få indflydelse i din afdeling kom til afdelingsmøde AFDELINGENS NUMMER + NAVN Sted Adresse dag + dato + årstal kl. XX:00
Kære beboere Det er snart tid til at holde afdelingsmøde. Her i brevet får du nogle praktiske bemærkninger om mødet. Vi vedlægger endelig dagsorden for mødet samt tillæg til vedtægterne, som er en oversigt over beslutninger, som vi har truffet på tidligere møder. På afdelingsmødet skal vi behandle afdelingens budget for 2012 og dermed også fastsætte huslejen for det kommende år. Vi vil fremlægge afdelingens forslag til budget, herunder forslag til den vedligeholdelse, der er planlagt for det kommende år. Du vil senest en uge før mødet modtage en kort udgave af afdelingens budget. Det fulde budget kan du få på ejendomskontoret. Alle myndige beboere (over 18 år) med fast bopæl i ejendommen kan stille forslag til behandling på afdelingsmødet. Dit forslag - underskrevet tydeligt med navn og adresse - skal afleveres skriftligt til XXXXXXXX, adresse, e-mail senest den XXXXXXX 2011 Senest en uge før afdelingsmødet vil alle husstande i afdelingen modtage de indkomne forslag, som skal behandles på mødet. Med venlig hilsen Navn Afdelingsbestyrelsen
Afdelingsmøde i afd. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dato (for omdeling senest) Hermed indkalder afdelingsbestyrelsen til ordinært afdelingsmøde i afd. XXX XXXXXXXX Tid Sted XXXdag den XX XXXXXXX 2011 kl. XX:XX (her skal stå tydelig adresse på stedet) Dagsorden 1 Valg af dirigent 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet vedlagt 3 Beretning 4 Forslag 5 Regnskaber for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler 6 Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler 7 Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år 8 Valg af formand (punktet skal på, hvis det er afdelingsmødet, som formanden vælges på) 9 Valg af XXXX medlemmer til afdelingsbestyrelsen samt XXXXX suppleanter 10 Valg af kritisk revisor og revisorsuppleant 11 Valg af repræsentantskabsmedlemmer (hvis afdelingsmødet udpeger repræsentanter) 12 Eventuelt Dirigenten skal lede mødet og sikre, at dagsorden gennemføres, og at forløbet af mødet følger fsb s vedtægter, forretningsordenen, tillæg til vedtægter og almindelig skik og brug. Rådighedsbeløbet er et beløb, som afdelingsmødet kan bevilge til bestyrelsens arbejde fx til kontorartikler, fortæring, transport mv. Aktivitetsmidler er et beløb i regnskab/budget, som viser, hvad der kan eller er brugt til beboeraktiviteter i afdelingen. Afdelingens driftsbudget er et budget over de forventede udgifter til drift og vedligeholdelse af afdelingen i det kommende år
tillæg Tillæg til vedtægterne Vilkårene for beboerdemokratiet i fsb er fastlagt i fsb s vedtægter. Det, der konkret handler om beboerdemokratiet i boligafdelingerne, finder du i vedtægternes kapitel 3. Se vedtægterne på www.fsb.dk/beboervalgt. I det nedenstående skema kan du se de beslutninger, der er truffet i din afdeling. Et eller to afdelingsmøder Der holdes 1 afdelingsmøde Der skal holdes minimum et ordinært afdelingsmøde om året, hvor afdelingens budget bliver fremlagt til godkendelse (efterår). Afdelingsmødet kan derudover beslutte, om der også skal holdes et afdelingsmøde, hvor afdelingens regnskab fremlægges til godkendelse. Kun et møde Hvis afdelingsmødet beslutter, at der kun afholdes et årligt møde, skal afdelingsbestyrelsen godkende regnskabet på afdelingens vegne. Valg til afdelingsbestyrelsen Der sidder XXXXXX i afdelingsbestyrelsen Afdelingsmødet beslutter, hvor mange personer, der skal sidde i afdelingsbestyrelsen. Valg hvornår Bestyrelsen vælges på efterårsmødet Afholder afdelingen to årlige afdelingsmøder, skal afdelingsmødet beslutte på hvilket af møderne, der skal vælges medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Valg af formand Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv/afdelingsmødet vælger formand Afdelingsmødet beslutter, om formanden skal vælges af afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen skal konstituere sig selv. Valg til repræsentantskabet Afdelingsmødet/afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskab Afdelingsmødet beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger afdelingens medlemmer til fsb s repræsentantskab. Beboergrupper Der er følgende beboergrupper/der er ingen beboergrupper Træffer afdelingsmødet beslutning om at uddelegere kompetence, skal det af beslutningen fremgå, på hvilket område kompetencen er uddelegeret og inden for hvilken tidsmæssige rammer, beboergruppens arbejde skal foregå.
Forretningsorden for afdelingsmødet - dagsorden pkt. 2 Der skal på alle afdelingsmøder vedtages en forretningsorden for mødet. Forretningsordenen beskriver, hvordan afdelingsmødet skal holdes. For det meste spiller forretningsordenen ikke den store rolle på mødet. Men hvis der opstår uoverensstemmelser, er det godt at have en god forretningsorden, som klart og tydeligt siger, hvad man skal og ikke skal. Mødets ledelse m.m. 1 Afdelingsmødet vælger en dirigent. Han/hun leder mødet og påser, at det afholdes efter fsb s vedtægter, de beslutninger afdelingsmødet har truffet, dagsordenen og denne forretningsorden. Formanden for afdelingsbestyrelsen står for valget af dirigent. 2 Ved mødets start konstaterer dirigenten mødets lovlighed, om der er ændringsforslag til forretningsordenen, og om forslagene skal til afstemning. Forretningsordenen kan ikke komme til afstemning senere under mødet. 3 Afdelingsmødet vælger en referent, som skriver et konklusionsreferat fra mødet. Referatet skal tydeligt beskrive de beslutninger, der er taget samt resultater af valg og afstemninger. Referatet godkendes af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. Senest fire uger efter mødet skal referatet være tilgængeligt for beboerne i afdelingen og sendes til fsb, ejendomsdrift. 4 Til at bistå dirigenten ved afstemninger vælger afdelingsmødet et stemmeudvalg på 1-3 personer. Afstemninger og valg 5 Afdelingsmødet træffer beslutninger ved almindeligt flertal blandt de stemmeberettigede. Stemmeafgivning sker almindeligvis ved håndsoprækning, dog kan dirigenten bestemme, om et spørgsmål skal afgøres ved skriftlig afstemning. Afdelingsmødet kan også træffe beslutning om skriftlig afstemning, ligesom afdelingsmødet kan beslutte at sende et spørgsmål til urafstemning. Alle myndige personer med fast bopæl i afdelingen har stemmeret ved afdelingsmødet, dog har hver husstand kun to stemmer uanset husstandens størrelse. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 6 Alle valg sker ved skriftlig afstemning, medmindre der kun er opstillet det antal kandidater, der skal være. Skriftligt valg afgøres ved simpelt stemmeflertal. Skal der vælges en helt ny bestyrelse, skal der både vælges bestyrelsesmedlemmer for to og et år. Der vælges en første og anden suppleant. Hvis de valgte suppleanter ikke er enige om rækkefølgen, kan dette ske ved lodtrækning. 7 For at en person kan vælges, skal vedkommende være over 18 år, have fast bopæl i afdelingen, være til stede på afdelingsmødet eller skriftligt have erklæret sig villig til at modtage valg. 8 Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence til en eller flere beboergrupper. Træffer afdelingsmødet beslutning om at uddelegere kompetence, skal det af beslutningen fremgå, på hvilket område kompetencen er uddelegeret og inden for hvilken tidsmæssig ramme, beboergruppens arbejde skal foregå. Behandling af forslag 9 Kun forslag, der er indsendt rettidigt og sendt til alle husstande senest en uge før mødet, kan behandles på mødet. Ændringsforslag skal afleveres skriftligt til dirigenten og indgår i debatten om hovedforslaget. 10 Ved afstemning om hovedforslag, hvortil der er stillet ændringsforslag, stemmes der først om ændringsforslag og derefter om hovedforslaget med eventuelt vedtagne ændringer. Ved afstemning om alternative forslag til både hoved- og ændringsforslag sætter dirigenten først det forslag, han/hun finder mest vidtgående, til afstemning. Vedtages forslaget, bortfalder afstemningen om det oprindelige forslag. 11 Stilles der forslag om, at dirigenten fratræder, kan der ikke stilles ændringsforslag. Formanden for afdelingsbestyrelsen leder afstemningen samt eventuelt valg af ny dirigent.
12 2011