Vejledning i lukning af projekter i ØSS PROJEKTØKONOMI Version 1.2 P R O J E K T Ø K O N O M I J A N U A R 2 0 1 5
Version Udgivelsesdato Ændringer 1.0 06.09.2013 1.1 10.10.2013 Håndtering af overhead ved lukning af projekter med symmetrisk medfinansiering 1.2 09.01.2015 Produktansvarsforsikring på 1,73% bortfalder pr. 01.01.2015. Der tegnes særskilt forsikring, i tilfælde hvor instituttet i samarbejde med Kontraktenheden vurderer det er nødvendigt. Ved lukning af projekter hvor over-/underskud er på kr. 50.000 eller derover, sendes lukkemail til både projektsekretær og institutleder. 2
INDHOLD FORMÅL... 4 PROJEKTLUKNING... 4 OVER- / UNDERSKUD... 4 EGENKONTROL... 5 LUKNINGSANMODNING... 5 3
FORMÅL Formålet med denne vejledning er at beskrive, hvordan der anmodes om lukning af projektnummer i ØSS samt hvordan over-/underskud håndteres og påvirker den almindelige virksomhed (UK10). Målgruppen for vejledningen er medarbejdere ved institutter/i afdelinger, som arbejder med økonomi på eksternt finansierede projekter, herunder afslutning af projekter. PROJEKTLUKNING Når et projekts faglige aktivitet og økonomiske afrapportering er afsluttet og vi har modtaget den andel af bevillingen vi er berettiget til, skal projektnummeret lukkes i ØSS. Dette skal ske samtidig med afslutningen af den faglige aktivitet eller umiddelbart derefter. Lukningen iværksættes af instituttet/afdelingen ved elektronisk indsendelse af lukningsanmodning til Projektøkonomi. Lukningsanmodninger findes her: http://www.okonomi.aau.dk/fik/fik-blanketter/ Udgangspunktet for lukning af projekter er rapporten Projektstatus, som trækkes i QlikView. OVER- / UNDERSKUD Et eventuelt over- eller underskud, der ikke skal afregnes med bevillingsgiver, skal overføres til instituttets/afdelingens drift (UK 10). Det har således betydning for instituttets/afdelingens almindelige virksomhed (UK 10), og det er derfor af stor betydning, at lukningen sker umiddelbart efter eller i forbindelse med afslutningen af den faglige del af projektet for at sikre et retvisende regnskab for den almindelige virksomhed. Ved afslutning af et projekt med overskud, skal overskuddet som udgangspunkt returneres til bevillingsgiver. I så fald skal det beløb, der skal returneres, påføres Lukningsanmodningen. Lukningsanmodningen skal udskrives og underskrives af institutleder og projektsekretær og indscannes. Den indscannede version sendes sammen med Excel-filen til Projektøkonomi sammen med dokumentation for bevillingsgivers bankoplysninger. Bankoplysningerne skal være skriftligt bekræftet af bevillingsgiver fx i mail fra bevillingsgiver eller udtræk fra bevillingsgivers hjemmeside. Såfremt der er overskud, som skyldes manglende bogføring af projektrelaterede udgifter, skal disse bogføres, før lukningsanmodning kan fremsendes til Projektøkonomi. Er der tale om et reelt overskud, som ifølge bevillingsbetingelserne kan beholdes, overføres overskuddet til instituttets/afdelingens almindelige virksomhed (UK10). Ved lukning af FIK-projekter med asymmetrisk medfinansiering beregner og bogfører Projektøkonomi overhead af over-/underskud, såfremt overheadbeløbet er på minimum kr. 1.000. Ved lukning af FIK-projekter med symmetrisk medfinansiering beregnes og bogføres ikke overhead. I forbindelse med lukning af projekter sørger Projektøkonomi for at beregne og bogføre de afsluttende posteringer i ØSS; for FIK-projekter overføres over-/underskud til instituttets UK 10 og evt. overhead beregnes. Ved lukning af FIK-projekter med symmetrisk medfinansiering vil over- /underskud blive bogført på UK 10 med projektnummer. Ved IV-projekter beregnes og bogføres fortjeneste. 4
Når Projektøkonomi har modtaget lukningsanmodningen, lukkes projektet i ØSS. Efterfølgende fremsendes lukkemail til projektsekretær med oplysning om de afsluttende posteringer. Såfremt over-/underskud ekskl. overhead og produktansvarsforsikring er på kr. 50.000 eller derover, sendes mail omkring lukning til både projektsekretær og institutleder. EGENKONTROL Før projektet kan sendes til lukning, skal følgende kontroller være gennemført: Er alle omkostninger bogført, og er den sidste bogføringsperiode lukket i ØSS? Dvs. overhead, timer og evt. medfinansiering er bogført. Er der bogført på korrekt UK og omkostningssted? Hvis ikke skal der foretages omkontering, før projektet kan lukkes. Har vi modtaget den andel af bevillingen vi er berettiget til? Først herefter kan projektet lukkes. Ved projekter med krav om regnskabsaflæggelse: Er afsluttende regnskab sendt til bevillingsgiver/koordinator? LUKNINGSANMODNING Blanketterne til anmodning om lukning af hhv. FIK- og IV-projekter er bygget op omkring en række formler, der automatisk generer de posteringer, der skal foretages, for at projektet kan lukkes korrekt i ØSS. Det er derfor vigtigt, at den sendes som Excel-fil til Projektøkonomis mailadresse projektlukning@adm.aau.dk med teksten Lukning projektnr. xxxx. For at lette processen hos os, bedes hver mail kun indeholde anmodning om lukning af et projekt eller en projektnummerrække. Der er udelukkende krav om institutleders underskrift i de situationer, hvor en restbevilling skal returneres til bevillingsgiver. 5