Privat Sektor Programmet

Privat Sektor Programmet Vejledning til Virksomheden 2a Udarbejdelse af projektansøgning

Privat Sektor Programmet Vejledning til Virksomheden 2a Udarbejdelse af projektansøgning Udenrigsministeriet Danida April 2004

Vejledninger om PS-Programmet Dette er den anden publikation i serien af vejledninger om Privat Sektor Programmet (PS-Programmet). Formålet med denne vejledning er at give virksomhederne en uddybende oversigt over støttemulighederne i projektfasen samt anvisninger på, hvorledes en projektansøgning udformes. Serien af vejledninger omfatter desuden: Vejledning 1: Oversigt over støttemulighederne Ansøgning om støtte til besøgsrejser og forundersøgelser Vejledning 2b: Udarbejdelse af plan for teknisk assistance og træning Vejledning 2c: Udarbejdelse af plan for miljøindsats Vejledning om Igangsætterfaciliteten Alle vejledninger på både dansk og engelsk, inklusive ansøgningsog afregningsskemaer, findes også på PS-Programmets hjemmeside: www.ps-program.dk / www.psdprogramme.dk I tillæg til ovenstående vejledninger er der for flere af udviklingslandene udgivet rapporter om etablering af virksomhedssamarbejde i de pågældende lande samt mere branchespecifikke rapporter. Disse rapporter kan bestilles eller downloades på PS-Programmets hjemmeside. 2 privat sektor programmet

Indhold 1. Indledning 4 1.1 Formål 4 1.2 Landekreds 4 1.3 Udarbejdelse af ansøgningen 4 1.4 Faserne i samarbejdet 5 2. Støttemuligheder 6 2.1 Oversigt over mulighederne 6 2.2 Teknisk assistance og træning 7 2.3 Miljøindsatser (ydre miljø og arbejdsmiljø) 7 2.4 Etableringsomkostninger 8 2.5 Eksportfremme 8 2.6 Teknologitilpasning 9 2.7 Kulturseminar 9 2.8 HIV/aids bekæmpelse 9 2.9 Fremme af arbejdstager- og menneskerettigheder 10 2.10 Ligestilling og kvinders levevilkår 10 2.11 Lån 10 3. Projektbeskrivelsen 12 3.1 Overordnede krav til projektbeskrivelsen 12 3.2 Det forretningsmæssige grundlag 12 3.3 Den valgte samarbejdsform 14 3.4 Behovet for teknologitilpasning 14 3.5 Træningsplanens målsætning og opbygning 15 3.6 Miljømæssige aspekter 15 3.7 Udviklingsmæssige aspekter 16 3.8 Detaljeret budget for PS-støtten 16 3.9 Tidsplan for projektimplementeringen 17 3.10 Relevante bilag til projektbeskrivelsen 17 4. Ansøgning, tilsagn og rapportering 18 4.1 Ansøgning 18 4.2 Tilsagn 18 4.3 Rapportering 18 5. Refusion 19 5.1 Generelle regler 19 5.2 Refusionsberettigede udgifter 19 5.2.1 Lønudgifter til virksomhedernes egne medarbejdere 20 5.2.2 Honorar og udlæg, danske eksterne konsulenter 20 5.2.3 Honorar og udlæg, lokale konsulenter 21 5.2.4 Internationale flyrejser 21 5.2.5 Dagpenge 22 5.2.6 Indkvartering 22 5.2.7 Vaccinationer og forsikring 22 5.2.8 Transport 22 5.2.9 Revisorerklæring 22 5.2.10 Materialer til brug i forbindelse med træning og teknisk assistance 23 5.2.11 Miljøinvesteringer 23 5.2.12 Etableringsomkostninger 23 5.2.13 Eksportfremmeaktiviteter 23 5.2.14 Teknologitilpasning 23 5.2.15 Kulturseminar 23 5.2.16 HIV/aids bekæmpelse 23 5.2.17 Fremme af arbejdstager- og menneskerettigheder 24 5.2.18 Ligestilling og kvinders levevilkår 24 Checklister 25 Checkliste 1 Indholdet af projektbeskrivelsen 25 Checkliste 2 Beskrivelse af det forretningsmæssige grundlag 28 Skemaer m.m. Skema 1 Skema 2 Skema 3 Skema 4 Skema 5 Skema 6 Skema 7 Skema 8 Skema 9 Skema 10 Figur 1 Ansøgningsskema Totalbudget Lønbudget Den danske virksomheds egne medarbejdere Honorarbudget Danske eksterne konsulenter Honorarbudget Lokale konsulenter Virksomhedsdata Kvartalsafregning Oversigt over forbrug Skabelon til rejseregnskab Revisorerklæring Faserne i samarbejdet Adresser 43 privat sektor programmet 3

1 Indledning 1.1 Formål Danidas Privat Sektor Program (PS-Programmet) har til formål at fremme den økonomiske og sociale udvikling i en række udviklingslande. Gennem rådgivning og økonomisk støtte tilskynder programmet danske virksomheder til at etablere langsigtede og gensidigt forpligtende samarbejder med virksomheder i udviklingslandene. 1.2 Landekreds For en oversigt over Danidas programsamarbejdslande henvises til www.um.dk/danida/ De lande, hvor programmet tilbydes de såkaldte PS-lande omfatter samtlige Danidas programsamarbejdslande i Afrika, Asien og Latinamerika. I Sydafrika tilbydes Virksomhed-til-Virksomhed (VtV) Programmet, der er et søsterprogram til og har samme formål som PS-Programmet. Dog retter VtV-Programmet sig kun mod den del af den sydafrikanske befolkning, der tidligere blev diskrimineret ( Previously Disadvantaged Individuals ). Alle krav og regler i denne vejledning er også gældende for VtV-Programmet. Der er dog samtidig nogle supplerende betingelser, som vil kunne fås oplyst ved henvendelse til ambassaden i Pretoria eller PS-Sekretariatet i Udenrigsministeriet. 1.3 Udarbejdelse af ansøgningen Der stilles ikke krav om, at ansøgningen om støtte fra PS-Programmet skal udfærdiges på en bestemt måde. Virksomhederne er derfor velkomne til at fremsende en ansøgning i den form, som de selv finder velegnet. En ansøgning skal dog altid indeholde en række specifikke elementer, som vil kunne danne grundlag for et eventuelt støttetilsagn. Til denne vejledning hører en række bilag checklister og skemaer der kan anvendes i forbindelse med projektansøgningen med henblik på at sikre, at ansøgningen er fyldestgørende. Checkliste 1 angiver retningslinier for indholdet af projektbeskrivelsen. Checkliste 2 er lavet med særligt henblik på de kommercielle aspekter af samarbejdet og kan bl.a. anvendes i forbindelse med gennemførelsen af forundersøgelser og planlægning af PS-samarbejdet. I hvilken udstrækning, oplysningerne fra Checkliste 2 skal fremgå af ansøgningen, vil afhænge af de konkrete omstændigheder. Som et supplement til denne vejledning er der udarbejdet to mere detaljerede vejledninger om brugen af og kravene til teknisk assistance og træning (2b) og miljøforanstaltninger (2c). Det anbefales derfor, at man i forlængelse af denne vejledning orienterer sig om indholdet i Vejledning til Virksomheden 2b og 2c. 4 privat sektor programmet

1.4 Faserne i samarbejdet Processen i forbindelse med etablering af et samarbejde forløber som oftest over en længere periode og kan som hovedregel inddeles i to overordnede faser: Forberedelsesfasen Beslutningsfasen Projektfasen Afklaring af forretningsgrundlag og samarbejdsidé Analyse af forretningskoncept, teknologi, træningsbehov og miljø Beskrivelse af samarbejdet Detaljeret planlægning af implementeringen Gennemførelse og evaluering I forberedelsesfasen skabes de indledende kontakter, forretningsgrundlaget drøftes og behovet for planlægning af forskellig art vurderes og beskrives. Dernæst gennemføres der forskellige analyser for at vurdere forretningsgrundlaget, træningsbehovet og behovet for at gennemføre miljøforanstaltninger. Resultatet af forberedelsesfasen samles og præsenteres i en beskrivelse af samarbejdet, som vil ligge til grund for Udenrigsministeriets vurdering af det enkelte samarbejde. Figur 1 i bilagene illustrerer i detaljer de forskellige faser af et samarbejde. I projektfasen efter der er bevilget støtte til det konkrete samarbejde udarbejdes den endelige plan for implementering af samarbejdet. I det omfang der ikke er foretaget en detaljeret planlægning af f.eks. de enkelte træningskurser og indsatsen på miljøområdet, skal dette ske som en af de første aktiviteter i projektfasen. Derefter gennemføres aktiviteterne, og resultatet evalueres. I øvrigt henvises til den mere detaljerede beskrivelse af faserne i samarbejdet i Figur 1 i bilagsdelen. I det følgende præsenteres støttemulighederne under de forskellige faser af PS-Programmet. Dernæst præsenteres kravene til den projektbeskrivelse, der skal udarbejdes i forbindelse med ansøgningen om støtte under projektfasen, og der gives vejledning om ansøgning, tilsagn og rapportering. Endelig beskrives reglerne for refusion og tilskudsberettigede udgifter. privat sektor programmet 5

2 Støttemuligheder 2.1 Oversigt over mulighederne PS-Programmet indeholder forskellige former for støtte, som er skræddersyede til helt eller delvist at dække de behov, som traditionelt opstår i forbindelse med etableringen af et virksomhedssamarbejde. Hovedvægten er lagt på træning og uddannelse af medarbejderne i den fælles virksomhed som et effektivt middel til at overføre den viden fra den danske virksomhed, som er nødvendig for, at de ønskede kommercielle resultater kan opnås. Skemaet nedenfor indeholder en oversigt over de forskellige muligheder for støtte under PS-Programmets forberedelses- og projektfase. Forberedelsesfasen Rådgivning Tilskud op til Partneridentifikation, besøgsrejser Max. 15/25.000 kr. Forundersøgelser 90% max. 250.000 kr. Projektfasen *) Indenfor den overordnede ramme på max. 5 mio. kr. Tilskud Lån Projektgennemførelsen: 90% Teknisk assistance og træning dog max. 5 mio. kr. Miljøindsatser (ydre miljø og arbejdsmiljø) Herunder: Etableringsomkostninger Eksportfremme Teknologitilpasning Indledende kulturseminar HIV/aids bekæmpelse Fremme af arbejdstager- og menneskerettigheder Tiltag for ligestilling og kvinders levevilkår der hver kan støttes med Max. 100.000 kr.* Mulighed for lån til produktionsudstyr Max. 2,5 mio. kr. For yderligere oplysninger om støttemulighederne under Igangsætterfaciliteten henvises til særskilt vejledning herom. I forbindelse med visse mindre projekter vil man med fordel kunne anvende den specielle Igangsætterfacilitet, som er beskrevet i en selvstændig vejledning. Igangsætterfaciliteten kan, kort fortalt, anvendes i følgende situationer: I tilfælde, hvor en lokal virksomhed ønsker at modtage assistance fra en dansk virksomhed i en begrænset periode til løsning af en række nærmere definerede opgaver. I tilfælde, hvor virksomhederne ønsker at afprøve mulighederne i et samarbejde i praksis, før de evt. forpligter sig i et længerevarende og gensidigt forpligtende PS-samarbejde. 6 privat sektor programmet

Et samarbejde under Igangsætterfaciliteten kan højst være af ét års varighed. Samarbejdet kan danne grundlag for, at der etableres et egentligt PS-samarbejde med de to virksomheder som partnere. Der kan ydes op til 500.000 kr. i støtte. De tilskudsberettigede udgifter refunderes fuldt ud. Hvis man står over for atypiske omkostninger, som ikke er omtalt i ovenstående oversigt, er det en god idé så tidligt i forløbet som muligt at rette henvendelse til PS-koordinatoren i det pågældende land for at få oplyst, hvorvidt omkostningerne vil kunne dækkes under PS-Programmet. I de tilfælde, hvor der er behov for supplerende finansiering, er det vigtigt at koordinere kontakten til PS-Programmet og andre finansieringskilder, således at en eventuel ansøgning kan blive behandlet samtidigt i begge systemer. Det understreges, at PS-Programmet og VtV-Programmet vil blive administreret under den forståelse, at støtten forudsættes at supplere parternes eget bidrag til samarbejdet. I det følgende præsenteres støttemulighederne under PS-Programmet: I det følgende præsenteres, hvilke omkostningstyper, der kan opnås støtte til under projektfasen. 2.2 Teknisk assistance og træning Teknisk assistance og træning er ofte altafgørende for, at parterne kan opfylde de kommercielle mål for projektet. Teknisk assistance og træning bør opfattes meget bredt, og der bør anlægges et helhedssyn på virksomhedens forskellige funktioner. Teknisk assistance medfører ofte, at den danske virksomhed udstationerer en eller flere medarbejdere i den fælles virksomhed i en kortere eller længere periode, for at de kan indgå i den daglige drift af virksomheden. Træning opfattes generelt som en planlagt og struktureret proces og skal derfor planlægges mere detaljeret end teknisk assistance. Vejledning til Virksomheden 2b Udarbejdelse af plan for teknisk assistance og træning indeholder en detaljeret beskrivelse af, hvordan træningsbehovet kan vurderes, og hvordan træningsplanen kan struktureres. 2.3 Miljøindsatser (ydre miljø og arbejdsmiljø) Danida ønsker med PS-Programmet at bidrage til bedre standarder for arbejdsmiljø og miljøbeskyttelse i udviklingslandene, og derved medvirke til en bæredygtig udvikling. Virksomhederne kan derfor ansøge om tilskud til investeringer og træningsprogrammer, der tager sigte på at forbedre arbejdsmiljøet og det ydre miljø. Teknisk assistance og træning samt miljøforanstaltninger dækkes med 90 pct. inden for den overordnede vejledende ramme på max. 5 mio. kr. I forbindelse med implementeringen af et PS-projekt er det et krav, at der foretages en vurdering af virksomhedens miljøforhold. Vurderingen skal afdække eventuelle problemer både i relation til det ydre miljø og arbejdsmiljøet. Det er et krav, at PS-samarbejdet som minimum lever op til de love og regler, som er gældende i udviklingslandet. Det kan dog være hensigtsmæssigt eller nødvendigt at anvende danske/ internationale standarder som udgangspunkt for de miljøtiltag, som gennemføres, f.eks. hvis der ikke er lokale regler, eller hvis de ikke er dækkende i den aktuelle situation. privat sektor programmet 7

Vurderingen bør indeholde en beskrivelse af: Eksisterende miljø- og arbejdsmiljøforhold. Hvad der skal til for at bringe de nuværende miljø- og arbejdsmiljøforhold op til national standard. Hvilke yderligere foranstaltninger, der bør iværksættes for at samarbejdet i alt væsentligt kan leve op til danske/internationale krav. Såfremt der kan forventes afvigelser herfra på væsentlige områder, skal afvigelserne (kritiske arbejdsmiljø-/miljøparametre) identificeres og kvantificeres. Detaljeret budget for de påtænkte forbedringer skal udarbejdes. Foreligger der ikke en forundersøgelse, der indeholder disse oplysninger, skal der i ansøgningen til projektfasen gives en beskrivelse af den eksisterende virksomheds arbejdsmiljø og påvirkning af det ydre miljø samt af de ændringer, der gennemføres i forbindelse med samarbejdet. Arbejdsmiljøet og påvirkningen af det ydre miljø efter iværksættelsen af samarbejdet skal desuden beskrives. Virksomheden kan gøre brug af eksterne konsulenter til udarbejdelse af miljøundersøgelsen. For yderligere oplysninger om miljøforanstaltninger henvises til Vejledning til Virksomheden 2c Udarbejdelse af plan for miljøindsats. 2.4 Etableringsomkostninger I forbindelse med etableringen af samarbejdet er der mulighed for, at PS-Programmet inden for en vejledende ramme på 100.000 kr. kan dække nogle af de forskellige typer omkostninger, virksomhederne typisk skal afholde. Nedenfor er nævnt eksempler på forskellige omkostninger. Listen er dog ikke udtømmende: Advokatomkostninger både i Danmark og PS-landet i forbindelse med endelig godkendelse af juridisk bindende aftaler, f.eks. aktionæroverenskomster, licensaftaler, franchiseaftaler, underleverandøraftaler m.m. Omkostninger og gebyrer i forbindelse med tilvejebringelse af lokale godkendelser, f.eks. kapitaludførsel, lokale godkendelser i forbindelse med byggemodning, miljøgodkendelser m.m. Omkostninger og gebyrer f.eks. til revisor i forbindelse med etablering og registrering af et nyt fælles aktieselskab. Omkostninger til afprøvning og kontroltest i forbindelse med tilvejebringelse af produktgodkendelser, f.eks. efter internationale standarder. 2.5 Eksportfremme PS-Programmet kan inden for en vejledende ramme på 100.000 kr. støtte aktiviteter, som kan fremme afsætningen af den fælles virksomheds produkter på relevante eksportmarkeder. Nedenfor er nævnt eksempler på forskellige omkostninger. Listen er dog ikke udtømmende: Markedsundersøgelser på eksportrelevante markeder. Bistand til udvikling og implementering af en målrettet strategi for eksportmarkedsføring. Virksomhedens deltagelse på udstillinger og messer i eksportrelevante lande i det omfang det har direkte betydning for den fælles virksomheds afsætningsmuligheder. Udarbejdelse af præsentationsmateriale, udstillingsmateriale m.m., som er målrettet til eksportmarkederne. Introduktion af virksomheden på internettet. 8 privat sektor programmet

2.6 Teknologitilpasning PS-Programmet giver ikke støtte til teknologiudvikling. Den teknologi som anvendes forudsættes allerede at have vist sin duelighed. I en række projekter vil parterne dog stå over for den situation, at den teknologi, som den danske virksomhed besidder, ikke i sin nuværende form kan anvendes i udviklingslandet. PS-Programmet giver i disse tilfælde virksomhederne mulighed for at tilpasse den anvendte teknologi til de behov, som eksisterer i det enkelte land. Der kan ydes støtte inden for en vejledende ramme på 100.000 kr. til denne teknologitilpasning. Det er afgørende, at der er tale om modificering af et produkt eller en proces, der eksisterer i forvejen, og at produktet eller processen er vigtig for at kunne opfylde de kommercielle målsætninger for samarbejdet. At teknologien ikke umiddelbart kan anvendes kan skyldes forskellige forhold, f.eks.: At den danske virksomheds produkter ikke i deres nuværende udformning er egnede til afsætning på det lokale marked, fordi de lokale forhold stiller anderledes krav til produktet. At det ud fra en driftsøkonomisk betragtning er mest hensigtsmæssigt at anvende en anderledes produktionsteknologi med større vægt på f.eks. manuelle arbejdsrutiner. At den produktionsteknologi, den danske virksomhed anvender, ikke egner sig til en direkte overførsel, og at det er nødvendigt at foretage justeringer i konceptet, hvis træningen skal kunne gennemføres med et godt resultat. At lokale råmaterialer er af en anderledes beskaffenhed, og at der derfor er behov for at tilpasse produktionsprocessen, således at der tages højde for dette. 2.7 Kulturseminar Med henblik på at sikre en vellykket opstart af samarbejdet og for at overvinde de vanskeligheder, der kan være forbundet med et samarbejde på tværs af kulturer, kan der under PS-Programmet ydes tilskud på op til 100.000 kr. til, at der i den indledende fase af samarbejdet afholdes et seminar. I en række projekter vil parterne stå overfor den situation, at de mangler kendskab til hinandens kulturelle baggrunde og nationale normer i relation til arbejdslivet. Formålet med et kulturseminar er, at behandle sådanne kulturelle forskelligheder og dermed forebygge potentielle samarbejdsvanskeligheder. Seminaret kan gennemføres med eller uden ekstern medvirken. 2.8 HIV/aids bekæmpelse HIV/aids er en barsk realitet som virksomheder, der arbejder i udviklingslande, i stigende grad bliver konfronteret med. Millioner af mennesker er smittet, og epidemien spreder sig stadigvæk, især i Afrika syd for Sahara. Da sygdommen især rammer den erhvervsaktive del af befolkningen, får det i stadigt højere grad indflydelse på den økonomiske udvikling i de lande, som er værst ramt. De forskellige virksomheder håndterer situationen forskelligt, men flere og flere iværksætter konkrete HIV/aids-relaterede initiativer eller udarbejder en egentlig aids-politik. Hvor der ikke eksisterer sådanne tiltag, bør den danske virksomhed medvirke til at disse iværksættes. Der kan i denne forbindelse ansøges om tilskud på op til 100.000 kr. til aktiviteter, der er med til at oplyse om eller forebygge HIV/aids. privat sektor programmet 9

2.9 Fremme af arbejdstager- og menneskerettigheder Overholdelse af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, er medvirkende til at fremme en stabil udvikling. For Danida er der tale om et vigtigt hensyn, som søges styrket overalt i udviklingsarbejdet. Samarbejdsaftaler inden for PS-Programmet skal derfor leve op til de grundlæggende ILOkonventioner vedrørende arbejdstagerrettigheder, der bl.a. indeholder bestemmelser om beskæftigelse af gravide, natarbejde, forbud mod beskæftigelse af børn, fri organisationsret, minimumslønninger og forbud mod diskrimination. PS-Programmet kan yde op til 100.000 kr. i støtte til aktiviteter til udvikling og forbedring af de lokale medarbejderes arbejdstagerrettigheder. 2.10 Ligestilling og kvinders levevilkår Ligestilling mellem mænd og kvinder og kvinders rettigheder i almindelighed er ofte et forsømt område i udviklingslandene. Som et led i bestræbelserne på at styrke en demokratisk udvikling i samarbejdslandene søger Danida på forskellig vis at medvirke til at skabe lige muligheder for kvinderne på arbejdsmarkedet. Hvor den danske virksomhed ser muligheder for at fremme kvindelige arbejdstagerrettigheder i samarbejdet med lokale virksomheder, vil der under PS-Programmet kunne ydes op til 100.000 kr. i tilskud til aktiviteter på dette område. 2.11 Lån PS-Programmet tilbyder via en ekstern lokal finansiel samarbejdspartner at yde et sædvanligt lån til virksomhedssamarbejdet, i den udstrækning samarbejdet ikke kan opnå lokal eller international finansiering. Der kan maksimalt lånes 2,5 mio. kr. Lånet vil blive givet ud fra en konkret vurdering af behovet for lånefinansiering. Vilkårene fastsættes ligeledes ud fra en konkret vurdering samt under hensyn til de betingelser, der er aftalt for de enkelte PS-lande. Renten vil således ligge tæt på markedsrenten. Lånet kan udstedes i fremmed valuta, men tilbagebetalingen vil altid skulle ske i lokal valuta til den lokale finansieringsinstitution. Som udgangspunkt indgås låneaftalen med de to samarbejdende virksomheder, f.eks. i form af et joint venture, som låntagere. Der etableres derudover sikkerhed i det udstyr, som finansieres. Ud fra en konkret vurdering kan det desuden besluttes, at parterne, herunder den danske part, skal påtage sig en medhæftelse for lånets tilbagebetaling. 10 privat sektor programmet

Som hovedregel vil lånene kunne have følgende løbetider: Investering Løbetid Afdragsfrihed Totale anlæg 10 år 3 år Maskiner 5 år 1 år Materiel og importerede råvarer 2 år 0 år VtV-Programmet for Sydafrika tilbyder at yde lån til virksomhedssamarbejdet på samme vilkår som PS-Programmet. Derudover har VtV-Programmet oprettet en Venture Kapitalfond, som sammen med virksomhederne kan tilbyde at investere ansvarlig indskudskapital i joint ventures, der etableres mellem danske og sydafrikanske partnere. Behovet og mulighederne for at få adgang til lånefaciliteten er forskellige i de enkelte lande, og det er derfor en god idé så tidligt i forløbet som muligt at rette henvendelse til ambassaden i det pågældende land for at få oplyst, hvilke vilkår der gælder i det enkelte PS-land. privat sektor programmet 11

3 Projektbeskrivelsen 3.1 Overordnede krav til projektbeskrivelsen For at opnå støtte til et PS-samarbejde med en virksomhed i et af PS-landene skal der udarbejdes en projektbeskrivelse, som indeholder alle relevante oplysninger om projektet. Under PS-Programmet ydes der kun støtte til projekter, der indeholder en gennemarbejdet handlingsplan med tilknyttede resultatmål og succeskriterier. En ansøgning om støtte til projektfasen vil således skulle indeholde en redegørelse for, hvilke resultater eller delresultater virksomhederne forventer at opnå i den periode, hvor samarbejdet støttes af PS-Programmet. Der opereres naturligvis under frie markedsvilkår, og Udenrigsministeriet anerkender derfor også, at der kan opstå uforudsete hindringer eller muligheder, som kan influere på og ændre det projekt som parterne havde på tegnebrættet, da ansøgningen om PS-støtte blev udfærdiget. På trods heraf ydes der kun tilsagn til projekter, som indeholder en velovervejet handlingsplan med dertilhørende resultatmål eller succeskriterier for projektet og dets forløb. Med andre ord er et støttetilsagn betinget af, at PS- Sekretariatet og ambassaderne i PS-landene løbende kan monitorere anvendelsen af støttemidler og opnåede resultater. Dette afsnit giver anvisninger på, hvorledes projektbeskrivelsen kan udformes. I Checkliste 1 findes der desuden en oversigt over de aspekter, der skal inddrages i projektbeskrivelsen. Hvis projektet imidlertid vanskeligt kan præsenteres ved at anvende de rammer eller den metode, som er foreslået i denne vejledning, kan den alternativt anvendes som et udgangspunkt med det formål at sikre, at alle væsentlige oplysninger er medtaget, herunder: Det forretningsmæssige grundlag for projektet. Samarbejdsformen mellem parterne. En plan for teknologitilpasning, hvis der er behov for dette. En plan for teknisk assistance og træning. En plan for eventuelle miljøforanstaltninger. En redegørelse for projektets udviklingsmæssige aspekter. 3.2 Det forretningsmæssige grundlag PS-Programmet sigter mod at støtte etableringen af langsigtede, kommercielt levedygtige samarbejder. PS-Programmet bygger på, at virksomhederne indgår i kommercielt levedygtige samarbejdsrelationer, som vil fortsætte efter støtten ophører. Det er derfor vigtigt, at projektbeskrivelsen indeholder en fyldestgørende redegørelse for det forretningsmæssige grundlag for projektet. Redegørelsen kan udformes som en egentlig forretningsplan, men kan også beskrives på andre måder, hvis dette er mere hensigtsmæssigt. Checkliste 2 kan anvendes til at sikre, at alle væsentlige områder er dækket. Redegørelsen bør endvidere indeholde en vurdering af behovet for støtte til dækning af eventuelle etableringsomkostninger og eksportfremmeaktiviteter. 12 privat sektor programmet

Målsætningen for projektet Målsætningerne for projektet skal konkretiseres for at sikre, at begge samarbejdspartnere har samme opfattelse heraf. Der bør i den forbindelse lægges vægt på: At definere den overordnede målsætning for projektet for såvel den danske som den lokale virksomhed. At definere hvilke forretningsmæssige mål, der bør kunne opnås inden for de første to til tre år af samarbejdet. Samarbejdspartnerne De virksomheder der skal indgå i samarbejdet skal beskrives fyldestgørende. Beskrivelsen skal lægge vægt på de kompetencer, såvel tekniske som økonomiske, der er nødvendige for, at virksomhederne kan gennemføre projektet med et godt resultat. Der bør i denne sammenhæng lægges særlig vægt på følgende: Virksomhedernes markedsmæssige viden og erfaring inden for det valgte forretningsområde. Virksomhedernes produkt- eller procesmæssige viden inden for det valgte forretningsområde. Den danske virksomheds evne til at overføre og formidle såvel den tekniske som den organisatoriske og markedsmæssige viden til den lokale samarbejdspartner. Den lokale samarbejdspartners forudsætninger for at kunne absorbere og anvende den viden, der bliver overført fra den danske virksomhed. Foruden de ovennævnte områder skal beskrivelsen indeholde en række konkrete oplysninger om hver af parterne. Skema 6 kan anvendes til at beskrive de grundlæggende virksomhedsdata og bør medtages i projektbeskrivelsen som et bilag sammen med præsentationsmateriale, produktbeskrivelser m.m. Hvis der i forbindelse med den indledende partneridentifikation er blevet udarbejdet en virksomhedsprofil, kan denne med fordel vedlægges i stedet for de nævnte virksomhedsdata. Forretningsidé og -grundlag Parterne skal kunne sandsynliggøre, at projektet bygger på en bæredygtig forretningsidé. Det betyder, at virksomhederne f.eks. skal redegøre for følgende forhold: At der er et markedsmæssigt grundlag for de produkter eller serviceydelser som parterne vil producere og afsætte på det lokale marked. At der vil blive tale om et længerevarende samhandelsforhold, hvis den danske virksomhed aftager hovedparten af produkterne. At der er adgang til de råmaterialer, som er nødvendige for, at en lokal produktion kan etableres. At toldbarrierer eller store omkostninger i forbindelse med import af f.eks. delkomponenter ikke vanskeliggør projektet. Hvorvidt den lokale virksomhed allerede råder over det nødvendige produktionsapparat, eller om der skal investeres i nye maskiner og nyt udstyr. Hvordan den lokale organisation skal opbygges for at sikre, at de forretningsmæssige målsætninger med projektet kan realiseres, og at de nødvendige personalemæssige ressourcer er til stede for at gennemføre projektet. At projektet er rentabelt ud fra en driftsøkonomisk synsvinkel, og at den nødvendige finansiering kan tilvejebringes. Der skal endvidere udarbejdes sædvanlige driftsbudgetter for de første tre år af samarbejdet. Budgetterne bør suppleres med en angivelse af de forudsætninger, som ligger til grund herfor. For yderligere information om, hvilke aspekter der skal inddrages i beskrivelsen af samarbejdets forretningsmæssige grundlag henvises til Checkliste 2. privat sektor programmet 13

3.3 Den valgte samarbejdsform PS-Programmet stiller ikke krav om, at parterne skal vælge en bestemt samarbejdsform. Parterne kan frit vælge, hvorvidt de vil indgå i et mere forpligtende samarbejde, f.eks. som aktionærer i et aktieselskab, eller indgå en langvarig samarbejdsaftale, f.eks. en licenskontrakt, kontrakt om ledelsesrådgivning, underleverandøraftale, franchiseaftale, forhandleraftale el. lign. Det er dog et krav, at der gives en detaljeret redegørelse for samarbejdets struktur, og at en kopi af aftalerne vedlægges som en del af projektbeskrivelsen. Redegørelsen bør f.eks. omfatte følgende: Beskrivelse af de mellem parterne trufne aftaler om målsætning for og indhold af samarbejdet. Beskrivelse af de organisatoriske rammer for samarbejdet, f.eks. selskabsform, licensaftale el. lign. Beskrivelse af den rolle hver af parterne har i samarbejdet. Beskrivelse af hvad hver af parterne skal bidrage med, og hvilke forpligtelser hver af parterne påtager sig. Beskrivelse af hvilke særlige forudsætninger, der for hver af parterne måtte være knyttet til deres deltagelse i samarbejdet. Beskrivelse af de aftaler, der er truffet om ledelsen af samarbejdet. Aftaler om samarbejdets varighed og ophør. En tilkendegivelse af, at samarbejdsaftalen harmonerer med lovgivningen i samarbejdslandet, og at eventuelle godkendelser m.m. vil kunne opnås, herunder retten til kapitaludførsel i forbindelse med dividende eller royaltybetingelser. 3.4 Behovet for teknologitilpasning I den udstrækning der er behov for at tilpasse den produkt- eller procesteknologi, som tænkes anvendt, skal de nødvendige tiltag beskrives. I beskrivelsen af behovet for teknologitilpasning bør der lægges vægt på følgende: Den danske virksomheds ressourcer til at gennemføre produkt- eller procestilpasningen. Udarbejdelse af en fyldestgørende beskrivelse af udgangspunktet for teknologitilpasningsforløbet samt hvilke produkter eller processer der ønskes tilpasset og hvorfor. Definition af en klar målsætning for tilpasningsforløbet, som er tilstrækkeligt præcis til, at det efterfølgende kan vurderes, hvorvidt målsætningen er opfyldt. For at forløbet omkring teknologitilpasningen kan beskrives tilstrækkeligt præcist er det ofte nødvendigt at opdele forløbet i faser, som hver især har et entydigt delmål. Delmålene for de enkelte faser bør defineres således, at de ikke overlapper hinanden og således, at der kan budgetteres med de ressourcer, der skal anvendes for at opnå hvert enkelt delmål. Til beskrivelse af hver af faserne kan følgende opstilling anvendes: 14 privat sektor programmet

Fase X Kriterier/ Delmål Forudsætninger Aktiviteter Budget Beskriv målet med Kriterier Beskriv de forskellige Beskriv de ressourcer, aktiviteterne inden for Beskriv hvad der skal aktiviteter, der skal som skal anvendes for at denne fase. opnås for, at processen gennemføres som led opnå delmålene. kan fortsættes. i processen. Evt. henvisning til post Forudsætninger Fokusér på hvorledes i selve budgettet. Hvilke forudsætninger delmålene i denne fase skal være opfyldt for, kan opnås. at aktiviteterne kan gennemføres. 3.5 Træningsplanens målsætning og opbygning Udgifter til træning og teknisk assistance udgør ofte den største del af budgettet, og der skal derfor som led i projektbeskrivelsen udarbejdes en detaljeret plan for træning og teknisk assistance. Planen bør opbygges således, at der gøres rede for følgende: Målsætningerne med træningsplanen og samspillet mellem træningsplanen og det forretningsmæssige grundlag for projektet. En vurdering af behovet for henholdsvis teknisk assistance og træning. En detaljeret beskrivelse af de forskellige elementer i træningsplanen samt af hvem der skal udføre den tekniske assistance og/eller træningen. En beskrivelse af hvordan resultatet af træningen vil blive evalueret. Planen bør udformes som et selvstændigt afsnit med tilhørende budget og tidsplan. Der er udarbejdet en separat Vejledning til Virksomheden 2b Udarbejdelse af plan for teknisk assistance og træning, som i detaljer forklarer de forskellige trin i processen. For yderligere information om udarbejdelse af en plan for træning og teknisk assistance henvises til Vejledning til Virksomheden 2b. 3.6 Miljømæssige aspekter De miljømæssige aspekter af projektet skal belyses grundigt i projektbeskrivelsen og bør indeholde følgende: En fyldestgørende vurdering af samarbejdsvirksomhedens nuværende situation på arbejdsmiljøområdet og i relation til det ydre miljø. En prioriteret liste over de problemer, som skal afhjælpes i forbindelse med gennemførelsen af projektet. En beskrivelse af målsætningerne for de forskellige miljørelaterede aktiviteter, som skal gennemføres. Planen bør udformes som et selvstændigt afsnit med tilhørende budget og tidsplan. Vejledning til Virksomheden 2c Udarbejdelse af plan for miljøindsats indeholder en grundig introduktion til de miljømæssige aspekter af et samarbejde og forslag til, hvordan man kan gribe problemstillingerne an i praksis. For yderligere information om udarbejdelse af en plan for miljøindsatsen henvises til Vejledning til Virksomheden 2c. privat sektor programmet 15

3.7 Udviklingsmæssige aspekter PS-Programmet er en integreret del af Danidas udviklingsbistand. Ved bedømmelsen af ansøgningen vil der derfor blive lagt afgørende vægt på, at PS-samarbejdet kan bidrage til den økonomiske og sociale udvikling i samarbejdslandet. Det er derfor vigtigt, at projektbeskrivelsen redegør for projektets udviklingsmæssige aspekter. For yderligere information om de udviklingsmæssige aspekter af et projekt henvises til Vejledning til Virksomheden 1, især afsnit 2.1 Hvordan bidrager samarbejdet til udvikling? Der er mange forskellige faktorer, som kan have betydning for projektets udviklingsmæssige muligheder. Listen nedenfor er ikke udtømmende, men giver et forslag til hvilke aspekter virksomheden bør overveje i forbindelse med projektforberedelsen: Sker der en forøgelse eller bevarelse af antallet af arbejdspladser på kort, mellemlangt eller langt sigt? Betyder indførelsen af ændrede produktionsformer, at der spares på forbruget af råmaterialer, el, vand m.m.? Forbedres valutasituationen gennem øget eksport eller gennem substitution af produkter, som ellers skulle importeres, eller øges eksporten fra samarbejdslandet, og skabes der adgang til nye markeder, som ellers ville være utilgængelige? Har projektet en positiv indflydelse på det ydre miljø, f.eks. i form af en minimering af produktionen af affald eller spildevand? Har projektet en positiv indflydelse på arbejdsmiljøet, f.eks. gennem bedre ventilation, brug af lukkede processer eller støjbegrænsning? Er der positive afledte effekter af projektet, f.eks. øget brug af lokale underleverandører eller øget involvering af kvinder? Projektbeskrivelsen bør samtidig indeholde en redegørelse for eventuelle negative konsekvenser af projektet. 3.8 Detaljeret budget for PS-støtten Budgettet for gennemførelsen af projektet kan med fordel opdeles i faser og aktiviteter. Projektet bør opdeles i et antal faser for at sikre størst muligt overblik. Hver af faserne bør defineres således, at de har en individuel målsætning, og at der er en naturlig tidsmæssig sammenhæng mellem de enkelte faser. Faserne kan f.eks. nummereres 1, 2, 3 osv. Hver fase bør opdeles i aktiviteter, der muliggør, at man for hver af disse aktiviteter kan udarbejde et budget for lønomkostninger, honorar, rejseudgifter m.m. De enkelte aktiviteter inden for en fase kan f.eks. nummereres 1A, 1B, 1C osv. I forbindelse med udarbejdelsen af selve budgettet er det vigtigt, at delbudgetter er opbygget så overskueligt og tilgængeligt som muligt. På denne måde sikres der et samlet overblik over forholdet mellem de forskellige faser og aktiviteter. Uanset hvilken budgetteringsmetode, der vælges, skal den samlede budgetopstilling indeholde oplysninger om det forventede forbrug fordelt på følgende omkostningskategorier: Etableringsomkostninger Træning og teknisk assistance Eksportfremme Teknologitilpasning Miljøforanstaltninger Revisorhonorar 16 privat sektor programmet

Budgettet for hver af disse kategorier skal indeholde en opgørelse af udgifterne på følgende poster: Løn den danske virksomheds egne medarbejdere Honorar danske eksterne konsulenter og lokale konsulenter Rejseudgifter Diverse udgifter til f.eks. træningsmaterialer, miljøforanstaltninger m.m. Skema 3 til 5 bør anvendes til at redegøre for de løn- og honorarsatser, som er anvendt i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet. Det bør endvidere tydeligt fremgå, hvilke priser og valutakurser, der er anvendt i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet. 3.9 Tidsplan for projektimplementeringen På linie med budgettet skal der udarbejdes en tidsplan for implementeringen af projektet. Planen skal præsenteres således, at den tidsmæssige sammenhæng mellem de enkelte faser og aktiviteter klart fremgår. Dette kan f.eks. ske ved at præsentere tidsplanen grafisk. 3.10 Relevante bilag til projektbeskrivelsen Projektbeskrivelsen vedlægges alle relevante bilag, som kan have betydning for bedømmelsen af ansøgningen. Checkliste 1 indeholder forslag til, hvad der typisk kan medtages som bilag til projektbeskrivelsen. privat sektor programmet 17

4 Ansøgning, tilsagn og rapportering 4.1 Ansøgning En bevilling ydes på grundlag af en skriftlig ansøgning fra begge deltagere i samarbejdet. Den elektroniske version af skemaerne til ansøgning, budgettering og refusion etc. findes på PS-Programmets hjemmeside: www.ps-program.dk Ansøgningen sendes til ambassaden i det pågældende PS-land. Ansøgningen skal foruden en fyldestgørende projektbeskrivelse indeholde et af begge parter underskrevet ansøgningsskema (Skema 1) og en oversigt over det totale budget for projektet (Skema 2). Ansøgningen vurderes af ambassaden. Alle ansøgninger underkastes en individuel vurdering, og ambassaderne og Udenrigsministeriet forbeholder sig ret til at afvise ansøgninger, der ikke anses for egnede til gennemførelse. Der kan desuden knyttes særlige betingelser til godkendelsen. I forbindelse med større projekter vil der eventuelt blive gennemført en mere dybtgående teknisk vurdering af projektet. Sagsbehandlingstiden vil afhænge af det enkelte projekt. Ansøgningen skal ledsages af reviderede regnskaber fra de seneste tre regnskabsår, såfremt disse ikke er fremsendt tidligere i forløbet. Regnskaberne skal kunne dokumentere: Overskud før skat i mindst to af de foregående tre regnskabsår baseret på sædvanlige regnskabsprincipper. En egenkapital, der udgør mindst 15 pct. af den samlede balancesum (soliditetsgraden). 4.2 Tilsagn For alle støttetilsagn under PS-Programmet gælder tillige Almindelige betingelser for støttetilsagn under PS-Programmet, se Vejledning til Virksomheden 1, bilag 1. Når projektet er godkendt, udarbejdes der et formelt og juridisk bindende tilsagn. Tilsagnet vil redegøre for de krav og rettigheder, som er knyttet til PS-støtten og de betingelser, ambassaden eventuelt har stillet, og som skal opfyldes af parterne før støtten kan udbetales. 4.3 Rapportering I forbindelse med implementeringen af projektet skal der udarbejdes kvartalsrapporter, der belyser, hvordan projektet forløber. Rapporterne skal være underskrevet af både den danske og den lokale virksomhed. Der skal lægges særlig vægt på en beskrivelse af, hvorvidt de opstillede målsætninger er nået. Sker der afvigelser fra planerne, skal de oplyses og begrundes. Bevillingstilsagnet vil i detaljer beskrive rapporteringskravene. En afsluttende rapport skal udarbejdes, når bevillingen er opbrugt. 18 privat sektor programmet

5 Refusion 5.1 Generelle regler Refusion sker som hovedregel hver 3. måned på grundlag af dokumentation for de afholdte udgifter samt de aftaler, som er indeholdt i tilsagnet. Refusionsberettigede udgifter (jf. afsnit 5.2) refunderes med 90 pct., dog inden for de tidligere anførte maksimumsatser. Udgifter i udenlandsk valuta refunderes til de på betalingstidspunktet gældende kurser. Anmodning om refusion skal sendes til ambassaden og være vedlagt: Kvartalsafregning (Skema 7) Oversigt over det samlede forbrug (Skema 8) Revisorerklæring (Skema 10) Kvartalsrapport (se afsnit 4.3) Refusion sker på grundlag af en kontrol foretaget af en statsautoriseret eller registreret revisor af det faktiske tidsforbrug, honorar samt udlæg. Rapport og dokumentation for udgifter skal underskrives af begge parter i samarbejdet. Parterne kan i den forbindelse udpege en af virksomhederne, der på partnerskabets vegne er bemyndiget til at modtage og kvittere for midler fra PS-Programmet. Udbetaling af støtte kan alternativt og efter Udenrigsministeriets/ambassadens bestemmelse ske til den af virksomhederne, der kan dokumentere at have afholdt udgifterne. Tilskud under projektfasen udgør 90 pct. af de tilskudsberettigede udgifter dog maksimalt 5 mio. kr. og under hensyntagen til de anførte maksimumsatser for forskellige udgiftstyper. Refusionsanmodninger for projekter og forundersøgelser skal være revisorpåtegnede, mens der for besøgsrejser forelægges originalbilag og rejseregnskab. Det bemærkes, at Udenrigsministeriet til enhver tid kan forlange yderligere dokumentation og gennemføre selvstændig ekstern revisorkontrol, eventuelt ved en revisor udpeget af Udenrigsministeriet. 5.2 Refusionsberettigede udgifter I det følgende præsenteres en oversigt over de refusionsberettigede udgifter under PS-Programmet. Det understreges, at PS-Programmet bygger på en forudsætning om, at den danske virksomhed overfører sin (velafprøvede og kommercielt bæredygtige) teknologi og kompetence til modtagerlandet. Hovedreglen er derfor, at den del af PS-midlerne, der bruges til teknisk assistance og træning, især skal anvendes til finansiering af virksomhedernes egne medarbejderes medvirken. I særlige tilfælde kan der knyttes ekstern bistand til gennemførelsen af projektet. I den udstrækning udgifter til ekstern bistand skal dækkes under PS-Programmet, skal aftaler indgået med eksternt medvirkende konsulenter godkendes af ambassaden og være nødvendige for samarbejdets gennemførelse. privat sektor programmet 19