Procedure for overgang til andet studieadministrativt system ved ophør af brug af EASY-A

Transkript

1 Procedure for overgang til andet studieadministrativt system ved ophør af brug af EASY-A Dato Version 1.1 Ansvarlig Tore Dyrberg-Jessen

2 Side 2 af 7 Indhold 1 Indledning Institutionens eksterne partnere (indberetninger) STUK Aktivitetsindberetning Uddannelses- og Forskningsministeriet Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB) hos ATP Danmarks Statistik STIL Andre institutioner Andre parter, der anvender skolen EASY-A data Institutionens opgaver i EASY-A før overgang Aktivitetsindberetning Udlån, deling og flytning Bookninger på eksterne skolehjem AUB SU Eksamensdatabasen STIL s opgaver i EASY-A ved skolens ophør med anvendelse Brugeradgang Kommunikation med andre institutioner Kommunikation med andre systemer CPR-abonnement Fremtidig adgang til EASY-A-data Særligt om elevflytning, elevudlån og elevdeling på ungdomsuddannelserne Arrangerende skole Elevflytning Elevudlån Elevdeling... 7

3 Side 3 af 7 1 Indledning STIL har etableret procedurer for institutioners ophør med anvendelse af EASY-A til administration af fuldtidselever. I forbindelse med overgangen fra EASY-A til et andet studieadministrativt system er der en række opgaver, der skal gennemføres. Det er institutionens ansvar at sikre, at alle opgaver, bortset fra de opgaver STIL har i forbindelse med EASY-A, er gennemført, og at alle krav til overgangen er opfyldt. Endvidere skal en række øvrige myndigheder orienteres om skiftet, herunder Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet (STUK), Uddannelsesstyrelsen i Uddannelses- og Forskningsministeriet samt Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag hos ATP. Efter overgangen fra EASY-A til et andet studieadministrativt system vil det ikke være muligt for skolen at opdatere data om fuldtidselever i EASY-A (se nærmere i afsnit 4). Det betyder, at skolen skal have afsluttet alle de opgaver, som ikke løses af det nye studieadministrative system, inden overgangen. Endvidere er der en række eksterne parter, der skal informeres om overgangen. Det vil fortsat være muligt at administrere AMU og Åben Uddannelse i EASY-A. 2 Institutionens eksterne partnere (indberetninger) 2.1 STUK Aktivitetsindberetning Jævnfør IEU-instruks , afsnit 26.3, skal institutionen kontakte Økonomisk Administrativt Center i STUK for at der kan tilrettelægges en hensigtsmæssig procedure for gennemførelse af aktivitetsindberetningerne i overgangsperioden. Som udgangspunkt afsluttes seneste hele kvartal i EASY-A. Alle supplerende indberetninger til tidligere kvartaler skal også være afsluttet. 2.2 Uddannelses- og Forskningsministeriet Institutionen skal informere Uddannelsesstyrelsen i Uddannelses- og Forskningsministeriet om dato for overgang, og procedure skal aftales. 2.3 Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB) hos ATP Institutionen skal informere AUB om dato for overgang, og procedure skal aftales. Leverandøren af det nye system skal have en erhvervsfuldmagt fra institutionen for at kunne indberette til AUB. Se Danmarks Statistik Institutionen skal informere Danmarks Statistik om dato for overgang, og procedure skal aftales.

4 Side 4 af STIL Institutionen skal informere STIL om dato for overgang senest 2 måneder før den ønskede overgangsdato. STIL koordinerer med institutionen og aftaler procedurer for de enkelte systemer internt i STIL. 2.6 Andre institutioner Institutionen skal informere sine samarbejdsskoler om dato for overgang. I denne sammenhæng skal det aftales, hvordan 1. Igangværende udlån og delinger af elever skal afsluttes efter overgangen. 2. Igangværende bookninger på eksterne skolehjem skal afsluttes efter overgangen 3. Fremtidige udlån, delinger og flytninger mellem institutionerne skal foregå efter overgangen 4. Fremtidige bookninger på eksterne skolehjem skal foregå efter overgangen. 2.7 Andre parter, der anvender skolen EASY-A data Der findes et antal øvrige myndigheder og organisationer, der anvender data fra institutionen via EASY-A. Disse skal også underrettes om skiftet. Det omfatter bl.a.: 1. Industriens uddannelser 2. STAR 3 Institutionens opgaver i EASY-A før overgang 3.1 Aktivitetsindberetning Alle aktivitetsindberetninger skal være gennemført i henhold til aftale med Økonomisk-Administrativt Center i STUK. 3.2 Udlån, deling og flytning Igangværende udlån og delinger fortsætter. Alle fremtidige udlån, delinger og flytninger skal teknisk være afsluttet (godkendt eller afvist) i EASY-A, dette gælder både til og fra institutionen 3.3 Bookninger på eksterne skolehjem Igangværende bookinger fortsætter. Fremtidige bookinger (både til og fra institutionen) stoppes. 3.4 AUB Alle skoleophold og skolehjemsophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet.

5 Side 5 af SU Alle skoleophold, der ikke kan indberettes fra det nye system, skal være indberettet. 3.6 Eksamensdatabasen Alle oplysninger til eksamensdatabasen skal være overført. 4 STIL s opgaver i EASY-A ved skolens ophør med anvendelse I det omfang det er muligt, bringer STIL skolens EASY-A i en tilstand, der sikrer, at der ikke sker opdateringer af og kommunikation om fuldtidselever efter overgangen. 4.1 Brugeradgang Der lukkes for adgang til opdatering i alle vinduer, der ikke er relevante for administration af AMU/ÅU. Der lukkes ligeledes for adgang til alle batchjobs, der ikke er relevante for AMU/ÅU-administration. Der vil fortsat være adgang til de fleste vinduer og udskrifter, men der vil kun kunne kun fremsøges data. 4.2 Kommunikation med andre institutioner Der lukkes for kommunikation til og fra skolens EASY-A for alle andre institutioner. Undtaget fra dette er kommunikation, der er relevant for AMU/ÅU-administration. 4.3 Kommunikation med andre systemer. Der lukkes for kommunikationen med: 1. Elevplan 2. EASY-P 3. AUB 4. SU 5. Ungedatabasen 6. Optagelse.dk 7. XPRS 8. Eksamensdatabasen 4.4 CPR-abonnement Der lukkes for alle CPR abonnementer, som ikke vedrører ÅU/AMU-kursister.

6 Side 6 af 7 5 Fremtidig adgang til EASY-A-data Institutionen vil fremover kunne tilgå EASY-A-data (læseadgang) fra grænsefladen frem til august Institutionen vil samtidig få tilbudt et datadump indeholdende alle data for skolen. Institutionen er selv ansvarlig for at skabe adgang til disse data. Institutionen skal være opmærksom på sine forpligtelser ift. journalisering og arkivering i henhold til arkivloven, uddannelseslovgivningen mv. i sin tilrettelæggelse af evt. migrering af data til nyt studieadministrativt system mv. 6 Særligt om elevflytning, elevudlån og elevdeling på ungdomsuddannelserne 6.1 Arrangerende skole I det følgende anvendes begrebet arrangerende skole. Den arrangerende skole er i forhold til en elev ansvarlig for planlægning og gennemførelse af undervisningen, herunder vedr. udstedelse af beviser. Den arrangerende skole er også ansvarlig for, at kommunikation om eleven med eksterne parter gennemføres i den periode, skolen er arrangerende skole for en elev. En elev kan kun have én arrangerende skole på et givet tidspunkt. Det er kun den arrangerende skole (eller en skole bemyndiget af den arrangerede skole), der må hjemtage tilskud for en elev. Der anvendes endvidere begrebet gennemførende skole. Den gennemførende skole er i forhold til en elev ansvarlig for gennemførelse af aftalte aktiviteter med den arrangerende skole. 6.2 Elevflytning Elevflytning anvendes, hvis en elev skal fortsætte sin uddannelse på en anden skole. Elevflytningen betyder, at ansvaret for en elevs uddannelse overføres fra afsenderskolen til modtagerskolen eleven skifter dermed arrangerende skole. Det er kun den arrangerende skole, der må hjemtage tilskud for en elev, derfor skal der altid findes en eksakt flyttedato, der afgør hvilken skole der er tilskudsberettiget. Ved en flytning skal den afsendende skole sende oplysninger om de karakterer, eleven har modtaget, til modtagerskolen. Eleven skal afgangsmeldes på den afsendende skole og indmeldes på den modtagende skole. Denne hændelse skal overføres til ungedatabasen. 6.3 Elevudlån Elevudlån benyttes, når en elev skal modtage undervisning på en anden skole i en periode, men ikke skifte arrangerende skole. Det er således stadig den udlånende skole, der er ansvarlig for elevens uddannelse. Det er kun den arrangerende skole, der må udlåne en elev. Ved elevudlån tillader den arrangerende skole, at en anden skole i en periode må hjemtage tilskud for en elev. Der skal derfor altid kunne findes en start- og en slutdato for et elevudlån Der skal ved udlån sikres, at det samlede antal tilskudsuger for den enkelte elev holder sig inden for de i uddannelsesmodellen udmeldte uger for den pågældende uddannelse.

7 Side 7 af 7 Den skole, eleven er udlånt til, er ansvarlig for indberetninger til AUB og SU i udlånsperioden. Den skole, eleven er udlånt til, skal også skal sende oplysninger om elevens karakterer og fravær til den arrangerende skole. 6.4 Elevdeling Elevdeling benyttes, hvis en elev i løbet af en periode modtager undervisning på flere forskellige skoler samtidig, men der ikke skal skiftes arrangerende skole. Det er kun den arrangerende skole, der kan foretage elevdeling, og tilskud kan kun hjemtages af den arrangerende skole. Der skal sendes oplysninger om karakterer og fravær til den arrangerende skole, som foretager alle indberetninger om den delte elev.