1. Generelt 1.01 Formål Kasse- og regnskabsregulativet er Svendborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Formålet med regelsættet er på en økonomisk forsvarlig måde at: sikre tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi. sikre en korrekt, hensigtsmæssig og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen. sikre god bogføringsskik. præcisere ansvar og kompetence i forhold til budgetansvar og ledelsesansvar. uddelegere det interne kontrolniveau via ledelsestilsyn. Det er besluttet at Svendborg Kommune skal være en værdidrevet organisation, hvilket afspejler en opfattelse af at regelstyring i sig selv ikke vil være nok til at realisere kommunens overordnede vision. Derfor tager kontrolniveauet i kasse- og regnskabsregulativet udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko, etablering af et fornuftigt ledelsestilsyn samt tillid til den enkelte. 1.02 Hensigt Det er hensigten: at give medarbejdere og ledere enkle og lette adgange til at søge regler, retningslinier samt administrative vejledninger vedr. den økonomiske styring. Det søges opnået ved i praksis at lade kasse- og regnskabsregulativet fungere som en portal med mere uddybende beskrivelser for udmøntningen af den økonomiske styring. løbende at videreudvikle kasse- og regnskabsregulativet, med henblik på at fremme nytænkning og udvikling indenfor den økonomiske styring. 1.03 Lovgrundlag Regelsættet for økonomistyring beskriver såvel Svendborg Kommunes overordnede rammer for økonomistyring jfr. Styrelseslovens 42, stk. 6, som grundlaget for Økonomiudvalgets ansvar for indsigt i kommunens økonomiske forhold jfr. Styrelseslov og styrelsesvedtægt. Følgende bestemmelser ligger til grund for kasse- og regnskabsregulativet: Lov om kommunernes styrelse, klik her Svendborg kommunes styrelsesvedtægt klik her Svendborg kommunes revisionsregulativ klik her Bekendtgørelse om kommunernes budget og regnskabsvæsen, revision m.v., klik her Side 1
Budget- og regnskabssystem for kommuner, klik her 1.04 Gyldighedsområde Regelsættet gælder for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er kasse- og regnskabsregulativet også gældende for disse virksomheder/institutioner. 1.05 Ansvar De budgetansvarlige er ansvarlige overfor Byrådet og Økonomiudvalget, for at regler og forretningsgange bliver overholdt. 1.06 Uddybende beskrivelser Regelsættet/hovedregulativet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle mht. økonomistyring. Regelsættet suppleres af uddybende forretningsgangsbeskrivelser, som i mere detaljeret grad redegør for, hvordan de overordnede principper i praksis skal udmøntes. 1.07 Ajourføring Økonomi er ansvarlig for at vedligeholde kasse- og regnskabsregulativet. Økonomi har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at fremsætte begrundede forslag til ændringer i kasse- og regnskabsregulativet og de tilhørende bilag. For at videreudvikle kasse- og regnskabsregulativet opfordres organisationen til at tage del i nytænkning og udvikling ved at fremsætte begrundede forslag til ændringer i regler, retningslinier samt administrative vejledninger vedr. den økonomiske styring. Ændringer til hovedregulativet samt til forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb skal gennem Økonomiudvalget forelægges Byrådet til godkendelse. Ændringer til øvrige forretningsgangsbeskrivelser skal alene godkendes af Kommunaldirektøren. Redaktionelle ændringer, som ikke ændrer de grundlæggende principper i regelsættet, kan dog foretages af ledelsen i Økonomi. Tilsvarende gælder ændringer affødt af byrådsbeslutninger o.a., hvor der også foretages konsekvensrettelser. Side 2
Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af hovedregulativet samt forretningsgangsbeskrivelser hertil, før ændringerne sættes i kraft. Side 3
2. Styreformer 2.01 Generelt Svendborg kommune har valgt at fokusere på mål- og rammestyring. Styreformen understøtter Svendborg Kommunes vision ved at decentralisere ansvar og kompetence så langt ud i organisationen som muligt. 2.02 Styreform Mål- og rammestyring: Rammestyring bevirker, at der ved udarbejdelse af kommunens budget tages udgangspunkt i hvad har vi råd til. Målstyringen, det medvirker til at koble økonomi og indhold, foregår ved at udvalgene på de enkelte budgetområder opstiller politiske mål og strategier. Målene nedbrydes i årlige resultatkrav til service og kvalitet, som etårige succeskriterier, der beskriver de faglige og økonomiske udfordringer i budgetåret. Opfølgning sker i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Side 4
3. Bevilling, budget og budgetkontrol 3.01 Generelt Det af Byrådet godkendte budget definerer rammerne for næste års forvaltning. Bevillingerne skal overholdes både beløbsmæssigt og indholdsmæssigt. Bevillingsmyndigheden er jf. styrelseslovens 40 alene hos Byrådet. Økonomiudvalget er dog bemyndiget til at meddele tillægsbevillinger, hvor beløb fra en drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling. Ved en bevilling forstås en bemyndigelse til at afholde udgifter og oppebære indtægter indenfor de fastsatte økonomiske rammer og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder bevillingen er givet. Initiativer og foranstaltninger, der netto vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før Byrådet har meddelt den fornødne bevilling. Dog kan Borgmesteren om nødvendigt iværksætte lovbundne foranstaltninger uden forudgående bevilling, men bevilling skal da indhentes snarest muligt. 3.02 Bevillingstyper Der findes tre typer af bevillinger, nemlig Driftsbevillinger Anlægsbevillinger Tillægsbevillinger 3.03. Nettobevillinger For hovedkonto 0-6 afgives driftsbevillinger som nettobevillinger. En nettobevilling vil sige, at Byrådet alene tager stilling til størrelsen af nettoudgifterne. Bevillingshaveren vil derfor kunne anvende eventuelle indtægter, der ligger ud over det budgetterede, til en forøgelse af udgifter inden for samme års bevilling uden at skulle indhente en tillægsbevilling fra Byrådet. Nettobevillingsprincippet er gældende for hver enkelt budgetområde. Der er ikke knyttet særlige bindinger vedrørende nettobevillingsprincippet, dog skal eventuelle aktiviteter forbundet hermed ske inden for områdets naturlige virke. 3.04 Bevillingsniveau Byrådet tildeler 10 nettodriftsbevillinger fordelt på 2 bevillingstyper: serviceudgifter og indkomstoverførsler. Side 5
Skattefinansieret virksomhed A Serviceudgifter Udvalget for Miljø og Teknik Arbejdsmarkedsudvalget Erhvervsudvalget Udvalget for Kultur og Planlægning Udvalget for Børn og Unge Sundheds- og forebyggelsesudvalget Socialudvalget Nærdemokratiudvalget Økonomiudvalget B Indkomstoverførsler Arbejdsmarkedsudvalget En driftsbevilling fastlægges som en samlet ramme, som omfatter både løn og øvrig drift. Økonomi udarbejder en oversigt over budgetområder/politikområder. 3.05 Omplacering Ved omplacering forstås overførsel af budgetbeløb mellem konti inden for samme bevilling. Følgende forudsætninger skal være opfyldt, for at en omplacering kan finde sted: Der skal altid være tale om flytning af beløb fra en underkonto til en anden indenfor samme bevilling. Flytningen må ikke stride imod eventuelle betingelser eller forudsætninger, der er knyttet til bevillingen. Nettoresultatet af en omplacering skal altid være nul indenfor samme bevilling, og må ikke påvirke kassen. 3.06 Kompetence Økonomiudvalget Økonomiudvalget er bemyndiget til at meddele tillægsbevillinger, hvor beløb fra en drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling. Fagudvalgene Fagudvalgene kan foretage omplaceringer mellem budgetområder inden for samme bevilling. Direktører Direktørerne kan med ansvar over for deres fagudvalg foretage omplaceringer inden for det enkelte budgetområde. Side 6
Afdelingsleder/institutionsleder Afdelingsleder/institutionsleder kan inden for eget budgetansvarsområde med ansvar overfor deres direktør foretage omplaceringer. 3.07 Overførsels- og låneadgang Byrådet tilkendegiver hermed, at man er indstillet på at genbevilge eventuelle uforbrugte beløb i det følgende år. Tilkendegivelsen er dog ikke gældende for indkomstoverførslerne. Ved overførselsadgang forstås fagudvalgenes mulighed for enten at overføre over- eller underskud på driftsbevillinger til næste års budget eller at låne af næste års budget. Ved underskud kan der højst overføres 5 pct. af enhedens budgetramme. Der er ikke begrænsninger for størrelsen af positive overførsler. 3.08 Budgetprocedure Forinden den årlige budgetudarbejdelse fastlægger Økonomiudvalget forskrifter for budgetlægningen, herunder tidsplan. 3.09 Politisk økonomiopfølgning Den politiske økonomiopfølgning er en opfølgning på bevillinger. Opfølgningen skal ud over det beløbsmæssige, også være en statusmelding på de vilkår hvorunder bevillingen er givet. Afrapportering til Økonomiudvalget: Økonomiudvalget fastlægger forud for regnskabsåret antallet af afrapporteringer til Økonomiudvalget. Afrapporteringen til Økonomiudvalget udsendes efterfølgende til Byrådet til orientering. Afrapportering til fagudvalgene: Fagudvalget kan fastlægge at afrapporteringer til fagudvalget skal være hyppigere. 3.10 Budgetansvar og budgetopfølgning Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af de generelle politikker og målsætninger for hvert af kommunens indsats- og aktivitetsområder. Borgmesteren har bemyndiget kommunaldirektøren til - via direktørerne - at udpege de personer, der har det daglige budgetansvar/er anvisningsbemyndiget. Side 7
Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Dette skal bl.a. sikre den tætte sammenhæng mellem budgetansvaret og ledelsestilsynet. Økonomi vedligeholder en oversigt over budgetansvarlige/anvisningsbemyndigede, direktørerne er ansvarlige for at meddele ændringer til Økonomi. 3.11 Økonomisk ledelsestilsyn Den budgetansvarlige vil have behov for at delegere administrationen af visse dele af budgettet til sine medarbejdere. I disse tilfælde har den budgetansvarlige pligt til at udføre et økonomisk ledelsestilsyn. Det er lederens ansvar, at de interne kontroller tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko: Kontrollerne varetages altovervejende som et led i det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af afdelingen eller institutionen selv. For kontante udbetalinger tilrettelægges en 100% funktionsadskilt kontrol af, at der foreligger bilag for de enkelte udbetalinger. Kontrollen med den øvrige bogføring og af dokumentationen herfor kan som et led i det almindelige ledelsestilsyn foretages ved stikprøver. De specifikke regler for bevilling, budget og budgetkontrol findes i: Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs-, tillægsbevilling samt rådighedsbeløb Forretningsgangsbeskrivelse for overførsels- og låneadgang Forretningsgangsbeskrivelse for budgetansvar og budgetopfølgning Forretningsgangsbeskrivelse for økonomisk ledelsestilsyn Oversigt over budgetområder/politikområder Side 8
4. Regnskabsaflæggelse 4.01 Generelt Velfærdsministeriet fastsætter kravene til kommunernes regnskabsaflæggelse. Forinden den årlige regnskabsaflæggelse fastlægger Økonomi forskrifter for regnskabsaflæggelsen, herunder regnskabsprocedure, tidsplan og supplementsperiode. 4.02. Kommunens årsregnskab Svendborg Kommune aflægger regnskabet i form af et årsregnskab bestående af: Et udgiftsbaseret regnskab i en årsberetning. Et omkostningsbaseret regnskab. Øvrige oversigter og bilag jf. Velfærdsministeriets regler. 4.03 Anlægsregnskaber Der aflægges kun særskilte anlægsregnskaber til politisk behandling, såfremt der fra Velfærdsministeriet er fastsat krav herom (bundgrænsen er p.t. bruttoudgifter på 2 mio. kr.). I modsat fald aflægges anlægsregnskabet som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. 4.04 Eksterne regnskaber Der skal foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og de eksterne virksomheder/institutioner, som kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for. Aftalen skal fastlægge relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder fastlægge kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar. De specifikke regler for regnskabsaflæggelsen findes i: Forretningsgangsbeskrivelse for regnskabsafslutningen Forretningsgangsbeskrivelse for anlægsregnskaber Forretningsgangsbeskrivelse for styring af udstykning, -moms, -regnskab og arealstyring Side 9
5. Bogføring og betaling. 5.01 Generelt udarbejdes en finansiel politik omfattende styring og pleje af finansielle aktiver og gæld. Endvidere skal cash management sikre: minimering af kontante beholdninger hensigtsmæssige betalingsstrømme og arbejdsgange Betalinger fra Svendborg Kommune skal, hvad enten det gælder køb af varer og/eller service- og tjenesteydelser, som hovedregel foretages udfra elektronisk betalingsanmodning. Krav der jf. Økonomistyrelsen er undtaget fra Lov om offentlige betalinger skal betales udfra papirbaseret betalingsanmodning. Kontant betaling kan undtagelsesvis og i begrænset omfang foretages for mindre og uafviselige udgifter fra forskudskasser. 5.02 Bogføring, anvisning og attestation Alle ind- og udbetalinger, der hører under kommunens regnskabsområde skal registreres. Kommunens regnskaber føres på grundlag af anviste og attesterede originale regnskabsbilag. Regnskabsbilag kan være elektroniske eller papirbaserede. De budgetansvarlige har ansvaret for, at de papirbaserede regnskabsbilag, som kan være dokumentation til et e-bilag, opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og kassation normalt først sker efter 5 år. Kommunens regnskabsføring skal uden unødig forsinkelse ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgening og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den driftsvirksomhed, som har truffet dispositionen, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles eet sted for flere driftsvirksomheder. Borgmesteren har bemyndiget kommunaldirektøren til - via områdedirektørerne - at udpege de medarbejdere, der har det daglige budgetansvar/er anvisningsbemyndigede. Økonomi vedligeholder en oversigt over anvisningsbemyndigede /budgetansvarlige i økonomisystemet. Direktørerne er ansvarlige for at meddele ændringer til Økonomi. De anvisningsbemyndigede/budgetansvarlige udpeger en eller flere personer til at attestere regnskabsbilag. Anvisning og attestation må som hovedregel ikke foretages af den samme person. Side 10
5.03 Bogføringskasser med kontant beholdning Indbetalinger skal i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende, indbetalinger i form af kontanter/check skal effektueres ved hovedkassen. Der må IKKE uden Økonomi`s kendskab indsættes kontanter/checks på institutionernes bankkonti (forskudskasser). Det er hensigten at antallet af bogføringskasser med kontant beholdning skal være minimal. Oprettelse af bogføringskasser med kontant beholdning sker derfor kun undtagelsesvis og efter godkendelse af Økonomi. 5.04 Institutionskasser, vekselkasser, rejseudlæg, skoleboder og klassekasser Institutionskasser er alene beregnet til (døgn)institutioner, samt støttecentre og bofællesskaber, hvor der er et særligt behov, og hvor der blandt andet administreres og udbetales lommepenge/tøjpenge m.m. til beboerne, samt til at kunne administrere diverse indbetalinger fra beboerne f.eks. husleje. Vekselkasser er til de afdelinger/institutioner, der har med salg/indtægter at gøre. Rejseudlæg er beregnet til udgifter i forbindelse med rejser såsom skoleture, studieture og rejser i forbindelse med konferencer m.v. Skoleboder drives af eleverne og sælger mælkeprodukter, frugt og brød m.v. Et eventuelt overskud tilfalder eleverne. Klassekasser administreres af forældrene, når det er til arrangementer uden skolens deltagelse (ikke undervisningsrelateret). Klassekasser administreres af skolen, når det er til arrangementer i skolens regi. 5.05 Interne kontroller Interne kontroller tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Undtaget herfra er dog at: Ingen må foretage udbetalinger eller indbetalinger til/fra sig selv, uden at bilaget/udbetalingen er foranvist. Ingen må anvise udbetalinger eller indbetalinger til/fra sig selv. Økonomi udarbejder forretningsgange for, hvordan interne kontroller omkring bogføringen finder sted, idet principperne for kontrol er følgende: Kassekontrollanten må ikke kontrollere bilag, vedkommende selv har oprettet, attesteret, eller bogført. For elektroniske bilag kontrolleres som minimum udbetalinger over 25.000 kr. incl. moms, for så vidt angår om beløb og betalingsmodtager er korrekt. Det skal ligeledes for e-bilags vedkommende kontrolleres, at den originale dokumentation er korrekt annulleret. Side 11
For bilag bogført ved kontantkasser og bogføringskasser foretages kontrol af, at der foreligger dokumentation i form af bilag svarende til alle kassebevægelser. For bogføringer ved automatposteringskasser foretages kontrol af, at der foreligger dokumentation fra det pågældende system eller afstemmer det bogførte med de pågældende systemer. Udførte kontroller og resultatet skal kunne dokumenteres. Økonomi kan anmode de budgetansvarlige om at foretage en kvalitetskontrol af bilag udvalgt af Økonomi, efter væsentlighed og risiko. 5.06 Betalingsformidling og konti i pengeinstitutter Økonomi er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Hovedprincippet er, at uanset bogføringen foregår decentralt, sker betalingsformidlingen centralt og i videst muligt omfang ved automatiske bankoverførsler eller lignende. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til IT-systemer til betalingsformidling. Ledelsen i Økonomi kan dispensere fra denne regel, hvis der alene er tale om konti med begrænset indestående. Ledelsen i Økonomi er bemyndiget til at oprette og nedlægge konti i pengeinstitutter. Ledelsen i Økonomi bestemmer, hvilke personer, der i forening er berettiget til at disponere. 5.07 NemKonto registeret Det offentliges betalingsformidling finder sted ved anvendelse af et centralt register, som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til dette register. Afdelings-/institutionslederne er ansvarlige for, hvilke af kommunens medarbejdere, der skal have ret til at indberette ændringer til registeret. Økonomi er ansvarlig for at tilrettelægge reglerne for kontrol af kommunens indberetninger til NemKonto registeret. 5.08 Internetkonto Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan Økonomi godkende anskaffelse af internetkonto til tjenestligt brug. Side 12
Internetkonto er et betalingssystem fra Eurocard, der kan anvendes ved køb på internettet. Ved betaling via internetkonto, betales leverandøren reelt forud, hvorfor denne betalingsform alene må anvendes, hvor der ikke er mulighed for almindelig fakturering 5.09 Afstemning af balancekonti Ledelsen i Økonomi er ansvarlig for, at samtlige balancekonti afstemmes Økonomi fastlægger intervallerne ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. 5.10 Transporter Ved transport forstås at en leverandør har overdraget sit tilgodehavende ved kommunen til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Borgerservice er ansvarlig for notering af alle transporter samt registrering heraf i kommunens leverandørregister i økonomisystemet. Betalinger hvor tilgodehavendet er overdraget til 3. mand foretages af Borgerservice. Den enkelte afdeling eller institution er ansvarlig for at betalinger til leverandører/personer der i leverandørregisteret er registreret med transport videresendes til Borgerservice til behandling. 5.11 Afskrivning af restancer i Opkrævning Økonomichefen foretager afskrivninger og kan bemyndige, hvilke af kommunens ansatte, der kan foretage afskrivninger. De foretagne afskrivninger skal fremgå af årsregnskabet. De specifikke regler for bogføring og betaling findes i: Forretningsgangsbeskrivelse for bogføring, anvisning og attestation Forretningsgangsbeskrivelse for bogføringskasser med kontantbeholdning Forretningsgangsbeskrivelse for institutionskasser Forretningsgangsbeskrivelse for vekselkasser Forretningsgangsbeskrivelse for rejseudlæg Forretningsgangsbeskrivelse for klassekasser og skoleboder Forretningsgangsbeskrivelse for interne kontroller Forretningsgangsbeskrivelse for konti i pengeinstitutter. Forretningsgangsbeskrivelse for kontrol af ændringer i NemKonto registeret Forretningsgangsbeskrivelse for internetkonto Forretningsgangsbeskrivelse for afstemning Forretningsgangsbeskrivelse for transporter Forretningsgangsbeskrivelse for afskrivning af restancer i Opkrævning Side 13
7. Anvendelse af IT-systemer 7.01 Generelt Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. Kontrol skal være med til at skabe tillid til de benyttede IT-systemer. De vigtigste formål er at: Sikre en hensigtsmæssig og betryggende anvendelse af IT-systemerne. Sikre en korrekt sammenhæng mellem inddata, data i registrene og uddata, samt mellem indog udbetalinger og regnskabsføring. Forhindre svig. Beskytte personalet mod uberettiget mistanke. 7.02 Systemansvarlig Direktørerne har ansvaret for, at der for hvert af kommunens it-systemer, som afleverer transaktioner til økonomisystemet udpeges en systemansvarlig. Den enkelte systemansvarlige bør være en person, der har praktisk kendskab til det pågældende ITsystems funktioner. De systemansvarliges opgaver og ansvar: At tilrettelægge, beskrive og ajourføre forretningsgangen for brugen af systemet At fastlægge niveauet for den interne kontrol At have et dokumenteret overblik over datakvaliteten At sikre, at der alene sker udbetaling til personer, som er berettiget hertil At sikre, at der mindst en gang årligt foretages kontrol af de data i et system, der vedrører personer med indberetningsadgang til systemet At sikre, at udbetalinger fra opkrævningssystemer fremsendes til rette modtager, og at tilbagebetalingen i øvrigt er dokumenteret At påse, at forretningsgange og interne kontroller efterleves Afdelings-/institutionslederne er ansvarlige for udførelsen af kontrollerne. 7.03 Autorisation Afdelings-/institutionslederne har ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. De specifikke regler for anvendelse af IT-systemer findes i: Forretningsgangsbeskrivelse for kontrol ved anvendelse af IT-systemer Side 14
8. Andre områder 8.01 Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens udgifter. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb, indgåelse af indkøbsaftaler samt reglerne for udbud. Ansvaret for at leve op til indkøbspolitikken er en del af de budgetansvarliges ledelsestilsyn. Kommunens medarbejdere må ikke privat drage fordel af kommunens indkøbssystem eller aftaler ved rabatter, gaver eller lignende. 8.02 Opbevaring og registrering af midler og værdier for borgere Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinier for opbevaring og registrering heraf. Hensigten med retningslinierne er at beskytte kommunens ansatte mod ubegrundet mistanke. De specifikke regler findes i: Forretningsgangsbeskrivelse for opbevaring og registrering af midler og værdier for borgere. 8.03 Forsikring af værdier Økonomiudvalget er ansvarlig for, at der udarbejdes en forsikringspolitik. Kommunens risikostyringskoordinator er ansvarlig for at udarbejde oplæg hertil, og for at udmønte politikken i praksis. 8.04 Leasing-/lejeaftaler Byrådet har vedtaget en leasingpolitik der skal sikre økonomisk og juridisk sikkerhed omkring leasingaftaler. Det skal ske ved: At indgåede leasingaftaler er økonomisk hensigtsmæssige At der skabes et overblik over de samlede leje- og leasingforpligtelser At kommunen overholder Indenrigs- og sundhedsministeriets regler om låntagning og meddelelse af garantier m.v. De specifikke regler findes i: Forretningsgangsbeskrivelse for leasing. Side 15