Til medlemmerne af Danish Water Forum (udsendt den 11. marts 2016) Hermed indkaldes til Ordinær Generalforsamling i foreningen. Generalforsamlingen afholdes den 27. april 2016 kl. 10.00 hos Vandcenter Syd: Ejby Møllevej 22, 5000 Odense C med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Formandens mundtlige beretning om foreningens virksomhed det forløbne år. 3. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse. 4. Evt. indkomne forslag. 5. Forelæggelse af budget for det kommende år. 6. Udpegning af sponsormedlemmer. 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. 9. Eventuelt. Grundet ændringer i DWF s økonomi, efter at tilskud fra Danida bortfaldt i 2013, er der behov for at ændre vedtægternes 10 stk 4: Foreningens regnskab revideres af en statsautoriseret revisor. Årsagen til at ændre er, at med det beskedne budget er det en unødvendig stor pris, der skal betales for at få en statsautoriseret revisor til at gennemgå regnskabet. Derfor foreslår bestyrelsen, at teksten ændres til: Foreningens regnskab revideres af en autoriseret revisor eller Foreningens regnskab revideres af en ekstern revisor uden tilknytning til foreningen. Det forventes, at revisionsomkostningerne kan nedbringes med 10-15.000 kr. Foreningens nu-gældende vedtægter fra 2014 er vedlagt. Efter generalforsamlingen vil der blive serveret sandwiches for deltagere i generalforsamlingen. Tilmelding til GF sker med mail til Hanne Berthelsen på hab@dhigroup.com senest den 25 april kl. 12.00 Med venlig hilsen Sekretariatet
Vedtægter Danish Water Forum - DWF Et bredt dansk vandnetværk 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er Danish Water Forum, forkortet DWF Foreningens hjemsted er sekretariatets adresse. 2 Formål Styrkelse af den danske og internationale indsats på forskning, udvikling og innovation på vandområdet og Styrkelse af den danske vanddagsorden ved at bidrage til dansk viden og kompetencer på vand i de internationale vandorganisationer og i forhold til en række internationale/paneuropæiske og EU initiativer på vandområdet. 3 Virke Foreningen virker for sit formål på vandområdet ved: at fremme videndelingen på vand, herunder videnhjemtagning og eksponering internationalt af dansk vandviden. at fremme samarbejdet indenfor forskning, udvikling og innovation mellem alle grupper af danske aktører og netværk i vandsektoren (private og offentlige, organisationer, erhvervsliv og forskning), samt i sektorer, der har interesser eller aktiviteter i relation til vand (miljø, landbrug, sundhed, energi). Ved innovation forstås i denne sammenhæng innovationsaktiviteter, som i væsentligt omfang involverer forskningsinstitutioner. at bidrage til synliggørelse af den danske vandindsats, herunder at konsolidere og udvikle dens internationale ry som varemærke for kvalitet og effektivitet. Sekretariat: Agern Allé 5, DK-2970 Hørsholm, Denmark Tel: +45 4516 9038; Fax: +45 4516 9292; E-mail: dwf@danishwaterforum.dk www.danishwaterforum.dk
4 Medlemmer Som medlemmer af foreningen kan optages danske myndigheder, institutioner, institutter, organisationer, virksomheder og enkeltpersoner (som personligt medlemskab) med interesse i vandsektoren. 5 Ophør af medlemskab 6 Kontingent 1. Et medlem kan når som helst skriftligt opsige sit medlemskab af foreningen. 2. Et medlem kan af bestyrelsen ekskluderes af foreningen, såfremt medlemmet ikke overholder sine forpligtelser overfor foreningen, eller medlemmets adfærd gør et fortsat medlemskab uønsket. 3. Medlemmer, der udtræder af foreningen, uanset dette sker ved opsigelse eller eksklusion, har ikke noget krav mod foreningens formue. 4. Medlemmer, der på trods af påkrav ikke betaler forfaldent kontingent, slettes uden videre fra medlemslisten med øjeblikkelig virkning. Medlemmerne betaler et årligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen. Medlemskontingentet for myndigheder, institutioner, institutter, vandselskaber/forsyninger, organisationer og virksomheder vil være større end for personlige medlemskaber, og skal være i en størrelsesorden, så det ikke i sig selv får hverken myndigheder, institutioner, institutter, vandselskaber/forsyninger, organisationer, virksomheder eller enkeltpersoner til at afstå fra medlemskab af økonomiske årsager. 7 Sponsorer Foreningen vil forsøge at tiltrække sponsorater, enten direkte til foreningens drift eller til udvalgte arrangementer, der kan bidrage til foreningens økonomi og muligheder, udover opkrævning af medlemskontingenter. Et sponsorat består af en ydelse i form af enten et pengebeløb eller et in kind bidrag af personaleressourcer, hvor den pågældende sponsor påtager sig specifikke sekretariatsmæssige eller andre aktiviteter, som naturligt kan henlægges til den pågældende sponsors regi. Sponsoratets indhold, dvs. hvilke modydelser, der stilles til rådighed fra foreningen, og omfang, aftales specifikt og individuelt. 2
Minimumsbidrag for sponsorater fastlægges af generalforsamlingen. Hovedsponsorer, som her defineres som myndigheder, vidensinstitutioner/rådgivningsvirksomheder, institutter, forskningsinstitutioner, organisationer, vandselskaber/forsyninger eller virksomheder, som tegner et sponsorat som svarer til en ydelse på mindst 20 gange kontingentet, indgår som medlemmer i foreningen. Retningslinjer for sponsorater fastlægges af bestyrelsen og offentliggøres på foreningens hjemmeside. 8 Generalforsamlingen 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. 2. Ordinær generalforsamling afholdes én gang hvert år i perioden 1. marts til 1. maj. Indkaldelse skal ske med mindst 1 måneds varsel ved personlig kommunikation til medlemmerne og skal indeholde dagsorden ifølge vedtægterne. 3. Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen efter behov og skal indkaldes, når mindst 30 % af foreningens medlemmer skriftlig fremsætter krav herom med angivelse af grund. I sådan en situation skal generalforsamlingen afholdes senest 6 uger efter modtagelsen af begæringen herom. 4. Stemmeberettigede ved generalforsamlingen er alle medlemmer, som har betalt kontingent og/eller har indgået hovedsponsoraftale. Personlige medlemmer har 1 stemme, myndigheder, vidensinstitutioner/rådgivningsvirksomheder, institutter, forskningsinstitutioner, organisationer, vandselskaber/forsyninger og virksomheder 3 stemmer og hovedsponsorer 10 stemmer. 1 personligt medlem opretholder sin stemme, uanset om vedkommende er ansat i en virksomhed, som er medlem, eller har stillet et sponsorat til rådighed. 5. Dagsorden for ordinær generalforsamling skal omfatte følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Formandens mundtlige beretning om foreningens virksomhed det forløbne år. 3. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse. 4. Evt. indkomne forslag. 5. Forelæggelse af budget for det kommende år. 6. Udpegning af sponsormedlemmer. 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. 9. Eventuelt. 3
6. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 4 uger inden generalforsamlingen. 7. Alle beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer, undtagen i følgende tilfælde: A: Vedtægtsændringer: Beslutning om vedtægtsændringer kræver vedtagelse på en generalforsamling med 2/3 af de afgivne stemmer. B: Opløsning: Beslutning om opløsning kræver 90 % majoritet blandt fremmødte medlemmer. Opnås denne majoritet ikke, er bestyrelsen berettiget til at indkalde en ny generalforsamling, på hvilken opløsningen kan vedtages med almindelig majoritet blandt de fremmødte. 8. Medlemmer, der ikke kan deltage i generalforsamlingen, kan afgive stemme ved skriftlig fuldmagt. Fuldmagten kan gives til et andet medlem eller til sekretariatet. 9 Bestyrelse 1. Bestyrelsen består af op til 15 ordinære bestyrelsesmedlemmer og et antal sponsormedlemmer. 2. De op til 15 ordinære bestyrelsesmedlemmer vælges blandt medlemmerne og af de på generalforsamlingen fremmødte medlemmer og/eller ved fuldmagt. Sponsormedlemmer udpeges af de pågældende sponsorer og initiativer. 3. Bestyrelsen kan invitere repræsentanter for tidsbegrænsede større initiativer i vandsektoren til at deltage i bestyrelsen for et år ad gangen uden stemmeret. 3. Valgperioden er normalt 2 år for ordinære medlemmer og 1 år for sponsormedlemmer. 4. Bestyrelsen tilstræbes sammensat således, at den repræsenterer de nedenfor nævnte kategorier med følgende fordeling: Hovedsponsorer Universiteter Andre forskningsinstitutioner Større danske vandvirksomheder pr. sponsor 3 medlemmer 4
Danske SMV Vandselskaber/forsyninger GTS institutter Vidensinstitutioner/rådgivningsvirksomheder 2 medlemmer Vandorganisationer 1 2 medlemmer Myndigheder (styrelser, regioner, kommuner) 3 medlemmer evt. med observatørstatus. 5. Bestyrelsen konstituerer sig selv med en formand, 2 næstformænd og en kasserer og fastsætter selv sin forretningsorden, herunder sekretariatsfunktion. Bestyrelsen træffer beslutning ved almindelig stemmeflertal. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 50 % af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf mindst den ene skal være formand eller en næstformand. 10 Økonomi 1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret 2. Ingen af bestyrelsen eller foreningens medlemmer hæfter personligt for foreningens forpligtelser. 3. Foreningens regnskab udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik. 4. Foreningens regnskab revideres af en statsautoriseret revisor. 11 Foreningens opløsning Ved foreningens opløsning træffer generalforsamlingen beslutning om anvendelse af foreningens formue. Vedtaget på generalforsamling den 29. april 2014 til øjeblikkelig ikrafttrædelse. -- 00 -- 1 Her defineret som organisationer, som har væsentlige aktiviteter rettet mod vandsektoren 5