ÅRSBERETNING ÅRSBERETNING Program for intern overvågning. NGF Nature Energy Distribution A/S

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2014 Program for intern overvågning NGF Nature Energy Distribution A/S

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Beskrivelse af NGFNE-Ds Program for intern overvågning Programmets tiltag Programmets administration m.v Beskrivelse af programmets gennemførelse Godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA Kommunikation af programmet KS-evalueringsgruppe Andre tiltag vedrørende programmets gennemførelse Adgangsvilkår Ikke favorisering af selskaber Aktiviteter inden for bevillingen og regnskabsmæssig adskillelse Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer, direktion og ledende medarbejdere Uafhængighed af den overvågningsansvarlige Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsvilkår Prisfastsættelse af NGFNE-D s ydelser Kontrol af programmet for intern overvågning Godkendelse af årsberetning Revision af programmet Audit af programmet Godkendelse af årsberetning NGF Nature Energy Distribution A/S PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING ÅRSBERETNING

3 1 Indledning Nærværende årsberetning er udarbejdet i henhold til Naturgasforsyningsloven og BEK 979 af 6. oktober 2011, der fastsætter at distributionsselskaber skal udarbejde et program for intern overvågning, som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. I bekendtgørelsens 5 er det anført, at selskabet skal offentliggøre en årsberetning for hvert kalenderår med beskrivelse af programmet. Årsberetningen skal endvidere indeholde en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol af programmet. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og anmeldes til Energitilsynet senest den 1. juni i det følgende kalenderår. Nærværende rapport er årsberetning for NGF Nature Energy Distributions A/S (NGFNE-D) for kalenderåret Rapporten er udarbejdet i overensstemmelse med NGFNE-Ds gældende Program for intern overvågning. 2 Beskrivelse af NGFNE-Ds Program for intern overvågning NGFNE-D har udarbejdet et program for intern overvågning, som er vedlagt som bilag 1 til denne årsberetning. Programmet tager udgangspunkt i de forskellige typer af diskrimination som kan forekomme, og som er beskrevet i bekendtgørelse 979 af 6. oktober Programmet beskriver NGFNE-Ds tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd, herunder at beskrive de specifikke forpligtelser, som selskabets ansatte, rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet, er underlagt for at hindre diskriminerende adfærd. 2.1 Programmets tiltag Programmet gennemgår de tiltag der sikrer at: 1) Distribution: a) Behandler Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger (FFO) fortroligt b) Sikring af, at FFO, som kan videregives, kun videregives på en ikke diskriminerende måde 2) Oplysninger om NGFNE-Ds egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige (FFO-EA), må kun videregives på ikke diskriminerende vis. 3) Adgang m.v. til distributionsnettet. a) Adgangen til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår b) Vedligeholdelse af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår c) Udbygning af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår d) Tilslutning til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår 4) NGFNE-D favoriserer ikke bestemte selskaber i NGFNE-Ds kundekontakt 5) NGFNE-D beskæftiger sig som udgangspunkt alene med de aktiviteter, der ligger indenfor bevillingerne for selskabet. Udøvelse af sideordnende aktiviteter vil kun ske i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 976 af 29. november ) NGFNE-D sikrer regnskabsmæssig adskillelse af NGFNE-Ds bevillingspligtige aktiviteter 7) Habilitetskravene til bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere i NGFNE-D skal være opfyldt. NGF Nature Energy Distribution A/S PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING ÅRSBERETNING

4 8) Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsbestemte vilkår. 9) Prisfastsættelsen af distributionsydelser skal ske efter ikke diskriminerende kriterier. 2.2 Programmets administration m.v. Programmet indeholder endvidere en beskrivelse af, hvorledes programmet administreres i koncernen NGF Nature Energy Holding A/S (NE-koncernen). Direktør for NGFNE-D har ansvar for programmet og skal for hvert kalenderår afgive en årsberetning til Energitilsynet. Årsberetningen skal: - beskrive programmet - beskrive programmets gennemførelse - beskrive den foretagne kontrol af programmet NFGNE-D offentliggør årsberetningen og program på hjemmesiden. Program for intern overvågning indgår som en del af NE-koncernens samlede kvalitetsledelsessystem, følgende gennemføres derfor jf. NE-koncernens kvalitetsledelsessystem: - Intern audit - Ledelsens evaluering af KS-systemet 3 gange årligt - Afvigelser og korrigerende handlinger Den KS-ansvarlige udfører derfor, på vegne af NGFNE-D, følgende opgaver: - det daglige ansvar for programmets administration - ansvar for FFO eller FFO-EA godkendelser af jobroller/personer - ansvar for forberedelse af møder i KS-evalueringsgruppe (Ledelsens Evaluering) - opfølgning på beslutninger, der træffes i KS-evalueringsgruppe NE-koncernens KS-evalueringsgruppe består af: - Direktør (Distribution) - Økonomidirektør - Klage-chef - Kvalitetsansvarlig - HR-chef - IT-chef - Anlægschef De pågældende medlemmer af KS-evalueringsgruppen skal fungere som ambassadører for programmet i deres respektive forretningsområder/afdelinger. Det indebærer, at de skal have fokus på programmets overholdelse indenfor forretningsområdet/afdelingen, og være behjælpelig med råd, vejledning samt oplysninger om programmet i deres forretningsområde. NGF Nature Energy Distribution A/S PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING ÅRSBERETNING

5 KS-evalueringsgruppen har i forhold til programmet bl.a. følgende opgaver: - sørge for at programmet på passende vis bliver kommunikeret - senest 1. juni anmeldes resultatet af den årlige gennemgang af programmet og dets bilag, samt eventuelt revideret program til Energitilsynet - Tre årlige møder. Et væsentligt element i KS-evalueringsgruppens arbejde er at behandle afvigelser, der ikke følger de opstillede regler og procedure i programmet, og komme med forslag til korrigerende handlinger, samt forslag til, hvordan erfaringerne bedst kommunikeres. 3 Beskrivelse af programmets gennemførelse Programmets gennemførelse sker primært gennem godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA, gennem kommunikation af programmet til medarbejdere i NE-koncernen, gennem hjælp og vejledning til medarbejder i FFO eller FFO-EA- spørgsmål, og gennem møder i KS-evalueringsgruppen 3.1 Godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA Den i NE-koncernen vedtagne procedure for håndtering af FFO eller FFO-EA, sikres ved en individuel godkendelse af jobroller/personer. Medarbejdere som kommer, eller forventes at komme, i berøring med FFO eller FFO-EA, skal have modtaget en kopi af Program for intern overvågning, og de skal erklære at have gjort sig bekendt med og ville efterleve reglerne i programmet. Erklæringen afgives skriftligt til NGFNE-D, jf. Bilag Medarbejdererklæring. Det er NE-koncernens KS-ansvarlige, der i samarbejde med de enkelte afdelingsledere sørger for at godkende jobroller/personer. 3.2 Kommunikation af programmet Medarbejdere som forventes at modtage eller skulle behandle FFO eller FFO-EA som led i deres arbejde i eller for NFGNE-D, har fået undervisning i og modtaget kopi af program for intern overvågning i forbindelse med intro for nye medarbejdere og konsulenter. Der er ligeledes orienteret om, at Program for intern overvågning og Årsberetning er tilgængelige på NEkoncernens Intranet. 3.3 KS-evalueringsgruppe Evalueringsgruppen har afholdt tre møder hvor man har behandlet den interne kommunikation af programmet, samt drøftet og godkendt den reviderede liste over jobroller/personer der er FFO eller FFO-EA godkendt, på baggrund af afgang og tilgang af personale i NE-koncernen. 3.4 Andre tiltag vedrørende programmets gennemførelse Adgangsvilkår De i 2014 anvendte vilkår og betingelser for adgang til NGFNE-Ds distributionsnet er offentliggjort på selskabets hjemmeside samt er ved større ændringer udsendt til relevante kundegrupper. Ligeledes har de anvendte distributionstariffer og gebyrer, betingelser for udbygning og tilslutning til distributionsnettet været offentliggjort på hjemmesiden. NGF Nature Energy Distribution A/S PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING ÅRSBERETNING

6 3.4.2 Ikke favorisering af selskaber NGFNE-D har fokus på at fremstå som uafhængigt selskab, hvilket skal sikres i både den mundtlige og skriftlige kommunikation med selskabets kunder. Dette opfyldes dels gennem den skriftlige og mundtlige kommunikation med kunder, hvor NGFNE-D tydelig står som afsender af eller part i kommunikationen med kunderne og dels ved hjemmesiden der er separeret fra kommercielle ydelser (nås enten via link fra NE-koncernens indgangsportal eller ved anvendelse af specifik URL-adresse). Den separate hjemmesides indgangsportal og links til den separate hjemmeside indeholder ikke reklamer for kommercielle ydelser. Såfremt NGFNE-Ds forbrugere/kunder kontakter NGFNE-D telefonisk på hovednummeret, vil de blive betjent af NE-koncernens Kundecenter. Jobroller/personer i NE-koncernens Kundecenter er FFO godkendt. Selskaberne arbejder efter procedurer, som skal sikre ens behandling af alle distributionskunderne Aktiviteter inden for bevillingen og regnskabsmæssig adskillelse NGFNE-D har i 2014 alene beskæftiget sig med aktiviteter inden for bevillingen. Selskabet har således ikke haft sideordnede aktiviteter, og selskabet har ført separat regnskab for de bevillingspligtige aktiviteter Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer, direktion og ledende medarbejdere Personer i bestyrelsen, direktionen eller ledende medarbejder i NGFNE-D, har i 2014 ikke deltaget i driften eller ledelsen af andre koncernforbundne selskaber. Ligeledes har direktøren eller andre ledende medarbejdere i NGFNE-D, ikke deltaget i driften eller ledelsen af koncernforbundet selskaber, som sælger naturgas Uafhængighed af den overvågningsansvarlige Den KS-ansvarlige er overvågningsansvarlig og uafhængig, og har ikke modstridende opgaver, ansvar, interesser eller forretningsforhold i forhold til tilknyttede virksomheder. Den overvågningsansvarlige har adgang til alle nødvendige oplysninger i hele NE-koncernen for at kunne føre et tilstrækkeligt internt tilsyn. Den overvågningsansvarlige udfører ingen opgaver, som konflikter med rollen som overvågningsansvarlig. Den overvågningsansvarlige kan gå direkte til NGFNE-D s bestyrelse uden om direktøren i NGFNE-D, hvis den overvågningsansvarlige får viden om overtrædelse af reglerne om intern overvågning. Der er på NE-koncernens intranet informeret om denne uafhængighed samt om, at den overvågningsansvarlige kan meddele til Energitilsynet, hvis denne ikke får adgang til alle nødvendige oplysninger i hele NE Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsvilkår NE-koncernens struktur: NGF Nature Energy A/S (NE) er et selskab i NE-koncernen. Alle koncernens såvel tekniske som administrative medarbejdere er ansat i NE. Selskabet leverer serviceydelser til koncernens øvrige selskaber, hvor formålet er en optimering af driften i koncernen samt at undgå tilstedeværelsen af dobbeltfunktioner. Selskabet NE er etableret i medfør af lovgivningen på naturgasområdet. NGF Nature Energy Distribution A/S PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING ÅRSBERETNING

7 Aftalesetup og kontrol. Aftaler mellem NGFNE-D, NE og NE-koncernen indgås skriftligt og på markedsvilkår. NGFNE-D køber følgende ydelser af NE: Gasteknik Økonomistyring og bogholderi HR og Kommunikation Kundecenter IT-ydelser Det påhviler revisionen at påse, at prisfastsættelsen på aftaler om intern handel sker på markedsvilkår efter arm s length-vilkår: Da der er tale om selvstændige juridiske enheder For at sikre af de skatteretlige krav for prisfastsættelse ved handler mellem koncernselskaber overholdes. De skatteretlige regler vedr. krav om markedspriser på intern handel er analoge til bestemmelserne i naturgasforsyningsloven og bekendtgørelsen om program for intern overvågning. Der foreligger en revisionserklæring for Prisfastsættelse af NGFNE-D s ydelser Prisfastsættelse af NGFNE-Ds ydelser sker efter ikke-diskriminerende kriterier. Metoder til fastsættelse af tariffer, betingelser og vilkår vedrørende distribution er anmeldt til og godkendt af Energitilsynet. 4 Kontrol af programmet for intern overvågning 4.1 Godkendelse af årsberetning Årsberetning for program for intern overvågning er behandlet og godkendt af KS-evalueringsgruppen på Ledelsens Evaluering af KS-systemet den Revision af programmet Der er i 2014 ikke foretaget ændringer i Program for intern overvågning senere end Audit af programmet Der er i 2014 gennemført en ekstern audit af programmet. Der blev registreret nogle få afvigelser, som der er taget aktion på og foretaget korrigerende handlinger: Årsberetningen har ikke tidligere redegjort tilstrækkeligt for den overvågningsansvarliges uafhængighed. Det er nu indarbejdet Årsberetningen har ikke tidligere været underskrevet af både selskabets direktør og den overvågningsansvarlige. Dette er nu indarbejdet Årsberetningen 2013 var ved en fejl ikke tilgængelig på hjemmesiden. Det er der rettet op på, ligesom det sikres fremadrettet. NGF Nature Energy Distribution A/S PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING ÅRSBERETNING

8 Liste med underskrevne medarbejdererklæringer sammenholdt med liste over, hvem der har adgang til data i IT-systemerne er fremadrettet samlet på samme liste, så der nu er bedre overblik over FFO og IT dataadgang. 5 Godkendelse af årsberetning. Odense d. 1. juni 2015 Pernille Høgstrøm Resen, Direktør, NGF Nature Energy Distribution A/S Odense d. 1. juni 2015 Hanne Mochau, Overvågningsansvarlig NGF Nature Energy Distribution A/S PROGRAM FOR INTERN OVERVÅGNING ÅRSBERETNING