Referat 28. November 2013

Transkript

1 Referat 28. November 2013 DDB sekretariatet Koordinationsgruppen for DDB Møde den 13. november 2013, kl i Kulturstyrelsen. Mødelokale 8. Deltagere: Rolf Hapel, Bente Nielsen, Bodil Have, Jakob Lærkes, Flemming Munch, Helle Kolind Mikkelsen, Annette Brøchner Lindgaard, Jytte Bræmer, Erik Thorlund Jepsen, Glenn Leervad-Bjørn og Lise Mikkelsen. Afbud: Nicolaj Malkov Dagsorden 1. Velkommen 2. Godkendelse af dagsorden 3. Meddelelser og statusrapportering fra sekretariatet 4. Orientering om kulturpolitiske emner 5. Evaluering af fællesmødet med styregruppen 6. Behandling af ansøgninger til puljen til fremme af DDB-samarbejdet per 1. november 7. Udpegning af medlemmer til faggrupper 8. Netbiblioteker 9. Økonomi 10. Emner til næste møde Ad 1. Velkommen Formanden bød velkommen. Ad. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Det blev drøftet, at der på dagsorden er punkter, som er omfattet af fortrolighed og at disse ikke kan offentliggøres på henholdsvis dagsorden og referat. Med hensyn til høringsfrister forklarede Glenn Leervad-Bjørn, at der gives så lange høringsfrister som overhovedet muligt, men i og med at koordinationsgruppen også høres i forbindelse med operationelle afgørelser, så er det umuligt at undgå, at der vil være høringer med korte frister. H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V ddb@kulturstyrelsen.dk

2 Sekretariatet vil naturligvis bestræbe sig på at give så lange høringsfrister som muligt. Det blev besluttet, at når der er punkter på dagsorden med fortroligt indhold udgår disse punkter i det offentlige referat. Det blev besluttet, at de mindre emner, som sendes i høring med varierende tidsfrister, kan kommenteres af dem som har mulighed for det. Ad. 3. Orientering om kulturpolitiske emner Flemming Munch orienterede om, at Statsbiblioteket samarbejder med DR vedr. muligheden for at kunne tilbyde dele af de digitale radio og TV udsendelser til borgerne hjemmefra. Der er enighed om, at DDB skal følge området. Erik Thorlund Jepsen orienterede om, at Kulturstyrelsen har modtaget 100 ansøgninger til udviklingspuljen for folke- og skolebiblioteker. Der er søgt for i 2014 og i Retrokonverteringspuljen kan fremover støtte arbejde med linked data. Ad. 4. Meddelelser og statusrapportering fra sekretariatet Christian Søndergaard Christian (jurist), Dorte Birkegaard Thuesen (Chefindkøber) og Jeppe Mossin (Chefindkøber) deltog under dette punkt og præsenterede sig. Dorte og Jeppe præsenterede sekretariatets oplæg til håndtering af forhandlinger i DDB, og indkøb og e-bøger blev efterfølgende drøftet. Udfordringer i leverancer i DDB Basispakken og DDB Hjemmeside-pakken Udfordringerne blev drøftet med fokus på nedenstående: Bibliotekssystemintegration Der er ikke så hurtig fremgang, pga. manglende tilbagemeldinger fra leverandørerne. Bapps Det har vist sig, at Bapps er væsentligt dyrere end oprindeligt antaget og estimeret. BPI Der ligger en ekstra base, som skal hostes og dermed en ekstra udgift på kr ,-. 2

3 Ad. 5. Evaluering af fællesmødet med styregruppen Det var enighed om, at det var et godt møde og at styregruppen forklarede sig fint. Det blev drøftet, om indstillinger til ansøgninger fortsat skal forbi styregruppen til behandling. Koordinationsgruppen konkluderede, at der skal en besked til styregruppen om, at koordinationsgruppen mener, at ansøgninger kun skal behandles af koordinationsgruppen. Ad 6. Behandling af ansøgninger til puljen til fremme af DDBsamarbejdet per 1. november Maja Vestbirk fra DDB-sekretariatet deltog i dette punkt. I punktet blev de modtagne ansøgninger og sekretariatets indstillinger drøftet. Der blev indledningsvist anført, at formidlingsniveauet i flere af ansøgningerne kunne have været bedre. Indstilling vedr. vandrende viden Jakob Lærkes forlod lokalet som følge af inhabilitet. Ansøgningen blev drøftet. Ansøgningen indstilles til afslag. Relevanstrankering på steroider Det blev drøftet, at der findes en del forskning og erfaringer, som projektet burde bygge videre på. Det blev anført, at det er positivt, at projektet afprøver relevansrankering hands on. Ansøgningen indstilles til tilsagn. Indholdskanalen Rolf Hapel forlod lokalet som følge af inhabilitet. Ansøgningen blev drøftet. Ansøgningen indstilles til afslag. Visualisering af relationer Det blev drøftet, at projektet eksperimenterer med forskellige emner og visuel visning. 3

4 Ansøgningen indstilles til tilsagn. Intelligent brugerinvolvering Det blev drøftet, at projektet indeholder en konkret afprøvning af, hvilke algoritmer der fungerer overfor hvilke brugere. Der skal være en garanti for, at alt hvad der udvikles er open source og at systemet er klar til drift. Ansøgningen indstilles til tilsagn. Ad. 7. Udpegning af medlemmer til faggrupper Maja Vestbirk fra DDB-sekretariatet deltog i dette punkt. I punktet blev de modtagne ansøgninger og sekretariatets indstillinger drøftet. Det blev indledningsvist drøftet, om antallet af ansøgere er tilfredsstillende. Der var enighed om, at det er 28 kvalificerede ansøgere, og at alle har haft mulighed for at deltage. Det var enighed om, at DDB løbende skal opfordre bibliotekerne i DDB til at deltage i fag- og arbejdsgrupper og i andre sammenhænge, da en bred inddragelse og deltagelse vil styrke samarbejdet til gavn for alle deltagere. Faggruppen for indkøb Rolf Hapel og Annette Brøchner Lindgaard forlod lokalet som følge af inhabilitet. Sekretariatets indstilling blev drøftet og der var opbakning til de indstillede personer. Konklusion Indstilling blev godkendt. Faggruppen for indkøb er herefter sammensat af følgende personer: Navn Thomas Angermann Michael Graaberg Susanne Iversen Janette Flatman Karin Grønberg Sørensen Bibliotek Gentofte Bibliotekerne Herning Bibliotekerne Århus Kommunes Biblioteker Rudersdal Bibliotekerne Esbjerg Kommunes Biblioteker 4

5 Faggruppen for infrastruktur Rolf Hapel, Flemming Munch og Bente Nielsen forlod lokalet som følge af inhabilitet. Sekretariatets indstilling blev drøftet og der var enighed om, at indstillingen følges på nær, at en enkelt person udskiftes med en anden. Konklusion Sekretariatets indstilling følges, men en enkelt person udskiftes. Faggruppen for infrastruktur er herefter sammensat af følgende personer: Navn Bo Fristed Erik Bachmann Bibliotek Aarhus Kommunes Biblioteker Roskilde Bibliotekerne Anton Helms Toke Leth Laursen Peter Rubeck Olesen Henrik Wendt Odense Centralbibliotek Silkeborg Bibliotekerne Professionshøjskolen UCN Tårnby Bibliotek Arbejdsgruppen for børn Rolf Hapel, Bodil Have og Annette Brøchner Lindgaard forlod lokalet som følge af inhabilitet. Sekretariatets indstilling blev drøftet og der var opbakning til de indstillede personer. Konklusion Sekretariatets indstilling blev fulgt. Arbejdsgruppen for børn er herefter sammensat af følgende personer: Navn Maria Sjøblom Klaus Støvring Kirsten Husted Bibliotek Palles Gavebod/Aalborg Bibliotekerne Palles gavebod/vejle Bibliotekerne Palles gavebod/vejle Bibliotekerne 5

6 Anne Hvilsted Susanne Gilling Jim Højbjerg Greve Bibliotek Lokalbibliotekerne, Aarhus Kommune Vejle Bibliotekerne Ad. 8. Netbiblioteker Koordinationsgruppen indledte punktet med en drøftelse af en række principelle problemstillinger. Det blev drøftet, at det er vigtigt, at netbibliotekerne organisatorisk set kan se forskellige ud, og at det skal anerkendes, at det er selvstændige enheder, som indgår en samarbejdsaftale med DDB. Sekretariatet præsenterede en governancemodel, som medfører en vid definition af et netbibliotek og at netbibliotekerne kan organisere og drifte sig selv blev. Ifølge modellen skal der udarbejdes samarbejdsaftaler med det enkelte netbibliotek og der skal være et gensidigt udbytte ved at være med. Det skal tydeliggøres i aftalerne, at den fælles nationale indsats på forhandlingsområdet kun skal ligge i DDB. Det blev ligeledes drøftet, om der skal være en principiel beslutning om, at folkebibliotekerne ikke samlet skal betale mere til de eksisterende netbibliotekerne end de gør i dag, medmindre der er tale om konkrete videreudviklinger. Koordinationsgruppen konkluderede, at der var opbakning til den foreslåede governancemodel for netbiblioteker og at sekretariatet skal se på et generiske aftale setup og gerne med Litteratursiden som eksempel. Ad. 9. Økonomi Glenn Leervad-Bjørn orienterede om status på økonomien og herunder, hvor der forventes besparelser og ekstra udgifter. De blev drøftet, hvordan ubrugte midler, som ikke kommer via kommunernes bidrag, bør håndteres. Der var enighed om, at det bør sikres, at de ikke forsvinder ud af DDB. Koordinationsgruppen konkluderede, at tilbagemeldingen til DBC skal være, at DDB ingen interesse har for at overtage Spilogmedier på nuværende tidspunkt og at DBC opfordres til at lægge multimedier i databrønden. DDB skal forhandle rettigheder til de relevante multimedier. Derudover skal Arbejdsgruppen for børn forholde sig til spilområdet. 6

7 Koordinationsgruppen besluttede, at der skal opkræves det fulde maxbeløb i 2014 og at en evt. besparelse skal anvendes til videreudvikling i 2014 eller til besparelser på deltagerbetalingen i Ad. 10. Emner til næste møde Det blev foreslået, at mødet d. 2. maj rykkes og at det kobles med et fællesmøde med styregruppen. 7