Bestyrelsesmøde / Board meeting 04-02-2015 16:00 Projektrummet, Bygn. 13, RUC Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Natasja Morten Natasja, Emil, Christian, Nicola, Sebastian, Nadia, Morten, Mark, Maja, Mette og Erik. Sofie Alexander Petersen Opsummering af referatet / Shot summation of the minute På dagens møde blev der orienteret om mødet med kantinen, hvor der blev indgået en aftale om at Studenterhuset (SH) laver reklame for kantinen. Der blev afsat dage til møder, og interne arrangementer i bestyrelsen. Personlige mål for SH i bestyrelsen blev fremlagt, med en aftale om en evaluering senere på året. Fremtidige bestyrelses møder blev planlagt, med udgangspunkt i hver tredje uge, tirsdag kl 16.00. Ændringsforslag vedr. bilag til bestyrelsesmøder godkendes, sammen med punktet om journalistisk referat i forretningsordningen fjernes. Google drev benyttes om arbejdsplatform, i stedet for Podio. Der blev diskuteret frivillig kultur i SH, sammen med nedsættelse af interne arbejdsgrupper i bestyrelsen. At the meeting, the meeting with the canteen were briefed, whith the agreement that The Student House (SH) promoted the canteen. Days for meetings and internal events for the board was planned. Personal goals for SH board was presented with an agreement on an evaluation later this year. Future board meetings were planned; every third week, Tuesday at 16.00. Amendments concerning appendix for board meeting was approval, together with the claims about journalistic record was removed from the Rules of Procedure. Google drev will be used as working platform, instead of Podio. We discussed the voluntary culture in SH, and appointed internal workgroups in the Board.
Referat / Minute Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Godkendt Approved Approve Agenda Kommentarer / Commets: Godkendt Approved Ændringer / Changes
Orienteringer / Orientations The Chairmanship Møde med kantine: - Gik godt - SH prøver at lave lidt reklame, som et forsøg indtil næste møde med kantinen. d. 4. marts Bestyrelse hygge Meeting with the cantina - Went well - SH will try to promote the cantina, until the next meeting with the cantina 4 th of march board fun The Economic Committee Ingen Orienteringer No orientations The Architect Committee Ingen Orienteringer No orientations
The Event Committee Ingen Orienteringer No orientations The Communication Committee Ingen Orienteringer No orientations Andre orienteringer / Other orientations
Ingen Orienteringer No orientations
Personlige mål for dette år/ Personal goals for this year Præsenteret af / Presented by Natasja Diskussion / Discussion: Nævnte mål: - Fokus på at bruge SH mere, og at være gode ved huset - Mere faste arrangementer - Bedre frivillige miljø - Blive mere inkluderende Mentioned Goals: - Use SH better, and use it properly - More regular event - Better environment for the volunteers - Become more inclusive Konklusioner / Conclusions: Der skal laves en evaluering i løbet af året om indsatsen/resultaterne på målsætningerne. Make an evaluation later this year about the effort and results, on your goals.
Møde plan/meeting plan (Appendiks 02) Præsenteret af / Presented by Natasja Diskussion / Discussion: Bestyrelsesmøde hver tredje uge. Onsdage er et problem for flere. Der laves en madliste til madlavning ved bestyrelsesmøder. Board meeting every third week Wednesdays is a problem for more than one Making a list for preparing dinner at the board meetings. Konklusioner / Conclusions: Bestyrelsesmøder sker hver tredje uge. Som udgangspunkt tirsdag kl. 16.00 Følgende datoer er afsat: 24/02 17/03 Sebastian har fødselsdag 7/4 28/4 19/5 9/6 Natasja har madlisten. Budgetter med 20 kr pr. person til madlavning Allergier: Frisk ananas (Nadia) Board meeting will happen every third week. As a rule Tuesday. 16:00 The following dates are devoted: 24/02 17/03 Sebastian s birthday 7/4 28/4 19/5 9/6 Natasja have the list of who prepare dinner. Budget with 20 kr. per person. Allergies: Fresh pineapple (Nadia)
Ændringer i forretningsorden/ Amendments in the Rules of Procedure Præsenteret af / Presented by Natasja Diskussion / Discussion: Ændringsforslag: Bilag udsendes 7 dage før møde. Ekstra bilag udsendes senest 2 dage før møde. Skal Podio benyttes som arbejdsplatform til bestyrelsen? Alternativer: - Google drev Konklusioner / Conclusions: Ændringer om bilag godkendes. Punkt om journalistisk referat i forretningsordningen fjernes. Google drev benyttes som platform i stedet for podio. Referat sendes yderligere til bestyrelsens postliste. Amendment: Appendix is to be sent 7 days before the meeting. Extra appendix is to be sent at least 2 days before the meeting. Should Podio used as a work platform for the board? Alternatives: - Google Drive Amendment concerning appendix is approved. Claims about journalistic record is removed from the Rules of Procedure Google drev is used as work platform instead of podio. Records will also be sent to the boards mailing list. Punkt om journalistisk referat i forretning ordning fjernes Natasja 24/2
Frivillig kultur v. Mark Præsenteret af / Presented by Mark Diskussion / Discussion: Strategi - Belønning til frivillige - Gentagen begivenheder o Filmforvisning m. gennemførte temaer o Garderobe o Husmøder (ide-dag) - interne arrangementer - sms-liste til frivillige Hvordan kommer man på sms-listen? Strategy - Rewards for volunteers - Repeated events o Film banishment m. conducted themes o Wardrobe o House Meetings (idea-day) - Internal events - SMS distribution list for volunteers How to get on the SMS list? Konklusioner / Conclusions: Der nedsættes arbejdsgrupper internt i bestyrelsen Appointed internal workgroups in the Board
Arbejdsfordelingen internt i bestyrelsen Præsenteret af / Presented by Mark Diskussion / Discussion: Ideer til arbejdsgrupper: - Frivillige strategi - PENGE o Indkomst genererende aktiviteter o Fundraising - Kommunikation - Rengøring - Køkken - Lokaleudnyttelse - Interne arrangementer - Ide-dage - 17-4-udvalg Ideas for working groups: - Volunteers strategy - MONEY o Income generating activities o Fundraising - Communications - Cleaning - Kitchen - Local Exploitation - Internal events - Idea-days - 17-4-selection Konklusioner / Conclusions: Arbejdsgruppe til planlægning af belønning til frivillige. - Sms-liste - Formular på hjemmeside til tilmelding af frivillige - Standart velkomst mail, mailliste ved fx. Frivillighed messe Arbejdsgrupper: - Frivillig kultur: Mark, Emil, Alexander - PENGE og 17-4: Nadia, Erik - Kommunikation/den røde tråd: Christian, Alexander, Maja, Nicola, Sebastian - Rengøring: Mark, Maja - Køkken: Maja, Nicola - Lokale udnyttelse: Mette, Christian, Natasja, Morten - Ide-dage: Sebastian, Erik, Natasja Grupper mødes, og nedsætter tovholder. Arbejdsgrupper lægger notat til orientering ved Working groups for planning reward for volunteers. - SMS list - Form on the website for registration of volunteers - Standart welcome email, mail list, for example at volunteer fair Working groups: - Volunteer culture: Mark, Emil, Alexander - MONEY and 17-4: Nadia, Erik - Communication /den røde tråd: Christian, Alexander, Maja, Nicola, Sebastian - Cleaning: Mark, Maja - Kitchen: Maja, Nicola - Local exploitation: Mette, Christian, Natasja, Morten - Idea-days, Sebastian, Eric, Natasja Groups meet and reduces coordinator. Working groups puts down a note for information
bestyrelsesmøder, for at undgå længere fremlæggelser. at board meetings, to avoid long presentations.
Evt. / AOB Rengøringsdagen gik godt. Lørdag blev SH dog efterladt i en rodet stand. Stor tak til Asger, Julian og Morten. Cleaning day went well. On Saturday SH however, was left in a messy condition. Big thanks to Asger, Julian and Morten.