper For at styrke opbygningen af netværk og udveksling af erfaringer har vi erfa-grupper for: Udstationeringschefer/-specialister Compensation og benefit managers/specialister. PwC Academy PwC Academy er kurser og certificering inden for specifikke fagområder, og PwC tilbyder bl.a. kurser med følgende temaer: Udstationering til/fra Danmark også for offentligt ansatte Arbejde på tværs af landegrænser Løn og anden kompensation/beskatning af personalegoder Pendlere i Øresundsregionen Personalejura/HR-jura i praksis Til forsiden Fradrag på medarbejderens
Rejsende lønmodtagere 29 Kontakt og sparringspartner Vi vil meget gerne tale med dig og høre dine eventuelle kommentarer og spørgsmål. Vi deltager også gerne i et uforpligtende møde. Du er velkommen til at kontakte: Søren Erenbjerg Director Telefon: 3945 3666 E-mail: ser@pwc.dk Lone Bak Senior manager Telefon: 8932 5616 E-mail: lnb@pwc.dk Modtag vores nyhedsbrev Dialog Tilmeld Udstationerede medarbejdere