Uddybning af Norddjurs Kommunes retningslinjer om kørselsgodtgørelse HR-afdelingen forår udgave

Transkript

1 Uddybning af Norddjurs Kommunes retningslinjer om kørselsgodtgørelse HR-afdelingen forår udgave 1

2 Baggrund Norddjurs Kommunes retningslinjer om kørselsgodtgørelse findes i personalepolitikken side Dette oplæg er lavet for at uddybe retningslinjerne ved brug af eksempler på kørsel. Dette skyldes, at HR-afdelingen er blevet opmærksom på, at ikke alle institutioner udbetaler kørselsgodtgørelse efter Norddjurs Kommunes retningslinjer. 2

3 Definitioner Kørselsgodtgørelse Den godtgørelse Norddjurs Kommune som arbejdsgiver betaler til medarbejderne i forbindelse med en tjenesterejse. Godtgørelsen kan udbetales som skattefri eller som skattepligtig. 3

4 Definitioner Befordringsfradrag Det ligningsmæssige fradrag medarbejderen kan få hos SKAT vedr. kørslen mellem bopælen og det faste tjenestested. Der er dog ikke fradrag for de først 24 km af befordringen. I denne uddybning er befordringsfradraget angivet med rødt, både de steder hvor medarbejderen er berettiget til fradrag og de steder hvor medarbejderen ikke er berettiget til fradrag. 4

5 Definitioner Fast tjenestested Alle medarbejdere har ét fast tjenestested. Det er det sted, hvor medarbejderen møder ind hver dag for at varetage sit almindelige arbejde. Dette sted er omdrejningspunktet for alle beregninger omkring kørselsgodtgørelse og befordringsfradrag. Midlertidig arbejdsplads Man kan som medarbejder have flere midlertidige arbejdspladser. Det vil være alle de steder hvor medarbejderen kører hen og arbejder for Norddjurs Kommune, eksempelvis til møder, kurser mv. 5

6 Formål Retningslinjernes formål Retningslinjerne har til formål at godtgøre de merudgifter, som en medarbejder påføres i forbindelse med tjenesterejser. Det skal tilstræbes, at medarbejderen ud fra en samlet vurdering, hverken tjener på tjenesterejsen eller får merudgifter i den anledning. 6

7 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Anvendelse af eget køretøj Korrekt udfyldelse af køreseddel Overholdelse af 60 dages-reglen 7

8 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Anvendelse af eget køretøj Der er i dette oplæg taget udgangspunkt i kørsel i bil, men reglerne er de samme uanset om man kører i bil, på motorcykel, på knallert eller på cykel. Forskellen er alene taksten der udbetales efter. Kontakt HR-afdelingen hvis der er spørgsmål vedr. dette. Kørslen skal ske i medarbejderens eget køretøj. Som eget køretøj anses også ægtefælles eller samlevers køretøj, når de samlevende har fælles økonomi. Delebil-ordninger, leasede biler og bil-sameje mellem ikke-samlevende personer. Hvis medarbejderen afholder de reelle, faktiske udgifter ved en delebil-ordning eller selv leaser en bil, vil kørslen kunne sidestilles med kørsel i egen bil. Det samme gælder, hvor en person er faktisk medejer af bilen, uanset at ejerne ikke er samboende. Offentlig transport Benytter medarbejderen offentlige transportmidler, kan der ikke udbetales kørselsgodtgørelse. Norddjurs Kommune dækker i stedet sådanne udgifter efter regning. 8

9 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Korrekt udfyldelse af køreseddel I Diaform+ bruges blanketten Indberetningsliste Befordringsgodtgørelse, men der kan også indberettes direkte i Opus eller via KMD app en Min Kørsel. Det er en forudsætning for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse, at køresedlen er udfyldt korrekt, dvs. at alle felter er udfyldt. Km skal angives med 1 decimal (NB der kan ikke skrives XX,0) Det er vigtigt, at formålet med tjenesterejsen fremgår. Det er således ikke nok blot at skrive et bynavn. Der skal skrives den faktisk kørte rute. Også selvom der evt. ikke udbetales kørselsgodtgørelse for hele distancen. Det skal i så fald fremgå, hvilken distance der udbetales for. Det er medarbejderen, der bærer risikoen for, at køresedlen er udfyldt i overensstemmelse med SKAT s krav. Udtager SKAT en køreseddel til kontrol, og det viser sig, at den er mangelfuld, bliver den udbetalte kørselsgodtgørelse skattepligtig. 9

10 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Korrekt udfyldelse af køreseddel 10

11 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Korrekt udfyldelse af køreseddel Efter overgangen til Diaform+ som blanketsystem er der oplevet lidt uhensigtsmæssigheder, der betyder, at man skal være særligt opmærksom på følgende, når man bruger blanketten Indberetningsliste - Befordringsgodtgørelse: Man skal selv anføre køretøjets registreringsnummer. Når man anvender bogstavet å i skemaet, låser det så man ikke kan skrive på alle linjer, brug i stedet aa. Når skemaet er gemt, kan det ikke redigeres. Der arbejdes på at løse disse problemstillinger. 11

12 Forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse Overholdelse af 60 dages-reglen Når bopælen anvendes som start- og eller slutsted ved en tjenesterejse til eller fra en midlertidig arbejdsplads gælder 60 dages-reglen. 60 dages-reglen betyder, at hvis man kører til/fra sin bopæl fra/til en bestemt midlertidig arbejdsplads i mere end 60 dage på 12 løbende måneder, så vil denne midlertidige arbejdsplads blive betragtet som et fast tjenestested. Al kørselsgodtgørelse fra dag 61 bliver herefter skattepligtigt for medarbejderen. Der gælder en 60 dages-regel for hver midlertidig arbejdsplads. Sammentællingen bliver kun afbrudt, hvis medarbejderen arbejder mindst 60 arbejdsdage i træk på andre midlertidige arbejdspladser, inden medarbejderen igen kører mellem bopæl og den første midlertidige arbejdsplads. Både medarbejder og leder har pligt til at føre kontrol med, om medarbejderen når over 60 dage til hver midlertidig arbejdsplads. Denne kontrol skal dog ikke føres, hvis det er usandsynligt, at medarbejderen kommer over 60 dage. Som tommelfingerregel kan man sige, at hvis en medarbejder kører til/fra den samme midlertidige arbejdsplads fra/til sin bopæl mere end 1 gang om ugen, så skal der føres kontrol. 12

13 Hovedprincipper for beregning af kørselsgodtgørelse 1. Der kan ikke ydes kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og tjenestested. 2. Der kan højst ydes godtgørelse for det antal km, der rent faktisk er kørt i forbindelse med tjenesterejsen. 3. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. 13

14 Hovedprincip 1 1. Der kan ikke ydes kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og tjenestested. Dette er den helt normale kørsel mellem bopælen og det faste tjenestested dette er et mellemværende mellem medarbejderen og SKAT = befordringsfradrag. 14

15 Kørsel ml. bopæl og fast tjenestested Befordringsfradrag Bopæl Tjenestested Befordringsfradrag 15

16 Hovedprincip 2 2. Der kan højst ydes godtgørelse for det antal km, der rent faktisk er kørt i forbindelse med tjenesterejsen. Det er ikke tilladt, at skrive en anden rute end den der faktisk er kørt, eksempelvis for at få mere i kørselsgodtgørelse eller befordringsfradrag. 16

17 Hovedprincip 3 3. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. Dette princip bruges, når medarbejderen eksempelvis kører fra bopælen og ud til en midlertidig arbejdsplads i stedet for at køre fra det faste tjenestested. Bopælen anvendes oftest som start- og/eller slutsted, når bopælen er tættere på den midlertidige arbejdsplads, eller hvis man ønsker at spare den tid, som medarbejderen skulle have brugt på at køre fra tjenestestedet, fordi den midlertidige arbejdsplads ligger mellem bopælen og tjenestestedet. 17

18 Eksempler I det følgende er oplistet nogle eksempler på 2 medarbejdere i Norddjurs Kommune og deres forskellige kørsler. Der beskrives, i hvilke situationer Norddjurs Kommune skal betale kørselsgodtgørelse, og i hvilke situationer medarbejderen kan opgive kørslen til SKAT og få befordringsfradrag. 18

19 Ole Olsen Kørsel 1 Ole Olsen bor i Randers og har fast tjenestested på rådhuset i Grenaa, distancen er 56 km. Kørsel 1 (Kørsel fra bopælen, der er tættere på midlertidig arbejdsplads) Ole Olsen kører fra sin bopæl til kursus i Aalborg og retur. Distancen er 80 km hver vej. Distancen fra det faste tjenestested i Grenaa til kursusstedet i Aalborg er 138 km hver vej. Ole Olsen skal have kørselsgodtgørelse for 2 x 80 km. Befordringsfradrag Ole Olsen kan ikke opgive kørsel til SKAT denne dag, da han allerede er kompenseret fuld ud af sin arbejdsgiver. 19

20 Ole Olsen Kørsel 1 Kørselsgodtgørelse 80 km Intet befordringsfradrag denne dag Bopæl Randers Midlertidig arbejdsplads Aalborg Kørselsgodtgørelse 80 km Intet befordringsfradrag denne dag 20

21 Ole Olsen Kørsel 1 Korrekt indberetning i Opus 21

22 Ole Olsen Kørsel 1 Korrekt indberetning på indberetningsliste 22

23 Ole Olsen Kørsel 2 Kørsel 2 (Kørsel fra bopæl, når midlertidig arbejdsplads ligger ml. bopæl og fast tjenestested) Ole Olsen kører fra sin bopæl i Randers til møde i Glesborg og retur. Distancen er 50 km hver vej. Distancen fra det faste tjenestested i Grenaa til Glesborg er 13 km. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. Ole Olsen der har kørt 2 x 50 km, skal have kørselsgodtgørelse for 2 x 13 km svarende til distancen fra det faste tjenestested i Grenaa til den midlertidige arbejdsplads i Glesborg og retur. Befordringsfradrag Ole Olsen kan opgive de resterende 2 x 37 km til SKAT, som sit befordringsfradrag for denne dag. (Dog fratrukket 24 km) 23

24 Ole Olesen Kørsel 2 Distance 50 km Kørselsgodtgørelse 13 km Befordringsfradrag 37 km Bopæl Randers Midlertidig arbejdsplads Glesborg Distance 50 km Kørselsgodtgørelse 13 km Befordringsfradrag 37 km 24

25 Ole Olsen Kørsel 2 Korrekt indberetning i Opus 25

26 Ole Olsen Kørsel 2 Korrekt indberetning på indberetningsliste 26

27 Ole Olsen Kørsel 3-5 Kørsel 3 (Kørsel fra bopæl, når midlertidig arbejdsplads ligger ml. bopæl og fast tjenestested) Ole Olsen kører fra sin bopæl i Randers til møde i Glesborg. Distance 50 km. Distancen fra det faste tjenestested i Grenaa til Glesborg er 13 km. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. Ole Olsen skal have kørselsgodtgørelse for 13 km svarende til distancen fast tjenestested i Grenaa- Glesborg. Ole Olsen kan opgive de resterende 37 km til SKAT, som sit befordringsfradrag for denne dag. (Dog fratrukket 24 km) Kørsel 4 (Kørsel mellem arbejdspladser) Ole Olsen kører fra Glesborg til fast tjenestested i Grenaa. Distance 13 km. Ole Olsen skal have kørselsgodtgørelse for 13 km. Kørsel 5 (Kørsel til bopælen, fra fast tjenestested) Efter endt arbejdsdag kører Ole Olsen fra det faste tjenestested i Grenaa til bopælen i Randers. Distancen er 56 km. Der kan ikke ydes kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og tjenestested. Ole Olsen kan opgive de 56 km til SKAT som sit befordringsfradrag for denne dag. 27

28 Ole Olsen Kørsel 3-5 Kørsel 5 Befordringsfradrag 56 km Bopæl Randers Kørsel 3 Distance 50 km Kørselsgodtgørelse 13 km Befordringsfradrag 37 km Tjenestested Grenaa Midlertidig arbejdsplads Glesborg Kørsel 4 Kørselsgodtgørelse 13 km 28

29 Ole Olsen Kørsel 3-4 Korrekt indberetning i Opus 29

30 Ole Olsen Kørsel 3-4 Korrekt indberetning på indberetningsliste 30

31 Hanne Hansen Kørsel A-C Hanne Hansen bor i Grenaa og har fast tjenestested i Glesborg. Distance 15 km. Kørsel A (Kørsel til fast tjenestested) Hanne Hansen kører fra bopælen til det faste tjenestested. Der kan ikke ydes kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem og tjenestested. Hanne Hansen kan opgive de 15 km til SKAT som sit befordringsfradrag for denne dag. (Dog fratrukket 24 km hvilket betyder, at der for denne dag ikke kan opgives kørsel til SKAT)* Kørsel B (Kørsel mellem arbejdspladser) Hanne Hansen kører fra det faste tjenestested til møde på Kattegatskolen. Distancen er 15 km. Hanne Hansen skal have kørselsgodtgørelse for 15 km. Kørsel C (Kørsel til bopælen, der er tættere på midlertidig arbejdsplads) Hanne Hansen kører fra Kattegatskolen til bopælen. Distancen er 2 km Hanne Hansen skal have kørselsgodtgørelse for 2 km. 31

32 Hanne Hansen Kørsel A-C Bopæl Grenaa Kørsel C Kørselsgodtgørelse 2 km Kørsel A Befordringsfradrag 15 km* Midlertidig arbejdsplads Kattegatskolen Tjenestested Glesborg Kørsel B Kørselsgodtgørelse 15 km 32

33 Hanne Hansen Kørsel B-C Korrekt indberetning i Opus 33

34 Hanne Hansen Kørsel B-C Korrekt indberetning på indberetningsliste 34

35 Hanne Hansen Kørsel D-G Kørsel D (Kørsel fra bopælen, der er tættere på midlertidig arbejdsplads) Hanne Hansen kører fra bopæl til Kattegatskolen. Distance 2 km. Hanne Hansen skal have kørselsgodtgørelse for 2 km. Kørsel E (Kørsel mellem arbejdspladser) Hanne Hansen kører fra Kattegatskolen til det faste tjenestested. Distance 15 km. Hanne Hansen skal have kørselsgodtgørelse for 15 km. Kørsel F (Kørsel mellem arbejdspladser) Hanne Hansen kører fra det faste tjenestested til Ørum skole. Distance 7 km. Hanne Hansen skal have kørselsgodtgørelse for 7 km. Kørsel G (Kørsel til bopæl, når midlertidig arbejdsplads ligger mellem bopæl og det faste tjenestested) Hanne Hansen kører fra Ørum skole til bopælen. Distance 13 km. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere km, end der ville være blevet kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet i Glesborg. Hanne Hansen, der har kørt 13 km, skal have kørselsgodtgørelse for 7 km. Befordringsfradrag Hanne Hansen kan opgive de resterende 6 km til SKAT, som sit befordringsfradrag for denne dag. (Dog fratrukket 24 km hvilket betyder, at der for denne dag ikke kan opgives kørsel til SKAT)* 35

36 Hanne Hansen Kørsel D-G Kørsel G Distance 13 km Kørselsgodtgørelse 7 km Befordringsfradrag 6 km* Bopæl Grenaa Kørsel D Kørselsgodtgørelse 2 km Midlertidig arbejdsplads Ørum skole Midlertidig arbejdsplads Kattegatskolen Kørsel F Kørselsgodtgørelse 7 km Tjenestested Glesborg Kørsel E Kørselsgodtgørelse 15 km 36

37 Hanne Hansen Kørsel D-G Korrekt indberetning i Opus 37

38 Hanne Hansen Kørsel D-G Korrekt indberetning på indberetningsliste 38

39 Har du spørgsmål? Hvis du ikke mener at kunne genkende dit eget kørselsmønster i eksemplerne, så kontakt HR-afdelingen. Denne uddybning er tænkt som et fleksibelt værktøj, hvor der kan tilføjes nye eksempler hvis HR-afdelingen skønner dette nødvendigt, ud fra de henvendelser der kommer ind. 39