Dagsorden 1) Formalia 16:00 16:15 I. Valg af ordstyrer II. Valg af referent III. Godkendelse af dagsorden 2) Orienteringer og meddelelser (Appendiks 01) 16:15 16:30 I. Meddelelser fra formandsskabet II. Orientering fra udvalgene 3) Økonomi (Budget 2014) (Appendiks 02) 16:30 16:45 I. Godkendelse af udvalgsbudgetter 4) Skaffe penge (Appendiks 03) 16:45 17:15 I. Brainstorm på hvordan vi kan skaffe penge II. Nedsættelse af Økonomisk Udvalg PAUSE 17:15 17:30 5) Brug af lokaler 17:30 17:45 I. Aftale med Rusvejledningen om brug af lokaler (Appendiks 04) II. Aftale med RUCkor om brug af lokaler 6) Udlån af lokaler (aftale med RUC) (Appendiks 05) 17:45 18:15 I. Kort diskussion af bestyrelsens holdning 7) Vedtægter (Appendiks 06) 18:15 18:45 I. Kort gennemgang af medlemsstruktur samt bestyrelsessammensætning II. Nedsættelse af arbejdsgruppe 8) Afskedsreception 18:45 19:15 I. Kort brainstorm II. Nedsættelse af arbejdsgruppe 9) Evt. 19:15 19:30
Formandsskabet Print: IT-afdelingen arbejder på etablering af et nyt printsystem. I overgangsperioden, dvs. indtil dette system er oppe at køre, vil FIT stå for udgiften til blæk og papir til Studenterhusets printere. Det skal understreges, at der er tale om en midlertidig løsning og at man forventer at der er tale om et forholdsvis begrænset forbrug. Den midlertidige løsning indebærer, at når vi får brug for blæk og papir, så henvender vi os til regnskabsafdelingen, som står for indkøb af papir og blæk til printere. De vil så stå for bestilling og indkøb af det nødvendige, samt oplyse om, hvor og hvornår vi kan hente det bestilte. Mht. papiraffald, vil Driften gøre rengøringspersonalet opmærksom på, at de skal hente papiraffald i studenterhuset. Slikmaskine: Vi har undersøgt muligheden for at have en slikautomat opstillet i studenterhuset. Leverandøren tilbyder følgende: - Chokoladebarer og Haribo-poser til en pris på 10 kroner. - Opfyldning jævnligt når den er ved at være tom - Maskinen tager kun mønter - Bliver der stjålet fra maskinen dækker leverandøren tabet af varen. Vores ansvar vil til gengæld være følgende: - Strøm til maskinen - Hvis maskinen udsættes for hærværk eller bliver ødelagt er det vores ansvar og vores forsikring der er gældende. På baggrund af dette har vi i formandsskabet valgt ikke at få opsat en sådan maskine. Vi har vurderet at risikoen for hærværk eller ødelæggelse ved uheld er for stor og vil blive en dyr fornøjelse for os. Mailadresser: Af hensyn til forbedret kommunikation og for at undgå at for mange bliver spammet af mails som ikke er af deres interesse, har vi oprettet lidt ekstra mailadresser samt ændrede modtagere på nogen af dem. Studenterhuset RUC s mailadresser er således: Mailadresser Modtagere Studenterhuset@ruc.dk Studenterhuset RUC s formandskab chariman@studenterhusetruc.dk Studenterhuset RUC s formand deputychairman@studenterhusetruc.dk Studenterhuset RUC s næstformand cashier@studenterhusetruc.dk Studenterhuset RUC s kasserer kontakt@studenterhusetruc.dk Studenterhuset RUC s formandskab (kontakt via hjemmeside) board@studenterhusetruc.dk Studenterhuset RUC s bestyrelsen boardmeeting@studenterhusetruc.dk Alle der er interesseret i at modtage indkaldelse til bestyrelsesmøde samt dagsorden og bilag (bestyrelse, koordinatorer etc.) coordinators@studenterhusetruc.dk Studenterhuset RUC s koordinatorer communication@studenterhusetruc.dk Kommunikationskoordinatoren social@studenterhusetruc.dk Social event koordinatoren akademic@studenterhusetruc.dk Akademisk event koordinatoren interior@studenterhusetruc.dk Indretningskoordinatoren
Ekstraordinær generalforsamling: Ifølge vores vedtægter skal generalforsamlingen godkende vores regnskab og årsrapport. Derfor er vi nødt til at afholde en ekstraordinær generalforsamling inden medio marts, så vi kan få godkendt årsrapporten som skal være i RUC s hænde senest 1. april. Formandskabet vil indkalde til denne rettidigt. Generalforsamlingens eneste punkt vil være godkendelse af regnskab og årsrapport. Formandskabet foreslår dog også at vi ændre vores vedtægter således at generalforsamlingen ikke skal godkende regnskab og årsrapport, men blot orienteres omkring dette. På den måde undgår vi at skulle afholde ekstraordinær generalforsamling hver eneste marts måned, men sikrer samtidig at generalforsamlingen får indblik i det midlertidige regnskab i sidste kvartal, hvor den ordinære generalforsamling finder sted. Hvis bestyrelsen kan godkende dette starter vi arbejdet med det samme, kan bestyrelsen ikke, må punktet diskuteres på et senere møde og vil først blive aktuelt til næste generalforsamling. Overnatning: RUC s vagt har meddelt at have observeret flere sovende studerende i studenterhuset om natten. Dette er specielt problematisk, når folk overnatter på 1. sal, hvilket er imod brandregler og dermed ulovligt. RUC ser derfor heller ikke let på dette. Formandskabet har forsikret RUC om, at vi tager hånd om problemet og løser det. Første skridt bliver at hænge sedler op på alle lokaler med god/dårlig stil. På denne seddel står der også, at det er ulovligt at overnatte i lokalet/huset. Men som bestyrelse og som repræsentanter i diverse foreninger bliver vi også nødt til at gå forrest med et godt eksempel. Derfor bør i alle gøre jeres for at sprede budskabet om, at det er ulovligt, og ved gentagne brud på dette risikerer studenterhuset at opleve repressalier eller indskrænkning af friheder. Derfor bør folk ikke gøre det!
Baggrund Bestyrelsen har anmodet om at formandsskabet tog en snak med de tre koordinatorer om fordelingen af midler på de forskellige udvalg. Koordinatorerne og formandsskabet er blevet enige om følgende fordeling og de enkelte koordinatorer har udarbejdet budgetter for deres udvalg. Budgetter er forholdsvis fleksible, da det er svært at forudsige arrangementer og events i huset. Budgetterne kan altid revurderes. Indstilling Formandsskabet indstiller, at bestyrelsen godkender budgetterne. Bilag - Budget for det Akademiske Udvalg - Budget for det Sociale Udvalg - Budget for Kommunikationsudvalget - Budget for Indretningsudvalget
Det Akademiske udvalg Forår 2014 Efterår 2014 Total 2014 Forplejning 750 750 1.500 Festforelæsning 8.500 8.500 17.000 Tørstig torsdag 2.000 4.000 6.000 1 Mandagsmad (oplæg/foredrag) 3.500 3.500 7.000 I alt 14.750 16.750 31.500 1 Der forventes at arrangementet "Tørstig torsdag" afholdes to gange i efteråret 2014, men kun en gang i foråret 2014, derfor er der budgetteret med et højere beløb i efteråret. Det Sociale udvalg Forår 2014 Efterår 2014 Total 2014 Mødeforplejning 750 750 1.500 Koncerter & Musik 4.000 7.000 11.000 2 Tema-fester 6.000 6.000 12.000 Hverdagsarrangementer 3 6.000 6.000 12.000 I alt 16.750 19.750 36.500 2 Efterårsbeløbet for koncerter og musik sættes højere end forår, da vi håber på at påbegynde samarbejdet med Gimle til efteråret. 3 Herunder indgår både de mere faste indslag som f.eks. mandagsmad samt ad hoc events som quiz-/film- /sportsaftener, Gamers Guild mm. Kommunikationsudvalget Forår 2014 Efterår 2014 Total 2014 Mødeforplejning 750 750 1.500 Nye bannere på huset 1.434 1.434 Roll ups til huset 700 700 Footsteps på campus 6.000 6.000 Generel fb-annoncering 500 500 1.000 Afleveringshygge 100 100 200 Studiestart 2.000 2.000 Temafester 500 500 1.000 Arr. ifm. Årsfesten 2.000 2.000 I alt 3.984 11.850 15.834 Indretningsudvalget
Forår 2014 Efterår 2014 Total 2014 Mødeforplejning 750 750 1.500 Møbler 5.000 5.000 10.000 Reparationer 2.500 2.500 5.000 Arbejdsdage 2.500 2.500 5.000 I alt 21.500
Appendiks 03: Økonomisk udvalg Baggrund Studenterhuset RUC drives udelukkende på tilskud fra RUC. Disse tilskud er øremærket og kan ikke benyttes frit ud fra, hvad vi mener er bedst. Derudover er det en realitet at disse tiltag vil blive skåret ned år efter år, da RUC ligesom alle andre offentlige institutioner skal skære 2% hvert år. Det er derfor essentielt at vi finder andre metoder at skaffe penge til at drive og udvikle studenterhuset. Der er således to formål: Skaffe penge til konkrete projekter, såsom renovering af toiletter, indkøb af møbler etc. (sponsor og fondsøgning) samt finde mere faste og sikre indtægtskilder, der kan sikre studenterhuset en sund økonomi, hvor vi kan investere og prioritere frit. Indstilling Formandsskabet indstiller at bestyrelsen foretager en kort brainstorm på ovenstående og derefter nedsætter Økonomisk Udvalg. Bilag Oplæg til diskussion Arbejdsbeskrivelse til Økonomisk Udvalg
Oplæg til diskussion Tanken bag det økonomiske udvalg er, at arbejde på at sikre Studenterhuset andre indtægtskilder end baren og det tilskud vi får fra RUC. Dette kan være alt fra at forhandle en fælles aftale omkring salg af dåseøl på RUC hjem til sponsorater eller fundraising arrangementer. Håbet med udvalget er ikke at skulle tjene penge på bekostning af de studerendes mulighed for at bruge huset. Tværtimod er håbet, at vi gennem en større organisering kan udvikle frivillighedsmiljøet. Punktet er på dagsordenen, da håbet er, at vi kan nedsætte et udvalg på nogle stykker, som brainstormer ideer og finder praktiske løsninger på hvordan vi implementere dem. Men for at udvalget ikke skal starte på bar bund, beder vi bestyrelsen kort diskutere forskellige muligheder først som udvalget kan tage udgangspunkt i. Kortsigtede muligheder: Salg af merchandise Støttemedlemsskaber Samarbejde med virksomheder Langsigtede muligheder: Ølaftale til bachhuse fester Catering Samarbejde med Trekroner området Projekter der kan søges støtte til: Renovering af toiletter Udarbejdelse af udendørsarealer Arbejdsbeskrivelse for Økonomisk Udvalg Udvalget skal bl.a. varetage følgende opgaver: Udtænke og formulere konkrete projekter i huset Finde og ansøge fonde og virksomheder der kunne tænkes at støtte overstående. Diskutere kortsigtede muligheder for at tjene penge Diskutere langsigtede muligheder for at tjene penge
Appendiks 04: Aftale med Rusvejledningen om brug af lokaler Baggrund Rusvejledningen er en stor organisation på RUC som aktivere mange mennesker og kræver mange møder. Rusvejledningen er en del af Studenterrådet og har traditionelt set fået stillet lokaler til rådighed fra denne. Efter Studenterrådets indflytning i studenterhuset har de ikke længere ekstra lokaler til rådighed og ønsker derfor en fast aftale om at rusvejledningen kan benytte faste lokaler i planlægningsperioden (foråret) samt under selve perioden (august). Indstilling Formandsskabet indstiller, at bestyrelsen godkender kontrakten. Bilag Kontrakt mellem Studenterhuset RUC og Studenterrådet ved RUC
Aftale om brug af lokaler i forbindelse med rusvejledningen Aftalen træder i kraft omgående ved underskrivelse. Lokaler: Studenterrådet ved Roskilde Universitet (herefter foreningen) får ved denne aftale råderum over lokalet 13.2 057 (herefter projektrummet) i perioden en uge før planlægningsperiodens start til en uge efter rusvejledningens afslutning. Yderligere får foreningen råderum over mødelokalet 13.2 055 en gang om ugen i perioden februar til og med august. Foreningens ansvar Det er foreningens ansvar, at de konkrete datoer for lån af Projektrummet er Studenterhusets formandskab bevidst senest d. 1. maj. Derudover skal ugedagen for brug af mødelokalet oplyses senest d. 1. januar for, at denne kan garanteres i hele perioden. Projektrummet har til formål at danne base for Rusformandsskabet og lakajerne. Det er et krav, at aktiviteter eller opførsel i lokalet ikke er i strid med Studenterhusets regler for husorden. Herunder lugtgener eller larm, der kan være til ubehag for andre brugere af huset. Foreningen forpligter sig til at behandle lokalerne jf. reglerne for lån af lokaler. Herunder skal foreningen sikre, at de lånte lokaler samt møblement bliver behandlet ordentligt, og bliver holdt i god stand. Det forventes at foreningen holder de lånte lokaler rene og pæne. Den almindelige rengøring foretages i lokalerne, som en del af Studenterhuset RUC s rengøringsaftaler, mens der ved periodens afslutning skal foretages en slutrengøring af foreningen. Aftalens ophør Denne aftale er fortløbende, men kan evalueres hvert efterår med henblik på ændringer. Aftalen kan af begge parter ophæves med virkning fra næstkommende periode. Ophævelsen skal således ske inden 1. december. Ved grove og gentagne brud på Studenterhusets husorden, eller den almindelige danske lovgivning, kan aftalen opsiges med øjeblikkelig varsel. Foreningen har i et sådan tilfælde 30 dage til at forlade lokalerne. Dato: / 2014 Theis Lykkegaard Formand for Studenterhuset RUC Drude Rohde Formand for Studenterrådet ved RUC
Baggrund Formandsskabet har rettet henvendelse til RUC vedrørende udlån eller udleje af studenterhuset til privat brug. Rektoratet har svaret og forventer snart at fremsende mere konkrete retningslinjer. Indstilling Formandsskabet indstiller, at bestyrelsen kort diskutere deres holdning til udlån eller udleje af studenterhusets lokaler til privat brug. Bilag - Mail fra rektoratet
Mail fra rektoratet Jeg beklager, at vi ikke har svaret dig hurtigere, men vi har drøftet din mail. Vi har fuld forståelse for, at man gerne vil låne bruge Studenterhuset til sit bryllup, men vi må desværre sige nej til at huset kan lånes ud til private fester. Vi vil vende tilbage til jer snarest med nogle retningslinjer for udlån af huset. Nedenfor giver jeg dig en nærmere begrundelse for, at vi ikke mener, at udlån af Studenterhuset til private fester kan finde sted. Det vil også være den linje vi ligger i det retningslinjer, der udformes. Hvis du/i har kommentarer til det, vil vi gerne have dem. Det er efter vores opfattelse ikke i overensstemmelse med formålet med studenterhuset benytte det til private fester. Huset skal være et samlingssted for studenter og ansatte på RUC. Huset kan derfor lånes ud til åbne arrangementer mv., der bidrager til at udbrede universitetets og de studerende aktiviteter til omverdenen og arrangementer for studenter og ansatte. Studenterhuset kan ikke udlejes som sådan, hvilket vil sige at der kan ikke tages penge for låne huset. Derfor må vi sige nej til et bryllupsarrangement. Hvis vi siger ja til dette arrangement, vil vi åbne op for, at studerende og ansatte kan låne studenterhuset til private arrangementer i weekenderne. Det kan nemt tage overhånd og det har ikke været tanken med huset, at det skulle rumme private fester. I skal også tænke på, at åbner vi først op for at huset kan bruges til private arrangementer i weekenden til Ruc s studerende og ansatte, vil Foreningen Studenterhus RUC pådrage sig et stort ansvar med at sikre, at husets indvendige vedligeholdelsesstandard opretholdes. Det kan ligeledes give problemer, hvis der sker noget med lokaler, inventar omgivelser mv.. Hvem hæfter for skaderne og hvem skal betale? Derfor har vi valgt at sige, at studenterhuset generelt ikke kan lånes ud til private fester.
Appendiks 06: Vedtægter Baggrund Formandsskabet ønsker et grundigt eftersyn af organisationens medlemsstruktur samt bestyrelsessammensætning. Dette eftersyn med efterfølgende forventet revurdering har opbakning fra generalforsamlingen og bør derfor prioriteres højt. Medlemsstrukturen som den fremstår i vedtægterne bygger på nogle ideer om, hvad studenterhuset skulle være før at det var etableret. Disse ideer stemmer ikke overens med organisationens virke og funktion. Hvorledes kunne man definere medlemskaberne? Skal kategori A, B og C bevares? Skal der være mulighed for støttemedlemsskaber? Eller normal betalende medlemskaber? Skal der være medlemsfordele? Bestyrelsessammensætningen er en konsekvens af et krav fra RUC ledelse. Der er dog mulighed for at ændre disse krav og dermed minimere de faste pladser i bestyrelsen (dog kan de ikke fjernes). Hvordan er den ideelle fordeling? Forholdet mellem valgte og faste? Og hvordan defineres de faste pladser ift Akademisk Råds fordeling. Indstilling Formandsskabet indstiller, at bestyrelsen kort lufter ideer til ovenstående og derefter nedsætter to arbejdsgruppe der kan fortsætte arbejdet. Bilag Arbejdsbeskrivelse for arbejdsgruppen for bestyrelsens sammensætning Arbejdsbeskrivelse for arbejdsgruppen for studenterhusets medlemsstruktur Vedtægter
Arbejdsbeskrivelse for arbejdsgruppen for bestyrelsens sammensætning Arbejdsgruppen skal bl.a. diskutere følgende spørgsmål: Hvordan er den ideelle fordelingen mellem faste og valgte pladser i bestyrelsen? Hvordan udpeges de faste medlemmer? Skal formandskabet (formand, næstformand og kasserer) vælges til generalforsamlingen? Arbejdsbeskrivelse for arbejdsgruppen for studenterhusets medlemsstruktur Arbejdsgruppen skal bl.a. diskutere følgende spørgsmål: Skal alle studerende ved RUC være medlem eller skal vi kun have aktive medlemmer? Skal der være nogen fordele ved at være medlem? Skal der være kontingent for medlemmer? Skal der være flere forskellige slags medlemsskaber (almindeligt medlem, støttemedlem)? Skal ikke RUC ere kunne være medlemmer? Skal Beboere i Trekroner kunne være medlemmer?
Vedtægter for Foreningen Studenterhuset RUC Godkendt af den ordinære generalforsamling torsdag d. 28. november 2013 Artikel 1: Navn og hjemsted 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Foreningen Studenterhuset RUC (herefter kaldet Studenterhuset RUC). Foreningen har hjemsted i Trekroner. Artikel 2: Formål 2 Formål Foreningen har til formål at skabe og understøtte tværfaglige studentersociale og - kulturelle tilbud til de studerende ved Roskilde Universitet samt at sikre et åbent og inkluderende samlingssted for alle RUC s studerende. Foreningens vedtægter skal respektere den til enhver tid gældende samarbejdsaftale mellem Roskilde Universitet og Studenterhus RUC. Artikel 3: Medlemskab og kontingent 3 Medlemskab Der findes to typer medlemskaber af Studenterhus RUC: Et ordinært medlemskab og et støttemedlemskab. Stk. 3 Stk. 4 Stk. 5 Alle personer, der er indskrevet som studerende ved Roskilde Universitet, er ordinære medlemmer (A-medlem). Som støttemedlemmer kan optages studerende ved andre højere læreanstalter (Bmedlem). Som støttemedlemmer kan i øvrigt optages personer, der ikke er studerende (Cmedlem). Medlemmerne er forpligtede til at overholde foreningens vedtægter og husorden. Medlemsaktiviteter skal udøves med respekt for andres politiske og religiøse overbevisning samt kulturel og etnisk oprindelse. Side 1 af 7
Stk. 6 Stk. 7 Såfremt et medlem misligholder sine forpligtelser (jf. 3, stk. 5) kan bestyrelsen udelukke dette medlem fra foreningen med øjeblikkelig virkning i en begrænset eller permanent periode. I grovere tilfælde kan et flertal på 2/3 af bestyrelsens medlemmer ekskludere et medlem. Bestyrelsens afgørelse om eksklusion kan af den ekskluderede indbringes for den førstkommende generalforsamling til endelig afgørelse. Et ekskluderet medlem kan til enhver tid genoptages som fuldgyldigt medlem såfremt 2/3-dele af bestyrelsen beslutter dette. 4 Kontingent Kontingent for de enkelte medlemsgrupper (A, B og C) fastlægges af generalforsamlingen. Stk. 3 Såfremt et medlem står i restance med kontingent eller andre pligtige ydelser, kan vedkommende - ved skriftligt påkrav med 14 dages varsel - slettes som medlem. Genoptagelse kan ske, hvis restancerne indbetales. Ophævelse som følge af restance frigør ikke det pågældende medlem fra forpligtelsen til at betale det skyldige beløb indtil udløbet af den lovlige udmeldelsesfrist. Artikel 4: Generalforsamlingen 5 Generalforsamlingens formål Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Den ordinære generalforsamling afholdes i 4. kvartal. 6 Dagsorden Generalforsamlingen fastsætter selv sin dagsorden. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: Åbning, herunder valg af dirigent(er) og referent(er) samt fastsættelse af dagsorden. o Bestyrelsens beretning o Fremlæggelse af årsregnskab med revisorberetning til godkendelse o Fremlæggelse og godkendelse af budget, herunder fastsættelse af medlemskontingenter o Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte årsregnskab o Valg af bestyrelse og suppleanter o Valg af revisor o Indkomne forslag Side 2 af 7
o Evt. 7 Indkaldelse Bestyrelsen skal overfor de studerende på RUC varsle generalforsamlingen senest seks uger før afholdelse med angivelse af foreløbig dagsorden og tidspunkt. Stk. 3 Opstillingsgrundlag til bestyrelsen samt forslag til ændringer af vedtægterne skal være Studenterhuset RUC s formand i hænde senest tre uger før generalforsamlingens afholdelse. Opstilling til valg på generalforsamlingen kan meldes på selve generalforsamlingen. Bestyrelsen offentliggør forslag til dagsorden med tidsplan, modtagne opstillinger og ændringsforslag, forslag til forretningsorden, skriftlige beretninger, opstillingsgrundlag samt indkomne forslag mindst to uger før mødets afholdelse. 8 Stemmeret Alle medlemmer (A, B og C) kan deltage på generalforsamlingen med fuld taleret. Stk. 3 Kun A-medlemmer har stemmeret på generalforsamlingen. Hver studerende har én stemme. Alle stemmer er personlige, og kan kun afgives ved fremmøde. 9 Beslutningsdygtighed 10 Afstemning Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når generalforsamlingen er rettidigt indkaldt jf. 7. For vedtagelse af forslag kræves flere stemmer for end imod, medmindre andet er anført i nærværende vedtægt. I tilfælde af stemmelighed gentages afstemningen, og hvis der også denne gang er stemmelighed, bortfalder forslaget. Stk. 3 Ved valg, hvor mere end én post skal besættes, må der på hver stemmeseddel stemmes på et antal kandidater, som ligger mellem nul og én over halvdelen af det antal poster, som skal besættes. Valgt er de kandidater, som opnår flest stemmer. Er der ikke opstillet flere kandidater, end der er poster, er de opstillede valgt. Ved valg, hvor netop én post skal besættes, må der på hver stemmeseddel højest støttes én kandidat. Er der flere end to kandidater, og opnår ingen støtte fra over halvdelen af de indleverede stemmesedler, går de to kandidater med flest støtter videre til en anden runde. En kandidat er valgt, når denne i en runde har modtaget støtte fra mere end halvdelen af de indleverede stemmesedler. Opnår ingen i første eller en evt. anden runde støtte fra mere end halvdelen af de indleverede stemmesedler, er ingen af kandidaterne valgt. Er kun én kandidat opstillet, er denne valgt, med mindre den vælgende forsamling beslutter at udskrive Side 3 af 7
tillidsafstemning. I så fald er kandidaten valgt, hvis mere end 50% af de indleverede stemmesedler viser tillid. Stk. 4 Alle personafstemninger foregår skriftligt. Andre afstemninger foregår som udgangspunkt ved håndsoprækning, men kan foretages skriftligt hvis to eller flere af de tilstedeværende ønsker det. 11 Ekstraordinær generalforsamling En ekstraordinær generalforsamling kan begæres af et flertal i bestyrelsen. Den ekstraordinære generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med mindst tre ugers varsel og afholdes senest seks uger efter begæringen. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling har opsættende virkning på beslutninger, som vedrører generalforsamlingens beslutningstema. Artikel 5: Bestyrelse 12 Sammensætning Bestyrelsen er sammensat af: o Seks af de i Akademisk Råd indvalgte studenterorganisationer udpegede repræsentanter. o Fem på generalforsamlingen valgte medlemmer..1 Fordelingen af de seks medlemmer til bestyrelsen, repræsenteret via akademisk råd sker efter følgende fordelingsnøgle: o Ved én studenterpolitiskorganisation repræsenteret i akademisk råd opnår denne forening seks mandater i bestyrelsen. o Ved to studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår disse foreninger hver tre mandater i bestyrelsen. o Ved tre studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår disse foreninger hver to mandater i bestyrelsen. o Ved fire studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår de to foreninger med den største stemmeandel til valget til akademisk råd hver to mandater i bestyrelsen. De resterende to foreninger opnår hver en plads. o Ved fem studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår den foreninger med den største stemmeandel til valget til akademisk råd 2 to mandater i bestyrelsen. De resterende fire foreninger opnår hver en plads. o Ved seks studenterpolitiske organisationer repræsenteret i akademisk råd opnår de hver især et mandat i bestyrelsen. Kun A medlemmer af Studenterhuset RUC kan besidde en bestyrelsespost. Side 4 af 7
Stk. 3 Stk. 4 Stk. 5 Generalforsamlingen vælger op til 2 suppleanter til bestyrelsen. Suppleanterne vælges ved bestyrelsesvalget og er valgt ind i den rækkefølge, de har fået flest stemmer. Suppleanterne træder til i tilfælde af bestyrelsesmedlemmers frafald. På det konstituerende møde umiddelbart efter generalforsamlingen vælger bestyrelsen en formand, en næstformand og en kasserer fra sin midte. Hvert medlem af bestyrelsen kan kun bære ét mandat. 13 Bestyrelsens formål Bestyrelsen er Studenterhuset RUC s højeste myndighed mellem generalforsamlingerne og har til opgave at koordinere Studenterhusets aktiviteter. Bestyrelsens primære opgave er at varetage Studenterhuset RUC s økonomiske og strategiske ledelse. Bestyrelsens møder er åbne for alle studerende på RUC. Dog kan bestyrelsen vælge at lukke punkter på dagsordenen i særlige tilfælde, herunder personsager. Beslutning om at lukke et punkt kan kun tages af et flertal på mindst 2/3 af de stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer. 14 Beslutninger Bestyrelsen træffer beslutninger ved almindeligt flertal, undtagen i tilfælde hvor andet er defineret i vedtægterne. I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende. 15 Tiltræde Bestyrelsesmedlemmer valgt på den ordinære generalforsamling tiltræder førstkommende 1. februar efter generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmer valgt på en ekstraordinær generalforsamling tiltræder straks efter valget. Artikel 6: Økonomi 16 Regnskab Foreningens regnskab følger kalenderåret Stk. 3 Regnskabet fremlægges på den ordinære generalforsamling Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor Side 5 af 7
17 Tegningsret Foreningen tegnes af formanden og kassereren i forening Stk. 3 Kassereren foranlediger og fører tilsyn med, at indtægter og udgifter bogføres, således at dette kan danne baggrund for udarbejdelse af årsregnskab. Studenterhusets bestyrelse kan meddele prokura og har mulighed for at uddele fuldmagt til enkeltpersoner 18 Hæftelse Foreningen hæfter alene med sin formue for de forpligtigelse foreningen påtager sig 19 Kritisk revision Generalforsamlingen vælger to kritiske revisorer. Den kritiske revision kommenterer det reviderede regnskab så snart det foreligger. Artikel 7: Opløsning 20 Opløsning Foreningen kan kun opløses på to hinanden følgende generalforsamlinger med 2/3-dels flertal på begge forsamlinger afholdt indenfor 30 dage. I tilfælde af foreningens opløsning tilfalder foreningens midler en dertil oprettet fond, med samme formål som beskrevet i 2. Denne fond ledes af en bestyrelse på tre personer, der vælges på den generalforsamling, der opløser foreningen Artikel 8: Vedtægtsændringer 21 Vedtægtsændringer Forslag til vedtægtsændringer skal fremsendes mindst tre uger før generalforsamlingen og vedtages med 2/3-dels flertal. Vedtagelse af ændring af 19-21 skal dog vedtages med 4/5-dels flertal. Side 6 af 7
Godkendelse af vedtægter: Formand Theis Lykkegaard Næstformand Jonas Mertz Kasserer Jane Lind Christensen Bestyrelsesmedlem Anders Berthelsen Carlsbæk Bestyrelsesmedlem Asger Pedersen Bestyrelsesmedlem Ida Emilie Stigaard Bruhn Bestyrelsesmedlem Kirsten Riis Bestyrelsesmedlem Mette Knoth Sørensen Bestyrelsesmedlem Natasja Nielsen Bestyrelsesmedlem Rasmus Aarup Larsen Bestyrelsesmedlem Rasmus Stampe Side 7 af 7