Udskrift af forhandlingsprotokollen for KOLLEGIEKONTORET I AARHUS Møde nr. 46 den 26. november 2014 kl. 14.00 28. november 2014 jb@kollegiekontoret.dk
209 Referat af møde nr. 46 i bestyrelsen for Kollegiekontoret i Aarhus den 26. november 2014 kl. 14.00 Til stede: Fraværende: Desuden deltog: Per Madsen, Formand Anders Rønnebro Søren S. Ahlers Pauli Lydersen Jan Ove Hansen Trine Graugaard Torben L. Stoklund Knud Hansen Pernille Madsen (indtrådt som suppleant for Martin Moos) (med afbud) Martin L. Hansen (med afbud) Kristina Hampenberg (med afbud) Emil S. Nikolajsen (med afbud) Sebastian N. Albrektsen Johanne Ustrup (indtrådt som suppleant for Andreas P. Kristensen) Mikkel Kristensen Tais S. Nissen Kasper V. Pedersen (fratrådt pga. flytning) Revisor Klaus Kristiansen, direktør Per Juulsen, driftschef Kim S. Møller, administrationschef Diana Jørgensen samt Jette Bergendorff som referent. Dagsorden: 1. Forhandlingsprotokollen (Godkendelse af referat af seneste møde) Revisionsprotokollen (udsendes direkte fra revisor) 2. Meddelelser 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2013/14, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2013/14 4. Evt. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 5 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Formanden bød velkommen og referat af møde 45 blev godkendt. Revisionsprotokollen. Udover det fra revisoren udsendte protokollat i tilknytning til årsregnskabet, var der udsendt revisionsprotokollat vedr. ajourføring af afsnit om revisionens formål samt pligter for ledelse og revisor m.v. Formanden foreslog at begge behandles under pkt. 3. Ad 2. Meddelelser Per Madsen gennemgik meddelelserne, der var udsendt med indkaldelsen. 1. Nybyggerier Svane Kollegiets voldgiftssag mod maler er under behandling med syn og skøn ultimo november og efterfølgende en afgørelse. Grundtvigs Hus Kollegiet er afleveret, og mindre mangler er under udbedring. Byggeregnskab udarbejdes primo 2015. Status for de 4 byggeprojekter under forberedelse: Søren Frichs Vej havde lokalplanforslag til 1. behandling i Aarhus byråd 5. november. Forslaget skal udvalgsbehandles og påny byrådsbehandles inden offentlighedsfasen. Vi vil i offentlighedsfasen
foreslå nogle ændringer for at kunne bygge mere hensigtsmæssigt, men det bliver formentlig svært at påvirke beslutningsprocessen. Grunden overtages først, når lokalplanen er endeligt vedtaget. 210 Skejbyparken 49 er grundsalget til nybyggeriet fortsat under forberedelse i kommunen. Sagen har nu ligget stille mere end et år. Vi har anmodet om udsættelse af ministeriets tilsagn om etablering af startboliger til ultimo 2015, da vi ikke kan imødekomme arbejdsmiljøreglerne for en social vicevært i de nuværende rammer. Tranekærvej 60/Bytoften 1 har vores rådgivere påbegyndt lokalplanlægningen. Processen forventes at vare hele 2015, men måske forlanger kommunen et større område lokalplanlagt, hvilket kan forsinke processen. På Godsbanearealerne er kommunens samlede dispositionsplan for arealerne forsinket og forventes først godkendt primo 2015. Derefter kan byggeprogrammet færdiggøres og konkurrence om byggeriet udskrives. 2. Renoveringer Kløvergårdens ansøgning om støtte fra Landsbyggefonden til renovering og ombygninger tilrettes efter aftale på Landsbyggefondens besigtigelse i juni. Herefter skal renoveringens omfang drøftes nærmere med kommunen og fonden før detailprojektering. Skjoldhøjkollegiets ansøgning om støtte til renovering og modernisering er reelt stillet i bero. Kollegiet har i 2014 for egne midler gennemført en mindre renovering af gavle og facader. 3. Udlejning Boliggarantien blev afviklet med sidste indflytning 15. oktober 2 uger tidligere end sidste år. Ud af godt 3.500 berettigede ansøgere fik 589 en bolig gennem ordningen. 4. Styringsdialog Som følge af vores skæve regnskabsår er den årlige styringsdialog flyttet til foråret. Referat af seneste møde, som er offentliggjort på kommunens hjemmeside, er vedlagt. Per Madsen henviste til mødereferatet og forklarede at kommunen har pligt til at føre tilsyn med boligorganisationen. Ad 3. Godkendelse af Kollegiekontorets regnskab 2013/14, med tilhørende revisionsprotokol, herunder godkendelse af afdelingernes regnskaber 2013/14 Revisionsprotokol vedr. årsregnskabet var sendt direkte fra revisor til alle bestyrelsesmedlemmer. Der var desværre en fejl i det udsendte regnskab og der omdeltes et nyt på mødet, hvori der er rettet i konto 533 side 9, konto 604 side 10, fordelingen i note til 533/604 side 14, noten til 601 side 15 og noten til 714/803 side 19. Revisor Klaus Kristiansen forklarede at ændringerne ikke har indflydelse på resultatet, men får regnskab og noter til at passe sammen. Formanden gennemgik årsberetningen og fra årsregnskabet fremhævedes bl.a.
211 Brutto administrations udgifter Der har været en besparelse på 903.386 kr. Den primære årsag til at personaleudgifterne er mindre end budgetteret er, at der har været underbemanding i en afdeling. Indtægter Administrationshonorar Den øgede indtægt skyldes, at der har været tilgang af boliger og der er solgt flere tillægsydelser. Fald i restancegebyret Det er formodentlig en følge at lovændring vedr. betalingsdag for huslejen. Nettorente indtægter Indtægten har været ca. 500.000 kr. Byggesagshonorar Indtægten er fra to byggerier, ca. 2 millioner kr. fra Svane Kollegiet og ca. 200.000 kr. fra Kirsebærhaven. Per Madsen henviste til det udsendte notat vedr. kapitalforvaltning med information om de seneste 5 års afkast for de 4 kapitalforvaltere for Kollegiekontoret og de 4 selvejende institutioner. Der er fokus på resultaterne, og der kan flyttes til anden forvalter, hvis én underpræsterer i forhold til andre. Lejetab Der har i regnskabsåret været tab som følge af ledige boliger på ca. 96.000 kr., som primært kan henføres til afd. 10 Kløvergården. Egenkapital Det vurderes at egenkapitalen er på et passende niveau, så yderligere konsolidering kun tilstræbes i takt med boligtilvæksten og reglerne om minimumsbeholdning i dispositionsfonden. Kollegiekontorets solvens og egenkapital er de seneste år forøget, så vi bl.a. bedre kan imødekomme mulige driftstab og mulige tab ved de store byggesager. Årets resultat er et overskud på 3.763.027 kr. Overskuddet foreslås overført til egenkapitalen. Selskabets egenkapital er herefter pr. 1. august 36.846.618 kr. Fællesforvaltningen Midlerne i fællesforvaltningen (egenkapitalen og afdelingernes henlæggelser) er forrentet med 3,07 %. Formanden henledte opmærksomheden på spørgeskemaet i regnskabet og konkluderede at der ikke er noget problematisk i dette. Revisionsprotokollater Revisor forklarede at det er fast praksis at udsende revisionsprotokollater direkte fra revisor til bestyrelsesmedlemmer. Det giver sikkerhed for at alle bestyrelsesmedlemmer er bekendt med revisors meddelelser. Han forklarede bl.a. at der med jævne mellemrum skal udsendes ajourførings protokollat til bestyrelsesmedlemmer for at sikre at evt. nye bestyrelsesmedlemmer er deres ansvar bevidst. Revisor gennemgik protokollatet overordnet og nævnte bl.a. at det er ledelsens ansvar, at der udarbejdes regnskab og revisors ansvar at der generelt tjekkes om ledelsen har levet op til sit ansvar. Desuden påser revisor at forvaltningsrevisionen gennemføres, at der evalueres på målsætningerne og at der udøves økonomisk ansvarlighed. Protokollatet for årsregnskabet blev også gennemgået af revisor. Revisor forklarede at der er indsat supplerende oplysninger for afd. 10 Kløvergården, som har brug for en renovering og kapitaltilførsel for at ppvplanen skal kunne hænge sammen over en 10 års periode og mindede om at Landsbyggefonden har givet Kløvergården fritagelse for dispositionsfondsforpligtelsen vedr. halvdelen af ydelserne fra udamortiserede lån. Forretningsudvalget indstiller regnskabet til bestyrelsens godkendelse
212 Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Revisionsprotokollen vedr. årsregnskabet blev underskrevet og revisionsprotokollen vedr. ajourføring blev tiltrådt og underskrevet at bestyrelsen og direktøren. På forespørgsel svarede Per Madsen at afdelinger skal fortsætte med at betale ydelsen på udamortiserede lån og deraf sendes 2/3 til landsbyggefonden (lovpligtigt) og 1/3 tilgår Kollegiekontorets dispositionsfond. På forespørgsel vedr. sideaktiviteter svarede Per Madsen, at der er tre dele i dette. Kollegiekontoret administrerer 3 ejerforeninger, vi hjælper kommunen med at udleje boliger i et nedlagt ældrecenter i Risskov og vi administrerer et sportscollege med 20 værelser. Disse aktiviteter har ikke med støttet ungdomsboligbyggeri at gøre og er derfor en sideaktivitet. Der blev spurgt om hvorfor der planlægges at bygge nye ungdomsboliger når der er ledige boliger i løbet af året. Hertil svarede Per Juulsen, at det er kommunen som bestemmer hvor mange nye ungdomsboliger, der skal bygges. Hvis vi ikke gør det, så er der andre der søger om at få kvoten, men vi er enige med kommunen i at der vil blive et større ungdomsboligbehov, da der forventes tilgang af studerende til Aarhus. Der er pt. kun større lejetab på Kløvergården i Skødstrup. Afdelingernes regnskaber. Der var udsendt årsberetning for alle afdelinger og status-regnskab for tilbygningen på afd. 2 Grundtvigs Hus Kollegiet. Vedr. Skjoldhøj Børneinstitutioner, som ikke har egen afdelingsbestyrelse, godkendte bestyrelsen regnskabet. Bestyrelsen godkendte statusregnskabet for afd. 2. Bestyrelsen godkendte afdelingsregnskaberne, som underskrives af formanden. Ad 4. Evt. På forespørgsel svarede Per Madsen at valg til bestyrelsen sker på repræsentantskabsmødet og bestyrelsen konstituerer sig på et møde umiddelbart efter. Mødet sluttede kl. 15.30 Formand