, Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 02. februar 2015, kl. 16.00 Søndergade 13 - Toftlund Side 1 af 11
Indholdsfortegnelse 1 Godkendelse af protokol...3 1.1 Bestyrelsesmøde den 08.12.2014...3 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol...3 2 Efterretningssager...4 2.1 Råbalance...4 2.2 Restancelister...4 2.3 Total anvist husleje... 4 2.4 Huslejerykkere oktober...4 2.5 Oversigt venteliste... 4 2.6 Orientering om ledige lejemål...4 2.7 Orientering om udsættelser -... 4 2.8 Intrum justitia...4 2.9 Orientering om PM-aftale... 4 2.10 Status igangværende sager Teknisk afdeling...4 3 Landsbyggefondsmidler m.v.... 5 3.1 Landsbyggefondsmidler...5 3.2 Dispositionsfonden... 5 4 Renoverings-/Byggeskadesager...5 4.1 Afdeling 16, Hovedgaden, Agerskov...5 4.2 Afdeling 1, Timmelsvang Toftlund...6 5 Foreningsanliggender... 6 5.1 Salus Boligadministration... 6 5.2 8. kreds... 6 6 Bestyrelsesanliggender...7 6.1 Ordinær generalforsamling 2015...7 6.2 Budgetforslag 2016 - Hovedforeningen...7 6.3 Bestyrelseshonorar 2015...7 7 Medlemsanliggender... 8 7.1 Intet...8 8 Love og cirkulærer... 8 8.1 BL-Informerer...8 8.2 Landsbyggefonden... 8 9 Beboeranliggender...9 10 Personaleforhold lukket punkt... 9 10.1 Orientering om personaleforhold...9 11 Afdelingsanliggender...9 11.1 Afdelingsmøder 2015...9 12 Eventuelt... 9 13 Fælleskurser... 10 13.1 Næste møde(r)... 10 Side 2 af 11
Indkaldt: Ansatte: Eva Rasmussen, Birgit Jensen, Connie Wittenkamp, Laila Poulsen, Niels Lambertsen Jimmy Povlsen (ref,) Revisor: Afbud: Birgit Jensen deltog fra punkt 3. Ingen afbud. 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den 08.12.2014 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og under skrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Referat fra 08.12.2014 indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol (gentagelse). Opfølgning (JPW): Der er indkaldt til møde omkring muligheder for nødlidende afdelinger. Problematikken vedrørende det store antal tomgangsboliger drøftes desuden med Landsbyggefonden samt Tønder kommune. Side 3 af 11
2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Orientering om restancer 2014 BILAG - Orientering om restancer 2015 BILAG - Restance i % 2014 2.3 Total anvist husleje BILAG - Total anvist husleje 2014 BILAG - Total anvist husleje 2015 2.4 Huslejerykkere oktober BILAG - Huslejerykkere 2014 BILAG - Huslejerykkere 2015 2.5 Oversigt venteliste BILAG - Venteliste januar 2015 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål - januar 2015 2.7 Orientering om udsættelser - 2.8 Intrum justitia Opgørelse Intrum Justitia 02.01.2015 2.9 Orientering om PM-aftale PM aftale kommer kvartalsvis. BILAG - Nordea har fremsendt afkastrapport - juni 2014 2.10 Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr. 01.12.2015. Side 4 af 11
3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Indestående i Landsbyggefonden er primært reserveret til ombygning af Hovedgaden, Agerskov. 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Afdeling 16, Hovedgaden, Agerskov Teknisk afdeling har fremsendt økonomi overslag samt opgavebeskrivelse til LBF - for en foreløbig udtalelse omkring projektet. Der afventes tilbagemelding. Der spørges til svar i december.(gentagelse) Opfølgning (LBS) : Der er fornyet spurgt hos LBF - der forventes et møde i 1. kvartal 2015. Til orientering Side 5 af 11
4.2 Afdeling 1, Timmelsvang Toftlund Der har været afholdt ekstraordinær afdelingsmøde for afdeling 1 (gamle). Der blev godkendt nedrenovering. (gentagelse). Der er afholdt ekstraordinær generalforsamling den 27.11.2014 på restaurant Frosch, Toftlund.Der blev godkendt nedrenovering. Opfølgning (JPW): Sagen er drøftet med kommunen og ansøgning til kommunen er under udarbejdelse. 5 Foreningsanliggender 5.1 Salus Boligadministration Sagen er alene til efterretning Kort orientering om: - hjemmesider - økonomi 5.2 8. kreds Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret 2015. Side 6 af 11
6 Bestyrelsesanliggender 6.1 Ordinær generalforsamling 2015 Indkaldelse til ordinær generalforsamling 2015 BILAG Indkaldelse Til godkendelse Godkendt som indstillet. 6.2 Budgetforslag 2016 - Hovedforeningen Fastsættelse af budget 2016 BILAG Forslag til budget BILAG Forslag til budget, komprimeret BILAG Forslag til budget, specificeret Til godkendelse Bestyrelsen godkendte udkast til budget for foreningen for 2016. Administrationsbidraget reduceres med 1,87% svarende til i alt kr. 24.800. Der er i udkastet taget højde for en reduktion i lejemålsenheder med 10 - gl. afd. 1. 6.3 Bestyrelseshonorar 2015 Bestyrelseshonorar 2015 fastlægges BILAG Udkast bestyrelseshonorar Drøftelse af bestyrelseshonorar. Bestyrelsen ønsker ikke at modtage bestyrelseshonorar for 2015. Omkostninger i forbindelse med kørsel afregnes efter statens takster. Side 7 af 11
7 Medlemsanliggender 7.1 Intet 8 Love og cirkulærer 8.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4814 Medlemskontingent 2015 4914 Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr. 01.01.2015 og ungdomsboligbidrag i 2015 5014 - Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 0115 Oversigt over udsendte BL informerer i 2014 0215 Ny målerbekendtgørelse 0315 Afskaffelse af G-dage for korttidsansættelse 0415 Ophævelse af 70 års grænse for automatisk afsked gældende fra 1. januar 2016 8.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 653 Indberetning af ledige boliger pr. 1. december 2014 654 Ny hjemmeside 655 NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk 656 Erhvervs Ph.D.-pulje 657 Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar 2015 658 Beboere i den almene boligsektor 2014 Side 8 af 11
9 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Ingen Intet at referere. 10 Personaleforhold lukket punkt 10.1 Orientering om personaleforhold 11 Afdelingsanliggender 11.1 Afdelingsmøder 2015 Mødeoversigt for afholdelse af afdelingsmøder 2015. BILAG Oversigt afdelingsmøder 2015 Møderække for afholdelse af ordinære afdelingsmøder 2015 til godkendelse. Godkendt som indstillet. 12 Eventuelt, afdeling 4, afdelingsbestyrelsen vandt facebook konkurrencen (SALUS Boligadminstration) "Jagten på julehyggen 2014". Præmien - gavekort til Davidsen, Toftlund, værdi kr. 500,00), er overrakt af Eva E. Rasmussen til afdelingsbestyrelsen. Side 9 af 11
13 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den 05.03.2015 Hotel Tønder Hus, Tønder (afholdes årligt) Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den 01.10.2015 - Scandic, Sønderborg (afholdes årligt) Er tilmelding af deltagere under 35 personer, udskydes kurserne. 13.1 Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2015 Mandag den 02.02.2015 kl. 16.00 Mandag den 11.05.2015 kl. 16.00 Revisor Tirsdag den 26.05.2015 kl. 10.00 Revisor (Aftalt med Deloitte, Rie Clausen deltager i mødet 26.05.2015) Forslag til møderække 2. halvår 2015 Mandag den 14.09.2015 kl. 16.00 Tirsdag den 15.09.2015 kl. 10.00 Mandag den 11.05.2015 kl. 16.00 Mandag den 07.12.2015 kl. 16.00 Indstilles til godkendelse. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Søndergade 13, Toftlund Side 10 af 11
Mødedato ordinær generalforsamling 2015 Onsdag den 27.05.2015 kl. 19.00 Efterfølgende konstituering af næstformand Sted: Frosch, Toftlund (er booket 07.07.2014 lcw) Salus repræsentantskabsmøde 2015: Lørdag den 23. maj 2015 http://webzone.salus-bolig.dk Toftlund / 2015 Eva Etmann Rasmussen formand Laila Poulsen næstformand Connie Wittenkamp Birgit Jensen Niels Lambertsen Side 11 af 11