Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Transkript

1 Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som alle dokumenter, der indeholder et krav eller anmodning om betaling (f.eks. faktura, kreditnota eller betalingsanmodning). Afgrænsning Beskrivelsen af forretningsgangene omhandler kun håndtering af modtagne elektroniske regninger. Forretningsgangene omhandler ikke brugen af elektroniske indtægts-, udgifts- og posteringsbilag. Oversigten KMD Webbetalings håndtering af modtagne elektroniske regninger foregår via Oversigten. Oversigten er delt op med søgebillede med to faneblade, henholdsvis STANDARD OG UDVIDET. Ovenstående søgebilleder er med til at udsøge de regninger, der ønskes i den pågældende situation. Søgebilledet STANDARD er automatisk opsat med forudfyldte felter, såsom sagsbehandler, enhed samt status. Disse søgekriterier kan manuelt ændres. Det er muligt via KMD Webbetaling/indstillinger at ændre på en del af de forudfyldte felter, f.eks. felterne "status" samt "modtaget dato fra". Behandling af regning Samtlige regninger skal behandles i overensstemmelse med "Retningslinier for bogføringsprocessen" (Bilag 9). Selve behandlingen af regningen foregår via oversigten ved at gå ind på det enkelte dokument. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 28. maj 2008, punkt 1 1/7

2 En regning kan optræde som henholdsvis en fuldt elektronisk regning eller som regning fremsendt via et LæsInd-bureau. Fuldt elektronisk regning: En fuldt elektronisk regning er karakteriseret ved, at de oplysninger, der fremkommer på skærmen er oplysninger som leverandøren har genereret. Det betyder, at den enkelte sagsbehandler ikke har mulighed for at rette fakturaoplysninger, herunder fakturabeløb, bankkontooplysninger, CVR/CPR-nummer m.v. Disse felter er låste. Eneste undtagelse er rettidig betalingsdato, hvilken kan ændres manuelt. Det betyder implicit, hvis regningen ikke stemmer overens med den forventede regning - skal den pågældende regning efter aftale med leverandøren enten inaktiveres samt ny rekvireres eller afvente kreditnota samt ny faktura. Regning fremsendt via LæsInd-bureau: En regning fremsendt via LæsInd-bureau er karakteriseret ved, at regningen er gjort elektronisk via indscanning foretaget af et autoriseret LæsInd-bureau (der findes p.t. to i Danmark, henholdsvis JWN Data A/S og Datascanning A/S). Leverandøren fremsender papirregningen til LæsInd-bureau, som herefter indscanner papirregningen og overfører fakturaoplysningerne til KMD Webbetaling. Det er muligt for den enkelte sagsbehandler at se den indscannede papirregning. Den enkelte sagsbehandler har ved disse regninger som ved den fuldt elektroniske regning ikke mulighed for at rette fakturaoplysninger, herunder fakturabeløb, bankkontooplysninger, SE/CVR-nummer og fakturabeløb m.v. I forhold til den fuldt elektroniske regning er der mulighed for at give adgang til at rette følgende fakturaoplysninger: Beløb Bankkontooplysninger Leverandør (SE/CVR-nummer) Denne adgang er givet til den systemansvarlige og økonomichefen med henblik på at kunne håndtere regninger med status=fejl samt kreditnotaer indgået som fakturaer. Øvrige medarbejdere med denne adgang skal godkendes af økonomichefen. Inaktivering af regninger: Regninger, der af den ene eller anden grund ikke skal behandles, kan ikke slettes, men skal i stedet inaktiveres. Begrundelser for inaktivering: Regningen skulle ikke have været fremsendt til Kalundborg Kommune Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 28. maj 2008, punkt 1 2/77

3 Regningen er modtaget dobbelt Regningen er behæftet med fejl, som gør at ny regning efter aftale med leverandøren fremsendes. Regninger, som skal bogføres i andre systemer, som ikke har integration med KMD Webbetaling. Fejlbehæftede regninger Ved behandling af fejlbehæftede regninger, skal der tages højde for, om det vedrører en fuldt elektronisk regning eller regning sendt via LæsInd-bureau. STATUS = AFVIST (fuldt elektronisk regning) Ved en fejlbehæftet fuldt elektronisk regning forstås en regning, som indeholder indholdsmæssige fejl eller er modtaget dobbelt. Regninger med status=afvist er låste og kan ikke behandles. Som dokumentation for, at alle afviste regninger er gennemgået skal sagsbehandlernavn påføres i påtegning 1. STATUS = FEJL (regning via LæsInd-bureau) Adgang til at behandle regninger med status=fejl er givet til den systemansvarlige og økonomichefen. Øvrige medarbejdere med denne adgang skal godkendes af økonomichefen. Ved en fejlbehæftet regning via LæsInd-bureau forstås en regning, som mangler fakturaoplysninger. (LæsInd-bureau har f.eks. ikke kunnet aflæse fakturaoplysningerne eller regningen har været mangelfuld) eller er modtaget dobbelt. For at regningen kan behandles af den enkelte sagsbehandler, skal de manglende oplysninger påføres regningen via VIS DOKUMENT. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 28. maj 2008, punkt 1 3/77

4 Oversigt over manglende oplysninger: Manglende oplysning SE/CVR-nr. Behandling Det undersøges om det skyldes, at LæsInd-bureauet ikke har kunnet aflæse nummeret. Hvis dette er tilfældet, kontaktes leverandøren for oplysning om SE/CVR-nr. Hvis leverandøren ikke har et SE/CVR-nr. påføres CPR-nr. eller bankkontonummer. Fakturadato Det undersøges, om det skyldes, at LæsInd-bureauet ikke har kunnet aflæse det. Hvis dette er tilfældet påføres modtagelsesdatoen i KMD Webbetaling. Hvis fakturadatoen er meget ældre end modtagelsesdatoen fjerner KMD Webbetaling automatisk fakturadatoen. I dette tilfælde indsættes datoen igen uden yderligere behandling. Det er op til den enkelte sagsbehandler at kontrollere regningens rigtighed. Regningen findes i forvejen Regningen inaktiveres. Det påføres i bilagstekstfeltet årsagen til inaktiveringen. Kontrolforanstaltninger Økonomistaben, Team Intern økonomi: Løbende kontrol med posteringer med fremtidig betalingsdato samt evt. fejllister. Sikre, at ikke-effektuerbar udbetalinger i udbetalingssystemet dagligt behandles. Sikre at, de budgetansvarlige chefer i institutioner, faglige enheder og stabe udfører kontrol af udbetalinger efter de fastsatte regler. Institutioner, faglige enheder og stabe De enkelte institutioner, faglige enheder og stabe har ansvaret for tilrettelæggelse af følgende kontroller: Udførelse af ledelsestilsyn, hvilket skal kunne dokumenteres. Udførelse af stikprøver på udbetalinger, i h.t. regler for stikprøvevis gennemgang af bilag. Opfølgning på ikke færdigbehandlede regninger. Sikre, at oversigten med status=afvist dagligt gennemgås, da leverandøren skal kontaktes for fremsendelse af ny regning i de tilfælde, hvor fejlen skyldes andre forhold end at regningen er modtaget dobbelt. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 28. maj 2008, punkt 1 4/77

5 Stikprøvevis gennemgå de inaktiverede regninger for kontrol af korrekt inaktivering. Systemansvarlig De systemansvarlige/superbrugerne er udpeget og oplistet. Disse fremgår på kommunes intranet (K-Intra) under IKT-staben. Systemadministratorer Vedligeholdelse af autorisationer vedr. KMD Webbetaling i KSP/CICS foretages af IKTstaben i henhold til autorisationsindberetninger af autorisationsberettigede chefer og institutionsledere. Kommunens kasse- og regnskabsregulativ skal følges i forbindelse med opsætning af KMD Web-Betaling, herunder ved oprettelse af brugere til KMD Webbetaling samt i forbindelse med opsætning af attestations- og anvisningsforhold. Retningslinier for udpegning og oprettelse af personer til bogføring af regnskabsbilag Jævnfør bilag 9 til kasse- og regnskabsregulativet Retningslinier for bogføringsprocessen, anvender Kalundborg Kommune som hovedregel KMD-Webbetaling til bogføring. Økonomichefen skal i henhold til ovenstående udarbejde retningsliner for udpegning og oprettelse af de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag. Adgang til at anvise regnskabsbilag Borgmesteren har det overordnede ansvar for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Velfærdsministeriets og kommunalbestyrelsens fastsatte regler. Direktionen varetager borgmesterens tilsyn indenfor eget ansvarsområde, men har dog muligheden for at videredelegere sit tilsyn til ansatte med selvstændigt budgetområde og med ledelses- og/eller tilsynsfunktioner. Ledelsestilsynet bør som hovedregel svare til de fastsatte disponeringskompetencer. Direktionen har for hver sit område overfor borgmesteren ansvaret for, at afholdelse af udgifter og modtagne indtægter har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning. Adgang til at attestere regnskabsbilag De anvisningsbemyndigede udpeger den/de personer, der skal autoriseres til at attestere regnskabsbilag. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for at disse personer forinden oprettelse i tilstrækkeligt omfang vejledes og instrueres i og omkring kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser, forretningsgange og konteringsvejledninger omkring bogføringen, interne kontroller mv. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 28. maj 2008, punkt 1 5/77

6 Den anvisningsbemyndigede fremsender herefter anmodning om oprettelse til Webbetaling til IKT-staben. Den anvisningsbemyndigede skal tillige opbevare en samlet oversigt over de attestationsbemyndigede for sit område. Adgang til at bogføre kassebilag, herunder udgifts- og indtægtsbilag. Den enkelte budgetansvarlige leder skal godkende de personer, der skal have adgang til at bogføre kassebilag (kasseenhed med direkte registrering i økonomisystemet). Økonomichefen har ansvaret for at disse personer forinden oprettelse i tilstrækkeligt omfang vejledes og instrueres i og omkring kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser, forretningsgange og konteringsvejledninger omkring bogføringen, interne kontroller mv. Økonomichefen har ansvaret for at kassen etableres i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets Overordnede regler for kommunens finansielle styring (Bilag 11), samt at der etableres en kassekontrol i overensstemmelse hermed. Såfremt der forefindes underbilag i ikke elektronisk form til de bogførte kassebilag skal det sikres, at disse opbevares systematisk og i henhold til kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser. Adgang til at bogføre udgiftsbilag i øvrigt til udbetaling via Nemkonto. Den enkelte budgetansvarlige leder skal godkende de personer, der skal have adgang til at bogføre udgiftsbilag i KMD-Webbetaling til overførsel via Nemkonto (f.eks. til udbetaling af diverse kontante udlæg i medfør af tjenesten). Der må alene oprettes personer, der i dag varetager økonomifunktioner på de budgetansvarlige områder. Den budgetansvarlige leder har ansvaret for at disse personer forinden oprettelse i tilstrækkeligt omfang vejledes og instrueres i og omkring kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser, forretningsgange og konteringsvejledninger omkring bogføringen, interne kontroller mv. Ligeledes skal det sikres at der instrueres i, at der af bilaget fremstår de nødvendige oplysninger, jvf. kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser. Udgiftsbilag skal altid forsynes med to påtegninger forinden udbetaling. Udgiftsbilag bogføres først, når bilaget er både attesteret og anvist. Udlæg skal altid godkendes af den relevante budgetansvarlige, der dog ikke må anvise udbetalinger til sig selv. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 28. maj 2008, punkt 1 6/77

7 Kørselsgodtgørelse for kørsel i egen bil og diæter i forbindelse med kurser mv. er oplysningspligtigt, hvilket skal fremgå af udgiftsbilaget. Der henvises til vejledning i udbetaling af transportgodtgørelse af februar Modtageren af godtgørelsen må ikke selv anvise bilaget. Bilag indeholdende udbetaling af rejseforskud og forskud skal anvises af den person, der af direktionen eller dennes stedfortræder er udpeget til at anvise sådanne bilag. Såfremt der forefindes underbilag i ikke elektronisk form til de bogførte udgiftsbilag skal det sikres, at disse opbevares systematisk og i henhold til kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser. Adgang til at bogføre posteringsbilag Ved posteringsbilag forstås et nyoprettet bilag, fx kontering af bankindsættelser, hovedart 9 posteringer mv. Den enkelte budgetansvarlige leder skal godkende de personer, der skal have adgang til at bogføre posteringsbilag i KMD-Webbetaling. Den budgetansvarlige leder har ansvaret for at disse personer forinden oprettelse i tilstrækkeligt omfang vejledes og instrueres i og omkring kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser, forretningsgange og konteringsvejledninger omkring bogføringen, interne kontroller mv. Ligeledes skal det sikres at der instrueres i, at der af bilaget fremstår de nødvendige oplysninger for entydigt at kunne identificere posteringen. Ved posteringsbilag er én påtegning tilstrækkelig. Såfremt der forefindes underbilag i ikke elektronisk form til de bogførte udgiftsbilag skal det sikres, at disse opbevares systematisk og i henhold til kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser. Ikrafttræden Nærværende retningslinier er godkendt af økonomichefen den 14. maj 2008 og træder i kraft d. 1. juni Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 28. maj 2008, punkt 1 7/77