NOTAT. Kontrolbudsberegning og prisloft til brug for udbud af driften på vej og park området

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE TEKNIK OG MILJØ NOTAT Emne: Til: Kontrolbudsberegning og prisloft til brug for udbud af driften på vej og park området Byrådet Dato: 19.december 2012 Sagsbeh.: Sagsnr.: KPMG, Økonomiafdelingen og Formation Consult ApS har sammen udarbejdet en kontrolberegning af omkostningerne til drift af veje og grønne områder i Solrød Kommune. En kontrolberegning viser, hvilke omkostninger kommunen hidtil har haft til drift af et givent område. Beregningen bruges til at udregne den maksimale pris, som kommunen ønsker at betale for at få den givne opgave løst (prisloft). Der er ikke fastlagt regler for, hvordan en kontrolberegning udarbejdes. Derfor anvendes reglerne for kontrolbud. Disse regler fremgår af "Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud" (bekendtgørelse nr. 607af 24/06/ i daglig tale "Kontrolbudbekendtgørelsen"). Kontrolbudsbekendtgørelsen kan findes på retsinformation. Der er endvidere udarbejdet en officiel vejledning til bekendtgørelsen, altså til beregning og afgivelse af kontrolbud. Denne vejledning findes ligeledes på retsinformation. Sidst i dette notat ligger en skematisk oversigt med kontrolbudsberegningen, som har taget afsæt i budget 2013, idet det dog er henset til de faktiske forhold for 2011 og Beregningen er i første kolonne opdelt i direkte omkostninger, som svarer til budgettet for 2013 og indirekte omkostninger, som er afskrivninger, overhead, arbejdsskadeforsikring mv. De indirekte omkostninger fremgår ikke af kommunens budget. F.eks. er kommunen selvforsikret og har derfor ikke en arbejdsskadeforsikring. Men i forbindelse med en kontrolbudsberegning skal dette medregnes. For at sikre at kontrolbudsberegningen er foretaget i overensstemmelse med bestemmelserne i bekendtgørelsen for udarbejdelse af kontrolbud, har KPMG udarbejdet beregningen, som således har en revisorpåtegning. Den udarbejdede kontrolbudsberegning viser følgende omkostningsfordeling: Hovedleverancen: Grøn, renhold, akut og service Ejendomscenterets grundejerforpligtelsesomkostninger til vinter Vinter- udførelsesdelen Rådhus og bibliotek Natur Vandløb I alt (direkte og indirekte omkostninger)

2 Optioner: Ejendomscenter Idræt I alt Øvrige beregninger: Vinterudkaldsfunktionen / vintervagten, som forbliver i kommunen Opgaver, som udføres for Gymnasiet m.fl Slamsugning (der skal indhentes tilbud på den fremtidige løsning) Ejegården Vej&GIS (slidlag, belysning, bygherrematerialer mv.) I alt Beregning af prisloft Hovedleverancen: Kontrolbudsberegning Kontraktstyring, koordinering og opfølgning (1 årsværk (1 x kr. inkl. pension mv.) Overheadomkostninger (Vej&Parks andel af administrationsomkostninger på rådhuset) Omkostninger til renovering af brønde mv., som hidtil har været udført af Vej&Park eller eksterne entreprenører, inkl. drift og vedligeholdelse af ny digital styringsredskab Buffer til uforudsete hændelser, som det ikke er muligt at beskrive på forhånd i kontrakten, men som Vej&Park hidtil har løst, samt pris for aftale med beredskabet til akutte opgaver udenfor arbejdstid. Prisloft Prisloftet på hovedleverancen betyder, at tilbudsgiverne ikke kan give et økonomisk bud på den udbudte opgave, som overstiger prisloftet. Inden for prisloftet vil der være særlige forhold omkring vinterudførelsesopgaven. Denne opgave er beregnet i forhold til opgaveomfanget i vinteren Såfremt vinteren bliver hårdere end 2011 vil kommunen få en ekstraregning. Hvis vinteren bliver mildere end 2011 vil kommunen skulle betale mindre for at få opgaven løst. Det er derfor vigtigt, at der også lægges et prisloft særligt på vinteropgaven. Vinteropgavens andel af kontrolbudsberegningen udgør 15,8 %. Andelen af kontraktstyring og overheadsomkostninger udgør således kr. (( / )*( )). Det betyder, at kr. ( kr kr.) af prisloftet vedrører vinteren. Tilbudsgivers bud på vinteropgaven (2011 niveau) kan således ikke overstige kr. Optioner (ejendomme og idræt) Kontrolbudsberegning Kontraktstyring, koordinering og opfølgning (forventes uændret) 0 Overhead (Vej&Parks andel af administrationsomkostninger på rådhuset) Prisloft Engangsudgifter Restferie (pr. 1.10: 2,7 uge pr. medarbejder) kr. 2

3 Optjent ferie (pr. 1.10: 4 uger pr. medarbejder) Salg af maskiner og materiel Omkostninger i forbindelse med udtrædelse af 5 leasingaftaler kr. Vurdering sker i januar Uafklaret, men muligheden for at udtræde er indført i kontrakten Sammenfatning i forhold til udbuddet: Prisloft på hovedleverancen: Prisloft på vinteren: Prisloft samlet på hovedleverancen: Prisloft på optionerne: kr kr kr kr. 3

4 Grøn, renhold, akut, service Ejendomscenter Vinter - grundejerforpligtigelse Vinter - udførelse Rådhus, bibliotek Natur Vandløb Ejendomscenter Idræt Vinter - udkald, tilsyn Ikke kommunale (gymnasiet, renseanlæg, krudthuset) Slamsuning Ejegården Vej og GIS SOLRØD KOMMUNE TEKNIK OG MILJØ Nedenfor vises resultatet af kontrolbudsberegningen Hovedleverance Option Forbliver i kommunen Udenfor Direkte omkostninger Materielomkostninger Personaleomkostninger Administrationsomkostninger Varekøb: Naturområder Afvandingselementer Asfalt Asfalt, slidlag og kørebaneafmærkning Beplantning Bortskaffelse af affald Brolægning Vejbelysning Byinventar, skilte, pullerter mv Vintertjeneste - eksterne Vintertjeneste - Salt Vintertjeneste - materiel Stranden Strandlaug

5 Grøn, renhold, akut, service Ejendomscenter Vinter - grundejerforpligtigelse Vinter - udførelse Rådhus, bibliotek Natur Vandløb Ejendomscenter Idræt Vinter - udkald, tilsyn Ikke kommunale (gymnasiet, renseanlæg, krudthuset) Slamsuning Ejegården Vej og GIS Hovedleverance Option Forbliver i kommunen Udenfor Varekøb korrigeret med overført løn Indirekte omkostninger Aktiver Overhead Bygningsudgifter Forrentning Arbejdsskade Samlede omkostninger Antal timer