FVD vejledning 09/2010 Indholdsfortegnelse Indledning til vejledning for intern overvågning...2 Praktisk vejledning til internovervågnings program....3 Aftaleprogram...3 Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?...3 Aftaleindgåelse og krav i praksis...4 Markedsvilkår...4 Særlig dokumentationspligt 100.000. kr...5 Instruktion af ansatte og eksterne leverandører...5 Kontrolprogram...6 Bilag 1...8 Bilag 2...9
Indledning til vejledning for intern overvågning Det er med denne vejledning muligt at oprette en procedure for aftale indgåelse under programmet for intern overvågning, som skal etableres ifølge vandsektorloven og bekendtgørelsen om intern overvågning. Vejledningen er et tillæg til det interne overvågningsprogram, som indeholder en ledelseserklæring, udpegning af den ansvarlige person for det interne overvågnings program og en revisorerklæring. Programmet bør udfyldes med denne vejledning som støtte og efter de anvisninger der findes i vejledningen, samt evt. ved brugen af de forslag til skemaer som findes i denne vejledning. Ligeledes bør den lille instruktion i forordet til overvågnings programmet følges. Vejledningen består af en del som omhandler aftaleindgåelse og de krav der stilles til disse. Derudover er der et afsnit som vil forklare hvad markedsvilkår er og hvordan dette overholdes for aftalerne og hvordan denne størrelse kan håndteres i programmet for intern overvågning. Bekendtgørelsen siger, at der skal opstilles et program for intern overvågning, som beskriver hvilke aftaler selskabet indgår og at de overholder kravene i vandsektorloven, kravene er: 1. At aftaler skal indgås på markedsvilkår og overholde vandsektorlovens 19, stk. 5 2. Markedet skal afsøges, hvilket vil sige at der bør indhentes flere tilbud 3. Der foreligger ligeledes i vandsektorlovens 19, stk. 6, krav om skriftlighed for aftalerne på aftaletidspunktet 4. Programmet skal beskrive de forpligtelser som aftalepartnere har i deres opgaveløsning, herunder ansatte og rådgivere, og som de for selskabet er underlagt i programmet 5. Der skal i programmet ligeledes ligge en model for hvorledes selskabet fører kontrol med overholdelsen af selve programmet, jf. vandsektorlovens 19, stk. 7 Det er således alle opgaver, ikke kun over kr. 100.000., som der skal foreligge en skriftlig aftale for og som er omfattet af indberetningskravet i forhold til intern overvågnings program. Frister for indberetning af 2010 tal til 2011 indberetning er 1. maj 2011, hvilket vedrører perioden, 1. juli til 31. december 2010. 2
Praktisk vejledning til internovervågnings program. Der skal i det interne overvågningsprogram indsættes vandværkets navn, på de steder der er markeret med kursiv. Dette gør sig gældende også ved revisor hvor man udfylder revisorerklæringen med revisors navn og eventuelle firma navn. Ledelses erklæringen underskrives af bestyrelsesformanden og eventuelt en næstformand. Der skal således også i programmet, jf. lovgivningen, være en liste over de aftaler der er indgået i løbet af året, her første gang er det fra 1. juli 2010 og til 31. december 2010. Denne liste kan man overføre fra skemaet som findes i bilag 1, her i vejledningen. Hvis man ikke har indgået nogen aftaler kan man skrive at det er bestyrelsen som udfører arbejdet eller ansatte medarbejdere, da de ikke er omfattet af programmet. Dette gælder dog kun hvis der er tale om direkte lønnet personale og ikke hvis der er tale om en ansat, som fakturerer deres timer til afregning på faktura udstedt til vandværket. Programmet skal ligeledes indeholde en kontrol af om programmet for den interne overvågning fungerer og retningslinjerne bliver fuldt, samt vigtigst af alt, at aftaler indgås på markedsvilkår og dermed bliver indgået til den billigste mulige pris. Det følger af vejledningens og lovgivningens afsnit om kontrol af programmet, at denne ligeledes skal findes i det interne overvågningsprogram. Man kan i bilag 2 finde et skema til det formål, hvor man kan skrive eventuelle korrektioner ind i og tidspunktet for kontrollen, som så kan indsættes i programmet. Den med erklæring fra ledelse og revisor, samt oversigten over indgåede aftaler. Aftaleprogram Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?. Som udgangspunkt er alle aftaler omfattet af programmet. Det er således aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge og anlægsarbejder, som er omfattet af den interne overvågning. Der sondres ikke mellem, om en aftale indgås med en ekstern eller koncernintern part. Det har ingen betydning, om salgsaftaler vedrører selskabets kerneydelser eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. Det er derfor som udgangspunkt alle aftaler der er omfattet af programmet. 3
Det væsentligste ved aftalerne, er det økonomiske kriterium, som aftalens indflydelse har på vandværkets omkostninger og indtægter. Derfor er det vigtigt at afsøge markedet for priser og dokumentere disse skriftligt. Aftaleindgåelse og krav i praksis. Når der i vandværket skal indgås aftaler er det vigtigt at disse indgås på markedsvilkår (se yderligere om markedsvilkår i afsnittet nedenfor). For at være indgået på markedsvilkår skal aftalerne opfylde betingelserne omkring afsøgning af markedet, for at opnå det rette forhold mellem pris, kvalitet og de vilkår der gælder for aftalen. Ligeledes er der et krav om at aftaler indgås skriftligt for at dokumentere aftalens omfang og pris. Aftaleindgåelse skal derfor være skriftligt og beskrevet i forhold til pris, ydelse og vilkår. Derfor, når der indgås aftale om en ydelse, skal det beskrives hvorfor man har valgt den pågældende leverandør og hvilke momenter og vilkår der har begrundet valget, samt en prisafsøgning af markedet for en lignende ydelse. Man bør derfor spørge flere om en pris på ydelsen og bede dem om skriftligt at afgive bud. Vælger man f.eks. at bruge en eller flere lokale smede i en tilkalds ordning, tilkald udover normal arbejdstid, kan det begrundes i, at anvendelse af andre smede, der har base længere væk vil være mere omkostningsfuld end dem man har indgået aftale med. Begrundelsen ligger her i at afstanden bliver omkostningsfuld fordi der skal betales for kilometer og timer der er brugt på kørsel og derved bliver det billigere for vandværket at vælge dem der ligger nærmest, måske endda selvom der er en højere timepris hos den lokale smed. Ligeledes kan der være indgået aftale om at der f.eks. ikke betales tilkaldegebyr. Der skal oprettes en liste med de eksterne leverandører der er til vandværket, evt. i skema form( se bilag 1), hvor der skrives ind hvilke art af ydelser, priser og vilkår der er tale om, samt hvem der indgår aftalen. Markedsvilkår En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis vandselskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver, anses for at være indgået på markedsvilkår. Aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår med samme betingelser som ovenfor i form af priser, vilkår som betalings og leveringsbetingelser. Der skal ved 4
indgåelse af ikke udbudspligtige aftaler derfor ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og dermed ikke bliver ugunstige for selskabet. Det er f.eks. at man dokumenterer, at aftalen er indgået fordi det er den billigste eller mest hensigtsmæssige leverandør, f.eks. at den der leverer ydelsen, kan tilkaldes alle døgnets 24 timer uden ekstra omkostning. Eller det er en aktør med en speciel viden som i forhold til lokale forhold er vigtige for jer som vandværk. Samtidig skal man kunne dokumentere at markedet er afsøgt for sammenlignelige ydelser. Det kan være ved at forespørge og få tilsendt et skriftligt tilbud fra en anden leverandør på nøjagtig samme ydelse, som den man har indgået en aftale med. Man kan således også dokumentere dette ved opslag på internettet og udskrive prislister for andre aktører, hvis sådan findes. Derved vil det være dokumenteret at markedet er afsøgt for pris og ydelse. Særlig dokumentationspligt 100.000, kr. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler med en økonomisk værdi på mere 100.000. kr. Ved økonomisk værdi forstås den samlede mulige økonomiske værdi af en aftale, altså totalen for aftalen. Det vil sige den umiddelbare kontraktsum og de mulige økonomiske konsekvenser af aftalen, eksempelvis ved misligholdelse. Det er derfor ikke nok bare at se på en købesum, samt leveringsomkostninger osv., men også hvis der er tale om en aftale der kan udløse en erstatning for en tids overskridelse af en deadline ved en opgave, som så udløser dagbøder, så skal den del også tages med i summen. Ovenstående skal ske således at selskabet overfor Forsyningssekretariatet kan dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs eller salgsaftale er begrundet. For ikke udbudspligtige aftaler, hvis værdi ikke overstiger 100.000. kr., skal der foreligge en kort skriftlig begrundelse fra den aftaleansvarlige, som sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår. Opdeles en sammenhængende aftale i mindre aftaler, som hver især ikke overstiger 100.000. kr., skal disse betragtes som sammenhængende aftaler, og er underlagt samme dokumentationskrav som aftaler der overstiger 100.000, kr. Instruktion af ansatte og eksterne leverandører Der er i forbindelse med programmet for intern overvågning krævet at der skal en instruktion af alle parter i aftaleindgåelsen, både ansatte hos vandværket men også eksterne aktører. Den overvågningsansvarlige har ansvaret for, at alle medarbejderne informeres om eksistensen af 5
overvågningsprogrammet og formålet hermed, samt at det sikres, at de medarbejdere der har et ansvar i forhold til programmet orienteres om programmet, såsom skriftlig dokumentation ved aftaleindgåelse og registrering af aftalerne. Denne information skal gives de ansatte på et overordnet niveau og informationen fornyes af den overvågningsansvarlige på et personalemøde én gang om året. Referat af dette møde registreres af den overvågningsansvarlige i et register(se bilag 2) for informationsaktiviteter til brug for den årlige afrapportering af overvågningsprogrammet. Alle ansatte, der har kompetence til selvstændigt at indgå aftaler eller foretage indkøb på selskabets vegne, skal af den overvågningsansvarlige instrueres om forpligtelsen til at afsøge markedet og forpligtelsen til at dokumentere afsøgningen af markedet skriftligt som en del af aftaleindgåelsen, og den overvågningsansvarlige skal godkende aftaler før disse indgås. Ved nyansættelse eller jobskifte instruerer den overvågningsansvarlige den pågældende medarbejder på relevant niveau i forhold til vedkommendes fremtidige arbejdsopgaver. Hvis ansatte med kompetence til at foretage indkøb og indgå aftaler (IK) involverer andre personer i aftaleindgåelsen som eksempelvis rådgivere og øvrige personer, der udfører opgaver for selskabet, skal IK sørge for, at den overvågningsansvarlige tidligst muligt i sagens forløb får lejlighed til at instruere de pågældende på linje med instruktionen af selskabets egne ansatte. Den overvågningsansvarlige dokumenterer instruktionerne skriftligt og sørger for at arkivere dokumentationen, så den kan genfindes efter behov, f.eks. til brug ved kvalitetskontrolaktiviteterne i selskabet. Kontrolprogram Den overvågningsansvarlige skal ved kalenderårets udgang tage en stikprøve på 10 %, dog mindst 5 af de i løbet af året indgåede aftaler og som der er registreret i arkivet/listen over indgåede aftaler. Aftaler, der vedrører ydelser over flere kalenderår, tages af den overvågningsansvarlige op til vurdering senest et år før aftalen vil kunne opsiges. Den overvågningsansvarlige sørger for, at der af selskabets ledelse fastlægges en proces frem mod aftalens udløb og eventuelle fornyelse, som sikrer, at der sker en afsøgning af markedet på relevant måde i god tid før den pågældende aftale udløber. 6
De udtagne aftaler i stikprøven gennemgås af den overvågningsansvarlige, som tjekker at aftalerne er dokumenterede i henhold til intern overvågningsprograms regler. Eventuelle afvigelser, som konstateres ved gennemgangen af stikprøven samt eventuelle afvigelser, der er konstateret og registreret løbende igennem kalenderåret, afrapporteres i den lovpligtige årsrapport, som den overvågningsansvarlige har ansvaret for, at udarbejde, evt. i samarbejde med ekstern revisor. Hver registreret afvigelse korrigeres så vidt muligt, og sammenligning med indkøb til markedspriser udarbejdes efterfølgende, hvis muligt. Årsagen til enhver afvigelse noteres i programmet (se skema udkast i bilag 2), og det vurderes hvorledes gentagelse evt. kan forebygges. Forslag til forebyggende tiltag iværksættes snarest muligt, efter godkendelse af selskabets ledelse. Dette kan bl.a. ske ved at medarbejdere indskærpes reglerne omkring den interne overvågning og at de indskærpes processen omkring aftaleindgåelse. Selskabets revisor skal kontrollere overvågningsprogrammet og afgive en erklæring herom til selskabets årsrapport i henhold til revisionsinstruks af 13. juli 2010 om revision af vandselskabers program for intern overvågning. Formålet hermed er at påse, at vandselskabet har etableret et program til overvågning af selskabets aftaler, at beskrivelsen er dækkende, og at der er foretaget den kontrol, som er beskrevet i programmet. Ved revisors gennemgang, af om der er foretaget den kontrol, som er beskrevet i programmet, udføres som minimum følgende handlinger: 1. Det kontrolleres, om de beskrevne procedurer har foreligget i hele den reviderede periode, og om programmet dermed har været etableret i perioden, herunder om der har været ændringer til programmet i perioden. 2. Det kontrolleres, eksempelvis ved forespørgsler til medarbejdere, om de i programmet beskrevne undervisnings og informationsaktiviteter er gennemført 3. Der foretages en stikprøvevis kontrol af, om selskabet har foretaget en revurdering af indgåede aftaler med de intervaller, som er foreskrevet i programmet. 4. Det kontrolleres, om den overvågningsansvarlige mindst en gang om året har foretaget en stikprøvevis kontrol af et udsnit af selskabets aftaler. 5. Der udvælges en stikprøve af selskabets aftaler om indkøb over 100.000 kr. indgået i den reviderede periode, og det kontrolleres, om programmets procedurer er fulgt for disse. 6. I tilfælde af at en kommune har leveret administrative ydelser til vandselskabet, kontrolleres det, om der er indhentet en erklæring fra kommunens revisor om, at prisfastsættelsen kun dækker de direkte og indirekte omkostninger, som kan henføres til udførelsen af de pågældende opgaver, og om selskabet selv har kontrolleret, om prisfastsættelsen kun dækker de nævnte omkostninger. 7
Bilag 1. Eksempel på oversigt af indgåede aftaler. dato Art Kontraktpart Beskrivelse Bilag Ansvarlig IK nr. Ingen aftaler ingen aftaler, vi har selv ansatte 1 der udfører eller bestyrelsen udfører arbejdet så skal resten af skemaet ikke udfyldes, hvis dette er gældende Serviceaftale XX A/S overordnet 2 Svend beskrivelse af aftalens indhold, herunder prissætningsmekanismer m.v. Tilkald af vvs VVS ApS Tilkalde vagt, ikke gebyr for 3 Søren tilkald udenfor normal arbejdstid, samme time pris som normal dag, ingen kørsel etc...... Dato: dato for indgåelse af aftale Art: Beskriver hvilken ydelse der er tale om Kontraktpart: Navnet på det firma aftalen indgås med Beskrivelse: Kort beskrivelse af aftalen og hvad den indeholder og prisen, samt vilkår Bilag nr.: bilags nr. for aftalen, f.eks. oprettes en aftalemappe hvor alle indgåede aftaler findes Ansvarlig IK: Ansvarlig IK (indkøber), navnet på den person der har indgået aftalen for vandværket 8
Bilag 2. Eksempel på register for korrektion af fejl i overvågnings programmet. Dato for udført Dato for Type af information/korrektion Deltagere/ansatte kontrol korrektion af aftale 31/12 2010 1/7 2010 Information om IO programmet Søren, Svend, + ekstern rådgiver generelt 9/9 2010 Korrigeret aftale med smed/vvs, Ansvarlig for IO program for manglende skriftlighed...... 9