Guide til mailadministrationen

Transkript

1 Guide til mailadministrationen Mailadresser, der udbydes af KFUM og KFUK i Danmark, administreres via I mange tilfælde er brugernavnet, der logges ind med, en mailadresse, der hedder noget med postmaster@ (fx [email protected]). Mangler du login til mailadministrationen, kan du kontakt Landskontoret. Skriv til [email protected] Hvad kan mailadministratoren? Mailadministratoren kan oprette og administrere mailadresser inden for sit eget subdomæne. Fx kan [email protected] administrere alle mailadresser, der hedder noget med [email protected] Sådan oprettes og administreres mailadresser Når du er logget ind, klikker du i venstre-menuen på Mailboxes. Nu kan de eksisterende mailadresser redigeres, og der kan oprettes nye ved at klikke på Add New. En mailadresse redigeres ved at klikke på knappen Edit. En mailadresse skal have flueben i feltet Enabled under fanen Login, som ses, når man har klikket på Edit. Ellers kan der ikke sendes post til mailadressen, og den vil stå med et rødt kryds i oversigten. Mailadresser, der ikke bruges, bør slettes eller gøres inaktive. er for eksisterende mailadresser: Klik på Edit ud for en mailadresse. På fanen Login skal der være flueben i Enabled det gør mailadressen aktiv. Rettigheder ( Rights ) skal som udgangspunkt være User. 1

2 Bemærk, at når man redigerer en eksisterende mailadresse, skal man angive password igen. Kender man passwordet er det en fordel at angive det samme. Hvis man angiver et nyt, bør man naturligvis give brugeren besked om det. På fanen Mailbox kan man med flueben angive, om der skal være tilknyttet en mailbox eller om post, der sendes til adressen, blot skal videresendes til en ekstern/privat mailadresse (sæt da flueben ved Redirect mail to og skriv adressen). Man kan også vælge begge muligheder. I det nederste felt med Adresses kan man oprette alias, dvs. adresser, der også kan skrives til og de mails der sendes, havner samme sted. Som oftest undlader man at tilføje noget her. Brugerne har desuden adgang til avancerede indstillinger (videresendelse, autosvar mv.). Det styres via webmailen, når de logger ind på Der findes en vejledning, som brugerne kan følge. Den er tilgængelig via 2

3 er ved oprettelse af nye mailadresser: Udover hvad der er beskrevet ovenfor ved eksisterende mailadresser (se dette), er der ved oprettelse af nye mailadresser mulighed for at skrive det navn, som vises, når en modtager får post fra mailadressen (Display Name). Der skal også tastes et password. Der advares, hvis det tastede password ikke er stærkt nok. Sådan oprettes og administreres grupper Med grupper kan man definere en mailadresse, som har mange modtagere. Hvis der sendes til grupp en, får alle medlemmerne af gruppen denne mail. Opret grupper ved at klikke på Groups og dernæst Add New. Vælg et navn det som mailen skal hedde Gem ved at klikke på Add. Nu kommer man tilbage til oversigten og skal klikke på Edit ud for den nye grupp for at fortsætte oprettelsen. De mailadresser, der skal modtage post, når der skrives til grupp en, tilføjes én ad gangen ved at klikke på Add Member. I det nederste felt Adresses kan man oprette alias, dvs. adresser, der også kan skrives til og de mails der sendes, videresendes ligeledes til modtagerne i Members. Som oftest kan man undlade at tilføje noget her. Afslut ved at klikke på Save. 3

4 Sådan oprettes og administreres lister Lister fungerer nogenlunde på samme måde som grupper. Der er dog flere muligheder for kontrol med forsendelserne og medlemmer på listen kan selv tilmelde/afmelde. Opret lister ved at klikke på Lists og dernæst Add New. Vælg et navn og en beskrivelse. Vælg Unmoderated List, hvis man skal kunne sende uden at mailen først godkendes af en moderator. Vælg Moderated List hvis en moderator først skal godkende mails, inden de sendes ud til alle på listen. (Moderatoren vil automatisk få en mail om dette). Klik på knappen Change ved Moderator og skriv en eksisterende mailadresse (også selvom du ovenfor har valgt, at der ikke bruges Moderator). Klik på knappen Change ved Default External Adress og skriv det mailadressen skal hedde Afslut ved at klikke på Add og åben listen igen med Edit -knappen. Mailmodtagere kan nu tilføjes under Members. Modtagere kan også selv tilmelde sig listen på følgende måde: Man skal sende en mail til listen med et af de nedenstående ord i emnefeltet. Subscribe tilføjer afsenderen til listen Unsubscribe fjerner afsenderen fra listen (Help sender en mail retur med de tilgængelige kommandoer) På fanen Annotations kan tilføjes en top og en bund. I bunden kan der fx stå hvordan man selv afmelder sig listen. Skriv fx: Ønsker du ikke længere at modtage disse mail, kan du besvare denne mail med ordet UNSUBCRIBE i emnefeltet. (Husk at sætte flueben i Enabled for at det slår igennem). På fanen Advanced er der følgende muligheder for yderligere kontrol af hvem der kan sende til listen: Posting permissions Anyone can post to this list Alle kan sende til listen Only subscribers can post to this list Kun dem, der er med på listen, kan skrive til listen Posting to this list requires a password Passwordet skal skrives sådan [: password :] Reply options Subscribers reply to the list Subscribers reply to the posters address Når man besvarer en mail, får alle på listen svaret. Når man besvarer en mail, får afsender kun svaret 4

5 Subscribers reply to the moderators address Når man besvarer en mail, er det kun moderatoren, der får svaret List subject prefix Subject is prefixed with the name of the list Subject is not altered Subject should have the following prefix I starten af emnefeltet vil listens navn blive tilføjet Der tilføjes ikke noget ekstra i emnefeltet I starten af emnefeltet tilføjes den specificerede tekst Gem ved at klikke på Add. Vedr. postmaster-mailadressen Det er som udgangspunkt kun postmaster-mailadressen der kan logge ind og administrere mailadresser. Men man kan som administrator udnævne andre administratorer. Det gøres ved at redigere en af de øvrige mailadresser og ændre status fra User til Admin derefter vil denne mailbruger også kunne logge ind på og redigere/oprette/slette mailadresser, grupp s og lister. Det er ikke en fejl, at der ikke er en mailbox på postmaster-mailen. Der skal altså ikke være flueben ved Enabled på Mailbox. På support.kfum-kfuk.dk kan du finde yderligere informationer om mailsystemet, vejledninger til opsætning af mailklient mv. KFUM og KFUK i Danmark 5