DAGROFA-KONCERNEN Årsregnskabsinstruks 2011
1.0: Indledning. Nærværende instruks skal ses som et supplement til selskabets egne forretningsgange og procedurer i forbindelse med årsregnskabsudarbejdelsen, herunder den arbejdsplan ( To do liste ) som selskabsøkonomi skal udarbejde i samarbejde med vores revision for at sikre et veldokumenteret og gennemarbejdet årsregnskab. Instruksen må derfor ikke opfattes som et udtømmende dokument for de handlinger, der skal foretages ved årsafslutningen, men skal derimod alene betragtes som et supplement med de elementer, vi i koncernøkonomi gerne vil fremhæve i relation til udarbejdelse af årsregnskabet. Instruksen indeholder endvidere en række uddybende kommentarer til de Cognos Controller noter (Forms), der vil skulle udfyldes ved rapporteringen. 2.0: Planlægning. Selskabsøkonomi udarbejder i samarbejde med vores revision en arbejdsplan ( To do liste ), som indeholder de handlinger, der skal foretages i relation til årsregnskabsudarbejdelsen. Arbejdsplanen skal hvert år opdateres af selskabsøkonomi og godkendes af revisionen inden opstarten på regnskabsudarbejdelsen. Inden revisionen påbegyndes skal alt dokumentationsmateriale ifølge arbejdsplanen være udarbejdet. Dette er en forudsætning for, at det aftalte revisionshonorar kan holdes. Ligeledes skal nøglepersoner i regnskabsfunktionen være tilgængelig for spørgsmål m.m. i den periode, hvor revisionen af årsregnskabet foretages. Alle udførte handlinger dokumenteres i en selvstændig revisormappe. Revisormappen kan enten være elektronisk, fysisk eller en kombination heraf. Det samlede dokumentationsmaterialet skal stilles til revisionens rådighed ved opstarten på revisionen af årsregnskabet. Revisionen ser gerne, hvis så meget som muligt af materialet leveres elektronisk. 3.0: Rapportering og tidsfrister. Rapporteringen til koncernøkonomi foretages successivt i henhold til den fremsendte tidsplan. Af hensyn til den samlede tidsplan for årsafslutningen i hele Dagrofa,-, SH- og Chr. Augustinus koncernen er det af største vigtighed, at de angivne rapporteringstidspunkter bliver overholdt. Den udarbejdede tidsplan indeholder de absolut seneste rapporteringstidspunkter. Rapporteringen modtages meget gerne tidligere hvis muligt. En samlet udskrift af rapporteringspakken med noter skal attesteres af selskabets revisorer som sikkerhed for, at tallene er i overensstemmelse med det reviderede regnskab. Den attesterede pakke indsendes (gerne som en pdf-fil) til Koncernøkonomi (Michael Klitgaard ). Rapporteringen for 2011 foretages direkte i Cognos Controller. 1
Af hensyn til godkendelsen af årsregnskabet i Dagrofa A/S på selskabets generalforsamling, der forventes afholdt den 15/3 2012, skal datterselskabernes årsregnskaber være godkendt på deres individuelle generalforsamlinger inden denne dato. Når årsregnskabet for et datterselskab er godkendt og underskrevet skal en kopi af dette sendes til koncernøkonomi ( att. Michael Klitgaard ). Rapporteringen består ligeledes af en skatteafstemning samt efterfølgende indsendelse af det udarbejdede skattebilag/-hæfte i endelig udgave med underskreven revisorerklæring. 4.0: Kommentarer til årsregnskabet. Nedenfor følger en gennemgang af de regnskabsposter og særlige forhold, som vi i koncernøkonomi gerne vil fremhæve i relation til regnskabsudarbejdelsen. For en række af regnskabsposterne vil der skulle udarbejdes en noterapportering i Cognos Controller med supplerende oplysninger. Disse noter indeholder en kontrolafstemning af bogført værdi ultimo imod samme i balancen. Er der differencer, er disse vist i et kontrolfelt under selve noten. Eventuelle differencer skal afklares og det skal sikres, at bogført værdi jfr. noterapporteringen stemmer med samme i selve regnskabsfilen. 4.1: Balancen.. 4.1.1: Immaterielle- og materielle anlægsaktiver. Bevægelserne i regnskabsåret skal rapporteres i anlægsnoterne Cognos forms: - N6 Immaterielle anlægsaktiver - N7 Materielle anlægsaktiver og N7S Materielle anlægsaktiver supplerende oplysninger Udgangspunktet for rapporteringen er de i skemaerne anførte primoværdier pr. 1. januar. Der må og kan ikke ændres i disse. Konstateres en fejl fra tidligere regnskabsår, så rettes denne i næste linie Regulering. Årsagen til væsentlige korrektioner oplyses til koncernøkonomi. Afskrivninger på anlægsaktiver skal følge koncernens regnskabspraksis. Enhver afvigelse herfra skal godkendes af koncernøkonomi. IT-software med en kostpris på 1 mio. kr. eller mere aktiveres som et immaterielt anlægsaktiv, hvis de generelle betingelser for aktivering er opfyldt, medmindre andet aftales med koncernøkonomi. Når softwaren ikke er en integreret del af den tilhørende hardware, skal den betragtes som et immaterielt aktiv. Derimod skal software i en computer, der ikke kan fungere uden den givne software, indgå som en del af det samlede materielle aktiv. Dette gælder f.eks. en computers operativsystem. Løbende opgraderinger af software omkostningsføres. En statusliste med alle anlægsaktiver pr. 31/12 skal udsendes til de respektive ansvarlige, som skal bekræfte tilstedeværelsen af de enkelte aktiver ved attestation af listen. Kan tilstedeværelsen ikke bekræftes, skal 2
aktivet afgangsføres i anlægskartoteket. Fuldt afskrevne aktiver afgangsføres i anlægskartoteket, hvis de ikke længere er i brug. For goodwill og øvrige immaterielle anlægsaktiver skal der som udgangspunkt foretages en impairment test, for at bekræfte værdiansættelsen af aktivet. Inden årsafslutningen skal det aftales nærmere med koncernøkonomi og revision, hvilke immaterielle aktiver, der skal gennemgå en impairment test. 4.1.2 Finansielle anlægsaktiver. Bevægelserne i regnskabsåret skal rapporteres i anlægsnoterne Cognos form: - N8 Finansielle anlægsaktiver Udgangspunktet for rapporteringen er de i skemaerne anførte primoværdier. Der må ikke ændres i disse. Konstateres en fejl fra tidligere, så rettes denne i næste linie Regulering. Årsagen til væsentlige korrektioner oplyses til koncernøkonomi. Hvis selskabet har kapitalandele i dattervirksomheder ( A/S er eller I/S er) skal rapporteringen ikke værdireguleres for årets resultat i datterselskaber. Posteringen af dette vil blive foretaget i forbindelse med konsolideringen i koncernøkonomi. Derimod skal der foretages værdiregulering til dagsværdi af øvrige aktiebesiddelser i rapporteringen. 4.1.3 Varebeholdninger. Rapportering Ved rapporteringen udfyldes følgende Cognos Forms: - S4 Koncerninterne varebeholdninger - S5 STG varebeholdninger Skema S4 omfatter varelageret pr. 31/12 købt fra andre selskaber i Dagrofa Koncernen. Skema S5 omfatter varer på lager pr. 31/12 købt fra og/eller oprindelig produceret af STG-koncernen. Optælling I relation til optælling af selskabets lagerbeholdninger skal det sikres, at der foreligger en detaljeret og nøjagtig instruks for proceduren. Den ansvarlige for optællingen skal sikre, at oplysningerne fra instruksen bliver viderebragt til de medarbejdere, som deltager i optællingen. Kopi af optællingsinstruksen skal være sendt til revisionen inden optællingen. Når revisionen foretager kontrol af optællingen, må optællingen først afsluttes, når revisionen har godkendt denne. Værdiansættelse Værdien af varebeholdningen skal opgøres til kostprisen for varerne opgjort efter FIFO-princippet. Kostprisen omfatter købsprisen og omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen med fradrag af bonus mv. jfr. nedenfor. I værdien af varebeholdningen skal derfor også indgå hjemtagelsesomkostninger, afgifter m.v. Det skal sikres, at lagerværdien ( kostprisen) reduceres med værdien af indtægtsført leverandørbonus, allonge samt kontantrabat på varer, der ikke er solgt på statusdagen. I nødvendigt omfang skal der udar- 3
bejdes en detaljeret opgørelse/beregning af den samlede reduktion (regulering) ud fra lagerliste, varekøbsstatistikker ( køb pr. leverandør), bonus- og rabatsatser etc. Reduktionen kan enten opgøres på varenummerniveau eller som en summarisk opgørelse. Det er de enkelte selskabers økonomifunktion, der har ansvaret for at sikre, at varelageret ud fra de angivne principper opgøres så præcist som muligt til den reelle nettokostpris. Der foretages nedskrivning af varelageret, såfremt nettorealisationsværdien af varelageret er lavere end kostprisen. Det skal sikres, at der eksisterer en klar forretningsgang for nedskrivninger, således at alle nedskrivninger efterfølgende kan forklares og dokumenteres entydigt. 4.1.4. Tilgodehavender. Tilgodehavender omfatter Tilgodehavender fra salg og tjenesteydelser samt Andre tilgodehavender. Ved rapporteringen udfyldes følgende Cognos Form: - N10 Tilgodehavender fra salg og tjenesteydelser. I noten foretages en opdeling af saldoen for Tilgodehavender fra salg og tjenesteydelser efter forfald samt hensættelse til tab. Endvidere oplyses om, hvor stor en del af saldoen, der forfalder mere end 1 år efter statusdagen. Der skal foretages fuld periodisering af alle tilgodehavender frem til den 31.12, herunder også af tilgodehavende leverandørbonus, kontantrabat, markedsføringsindtægt m.v. pr. 31.12. Tilgodehavender skal vurderes enkeltvis med hensyn til værdiansættelse. Hvis der er usikkerhed om debitoren kan/vil betale, skal der foretages hensættelse til tab. Størrelsen af hensættelsen skal dokumenteres/begrundes overfor revisionen. Alle koncerninterne tilgodehavender (herunder også bonustilgodehavender) skal være afstemt med modparten inden rapporteringen, således at det sikres, at der rapporteres samme beløb. 4.1.5 Likvide beholdninger. Likvide beholdninger omfatter indestående på kasse-, bank- og girokonti. Også aftaleindskud indgår i de likvide beholdninger. Bankkonti der indgår i Dagrofa-koncernens egen interne cash pool ordning rapporteres særskilt og som Cash pool mellemregning Cognos konto 7505/9505 - med Dagrofa A/S. Saldoen indgår derfor ikke i de likvide beholdninger eller i bankgælden hverken i koncernrapporteringen eller i årsregnskabet Renter vedrørende cash pool kontoen rapporteres ligeledes på en særskilt rentekonto. 4.1.6 Egenkapital og minoriteter. Ved rapporteringen udfyldes følgende Cognos Form: - N12 Egenkapital og minoriteter Til- og afgang på minoriteter forklares særskilt i rapporteringen. 4
4.1.7 Langfristede gældsforpligtelser. Langfristet gæld omfatter gældsforpligtelser som forfalder til betaling om mere end 1 år. Der indgår prioritetsgæld, bankgæld, finansielle leasingforpligtelser, huslejedeposita samt andre langfristede gældsforpligtelser. Hvis selskabet har langfristede gældsforpligtelser som løbende afdrages, skal det kommende års afdrag reklassificeres og rapporteres særskilt under kortfristet gæld. Forfalder et lån indenfor de næste 12 måneder skal det rapporteres som kortfristet gæld. Ved rapporteringen udfyldes følgende Cognos Form: - N13 Langfristede gældsforpligtelser I noten foretages en opdeling af den samlede gældsforpligtelse (kort- og langfristet) efter forfaldskriterier. 4.1.8 Kortfristede gældsforpligtelser. Kortfristet gæld omfatter de gældsforpligtelser, der forfalder til betaling indenfor 1 år regnet fra statusdagen. Der skal foretages fuld periodisering af alle gældsforpligtelser frem til den 31.12, herunder også skyldig kundebonus, markedsføringsudgifter, transportudgifter m.v. Hensat koncernintern bonus afstemmes med det modtagende selskab, således at det sikres, at samme beløb medtages i bogføringen. Som anden kortfristet gæld skal desuden medtages: Hensættelse til feriepenge og feriefridage. Hensættelsen opgøres på baggrund af en eksakt opgørelse af resterende feriedage pr. medarbejder. Koncernens forskellige lønsystemer giver varierende muligheder for graden af automatik i denne beregning. Der hensættes ligeledes feriepenge til direktører. Feriefridage beregnes med udgangspunkt i gældende overenskomster og aftaler. Hensættelse til skyldig søn- og helligdagsbetaling. Hensættelse til skyldig bonus og overarbejdsbetaling. Hensættelse til opsagte medarbejdere, såfremt medarbejderne ikke leverer en arbejdsydelse i opsigelsesperioden. Hensættelsen skal omfatte alle ydelser, der udbetales til medarbejderne, herunder løn, pension, feriepenge, personalegoder, fratrædelsesgodtgørelse m.v. Hensættelse til huslejeforpligtelser i tomme lejemål. Hensættelsen skal omfatter alle ydelser for den periode, som vi er forpligtet til at betale til udlejer i henhold til opsigelsesvarslet, og hvor lejemålet forventes at stå tomt. Skal lejemålet benyttes på et senere tidspunkt, skal hensættelsen ikke omfatte perioden efter vi begynder at benytte lejemålet igen. Hensættelse til lukning af butikker I relation til lukning af butikker skal det understreges, at såfremt der er taget bindende beslutning i gammelt år om at lukke en butik, skal det beregnes, hvad lukningen vil koste og beløbet skal hensættes. En lukning vil typisk medføre omkostninger til kassation af varelager, nedskrivning af inventar, omkostninger til huslejeforpligtelse efter butikken er lukket, omkostninger til personale i opsigelsesperioden, såfremt personalet ikke reallokeres, omkostninger til reetablering af lejemål, såfremt dette er påkrævet ifølge lejekontrakt med mere. Omkostningerne udgiftsføres under de relevante poster i resultatopgørelsen, ligesom modposten foretages på de relevante balanceposter. 5
4.1.9 Koncerninterne mellemværender og transaktioner. Alle koncerninterne mellemværender i balancen samt transaktioner i resultatopgørelsen skal rapporteres særskilt efter art og modpartsselskab. Udgangspunktet er, at denne opdeling og specifikation foretages direkte i selve regnskabsfilen, der indlæses i Cognos Controller. I det omfang dette ikke er muligt, foretages specifikationen i rapporteringsskemaerne T1, T2, T3 og M1: - T1 Rapportering af koncerninternt salg - T2 Rapportering af koncernintern bonus og markedsføring - T3 Rapportering af øvrige koncerninterne omkostninger/indtægter - M1 Mellemværender med andre selskaber i Dagrofa-koncernen Salg til de øvrige selskaber i koncernen rapporteres i T1, mens koncernintern bonus og markedsføringstilskud rapporteres i T2. Koncernintern husleje m.m. rapporteres i T3. Koncerninterne mellemværender omfatter alle former for interne mellemværender så som varemellemværender, bonusmellemværender, mellemregninger og andre interne lån, deposita, markedsføringstilskud etc. Alle mellemværender skal være afstemt med modparten inden rapporteringen, for at sikre, at der er enighed om saldoen på de rapporterede beløb. Der må ikke optages et ikke afstemt men alene skønnet /beregnet beløb som koncerninternt mellemværende. Mellemregninger som er længerevarende end almindelig kutyme for kreditgivning skal renteberegnes med en rente svarende til markedsrenten. Renten oplyses af finansafdelingen. 4.2.1 Skat.. Alle selskaber i koncernen i Danmark ( ex. Grønland ) indgår i sambeskatningen med SH/Chr. Augustinus Fabrikker. Ved rapporteringen udfyldes følgende Cognos Forms: - S2 Skattenote - S3 Udskudt skat/skatteaktiv Skatteværdien af opgjort negativ skattepligtig indkomst optages på konto 7550 som tilgodehavende skatterefusion. Beregnet selskabsskat af positiv skattepligtig indkomst rapporteres på konto 9950 som skyldig selskabsskat. Tilgodehavende indeholdt udbytteskat rapporteres ligeledes på skattekonto 7550/9950, alt efter fortegnet på selskabets skattesaldo (tilgodehavende skatterefusion/skyldig selskabsskat). Skatteaktiver bogføres på konto 7560, mens udskudt skat rapporteres på konto 8550 under Hensættelser. Sammensætning af disse forklares i note S3. Som led i rapporteringen skal ligeledes afleveres en skatteafstemning. Der udsendes et særligt Excel skema S1 til brug herfor. 6
4.3.0 Resultatopgørelsen.. 4.3.1: Nettoomsætning. Omsætningen defineres i Årsregnskabsloven som Nettoomsætningen omfatter provenu fra salg af produkter og tjenesteydelser, der henhører under selskabets ordinære virksomhed, med fradrag af herpå ydede prisnedslag samt af merværdiafgift. Med baggrund heri fratrækkes kundebonus i omsætningen, idet der er tale om en rabat/prisreduktion afhængigt af mængden af varer der aftages. I den udstrækning udbetaling af kundebonus blot modsvarer aftalt videregivelse af modtaget leverandørbonus modregnes udbetalingen i den under vareforbrug indtægtsførte leverandørbonus. I omsætningen indgår ligeledes: Transportindtægter ved levering til kunder, mens relaterede omkostninger medtages under kapacitetsomkostninger Kørselsindtægter fra industrien, mens relaterede omkostninger indgår under kapacitetsomkostninger Honorar butikskonsulenter 4.3.2: Vareforbrug. Under vareforbruget medtages: Leverandørbonus (indtægt) og fratrækkes vareforbruget fratrækkes i varens pris ved værdiansættelse af varelagre Allongebonus (indtægt) og fratrækkes vareforbruget fratrækkes i varens pris ved værdiansættelse af varelagre Kontantrabatter fra leverandører (indtægt) og kontantrabatter fratrækkes vareforbrug fratrækkes i varens pris ved værdiansættelse af varelagre Markedsføringsindtægter 7
fratrækkes vareforbruget omkostninger som direkte relaterer sig hertil modregnes i markedsføringsindtægten, f.eks. et tilskud til en lokal annoncering Markedsføringsomkostninger udgiftsføres under kapacitetsomkostninger omkostninger som direkte relaterer sig til modtagne markedsføringstilskud eller overskud fra markedsføringskassen modregnes under vareforbruget, hvor markedsføringsindtægten er medtaget nettounderskud på markedsføringsaktiviteter er en kapacitetsomkostning Tilskud til produktudvikling anvendes til dækning af produktudviklingsomkostninger (under kapacitetsomkostninger) ved væsentlige overskud, som kan ligestilles med leverandørbonus, flyttes nettoindtægt til vareforbrug. 4.3.3: Andre driftsindtægter. Andre driftsindtægter indeholder indtægter, der ikke stammer fra virksomhedens ordinære drift og primære produkter. Herunder medtages husleje- og forpagtningsindtægter samt fortjeneste ved salg af materielle anlægsaktiver (brutto). Bemærk, at tab ved salg af anlægsaktiver rapporteres særskilt under kapacitetsomkostningerne. 4.3.4 Personaleomkostninger. I rapporteringen skal personaleomkostninger opdeles i henholdsvis gager m.m. til månedslønnede og lønninger m.m. til timelønnede: 3270 Gager 3271 Pensionsforsikringspræmier 3272 Andre omk. til social sikring 3370 Lønninger 3371 Pensionsforsikringspræmier 3372 Andre omk. til social sikring Summen af de 2 grupper (henholdsvis måneds-/timelønnede) på linieniveau skal svare til samme i personaleomkostningsnoten i det officielle årsregnskab. Ligeledes skal summen af de 6 konti svare til posten Personaleomkostninger i koncernens interne regnskabsmodel. Opdelingen i de 3 hovedgrupper er et krav ifølge Årsregnskabslovens 98a. I omkostningerne skal inkluderes en eventuel bonus for regnskabsåret, hvis denne udløses. Heri indgår også den del af en bonus, der baseres på koncernresultatet. Denne beregnes i samråd med Mogens Bagger. Det samme gælder eventuel bonus til direktionen, hvor regnskabsårets bonus medtages under lønninger til ledelsen i lønnoten. 8
Som led i rapporteringen udfyldes følgende Cognos Forms: - N3 Personalenote (antal ansatte) Her oplyses det samlede antal fuldtids- og deltidsansatte pr. 31/12 (antal hoveder) opdelt dels i mænd/kvinder dels i Danmark/Grønland. Ligeledes oplyses det gennemsnitlige antal fuldtidsansatte - beregnet efter atp-metoden - i regnskabsåret. 4.3.5 Andre eksterne omkostninger. I rapporteringen skal der foretages en opdeling af omkostningerne i følgende omkostningsgrupper: Diverse andre personaleomkostninger Eksterne tjenesteydelser Forsikring Husleje, el, varme m.v. Reparation og vedligeholdelse It-omkostninger Kontoromkostninger - kommunikation Reklame og markedsføring Rejse- og repræsentation Fragt Bilomkostninger Andre omkostninger Tab på debitorer Koncerninterne omkostninger Summen af ovennævnte omkostningsgrupper skal stemme med regnskabsposten Andre eksterne omkostninger i det officielle eksterne årsregnskab. 4.3.6 Af - og nedskrivninger. I rapporteringen skal der foretages følgende opdeling af afskrivningerne: Immaterielle afskrivninger : Afskrivninger rettigheder Afskrivninger edb -software Afskrivninger goodwill Materielle afskrivninger: Afskrivninger bygninger Afskrivninger bygningsinstallationer Afskrivninger personbiler Afskrivninger varebiler Afskrivning lastbiler Afskrivning lagerinventar Afskrivning trucks og ekspeditionsmateriel Afskrivning kontorinventar 9
Afskrivning butiksinventar Afskrivning edb-hardware Afskrivning indretning af lejede lokaler Det skal sikres, at de rapporterede afskrivninger på kontoart niveau stemmer med samme i anlægsnoterapporteringen N6 og N7. 4.3.7 Opgørelse af skattepligtig indkomst (danske selskaber) Ved opgørelse af skattepligtig indkomst skal bl.a. følgende iagttages: Der foretages maksimale skattemæssige afskrivninger Nedskrivning af tilgodehavender (hensættelse til tab) fratrækkes også skattemæssigt, medmindre der er tale om en generel hensættelse, der ikke relaterer sig til enkeltdebitorer Hensættelse til fratrådte/opsagte medarbejdere kan først fratrækkes skattemæssigt ved udbetaling eller faktisk fratræden Aktieudbytte er 100 % skattepligtig (ved ejerandele på 0-10%). Værdiændringer i dagsværdi beskattes/fratrækkes løbende i skattepligtig indkomst (lagerprincip). Ved ejerandel på 10% eller mere er udbytter, gevinster og tab skattefrie. Bilag med opgørelse af skattepligtig indkomst skal forsynes med revisorerklæring. 4.3.8 Sikkerhedsstillelser og Eventualforpligtelser. Ved rapporteringen udfyldes følgende Cognos Form: - N14 Sikkerhedsstillelser og eventualforpligtelser Forpligtelser overfor andre af koncernens selskaber skal også her angives særskilt med angivelse af modpart. I samarbejde med koncernens juridiske afdeling skal eventuelle retssager, tvister m.v. vurderes, og hvis det er relevant, skal der foretages hensættelse til dækning af forventede omkostninger vedrørende disse sager. Alternativt skal der oplyses om sagen under eventualforpligtelser i årsregnskabet med begrundelse for, hvorfor der ikke er foretaget hensættelse hertil. Alle sådanne sager oplyses ligeledes til koncernøkonomi (Michael Klitgaard). 5.0 Ledelsesberetning. Selskabets ledelsesberetning udarbejdes i samarbejde med Mogens Bagger og Camilla Nowak. Input til story line fremsendes til Mogens Bagger hurtigst muligt. o o o O o o o Eventuelle spørgsmål eller bemærkninger til ovenstående rettes til koncernøkonomi. Koncernøkonomi Dagrofa A/S Brøndby, den 7. december 2011 10