Godkendt PU-møde 20. august 2014 2015 Frederikssund provsti BUDGETSAMRÅD 2014 Referat EGEDAL KOMMUNE Samrådet blev afholdt i Veksø Sognehus, Kirkestræde 8, 3670 Veksø, tirsdag den 17. juni 2014, klokken 19.00. Provst Inge Bastkær Rasmussen bød velkommen til samrådet, og forsamlingen sang Danmark, nu blunder den lyse nat (Højskolesangbogen nr. 314) De fremmødte repræsentanter for menighedsrådene og provstiudvalget præsenterede sig. DAGSORDEN 1. Præsentation Fra Ledøje-Smørum menighedsråd Inge Bo Mikkelsen Poul Sørensen Jens Larsen Formand MR-medlem Regnskabsfører/daglig leder (ej MR-medlem) Fra Veksø menighedsråd Karen Svahn Formand Kirsten Jørgensen Kasserer Fra Stenløse menighedsråd Flemming Enghave Formand Fra Slagslunde-Ganløse menighedsråd Ketty Berth Birgit Lund Formand Regnskabsfører (ej MR-medlem) Fra Ølstykke menighedsråd Jesper Helsø Formand Christen Hedegaard Nielsen Kasserer Fra Jørlunde menighedsråd Anne Schouenborg Formand Bjarne Larsen Kasserer/kirkeværge Birgit Lund Regnskabsfører (ej MR-medlem)
Fra provstiudvalget Inge Bastkær Rasmussen Formand/provst Birthe Larsen Næstformand PU Grethe Bahne Madsen Paw Jønsson Jens Larsen Provstisekretær: Birgit Rajcic Tilhører/e: Ingen 2. Provstiudvalget gennemgår reglerne for budgetsamråd i henhold til Kirkeministeriets LBK nr. 331 af 29. marts 2014 Provsten skitserede kort reglerne for afholdelse af budgetsamråd, herunder indkaldelse af repræsentanter for menighedsrådene og krav til dagsorden med hensyn til, hvilke emner der skal drøftes på mødet. På mødet blev der udleveret en kuvert til hvert menighedsråd. I kuverten ligger der, foruden dagsorden for budgetsamrådet og oversigt over vigtige datoer i 2014, skemaer med oversigter, der viser provstiudvalgets foreløbige udmelding af kirkelig ligning til de respektive kirkekasser, herunder status på menighedsrådenes ønsker om forøgede bevillinger til driftsramme og/eller anlægsbevilling i budgetår 2015 og i de kommende budgetår, så menighedsrådene efter budgetsamrådet kan tilrette de foreløbige budgetter hen over sommeren. Endvidere er der i kuverten lagt et brev til alle menighedsråd, hvor reglerne for indtægtsdækket virksomhed er beskrevet, da udvalget har erfaret, at flere menighedsråd stadig er usikre i forhold til gældende regler for anvendelse af kirkens sognegårde og øvrige lokaler - specielt i forbindelse med udlån og udlejning af faciliteterne. Provsten erindrede om, at der fra 2013 er sket en ændring i proceduren for stiftsadministrationens frigivelse og udbetaling af bevilgede nye lån af stiftsmidler. Menighedsrådet skal fremover sende anmodning om udbetaling af lånet direkte til stiftsadministrationen med en erklæring fra arkitekt/ingeniør om, at der er udført arbejde for det ansøgte beløb. Erklæringen skal tillige underskrives af menighedsrådets formand eller andet bemyndiget medlem af rådet. Det er fortsat gældende, at et projekt først må iværksættes, når det er godkendt af provstiudvalget og der foreligger anlægsskema/økonomioversigt og projektbeskrivelse. Hvis forudsætningerne for et godkendt projekt ændrer sig, skal menighedsrådet straks forelægge ændringen for provstiudvalget til godkendelse det gælder specielt, hvis prisen for projektet viser sig at overskride den godkendte anlægsbevilling. Regnskab for anlægsarbejder udarbejdes og afleveres som biregnskaber, der skal indgå som en del af kirkekassernes årsregnskaber.
3. Orientering om de foreløbige prognoser for den kirkelige ligning og de økonomiske muligheder i budgetår 2015 samt i de følgende tre budgetår Provstiudvalgsmedlem Paw Jønsson orienterede om de forudsætninger, som udvalget havde været nødsaget til at anvende i forbindelse med beregningen af de foreløbigt udmeldte budgetrammer for 2015. Egedal Kommune valgte i forbindelse med vedtagelsen af kommunens budget for 2012 igen at anvende statsgaranteret udskrivningsgrundlag for skat. Det betyder, at der heller ikke i budget 2015 skal reserveres midler til modregning af en negativ efterregulering i den kirkelige ligning. Provstiudvalget går ikke ind for en forhøjelse af kirkeskatteprocenten, da det kan medvirke til, at der ville blive færre medlemmer af folkekirken og beskatningsgrundlaget dermed blive tilsvarende forringet. Umiddelbart findes der kun en løsning til forbedring af sognenes økonomi, og det er med effektivisering og samarbejde på tværs af sognegrænser. Når provstiudvalget har modtaget Kirkeministeriets udmelding om Landskirkeskat for 2015, Økonomi og Indenrigsministeriets udmelding af statsgaranteret udskrivningsgrundlag for kirkeskat i 2015 samt den seneste prognose fra Egedal Kommune fastsættes de endelige bevillinger til budget for 2015. Såfremt udmeldingerne resulterer i et overskud vil det fortrinsvis blive anvendt til en styrkelse af provstiudvalgets 5 pct. reserve. Paw Jønsson gennemgik to af de skemaer, der var udleveret til menighedsrådene i kuverten. Skema 1 oversigt over samtlige ønsker om yderligere bevilling til drift og eller anlæg, som provstiudvalget har modtaget fra menighedsrådene med budgetforslag 2015, hvor der med farveangivelse er markeret status for bevilling Skema 2 oversigt ønsker om merbevilling i budgetår 2015 og BO-år 2016-2019, der foreløbigt er godkendt af provstiudvalget (Der var ingen spørgsmål vedrørende materialet.) 4. Provstiudvalget fremlægger de foreløbige budgetrammer for drift og anlæg for 2015 for de enkelte kasser samt for provstiudvalgskassen Menighedsrådene havde i den udleverede kuvert endvidere fået udleveret en detaljeret udmelding af foreløbig bevilling af driftsramme og anlægsramme for henholdsvis budgetår 2015 og BO-årene 2016-2018 for egen kirkekasse, hvor nye eller ændrede bevillinger i forhold til provstiudvalgets udmelding i marts 2014 var markeret med anden farve. Paw Jønsson forklarede, hvordan udmeldingsskemaerne skulle forstås. (Der var ingen spørgsmål vedrørende materialet.) Budgetforslag 2015 for provstiudvalgskassen (PUK) blev fremlagt den budgetterede kirkelige ligning til PUK er i 2015 på i alt 2.075.000 kr., hvilket er uændret i forhold til 2012, 2013 og 2014. Af den samlede kirkelige ligning til PUK i 2015 udgør udgifterne til menighedsrådenes fælles aktiviteter i alt 1.521.000 kr. (73,3 pct.) mod 1.201.000 kr. (57,9 pct.) i 2014.
Udgifterne til fælles aktiviteter fordeler sig således: Folkekirkens Skoletjeneste 573.000 kr. Stiftsbidrag 288.000 kr. fællesmøde for MR/kursusaften 50.000 kr. udgifter relateret til sygehuspræsternes virke 80.000 kr. tilskud til fælles konfirmand events 50.000 kr. fælles studiedage for sognepræster i provstiet 80.000 kr. fond, hvor MR har mulighed for at søge om tilskud til nye initiativer til fælles kirkelige aktiviteter på tværs af sognegrænser 100.000 kr. tilskud til etablering/drift af kapeller med kølefacilitet til disposition for sogne i provstiet 300.000 kr. Egedal Kommunes forventede andel af ligningen til provstiudvalgskassen er i budgetforslag 2015 på 1.000.000 kr. Forsamlingen drøftede forskellige muligheder for kapeller med kølefaciliteter fælles for sognene i provstiet herunder typer af køleanlæg og forslag til geografisk placering. 5. Med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag for 2015 drøftes menighedsrådenes ønsker om nye større udgiftskrævende opgaver inden for driftsramme og anlæg Der var ingen kommentarer til dette mødepunkt, da menighedsrådenes ønsker om midler til nye større udgiftskrævende opgaver inden for driftsramme og anlæg i vid udstrækning var indarbejdet som ønsker i menighedsrådenes budgetforslag for 2015. 6. Forholdene omkring provstiudvalgets udmelding af de endelige beløb til driftsrammen og til anlægsudgifter i budgetår 2015 Paw Jønsson orienterede om de gældende regler, hvoraf det fremgår, at provstiudvalget senest den 15. september 2014 skal fastsætte det endelige beløb for den kirkelige ligning i 2015 og fremsende meddelelse herom til Egedal Kommune. Provstiudvalget meddeler samtidig menighedsrådene de endelige beløb til driftsrammen og til anlægsudgifter i budgetår 2015 samt i budgetoverslagsårene 2016-2018. Menighedsrådene skal derefter tilrette årsbudgettet for 2015 på grundlag af de fastsatte driftsrammer og anlægsbevillinger. Alle de udmeldte budgetbevillinger, herunder også for BO-årene skal indgå i årsbudgettet, da de er bindende for menighedsrådenes budgettering. 7. Orientering om menighedsrådenes udarbejdelse og indsendelse af de endelige budgetter for 2015 Menighedsrådene skal senest den 15. oktober 2014 aflevere det af menighedsrådet godkendte reviderede årsregnskab for 2013 til provstiudvalget via dataarkivet på den DAP. Menighedsrådet skal senest den 15. november 2014 sende årsbudget 2015 både elektronisk i provstiernes økonomiportal og på papir til provstiudvalget. Provsten anmodede menighedsrådene om at være meget opmærksomme på de forskellige tidsfrister for aflevering af regnskaber, kvartalsregnskaber og budgetter og fastlægge datoerne for menighedsrådsmøderne i forhold hertil, da provstiudvalget har meget kort tid til at sagsbehandle regnskaberne og budgetterne inden materialet skal returneres til menighedsrådene.
Endvidere nævnte provsten, at provstiudvalget har besluttet, at menighedsrådenes budgetforslag for 2016 skal afleveres senest den 15. maj 2015, så der kan afholdes budgetsamråd i juni måned, hvilket menighedsrådene anmodes om at tage hensyn til i forbindelse med planlægningen af menighedsrådsmøderne i første halvår 2015. 8. Afslutning Provsten afsluttede budgetsamrådet med at ønske alle menighedsråd en god sommer, og på provstiudvalgets vegne at takke Veksø menighedsråd for velvilligt at have stillet Veksø Sognehus til rådighed for budgetsamrådet, samt for deres hjælp i forbindelse med afviklingen af arrangementet.