huskeliste
Kære aktør/arrangør Dette er tænkt som en hjælp/huskeliste i såvel forberedelsesfasen som selve planlægningen af et arrangement under Århus Festuge. Vi oplever tit at man som (ny) arrangør glemmer at tage en række praktiske forhold med ind i overvejelserne - forhold som bl.a. har en række økonomiske konsekvenser. På de nævnte hjemmesider findes vejledninger, men man kan også henvende sig direkte. Kontakt venligst myndighederne skriftligt med en udførlig beskrivelse af det projekt, du søger om tilladelse til at gennemføre. Grundejerens tilladelse skal foreligge Er der tale om et privat areal, søges tilladelsen hos vedkommende grundejer. Hvis det er et offentligt areal (gader, torve), skal tilladelsen søges hos Magistratens 2. afdeling teknisk forvaltning, som officielt ejer de offentlige arealer. Sagsbehandler er 2. afdeling, Trafik og Veje se adresser på næste side. Er der tale om et arrangement i de offentlige parker, er det Natur og Miljø du skal søge hos. I medfør af beredskabsloven skal sikkerheden for publikum vurderes og godkendes. Ved midlertidige arrangementer sker det ved Århus Brandvæsen, Forebyggende Afdeling. Send en ansøgning med dine overvejelser omkring arrangementets art og indhold, evt. målgruppe, åbningstid, forventet antal publikummer, lokalitet, hurtigst muligt så du kan få en tilbagemelding med Brandvæsenets betingelser for arrangementets gennemførelse. Et offentligt arrangement kræver altid en arrangementstilladelse fra politiet. Fremsend (ud over navn på ansvarlig arrangør) en grundig beskrivelse af arrangementets art og indhold, evt. målgruppe, åbningstid, forventet antal publikummer, lokalitet. Planlægges der udskænkning og/eller tilberedning/servering/salg af madvarer, skal der hos politiet også søges om lejlighedstilladelse. Der skal desuden sendes en indberetning til fødevarestyrelsen, som skal godkende de hygiejniske forhold. Indgår der elektrisk forstærket lyd (PA-anlæg m.v.) i din opstilling, skal lydstyrken evt. begrænses. Aftale om test træffes med Natur og Miljø, som også kan rådgive om hensigtsmæssige opstillinger under de givne forhold. Alle ansøgninger skal være fremsendt senest 1. juli.
adresser Arrangementstilladelse til offentlige arrangementer i medfør af bekendtgørelse om offentlige forlystelser skal søges hos: Østjyllands Politi OPA Ridderstræde 1 8100 Århus C Att. Politikommissær Poul Erik Nielsen Lejlighedstilladelse til udskænkning og servering skal søges hos: Østjyllands Politi Ridderstræde 1 8100 Århus C Att. Vicepolitikommissær Svend Aage Nielsen www.politi.dk/oestjylland/da/borgerservice/tilladelser/ Vedr. offentlige arealer: Århus Kommune Trafik og Veje Grøndalsvej 1 Postboks 4075 8260 Viby J Att: Vejingeniør Poul Henning Jensen www.aarhuskommune.dk/portal/borger/trafik_veje Vedr. parker og andre grønne områder: Natur og Miljø Grønne områder Valdemarsgade 18 Postbox 79 8100 Århus C naturogmiljo@aarhus.dk www.aarhuskommune.dk/portal/borger/kultur_fritid
adresser Sikkerhed: Århus Brandvæsen Beredskabsafdelingen Kirstinesmindevej 14 8200 Århus N Att: Beredskabsinspektør Preben Kejser www.aarhusbrandvaesen.dk Lydforhold: Natur og Miljø Virksomheder og Jord Valdemarsgade 18 Postbox 79 8100 Århus C Tlf. 89 40 27 55 virksomheder@mtm.aarhus.dk Kontrol af fødevarer ved midlertidige arrangementer: Fødevarestyrelsen Fødevareafdeling Århus Sønderskovvej 5 8520 Lystrup Att: Tonny Møldrup Tlf 72 27 54 51 tomo@fvst.dk www.fvst.dk
Til fremme af sagsbehandlingen og projektets succesrige gennemførelse - vil vi desuden anbefale dig at tage stilling til nedennævnte forhold - i såvel ansøgningen - som i planlægningen og budgetteringen. Ansøger 1. Hovedarrangør og økonomisk ansvarlig. Navn, adresse, telefonnumre og e-mailadresse, samt CVR.nr. eller CPR.nr. 2. Praktisk ansvarlig, daglig afvikler, kontaktperson Navn, adresse, telefonnumre og e-mailadresse. Arrangementet 1. Arrangementets titel 2. Arrangementets genre og evt. kunstnernavn(e) 3. Kort beskrivelse af det ansøgte arrangement, herunder succeskriterier og mål 4. Dato(er) for arrangementets afvikling 5. Ønsket rådighedsperiode til opbygning og oprydning. Hvilke deadlines vil være hensigtsmæssige i planlægningsfasen? PR-plan? Oplysninger om placering og opbygning Lav en oversigtsplan i passende målestok. Angiv arrangementets placering i forhold til omgivelserne, herunder placering i forhold til tilstødende veje og omliggende grunde. Husk bl.a.: 1. Placering af evt. scene, backstage og vipområde 2. Placering af evt. hegn og hvor skal materialerne opbevares under afvikling 3. Placering af affaldsbeholdere og containere 4. Placering af toiletter, herunder antal toiletvogne og urinaler 5. Placering af evt. lydtårne og storskærme 6. Placering af evt. salgsboder. Husk underretning til naboer om arrangementet 14 dage før afvikling! Ved publikumsopbygninger Bygningsinspektoratet skal evt. syne og godkende beregninger og opstilling. Parkering Husk at parkering på arrangementsarealet ikke er tilladt hvor skal evt biler/ kassevogne parkere, af- og pålæsse? Aftale med elektriker Hvordan føres strøm - og hvormeget og hvorfra?
Vandforsyning og afløb 1. Hvor er der brønd til spildevand og evt. toilet? 2. Hvordan løser I rengøring af toilet kan evt. slamsuger komme frem? Vagter Under afvikling? Om natten? Under opsætning/nedtagning? Vagter ved evt. tildelt parkeringsareal så I sikrer jer at opsætning kan starte til planlagt tid. Servicering og reparationer 1. Under forløbet? 2. Reparationer af areal efter arrangementet? Oplysninger om salg 1. Hvordan skal evt. billetsalg tilrettelægges? 2. Hvad planlægger I vedr. salg af drikkevarer/madvarer? Evt. aftale med medvirkende restauratør? Drikkeforbuds-zone? Indberetning til fødevarestyrelsen 3. Hvad planlægger I vedr. salg af konsum/merchandise? Tilladelse skal søges hos politiet. Affald 1. Overvej forventet sammensætning og mængde? 2. Hvordan skal affaldet håndteres og bortskaffes under arrangementets afvikling? 3. Daglig rengøring af arealet, evt. inventar og møblering, toiletter? Arrangementets belastning af arealet 1. Hvilke tunge køretøjer, herunder kørsel og transport af tungt materiel, skal ind på/frem til arealet? Er kørsel med tunge køretøjer tilladt på arealet og adgangsveje? 2. Hvordan er publikums slid på evt. græsflader, herunder hovedfærdselsårer med størst slid? Er det nødvendigt med f.eks. køreplader ved opbygning og fjernelse af materiel eller ved regn? 3. Overvågning og beredskab i tilfælde af hærværk på beplantning, bygninger og inventar. 4. Hvad vil opsætning og nedtagning kræve af plads ud over selve arrangementsarealet?
Belastning af omgivelser 1. Forventet lydniveau ved evt. scene/mixerpult samt tidsmæssig udstrækning for afspilning af musik (husk også tidspunkt for lydprøver). Lydniveauet hos nærmeste nabo må ikke overstige 60-70 db(a) afhængig af lokaliteten. Vurdering af dette foretages af Natur og Miljø, Virksomheder og Jord. 2. Hvordan er til- og frakørselsforhold vedrørende arbejdskørsel i forbindelse med opbygning og nedtagning af udstyr og hvordan er støjbelastningen i forbindelse hermed? Opbygning og nedtagning af udstyr må som udgangspunkt kun foretages i tidsrummet 07-18 i hverdagene. Fravigelse herfra kan kun ske ved henvendelse til Natur og Miljø, Virksomheder og Jord. Sikkerhed og beredskabsplaner 1. Risikovurdering f.eks. publikumsadfærd sammenholdt med musikgenre? 2. Vil det være hensigtsmæssigt med en beredskabsplan ved ulykker? 3. Hvilke foranstaltninger for at undgå uheld og panik? Forsikringer Ansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring, brand/hærværk/tyveri? Oprydning Husk også at planlægge/budgettere oprydning, bortkørsel og opbevaring samt rengøring af arealet efter afvikling. Sidst men ikke mindst 1. Budget: husk at operere med uforudsete udgifter, en rettesnor er mellem 5 og 15 % afhængig af uforudsigelighed 2. Selskabsform: skal projektet køres i privat regi, som aps, eller...? 3. Momsreglerne er indviklede så sæt dig ind i reglerne, før du går i gang.