Vejledning til anvendelse af MeMo og SMTP Næste generation Digital Post Maj 2018, version 0.9
Indhold Indhold 2 1 Introduktion 3 1.1 Præciseringer 3 1.2 Terminologi 3 2 Anvendelse af SMTP-felter 5 3 Anvendelse af filer og multipart/mime 8
1 Introduktion [Denne version af vejledningen er udarbejdet som en del af MeMo høringsmaterialet udsendt i maj 2018. Dette dokument er en vejledning til anvendelse af MeMo, beskedformatet der udsendes fra Næste generation Digital Post (NgDP) løsningen til et modtagersystem via SMTP-protokollen. Vejledningen er relativt teknisk og tiltænkt leverandører af Digital Post løsninger, samt myndigheder og virksomheder, som ønsker at anvende dataopmærkning af Digital Post meddelelser når de afsendes eller modtages via SMTP. Meddelelser afhentes af modtageren via SMTP-protokollen som en e-mail med en række vedhæftede filer. Meddelelserne modtages af to typer af modtagere: Medarbejdere i myndigheder og virksomheder. Medarbejdere modtager indgående meddelelser i deres indbakke og har behov for hurtigt at kunne se hvad meddelelsen drejer sig om i sin mailklient. Input management systemer, som fordeler meddelelsen i organisationen. Her skal input management have struktureret data om meddelelsen til at kunne analysere og videresende meddelelsen. For at imødekomme medarbejdernes behov og gøre meddelelsen mere brugervenlig vil den genererede e-mail blive vist med de data, som afsendersystemet har medsendt, samtidig bliver alt indhold i den oprindelige i MeMo instans medsendt som den originale fil. Denne vejledning indeholder en uddybning af hvorledes data indsættes, når det sendes som SMTP over HTTP i relation til: Anvendelse af SMTP felter, beskrevet i afsnit 2 Anvendelse af filer og multipart/mime beskrevet i afsnit 3 1.1 Præciseringer Det vil være muligt at besvare en MeMo meddelelse modtaget i en standard mail klient via SMTP via Besvar -funktionen, hvis mailsystemet er oprettet som afsendersystem i Digital Post, og afsenderen har en plugin til sin mail klient, der kan berige med nødvendigt data i MeMo-format, og sendes via de udstillede snitflader i Digital Post. 1.2 Terminologi I dette afsnit beskrives den terminologi, som anvendes i vejledningen:
Term Digital Post Meddelelse Afsendersystem Fagsystem Modtagersystem SMTP MIME Forklaring Løsningen som modtager Digital Post meddelelser, videresender til myndigheder og virksomheder samt opbevarer meddelelser for de borgere og virksomheder som ønsker det. En Digital Post meddelelse indeholder digitalt indhold til modtageren. Det it-system som afsender meddelelser til Digital Post løsningen. Det fagsystem som skaber og udsender meddelelser via et afsendersystem. Et it-system kan godt være både afsendersystem og fagsystem Det it-system som myndigheder og virksomheder kan opsætte til at modtage Digital Post meddelelser i MeMo format. Simple Mail Transfer Protocol jf. RFC 821 og RFC 5321 Multipurpose Internet Mail Extensions, jf. RFC memoranda: RFC 2045, RFC 2046, RFC 2047, RFC 4288, RFC 4289 and RFC 2049 Tabel 1 Terminologi for vejledningen
2 Anvendelse af SMTP-felter MeMo giver afsenderen mulighed for at dataopmærke meddelelser. En række af disse felter har tilsvarende felter i SMTP og MIME-dataformatet. SMTP angiver en række felter i header, jf. RFC 4021. I forbindelse med afsendelsen fra Digital Post via SMTP, vil Digital Post opmærke header felter med data fra Memo formatet, således at det bliver synligt for medarbejdere i deres e-mail klient. I nedenstående tabel beskrives hvilke felter der anvendes, når en meddelelse sendes via SMTP fra Digital Post. Virksomheden eller myndigheden skal have opsat afhentning via SMTP i Digital Post. betyder at det udfyldes af det it-system, som afsender SMTP beskeden. betyder at feltet ikke udfyldes af Digital Post systemet. Felt Header Field: Date Header Field: From Header Field: Sender Header Field: Reply-To Header Field: To Header Field: Cc Header Field: Bcc Header Field: Message-ID Header Field: In-Reply-To Header Field: References Header Field: Subject Header Field: Comments Header Field: Keywords Header Field: Resent-Date Header Field: Resent-From Header Field: Resent-Sender Anvendelse Afsendelsestidspunkt Fra afsenderens e-mail, hvis den er angivet i Memo formatet Fra it-systemet NgDP Modtagerens mail-postkasse (det tekniske endpoint), som modtager har angivet i Digital Post Løsningen. Message-ID bliver udfyldt med ID som angivet i Memo formatet Angiver det message-id som fremgår i returdata. Titel på meddelelsen, hvis titlen i memo meddelelsen findes på flere sprog angives modtagerens foretrukne sprog. Såfremt modtageren ikke har et foretrukket sprog, så angives sproget til at være dansk.
Header Field: Resent-To Header Field: Resent-Cc Header Field: Resent-Bcc Header Field: Resent-Reply-To Header Field: Resent-Message-ID Header Field: Return-Path Dato for modtagelsen af meddelelsen i Header Field: Received Digital Post løsningen Header Field: Encrypted Angives hvis meddelelsen er krypteret Header Field: Disposition-Notification-To Header Field: Disposition-Notification- Options Header Field: Accept-Language Anvendes ikke Header Field: Original-Message-ID Anvendes ikke Header Field: PICS-Label Header Field: Encoding Header Field: List-Archive Header Field: List-Help Header Field: List-ID Header Field: List-Owner Header Field: List-Post Header Field: List-Subscribe Header Field: List-Unsubscribe Header Field: Message-Context Header Field: DL-Expansion-History Header Field: Alternate-Recipient Anvendes ikke Header Field: Original-Encoded- Information-Types Angiver typerne I bodyparts, jf. RFC 2156 Header Field: Content-Return Anvendes ikke Header Field: Generate-Delivery-Report, angives altid Header Field: Prevent-NonDelivery- Report, angives altid Header Field: Obsoletes Header Field: Supersedes, angives altid Header Field: Content-Identifier Header Field: Delivery-Date Header Field: Expiry-Date Anvendes ikke Header Field: Expires Header Field: Reply-By Header Field: Importance Header Field: Incomplete-Copy Header Field: Priority Header Field: Sensitivity
Header Field: Language Header Field: Conversion Header Field: Conversion-With-Loss Header Field: Message-Type Header Field: Autosubmitted Header Field: Autoforwarded Header Field: Discarded-X400-IPMS- Extensions Header Field: Discarded-X400-MTS- Extensions Header Field: Disclose-Recipients Header Field: Deferred-Delivery Header Field: Latest-Delivery-Time Header Field: Originator-Return-Address Header Field: X400-Content-Identifier Header Field: X400-Content-Return Header Field: X400-Content-Type Header Field: X400-MTS-Identifier Header Field: X400-Originator Header Field: X400-Received Header Field: X400-Recipients Header Field: X400-Trace Header Field: MIME-Version MIME version number Id for body part, fx dokumentid. Dette kan fx anvendes som henvisninger i en Header Field: Content-ID html dokument visning. Header Field: Content-Description Fx titel på dokumentet Header Field: Content-Transfer-Encoding MIME types som defineret af IANA, Digital Post understøtter TXT, PDF og HTML Header Field: Content-Type extensions Header Field: Content-Base Base URI, hvis filer refereres jf. afsnit 3 Header Field: Content-Location Jf. afsnit 3 Header Field: Content-features Header Field: Content-Disposition Header Field: Content-Language Anvendte sprog i meddelelsen Header Field: Content-Alternative Header Field: Content-MD5 Header Field: Content-Duration Tabel 2 Feltmapping mellem SMTP og MEMO
3 Anvendelse af filer og multipart/mime Digital Post formatet kan illustreres således: Indholdet i en meddelelse fra Digital Post kan bestå af et eller flere dokumenter. Et dokument er en logisk samling af en - eller flere filer, hvis det samme dokument sendes i flere sprogvarianter eller filformater, jfr. Vejledningen til dataopmærkning i MeMo. Dette samles i SMTP meddelelse som vedhæftede filer, samt en xml fil som indeholder selve MeMo formatet. Afsenderen kan i MeMo formatet angive hvilke dokumenter, der skal vises og i hvilken rækkefølge. Det er den modtagne mailklient, som afgør hvilket format, der vises som default. Findes dokumentet fx i txt og HTML format, så vil de fleste mailklienter vise HTML versionen. Digital Post vil tage højde for at visning af meddelelsesindhold sker på baggrund af datastandarden MIME Multipart og Multilingual. Det giver mulighed for at afsender til en vis grad kan styre, hvorledes indholdet af den modtagne meddelelse skal vises i en mailklient. Der kan dermed skabes mere brugervenlige meddelelser, hvor der tages højde for modtagerens sprog og afsenders foretrukne filformater.
Som best practice bør en afsendende myndighed altid medsende en txt eller PDF version, således at det sikres, at meddelelsen altid kan vises uanset hvilken mailklient, som anvendes. De øvrige filformater og sprogversioner vil blive vedhæftet som tilknyttede filer (attachments). MeMo formatet indeholder både data om meddelelsen og det reelle filindhold i en base64 kodet streng. Det betyder, at en XML-fil med MeMo formatet som udgangspunkt er en xml fil, som indeholder alle de andre filer. Det vil være hensigtsmæssigt for en modtagende medarbejder at kunne tilgå det medsendte som vedhæftede filer i hans mailklient. Det vil dog være uhensigtsmæssigt, hvis filindholdet skal inkluderes mere end én gang. Forslaget er at udnytte MIME til at angive referencer til billeder og filer, som er vedhæftet i samme meddelelse ved anvendelse af content-id. Derved vil en xml fil i MeMo format indeholde en reference (URI) til den vedhæftede fil og ikke selve indholdet, således at filindhold kun vedhæftes en gang.
digst.dk