Referat 125. marts 2015 DDB sekretariatet Koordinationsgruppen for DDB Møde den 17. marts 2015, kl. 10.30-15.30 i Kulturstyrelsen. Deltagere: Bente Nielsen, Bodil Have, Erik Barfoed, Flemming Munch, Helle Kolind Mikkelsen, Jakob Heide Petersen, Jytte Bræmer, Nicolai Dupont Heidemann, Niels-Henrik Gylstorff, Tine Vind, Vibeke Steen, Glenn Leervad- Bjørn, Sofie Federspiel. Afbud: Ole Cordsen. 1. Velkommen. Formanden bød velkommen. 2. Godkendelse af dagsorden. Koordinationsgruppen godkendte dagsordenen. 3. Orientering om kulturpolitiske emner. Koordinationsgruppen opfordrede DDB-sekretariatet til at undersøge muligheden for at deltage på konferencen Next Library 2015 (Aarhus). Formanden orienterede om seminaret Bliv klogere på DDB d. 24. marts 2015. Kulturstyrelsen orienterede om udviklingen af strategiske pejlemærker for folkebibliotekerne. Under overskriften Folkebibliotekerne i den digitale verden vil der i foråret 2015 blive afholdt tre temadage: Bibliotekernes rolle i den digitale verden (28. april), Bibliotekernes rolle i forhold til dannelse (18. maj), og Bibliotekernes rolle i krydsfeltet mellem individ og fællesskab (16. juni). 4. Status fra sekretariatet. Sekretariatschefen orienterede om seneste nyt fra DDB-sekretariatet. 5. Status på DDB s projektportefølje. Maiken Maigaard (DDB-sekretariatet) gennemgik DDB s projektportefølje af den 9. marts 2015. Dette førte til en drøftelse af behovet for korrigerende handling angående første release 2015 for DDB CMS. H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V +45 3373 3373 www.kulturstyrelsen.dk ddb@kulturstyrelsen.dk
Koordinationsgruppen godkendte status på DDB s projektportefølje samt oplægget til korrigerende handling angående sammenlægning af første og anden release 2015 vedr. DDB CMS. Koordinationsgruppen besluttede, at porteføljeoverblikket fremover skal vedlægges som skriftlig orientering til koordinationsgruppens mødemateriale. I tilfælde af, at der er oplæg til korrigerende handling, bringes dette til drøftelse på gruppens møde. Hvert halve år aflægger sekretariatet en mundtlig afrapportering af den samlede porteføljestatus. Sekretariatet sørger for en tydelig og velbegrundet kommunikation om forsinkelsen af første release vedr. DDB CMS i 2015, samt en beskrivelse af implikationerne ved ændringerne. Sekretariatet følger koordinationsgruppen beslutninger vedr. fremadrettet håndtering af porteføljeoverblik på koordinationsgruppemøderne. 6. Status på Releaseplan 2016. Maiken Maigaard (DDB-sekretariatet) orienterede om processen for Releaseplan 2016 og den aktuelle status for samme. Dette førte til en drøftelse af de tekniske og strategiske aspekter ved de nævnte projekter i udkast til Releaseplan 2016. Koordinationsgruppen gav sekretariatet mandat til at godkende det endelige høringsoplæg til Releaseplan 2016 under forudsætning af, at projekter som faggruppen for Infrastruktur vurderer til Relevans 0 fjernes fra høringsudkastet. Koordinationsgruppen besluttede desuden, at koordinationsgruppen og styregruppen skal drøfte, hvordan man fremadrettet sikrer, at udviklingen af bibliotekernes it-infrastruktur i højere grad afspejler bibliotekernes reelle behov. Sekretariatet effektuerer den vedtagne proces for Releaseplan 2016. 7. Status for formidlingsstrategi på børneområdet. Formanden introducerede punktet og udbad sig eventuelle input til strategiarbejdet. Dette affødte enkelte kommentarer samt en drøftelse af den kommende behandling af det endelige strategiudkast. 2
Koordinationsgruppen besluttede at invitere arbejdsgruppen for børn til det næstkommende mødes drøftelse af det endelige udkast til formidlingsstrategi for børneområdet. Sekretariatet inviterer faggruppen til at deltage i koordinationsgruppens drøftelser af strategien på næstkommende møde. 8. Nedsættelse af et hurtigarbejdende udvalg for musikområdet. Formanden introducerede punktet og udbad sig eventuelle kommentarer til det fremsendte materiale. Koordinationsgruppen kommenterede dernæst på udkastet til kommissoriet for udvalget og drøftede forventningerne til output af udvalgets arbejde. Koordinationsgruppen godkendte med mindre ændringer udkastet til kommissorium for udvalget for musikområdet. Koordinationsgruppen angav en række forslag til mulige biblioteksrepræsentanter i udvalget og besluttede samtidig, at der skal være 3 biblioteksrepræsentanter i udvalget. Sekretariatet igangsætter udvalgsarbejdet. Koordinationsgruppen får en mundtlig orientering om udvalgets arbejde på næstkommende møde. 9. Kvalificering af strategiske indsatsområder 2016 (-). Formanden introducerede punktet. Dernæst drøftede koordinationsgruppen med udgangspunkt i det skriftlige oplæg en kvalificering af de strategiske indsatsområder. Koordinationsgruppen godkendte det skriftlige oplæg og anførte kommentarer til de enkelte indsatsområder, der skal indarbejdes i teksten. Koordinationsgruppen besluttede desuden at udskyde en kvalificering af indsatsområdet Læring, med fokus på børn og skole til næstkommende møde, hvor der skal være en større drøftelse af emnet med oplæg fra videnspersoner på området. 3
Sekretariatet indarbejder koordinationsgruppens kommentarer i kvalificeringen af de strategiske indsatsområder. Sekretariatet planlægger en nærmere drøftelse af mulig retning for indsatsområdet Læring, med fokus på børn og skole til næste møde i koordinationsgruppen. Drøftelsen skal føre til, at koordinationsgruppen på samme møde præciserer indsatsområdet. 10. Status for planlægning af DDB s strategidag 2015. Erik Barfoed introducerede planlægningsgruppens oplæg til program for strategidagen. Dette førte til en drøftelse af blandt andet præcisering af fokus, målgruppe for strategidagen samt mulige oplægsholdere. Koordinationsgruppen besluttede at det er bibliotekschefer og souschefer, der inviteres til strategidagen, og at dette tydeligt fremgår af invitationen. Planlægningsgruppen og sekretariatet tager højde for koordinationsgruppens ideer og beslutninger i den videre planlægning af og kommunikation vedr. strategidagen. 11. Henvendelse fra Litteratursiden ang. opgradering af sitets platform. Grundet inhabilitet forlod Bente Nielsen lokalet under punktets behandling. Sekretariatschefen orienteringen kort om henvendelsen fra Litteratursiden ang. ansøgning om midler til opgradering af sitets tekniske platform. Koordinationsgruppen drøftede herefter henvendelsen. Koordinationsgruppen besluttede at afslå Litteratursidens aktuelle ansøgning om midler til opgradering af sitets tekniske platform. Litteratursiden har som andre mulighed for at fremsende en ansøgning til den ordinære DDB-pulje. Ansøgningen bør i så tilfælde være understøttet af en forretningsplan, som specificerer de fremadrettede udviklingsplaner, herunder gerne en beskrivelse af hvordan Litteratursiden fremover vil indarbejde opgraderinger i deres driftsbudgetter samt tilstræbe større uafhængighed af en specifik platform, så situationer som den aktuelle undgås. Sekretariatet formidler koordinationsgruppens beslutning til Litteratursiden. 4
12. Formidling af nettjenester og digitale løsninger med gratis indhold Formanden indledte punktet. Herefter orienterede først Kulturstyrelsen om mulighederne og udfordringerne ved Europeane, dernæst Statsbiblioteket om muligheder og udfordringer ved anvendelse af gratis digital kulturarv. Dette førte til en drøftelse af, hvad der med fornuft kan formidles via bibliotekernes hjemmeside. Endvidere blev det drøftet, hvor brugerne reelt starter deres søgning bla. på Wikipedia og hvad betyder det for bibliotekernes rolle i forhold til Wikipedia og andre sociale medier. Koordinationsgruppen besluttede, at gruppen fortløbende skal drøfte spørgsmålet om bibliotekernes formidling af gratis digitalt indhold. Emnet bringes til drøftelse i koordinationsgruppen igen senere på året. 13. Emner til de næste møder Det blev besluttet, at væsentlige punkter på næstkommende møde i koordinationsgruppen skal være behandling af børnestrategien, drøftelse af kvalificering af indsatsområdet læring, med fokus på børn og skole samt en drøftelse af håndteringen af implementering af DDB s løsninger. Desuden er der følgende emner til de kommende møder: Strategiske indsatsområder 2016 (-) (igangværende aktivitet) DDB strategidag 2015 (igangværende aktivitet) Vægtning af kriterier i forbindelse med vurdering af ansøgninger til DDB-puljen (ikke igangsat) Statsbibliotekets digitale artikelservice (ikke igangsat) Drøftelse af uni-login (ikke igangsat) Drøftelse af strategisk udvikling af bibliotekernes it-infrastruktur (ikke igangsat) Videre drøftelse af Gratis digitalt indhold (ikke igangsat) 14. Evt. Der blev ikke anført bemærkninger til punktet. 5