Indberetning af optag (KVU) Sidst opdateret 12.03.2010/version 1.1/UNI C Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Grundlag for indberetning Kladdeindberetning Endelig indberetning Supplerende indberetning Overvågning af indberetninger Denne administrative vejledning omhandler indberetning af elever hvor der på uddannelser er sat J til indberetning af optag (det er i praksis de fleste KVU-uddannelser). Vejledningen omhandler ikke indmeldelse af elever og placering af eleverne på skoleforløb og hold. Der henvises til de respektive vejledninger om de forskellige emner. Ændringer Lille ændring på side 3. Centrale begreber Vejledningen er rettet mod personer som i forvejen er fortrolige med administrationen af KVU-elever, og som har brug for viden om hvorledes EASY-A understøtter den elektroniske indberetning af optag af disse elver. Kladdeindberetning Endelig indberetning Godkendelse CØSA-formål En indberetning der endnu ikke er sendt til UVM. En kladdeindberetning kan udover studiestart som er krævet afgrænses yderligere. Kladdeindberetninger der er afgrænset til andet end studiestart kan ikke godkendes og dermed gøres til endelige indberetninger. En indberetning som er sendt til UVM. Kladdeindberetninger kan godkendes og dermed omdannes til endelige indberetninger som automatisk sendes til UVM. Det er CØSA-formålet der styrer om der skal foretages 1
optagsindberetning for de pågældende udannelser (feltet Optagsindberetning). Studiestart Optagsdato Krævet oplysning for elever på uddannelser der skal indberettes optag for. Kan kun være en af datoerne 01.02.yyyy eller 01.09.yyyy. Til hver studiestart er der knyttet en optagsdato. Den er pt. placeret præcis en måned senere end studiestartdatoen dvs. 01.03.yyyy hhv. 01.10.yyyy. Generelt UVM stiller krav om at skolerne indberetter optaget af studerende på de aktuelle uddannelser og at skolerne indberetter deres forventninger til optaget for samme studiestart blot i det efterfølgende år. Der indberettes kun elever der stadig er aktive på den optagsdato som er knyttet til studiestart-datoen. Arbejdsgange Grundlag for indberetning Kladdeindberetning Endelig indberetning Supplerende indberetning Overvågning af indberetninger Grundlag for indberetning Som nævnt under generelt omfatter indberetningen to ting: Indberetning af det faktiske optag Indberetning af skolens forventning om optag et år senere Grundlaget for indberetning af det faktiske optag er eleverne og deres studiestart. Bemærk at det ikke er nødvendig at placere eleverne på skoleforløb og hold for at de indberettes. Datagrundlaget for indberetningen er således udelukkende at eleverne er oprettet og at de ikke er afgangsmeldt inden den tilsvarende optagsdato. Der kan opstå problemer med studiestart hvis en elev flyttes. Her vil studiestart typisk blive sat forkert på modtager-skolen. Du skal tage kontakt til afsender-skolen for at få oplyst elevens rigtige studiestart og sørge for at registrere den på eleven: Ellers kommer eleven til at tælle med på den forkerte studiestart-dato. I modsætning til selve optagsindberetningen kræver indberetningen af det forventede optag på den tilsvarende tælledato året efter at du registrer de nødvendige oplysninger i EASY-A. 2
Til dette formål anvendes vinduet B746 Budgetteret optag (Menu: Elever Elever på fuldtidsuddannelser). På dette vindue skal du for hver kombination af UVM-afdeling, uddannelse/version og ÅE-rekvirent (inkl. UVM, CIR, USB, KOMA, KOMF, KOMS, SJ6L, AS6L og KOMR) sørge for at registrere det budgetterede optag for den tilsvarende studiestart-dato året efter. Først herefter er du klar til at indberette optag. Kladdeindberetning Du bestiller en kladdeindberetning ved hjælp af batchjobbet B744 Indberetning af optag. Batchjobbet skal afgrænses således: Studiestart, tvungen UVM-afdeling, frivillig Uddannelse, frivillig Version af uddannelse, frivillig, kan kun anvendes sammen med uddannelse Når batchjobbet har dannet kladdeindberetningen kan du se den på vinduet A512 Kladdeindberetninger. Typen er Optag. På vinduet kan du trykke på knappen Indhold og få vist indholdet af indberetningen på vinduet B766 Optagsindberetning, kladde. Herfra kan du ved hjælp af vinduet B766a Optagsindberetning, kladde detail se oplysninger om de enkelte elever der er omfattet af indberetningen. Tilsvarende kan du ved at trykke på knappen Udskriv få dannet udskriften B768 Optagsindberetning. Du har desuden mulighed for at bestille udskriften B769 Optagsindberetning, detail som viser oplysninger om de enkelte elever som er omfattet af indberetningen. Du bør inspicere indberetningskladden omhyggeligt inden den godkendes og dermed sendes til UVM. 3
Afhængigt af skolens organisation og opdeling af administrationen af KVU-uddannelserne kan det her være en god idé at anvende de frivillige afgrænsninger for på den måde at få opdelt den samlede kladdeindberetning og kontrollen af denne i dele svarende til organiseringen af opgaven på skolen. Endelig indberetning Når kladdeindberetningen(erne) er kontrolleret danner du en kladdeindberetning udelukkende afgrænset til den aktuelle studiestart. Du markerer kladdeindberetningen på vinduet A512 Indberetningskladder og trykker på knappen Godkend. Herved startes et batchjob B747 Godkend indberetningskladde, optag. Du kan se jobbet på vinduet A103 Jobovervågning. Når jobbet er afsluttet korrekt er indberetningen gjort endelig og afsendt til UVM. Du kan se den endelige indberetning på vinduet A513 Endelige indberetninger. Her kan du se indhold ved at trykke på knappen Indhold. Herved åbnes vinduet B767 Optagsindberetning, endelig. Du kan se oplysninger om de enkelte elever omfattet af indberetningen på hjælpevinduet B767a Optagsindberetning, endelig detail. Du kan få udskrevet oplysningerne om den endelige indberetning ved at bestille en af udskrifterne B768 Optagsindberetning og B769 Optagsindberetning, detail. Supplerende indberetning Da optagsindberetningen ikke medfører noget tilskud til skolen er der ikke helt samme presserende behov for supplerende indberetninger som ved årselevindberetningerne. Da oplysningerne imidlertid anvendes i UVM bør der sendes en supplerende indberetning hvis der er væsentlige fejl i den foretagne indberetning. Du danner en supplerende indberetning ved blot at danne en ny indberetning afgrænset til samme studiestart. Systemet sørger selv for at det bliver en supplerende indberetning ved at sammenholde den med den tidligere sendte oprindelige indberetning. På vinduerne A512 Kladdeindberetninger og A513 Endelig indberetninger kan du i kolonnen Kategori se at der er tale om en supplerende indberetning. Overvågning af indberetninger Når den endelig indberetning er sendt af sted har du to muligheder for at overvåge hvorledes det går med overførslen af oplysningerne til UVM: A513 Endelig indberetninger A520 Overvågning dataafsendelser 4
Optagsindberetninger har dataudvekslingstypen OTA på vinduet A520. Der henvises til den generelle vejledning om overvågning af indberetninger. 5