OPKRÆVNINGSSTRATEGI NORDDJURS KOMMUNE 2018-2021
Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Snitflader og lov for opkrævning... 3 Målsætning for opkrævning... 4 Strategi... 4 Handleplan... 4 Målsætning for forebyggelse af nye restancer... 5 Strategi... 5 Handleplan... 5 Målsætning for service... 5 Strategi... 5 Opkrævningskontorets opgaver... 6 Forretningsgang... 6 Aftaler generelt... 7 Sagsbehandling generelt... 7 Afskrivningsretningslinjer... 7 Tilbagebetalingspligtig kontanthjælp... 8 Krav med udpantnings- og lønindeholdelsesret... 8 Gældssanering og dødsboer... 8 Civilretlige krav... 8 Eftergivelse... 8 Rente- og gebyrretningslinjer... 9 Rykkerprocedure generelt... 9 Rykkerprocedure fortrinsberettigede krav:... 9 Opkrævningsopgaven skal følge gældende love, som pr. 1. januar 2018 er:... 10 2
Indledning Strategien er gældende for perioden 1. januar 2018 til udgangen af denne valgperiode. Opkrævningsstrategien i Norddjurs Kommune har overordnet set til formål, at få løst opkrævningsarbejdet så effektivt som muligt samt bibringe kommunen det størst mulige provenu, inden eventuelle restancer oversendes til inddrivelse hos Staten. Samtidig samarbejder opkrævningsmedarbejderne med øvrige fagforvaltninger i kommunen med henblik på at sikre en helhedsorienteret sagsbehandling for borgeren og for at forebygge fremadrettede restancer. Der arbejdes med dialogbaseret opkrævning, hvilket bedst sikrer, at det kommunale krav indgår i kommunens kasse. Denne model giver ligeledes mulighed for, at der tages de sociale hensyn, som loven kræver. Kontakten med borgerne og den fremtidige sagsbehandling sker på en måde, så borgerne mødes med respekt, ligeværdighed, dialog og tillid til forvaltningen. Borgerne kontaktes i de sager, hvor borgeren er blevet rykket eller mødeindkaldt, uden at der er sket betaling eller de har taget kontakt til Opkrævningskontoret, og hvor det vurderes, at der ikke vil være en økonomisk gevinst ved at overgive sagen til SKAT. Beslutningen om en restance skal videresendes til inddrivelse hos SKAT eller blive ved kommunen, er baseret på, hvad der er mest hensigtsmæssigt i hver enkelt sag, altså hvor skønnes det at restancen hurtigst bliver betalt. Selve udførelsen af opkrævningsopgaven i Norddjurs Kommunen omfatter at: Udsende opkrævninger og regninger til borgere, virksomheder og kommuner Føre kontrol med, at indbetalinger fra borgere, virksomheder og kommuner finder sted inden for den fastsatte betalingsfrist Rykke for manglende betalinger Indgå aftaler om afdragsvis betaling over kortere tid Indgå aftaler om henstand på frivillige indgåede betalingsaftaler Afskrive gæld / manglende betalinger på grund af forældelse, gældssanering m.v. Iværksætte modregning af skyldige beløb i løbende ydelser efter gældende lov Oversende krav til inddrivelse ved SKAT Snitflader og lov for opkrævning Lovbekendtgørelse nr. 48 af 12. januar 2015 om opkrævning og inddrivelse af visse fordringer regulerer snitfladen mellem de opkrævningsopgaver, som varetages af de enkelte kommunale og statslige fordringshavere, og de inddrivelsesopgaver som varetages af SKAT. SKAT har siden lovens vedtagelse overtaget inddrivelsesopgaven fra kommunerne. Som følge heraf gennemfører SKAT opgaverne ved hjælp af lønindeholdelse ved udlæg i bankkonti, i fast ejendom, i løse værdier såsom en bil m.v. med henblik på, at restancen på den måde bliver betalt. Det er ikke alle nævnte inddrivelsesskridt, som sikrer, at kravet betales og et udlæg er ikke nødvendigvis lig med at kravet betales. 3
SKAT har endvidere i forhold til en række restancer mulighed for at foretage modregning i udbetalinger fra kommunen, Staten og udbetaling Danmark. Det gælder for eksempelvis udbetalinger som børne- og ungeydelse, overskydende SKAT eller pensions- eller boligstøtteudbetalinger, hvor lovgivningen giver mulighed for det. Når kravet er sendt til inddrivelse ved SKAT, har Norddjurs Kommune ikke længere mulighed for at indgå betalingsaftaler. Målsætning for opkrævning Målsætninger for opkrævning: At restancer til Norddjurs Kommune nedbringes mest muligt, med de afsatte ressourcer At opkrævningsindsatsen gennemføres så effektivt som muligt, bl.a. ved brug af digitale indbetalingsløsninger i videst muligt omfang herunder, at borgere og virksomheder tilmelder betalinger til kommunen til PBS (Betalingsservice) At borgerne og virksomhederne oplever at blive behandlet ordentligt under opkrævningsprocessen Strategi Handleplan Løbende undervisning/vidensdeling af/mellem medarbejderne bl.a. i anvendelsen af IT En hurtig og konsekvent opfølgning Målrettet individuel og helhedsorienteret sagsbehandling, herunder samarbejde om fælles restanter med SKAT/Udbetaling Danmark At løbende ydelser bliver betalt At der indgås aftale, hvor det er muligt At alle betalingsordninger følges op At yde hurtig sagsbehandling At alle skyldnere bliver gjort opmærksomme på kravene At alle borgeres retssikkerhed tilgodeses, herunder give oplysninger, råd og vejledning, således restancerne kan blive betalt, med så få omkostninger som muligt for restanten Øge samarbejdet på tværs af forvaltningerne for at minimere antallet af restancer, eksempelvis ved afholdelse af informations- og samarbejdsmøder Samarbejde med SKAT/Udbetaling Danmark om fælles restanter/krav, der er sendt til inddrivelse. Videregivelse af information, der har betydning for sager, der er overgivet til SKAT/Udbetaling Danmark Større fokus/indsats for, at øge tilmeldingen til Betalingsservice. Målet er, at Betalingsservice bliver den foretrukne betalingsmåde for de kommunale opkrævninger. Eksempelvis skal sagsbehandlerne være opmærksom på at få borgerens accept og kontonummer udfylde tilmeldingsblanket ved indgåelse af betalingsordning, ex. ved billån 4
Målsætning for forebyggelse af nye restancer Opkrævningskontoret vil arbejde for: At opkrævningen sker med en helhedsorienteret holdning, hvilket bl.a. betyder, at sagsbehandleren i en given sag, retter henvendelse til afdelinger/myndigheder, der har betydning for sagens behandling/forebyggelse af restancer Strategi Handleplan Øget samarbejde på tværs af forvaltningerne; øge forståelsen for hinandens arbejde Udveksling af ideer/viden med hinanden/andre opkrævningsenheder Det søges undgået, at der under afviklingen af de bestående restancer, opstår ny gæld til det offentlige Gennemgang af udvalgte restancearter En konsekvent påligning af rykkergebyr Orientering på kommunens hjemmeside Orientering om e-boks og muligheder for anvendelse af betalingsservice Øge samarbejdet på tværs af forvaltningerne Tilrette og ajourførekommunens hjemmeside med den nødvendige information Målsætning for service Opkrævningskontoret vil arbejde for: At alle henvendelser fra borgere behandles hurtigt, venlig, korrekt og effektivt på et sikkert, højt fagligt og kvalitetsmæssigt niveau Strategi At alle borgere, der henvender sig til Opkrævningskontoret, mødes med respekt, ligeværdighed, dialog og tillid Borgeren skal opleve, at vi varetager deres retssikkerhed, og at vi søger, at opnå den bedste løsning indenfor de givne rammer for begge parter En hurtig besvarelse af personlige, telefoniske og skriftlige henvendelser, herunder e-mail og indscannede skrivelser Breve fra Opkrævningskontoret skal være klare, let forståelige og med relevante henvisninger til love m.m. Målrettet brug af tekniske og it-mæssige ressourcer i samspil med personlig sagsbehandling 5
Opkrævningskontorets opgaver Opkrævningskontoret står for betalingskontrol, kontakten til borgeren i form af udsendelse af rykkerskrivelser, fastsættelser, iværksættelse af modregning i løbende ydelser, telefonisk kontakt m.m. Sagerne bliver løbende kontrolleret. Ved manglende overholdelse af en henstands- eller betalingsordning, vurderes det, om sagen skal oversendes til SKAT, eller der skal tages kontakt til borgeren. Der skal levnes skyldneren flere chancer for at bringe sit mellemværende med kommunen ud af verden. Ved misligholdelse vil der efter et konkret skøn altid kunne udsendes yderligere en rykkerskrivelse eller personlig henvendelse til borgeren, inden sagen afgives til SKAT til tvangsinddrivelse. Der indgås ikke betalingsordninger på løbende ydelser (løbende ydelser defineres som betalinger der kendes og som kommer hver måned ex. daginstitution). Der er i kommunen udnævnt tre pantefogeder til at varetage restancen på ejendomsskatteområdet. Eksempler på kravstyper i forhold til borgerne er tilbagebetalingspligtig kontanthjælp, boligindskudslån, daginstitution og ejendomsskat. Forretningsgang For krav, der oversendes til Opkrævningskontoret til opkrævning, følges nedenstående principper: Overskridelse af betalingsdato Rykker Overdrages til SKAT Ovenstående er hovedprincippet for opkrævningen, dog sendes der altid to rykkere for krav vedrørende fortrinsberettigede krav og civilretlige krav. Processen kan ud fra den konkrete situation fraviges. Sagsbehandlingen skal være smidig og hensigtsmæssig. Det skal dog pointeres, at sagsbehandleren fortsat, under samtale med borgeren, i de sager hvor det skønnes nødvendigt, kan anvende de sædvanlige kendte pressionsmidler, så som udsættelse ved manglende betaling af husleje og informere borgeren, at sagen i tilfælde af misligholdelse eller passivitet vil blive fremsendt til SKAT med henblik på egentlig tvangsinddrivelse. Specielt gældende for restancer vedrørende fortrinsberettigede krav (grundskyld, skorstensfejning, rottebekæmpelse og øvrige bidrag), vil opkrævningskontoret iværksætte procedure for udlæg med henblik på at begære ejendommen på tvangsauktion. Der er en bagatelgrænse under 25 kr., det betyder, at krav under 25 kr. ikke opkræves. 6
Aftaler generelt Aftaler skal opstilles således, at de fører til fuld indfrielse af hele restancen Aftaler skal omfatte alle kommunens krav. Dog er løbende forpligtigelser undtaget fra denne regel Alle borgere skal betale svarende til de muligheder, som deres indtægt giver Opkrævningen arbejder ud fra at etablere så mange frivillige betalingsaftaler som muligt. Ved indgåelse af aftale, bliver der altid sendt aftalebekræftelse, hvor der bl.a. tages forbehold for modregning og oplysning om, at ved brud på aftale, kan restancen blive fremsendt til SKAT for tvangsinddrivelse m.v. Ved brud på betalingsaftalen, sker der altid en vurdering af, om det er mest hensigtsmæssigt at oversende sagen straks til SKAT eller om borgeren skal kontaktes telefonisk. Den telefoniske kontakt kan også ske uden for Opkrævningskontorets normale åbningstid, såfremt dette vurderes at være hensigtsmæssigt. Ved civilretslige krav over kr. 100.000, returneres sagen til fagforvaltningen for vurdering af, om sagen skal overdrages til advokat. Sagsbehandling generelt Opkrævningskontoret tager i sagsbehandlingen stilling til: Om der er en eller flere medhæftere på kravet, således at der kan ske opkrævning/inddrivelse hos begge Om der er mulighed for modregning i udbetaling til løbende ydelser f.eks. daginstitutionsbetaling At såfremt borgeren ejer aktiver og restancen er af en vis størrelse og betalingen ikke kan ske inden for rimelig tid, da skal der ske sikring af restancen, hvilket betyder at sagen skal overgives til SKAT Om kravet ikke længere er retskraftigt, og derfor skal det afskrives Afskrivningsretningslinjer Restancer til det offentlige kan kun inddrives, så længe de er retskraftige. Er kravet bortfaldet (f.eks. tilbagebetalingskrav), forældet, eftergivet eller er der afsagt kendelse om gældssanering, akkord og lignende eller er der sket præklusion i dødsbo, er kravet ikke længere retskraftigt, og skal derfor afskrives. Det er Opkrævningskontorets opgave, at arbejde for, at kommunen ikke mister sine tilgodehavender. Dette kan bl.a. ske ved, at sagen oversendes til SKAT til foretagelse af udlæg eller at borgeren erkender at skylde beløbet. Herved afbrydes den 3-årige forældelse, som omfatter de fleste krav. Selvom Opkrævningskontoret er opmærksomme på, at der foretages de fornødne forældelsesafbrydende tiltag, vil der skulle ske endelig afskrivning af visse fordringer. Opkrævningskontoret foretager løbende afskrivninger af restancer. Orientering til økonomiudvalget sker en gang årligt ved regnskabsaflæggelse. 7
Tilbagebetalingspligtig kontanthjælp Der foretages endelig afskrivning af restancer i overensstemmelse med Lov om aktiv socialpolitik 95, stk. 2, hvor det fremgår, at et krav er bortfaldet, såfremt det ikke har været muligt at fastsætte en betalingsordning, inden der er forløbet 3 år fra hjælpens ophør. Krav med udpantnings- og lønindeholdelsesret Krav, der er tillagt udpantnings- og lønindeholdelsesret, afgangsføres principielt ikke. Kravet vil som hovedregel forældes efter 3 år, og skal afskrives i henhold til Lovbekendtgørelse nr. 1063 3, af 28. august 2013 Lov om forældelse af fordringer (forældelsesloven). Inden forældelse indtræder, vil sagen løbende blive revurderet for vurdering af, om de økonomiske forhold er ændret. Gældssanering og dødsboer Der kan forekomme endelig afskrivning i forbindelse med gældssaneringskendelser eller, hvis et dødsbo har så ringe en værdi, at der alene kan udloddes en dividende eller boet udlægges til dækning af begravelsesomkostninger. Civilretlige krav Civilretlige krav er en samling af forskelligartede kravstyper. Kravene er som udgangspunkt ikke tillagt udpantnings- eller lønindeholdelsesret og kan derfor alene inddrives i overensstemmelse med de regler i retsplejeloven, der gælder for private fordringshavere. Det betyder, at kravene ikke kan tvangsinddrives uden, at der foreligger dom for kravet, eller en anerkendelse af kravet i form af et frivilligt forlig, der kan tjene som fundament for inddrivelse via Fogedretten. Alle kommunale civilretlige krav skal oversendes til SKAT, hvis betaling ikke kan opnås gennem en frivillig betalingsordning. Inddrivelsen skal gennemføres via SKAT og kommunen kan derfor ikke selv sende sagen direkte til fogedretten eller til advokat. SKAT kan vælge selv at gå i fogedretten med restancen til direkte inkasso, hvis der er tale om en restance på under 100.000 kr., hvis der er aktiver/løn. Men provenuet skal dog altid sættes i forhold til en prioritering af ressourceforbruget. I henhold til SKAT s inddrivelsesvejledning, er den nedre beløbsgrænse 100 kr. krav under dette beløb må ikke oversendes til SKAT. Kommunen behøver ikke at foretage en solvensvurdering af skyldneren inden oversendelsen. Opkrævningskontoret forsøger at komme i dialog med skyldner, specielt når det drejer sig om mindre restancer, som måske blot vil blive henlagt hos SKAT. Ved indgåelse af betalingsaftale, vil det blive forsøgt at få borgeren til at underskrive et frivilligt forlig. Ved misligholdelse af sagen, vil kravet blive oversendt til SKAT. Eftergivelse Det er SKAT, der har hjemlen til at behandle ansøgning om eftergivelse og dermed også til at træffe afgørelse om eftergivelse, det kan kommunen ikke. Der er ingen pligt til, at høre eller indhente kommunens godkendelse, medmindre der er tale om en fordring, som kommunen har en særlig interesse i. Modtager SKAT en ansøgning om eftergivelse fra en borger, vil SKAT anmode om, at få alle sager vedrørende den pågældende person, der ligger til opkrævning hos kommunen oversendt, så der bliver lavet en fælles ordning. Kommunen har ikke mulighed for, at modsætte sig en eftergivelse. 8
Rente- og gebyrretningslinjer Gebyrpolitikken for kommunale krav tillagt udlægsret skal følge lov nr. 939 af 27. december 1991 (Den kommunal rente- og gebyrlov) 2, stk. 2 og kan jf. 2 stk. 5 maksimalt udgøre kr. 250,00 pr. rykkerskrivelse. Gebyrpolitikken for kommunale krav, der ikke er tillagt udlægsret skal følge lov nr. 638 af 21. december 1977 (Renteloven) 9b og kan jf. 9b, stk. 2 maksimalt udgøre kr. 100,00 pr. rykkerskrivelse og der kan maksimalt udsendes 3 rykkerskrivelser. Gebyr generelt Der opkræves følgende gebyrer i Norddjurs kommune: Krav med udpantningsret Rykkerskrivelse for restancer over kr. 500,00 pålignes gebyr på kr. 250,00 Rykkerskrivelse for restancer under kr. 500,00 pålignes gebyr på kr. 100,00 Ved rykning for manglende afdragsbetaling på en betalingsaftale pålægges altid et gebyr på 250 kr. uanset størrelsen af det skyldige beløb. Krav uden udpantningsret / Civilretlige krav Rykkerskrivelse kr. 100,00 Rykkerprocedure generelt Alle krav vil indgå i en rykkerprocedure (arbejdsopgaven med at rykke for betaling gennemføres automatisk via KMD Opus Debitor), hvis kravet ikke er betalt til forfald. Der vil blive udsendt en rykkerskrivelse til borgeren. Hvis der ikke betales på denne rykkerskrivelse, vil restancen blive oversendt til SKAT. Der rykkes ikke for restancer, hvor beløbet er under 25 kr., da udgifterne til porto og print ikke står mål med indtægten. Rykkerprocedure fortrinsberettigede krav: sidste rettidig indbetalingsdato 1. rykker med gebyr 2. rykker med gebyr med forkyndelse underretning udlæg overgivelse af sag til advokat Rykker 1 vedrørende fortrinsberettigede krav (grundskyld, skorstensfejning, rottebekæmpelse og øvrige bidrag) rykkes uden minimumsbeløb. Den nedre grænse for at begære en ejendom på tvangsauktion er 500 kr. For fortrinsberettigede krav opkræves følgende gebyr: Rykkerskrivelse for restancer under kr. 500,00 pålignes gebyr på kr. 100,00 Rykkerskrivelse for restancer over kr. 500,00 pålignes gebyr på kr. 250,00 Underretningsgebyr uanset kravet størrelse udgør kr. 450,00 9
Renter Norddjurs Kommune forbeholder sig ret til at beregne renter efter gældende regler ved enhver for sen betaling. En betalingsaftale stopper ikke renteberegning. Mellemkommunale krav I henhold til fælles overenskomst imellem kommunerne, betales der ikke rykkergebyr mellem kommunerne. Ligeledes pålægges der heller ikke renter på mellemkommunale betalinger. Opkrævningsopgaven skal følge gældende love, som pr. 1. januar 2018 er: LBK nr. 48 af 12. januar 2015 (Lov om opkrævning og inddrivelse af visse fordringer) LBK nr. 29 af 12. januar 2015 (Lov om inddrivelse af gæld til det offentlige) Bekendtgørelse nr. 418 af 28. april 2017 (Bek. om kommunernes opkrævning af tilbagebetalingskrav efter lov om aktiv socialpolitik) Bekendtgørelse nr. 419 af 28. april 2017 (Bek. om kommunalbestyrelsens opkrævning af tilbagebetalingskrav efter lov om social service, lov om social pension og lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension mv.) LBK nr. 11063 af 28. august 2013 (Lov om forældelse af fordringer (forældelsesloven)) Lov nr. 523 af 06.06.07. (Lov om ændring af forskellige lovbestemmelser om forældelse af fordringer m.v.) 10