Fakultetsledelsesmøde d. 10. november 2015 kl. 13.00 16.30 Mødet afholdes på AU, bygning 1525, mødelokale 626 Fakultetsledelsesmøde nr. 15 Referat Deltagere: Niels Chr. Nielsen NCN), Hans Brix (HX), Peter Henriksen (PH), Erik Steen Kristensen (ESK), Erik Østergaard Jensen (EOJ), Søren Bom Nielsen (SBN), Thomas S. Toftegaard (TST), Niels O. Nygaard (NON), Lars Birkedal (LB), Carsten Suhr Jacobsen, Michelle Williams (MW), Niels Halberg (NH), Hanne Bach Clausen (HBC), Jørgen Kjems (JK), Jes Madsen (JESM), Lars H. Andersen (LHA), Mogens Nielsen (MN), Tom V. Madsen (TVM), Marianne F. Løyche (MFL), Niels Damgaard Hansen (NDH) og Charlotte Sand (CS) Afbud: Kurt Nielsen, Niels Halberg, Klaus Lønne Ingvartsen (KLI), Birgit Schiøtt (BS) og Conni Simonsen (CSI). DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden og referat (bilag) 2. Opfølgning: (bilag) a. To-do listen Strategiske punkter: Drøftelsespunkter/beslutningspunkt 3. Økonomi a. FC3 (bilag) 4. Strategi a. Kriterier b. Revideret tidsplan (bilag) 5. Studietidsmodellen v. TVM 6. Vicedirektør for økonomi Niels Jørgen Rasmussen (bilag) Science and Technology Dekansekretariatet Charlotte Sand Rådgiver cs@science.au.dk Dato: 11. November 2015 Side 1/5 Pause 7. Høring om rådgivning og medinddragelse på universitetsniveau (bilag) 8. Evaluering af Lønkataloget for ST (bilag) Driftspunkter: Meddelelsespunkter 9. Nyt fra prodekanerne 10. Meddelelser a. Fast track-ordningen (bilag) 12. Eventuelt Aarhus Universitet Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Tlf.: 8715 0000 Fax: 8715 0201 E-mail: au@au.dk www.au.dk
1. Godkendelse af dagsorden og referat (bilag) Udkast til referat fra fakultetsledelsesmødet d. 29. oktober 2015 blev godkendt. Side 2/5 Dagsordenen blev godkendt. 2. Opfølgning: (bilag) a. To-do listen NCN havde følgende bemærkninger til de 3 punkter der fremgår af to-do listen: Implementering af nye ansættelsesprocesser på ST afventer pt. universitetsledelsens beslutning i forhold til short listing. Universitetsledelsen drøfter short listing på universitetsledelsesmødet d. 18. november. Umiddelbart herefter følges der op på ST i forhold til at få implementeret de nye processer. Inspirationsbesøg => der arbejdes på sagen. Statistik omkring frafald => arbejdet er igangsat. 3. Økonomi a. FC3 (bilag) NCN opsummerede hovedårsagerne til stigningen i FC3 i forhold til budget 2015 og orienterede om, at AU s bestyrelse har besluttet, at fakulteterne fremover har mulighed for overførselsadgang. Fakultetsledelsen udtrykte tilfredshed med denne beslutning. Bestyrelsens beslutning er udtryk for en anerkendelse af, at AU de kommende år får behov for en vis egenkapital til at foretage strategiske investeringer og modstå udsving i indtægter. Her tænkes på udsving, som vil komme set i lyset af de annoncerede besparelser på uddannelses- og forskningsområdet, og ikke mindst uforudsete indtægtstab i forbindelse med fremdriftsreformen og dimensioneringen NCN opsummerede i forlængelse heraf hovedpointerne i Budget 2016-2019 for ST. Der er i budgetterne indregnet effekter fra Finanslovsforslaget 2016. Da finansloven endnu ikke er godkendt er det foreløbige estimater, der naturligvis vil ændre sig, hvis finansloven falder anderledes ud. 4. Strategi a. Kriterier På sidste fakultetsledelsesmøde blev der nedsat en hurtigt arbejdende arbejdsgruppe til at beskrive krav til strategiske satsninger. Arbejdsgruppen består af: Niels Nygaard, Carsten Suhr Jacobsen, Lars Birkedal og NCN. Arbejdsgruppen fremlagde gruppens forslag. Fakultetsledelsen tilsluttede sig arbejdsgruppens oplæg med enkelte justeringer.
b. Revideret tidsplan (bilag) Fristen for aflevering af institutspecifikke strategier er udskudt til d.1. december 2015. Det giver lidt forskydninger i forhold til den oprindelige samlede tidsplan. Der er derfor udarbejdet en revideret tidsplan. Fra 1. december og frem er tidsplanen i forhold til strategiarbejdet på ST følgende: Side 3/5 1. december: Aflevering af endelige koordinerede institut/centerstrategiplaner 17. december: Fakultetsledelsen drøfter udkast til ST strategi 4.-7. januar 2016: Drøftelser af strategiplaner med dekanatet. Hvert institut indkaldes til 1 times drøftelse af institutstrategi med dekanatet. 14. januar 2016: Dekanatet drøfter revideret udkast til ST Strategi 2015-2020. 4. februar 2016: Fakultetsledelsen drøfter revideret udkast til strategi for ST. Februar-marts 2016: Høring om ST Strategi i institutter, fakultetsudvalg, Akademisk Råd (11.2), FSU (1.3) og FAMU 15. marts 2016: Høringsfrist til dekanatet 7. april 2016: Fakultetsledelsesmøde: Godkendelse af ST strategi 2015-2020 og institutstrategier. Fakultetsledelsen tilsluttede sig den reviderede tidsplan for strategiprocessen på ST. 5. Studietidsmodellen v. TVM Punktet blev udskudt til fakultetsledelsesmødet d. 3. december 2015. 6. Vicedirektør for Økonomi og bygninger Niels Jørgen Rasmussen (NJR) (bilag) NCN bød velkommen til vicedirektør for Økonomi og bygninger Niels Jørgen Rasmussen. Vicedirektørerne på AU deltager ved de kommende fakultetsledelsesmøder på ST med henblik på at præsenterer deres område. NJR gennemgik organiseringen af Økonomi og bygninger og redegjorde nærmere for de opgaver området løser herunder hvilke ydelser der leveres til hovedområderne og ressourceforbruget. 7. Høring om rådgivning og medinddragelse på universitetsniveau (bilag) NCN orienterede om, at Universitetsledelsen har taget initiativ til en høring omkring rådgivning og medinddragelse på universitetsniveau. Høringen er på ST sendt til institutter og centre og har været drøftet på både i hhv. FSU og i Akademisk Råd.
I høringen foreslås umiddelbart to modeller til erstatning af de tidligere fire fora på universitetsniveau: En model med to rådgivende fora knyttet til henholdsvis uddannelsesudvalget og udvalget for forskning og eksternt samarbejde eller En model med et rådgivende forum for alle universitets kerneaktiviteter. Side 4/5 Der lægges op til, at der bliver en tæt kobling til de akademiske råd herunder at medlemmerne udpeges af og blandt de akademiske råd. Hovedparten af de indkomne høringssvar på ST støtter en model med to rådgivende fora knyttet til henholdsvis uddannelsesudvalget og udvalget for forskning og eksterne relationer. Fakultetsledelsen besluttede på denne baggrund, at anbefale den model med to rådgivende fora, da det er den model som høringen på ST viser har klart mest opbakning på ST. 8. Evaluering af Lønkataloget for ST (bilag) Lønudvalget under FSU har evalueret lønkataloget og foreslår ændringer i lønkataloget. Det nye lønkatalog er gældende fra den 1. januar 2016 og erstatter Lønaftalekataloget fra marts 2013. Planen er, at FSU på deres møde d. 9. december drøfter de af Lønudvalget foreslåede ændringer til lønkataloget. Det blev besluttet, at Fakultetsledelsen sender eventuelle bemærkninger til Lønudvalgets forslag til Marianne F. Løyche. 9. Nyt fra prodekanerne Punktet blev udskudt til fakultetsledelsesmødet d. 3. december 2015, hvor Mogens Nielsen vil give en status på bl.a. arbejdet i ST Erhvervsudvalg og ST Forskningsudvalg: 10. Meddelelser a. Fast track-ordningen (bilag) NCN nævnte, at der er udsendt en sagsfremstilling som forklarer fast-track ordningen. Hvis der er behov for yderligere oplysninger skal institut/centerlederne henvende sig til deres respektive HR-partner. 11. Eventuelt Mødedatoer 2016 NCN orienterede om, at det har været nødvendigt at ændre i nogle af mødetidspunkter for fakultetsledelsesmøderne i 2016. Ny oversigt revideret oversigt blev uddelt. Fakultetssekretariatet sørger for, at mødetidspunkterne for 2016 bliver lagt i kalenderen for medlemmerne af fakultetsledelsen.
Indikatorer til universitetsledelses strategiopfølgning Revideret dokument over indikatorer til universitetsledelsens strategiopfølgning blev uddelt. Eventuelle kommentarer sendes til Marianne Fejerskov Løyche. Side 5/5