Kontrolinstruks for kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt 2013/14 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen
Kolofon Denne instruks er udarbejdet af NaturErhvervstyrelsen i 2014 Bidragyder(e): Center for kontrol, Koordinering Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V. Tlf.: +45 3395 8000 Fax: +45 3395 8080 E-mail: mail@naturerhverv.dk Hjemmeside: http://naturerhverv.dk ISBN (Tryk) 978-87-7120-398-1 ISBN (Web) 978-87-7120-398-1
Indholdsfortegnelse 1. Formål... 2 2. Retsgrundlag... 2 3. Formål med skolefrugtsordningen... 2 3.1 Hvem er omfattet af ordningen... 3 3.2 Hvad kan der udbetales støtte til.... 3 3. 3 Udsendte vejledninger mv.... 4 3.4 Kontroladresser... 4 3.4.1 Udvælgelse af kontroladresser... 4 3.4.2 Varsling... 4 3.5 Tidsfrister... 5 3.6 Sikkerheds- og hygiejneforskrifter... 5 4. Gennemførelse af kontrollen... 5 4.1 Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget?... 5 4.2 Hvis der findes uoverensstemmelse i kontrollen... 6 4.3 Tilskud til økologisk frugt og grønt... 6 5. Kontrol på skolerne... 6 5.1 Bilagskontrol (bilag 1)... 7 5.2 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1)... 8 6. Kontrol af kommuner og leverandører der hjemtager støtte til institutioner/skoler (bilag 2)... 8 6.1 Bilagskontrol (bilag 2)... 9 6.2 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2)... 10 7. Stikprøvekontrol af skoler/institutioner (bilag 3)... 10 7.1 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3)... 11 8. Efter kontrollen... 11 8.1 Kontrollørens opgaver... 11 8.2 Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer... 12 8.3 Frist for indsendelse af rapporter... 12 9. Ikrafttrædelse... 12 1
1. Formål Formålet med kontrollen er at undersøge, om udbetalinger af EU-støtte til skolefrugt foregår efter reglerne. NYT for 2013/14 Ansøgere skal kun søge om tilsagn én gang om året. Ansøgningsfristen er 27. juni 2014 (se punkt 7). Tilsagnshaver kan søge om udbetaling af tilskud tre gange om året efter uddeling i følgende perioder: - 5. august 2013 til 31. december 2013, - 1. januar 2014 til 31. maj 2014, og - 1. juni 2014 til 27. juni 2014 Tilskudssatsen for økologiske produkter er forhøjet til 2,00 kr. pr. elev pr. undervisningsdag, mens tilskudssatsen for konventionelle produkter fortsat er 1,25 kr. pr. elev pr. undervisningsdag. 2. Retsgrundlag Disse forordninger mv. omfatter bestemmelserne om skolefrugtsordningen: Rådets forordning (EF) nr. 13/2009 af 18. december 2008 om ændring af forordning (EF) nr. 1290/2005 om finansiering af den fælles landbrugspolitik og forordning (EF) nr. 1234/2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen) med henblik på indførelse af en skolefrugtordning. Kommissionens forordning (EF) nr. 288/2009 af 7. april 2009 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 for så vidt angår EFstøtte til uddeling af frugt- og grøntsagsprodukter og bananprodukter til børn på undervisningsinstitutioner inden for rammerne af en skolefrugtordning (med senere ændringer). Bekendtgørelse nr. 572 af 31. maj 2013 om skolefrugt. 3. Formål med skolefrugtsordningen At spise frugt og grøntsager kan spille en vigtig rolle i kampen mod fedme og følgesygdomme som sukkersyge og hjertesygdomme. Derfor har EU-Kommissionen vedtaget en skolefrugtordning, der skal give skoleelever bedre adgang til frugt og grønt. 2
I Danmark omfatter ordningen økologisk og konventionel frugt og grønt. Produkterne skal være friske og uforarbejdede og kan uddeles til elever i folkeskolens 0. til 10. klasse eller på tilsvarende niveau i andre undervisningsinstitutioner. EU medfinansierer op til 50 % af udgifterne til frugt og grønt, resten finansieres af forældre, kommuner eller private sponsorer. Da ordningens midler er begrænsede, er den bygget op som en tilsagnsordning, dvs. at ansøgere først søger om at få reserveret en del af puljen. Efter at have opnået tilsagn, kan en ansøger sætte uddelingen af frugt og grønt i gang inden for ordningens rammer og derefter søge om udbetaling af tilskud. Læs mere om skolefrugtordningen på www.skolefrugt.dk 3.1 Hvem er omfattet af ordningen Skolefrugtordningen kan søges af: a) alle undervisningsinstitutioner hvor der undervises i overensstemmelse med den danske folkeskolelov og inden for klassetrin 0.-10. klasse eller tilsvarende niveau. Skolefritidsordninger kan ikke søge om tilskud. b) Kommuner der søger om tilskud til skolefrugtsordninger på skoler i kommunen. c) Leverandører og/eller distributører af produkter til skolefrugtordninger. d) Organisationer bag skolefrugtordninger kombineret med beslægtede tiltag eller med effektmåling. Bemærk at parten der medfinansierer skolefrugten, ikke i alle tilfælde er identisk med ansøger om tilskud. For eksempel kan en leverandør søge tilskud til en forældrebetalt skolefrugtordning. Det er parternes eget ansvar at udarbejde aftaler omkring betaling og eventuel tilbagebetaling i disse tilfælde. Administrationen af ordningen kan overdrages til en leverandør, en organisation eller et forvaltningsorgan, fx en kommunal forvaltning. 3.2 Hvad kan der udbetales støtte til. Der udbetales tilskud til frugt og grønt leveret til elever på uddannelsesinstitutionen. Produkterne skal være friske og uforarbejdede, dvs. ikke tilsat salt, fedt- eller sødestoffer og ikke blandet sammen med anden mad. Produkterne kan dog klargøres, dvs. skrælles eller skæres ud, før eleverne får dem. Det er i begrænset omfang tilladt, at tilberede eller købe tilberedte frugter og grøntsager, dog skal produkterne leve op til kravene for Fødevarestyrelsens nøglehulsmærke. Se bilag 4, hvilke produkter skolefrugtordningen omfatter. Udgifter til levering og uddeling er også tilskudsberettigede. Hvis disse udgifter faktureres særskilt, må de ikke overstige 3 % af produktomkostningerne. Der ydes ikke tilskud til moms. 3
Tilskudsloftet er 50 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag. Beregninger foretages på grundlag af tilskudsberettigede omkostninger eksklusiv moms. Det er vigtigt at bemærke, at tilskuddet ikke forudbetales. 3. 3 Udsendte vejledninger mv. NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud har udarbejdet en vejledning om skolefrugtordningen, som kan findes på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside under http://naturerhverv.dk/tilskud-selvbetjening/tilskudsguide/skolefrugt/. Den seneste er udarbejdet i juni 2013. 3.4 Kontroladresser Det foretages kontrol hos: Skoler (0. 10. klassetrin) bilag 1 Leverandører/kommuner bilag 2 Institutioner i forbindelse med en leverandør-/kommunekontrol bilag 3 3.4.1 Udvælgelse af kontroladresser NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud udpeger alle fysiske kontroller af skolefrugt og sender meddelelse til Koordinering om, hvilke ansøgere der er udtaget til kontrol. Center for Projekttilskud udpeger kontroladresserne på baggrund af de givne tilsagn. Kontrollerne kan/skal ikke gennemføres før ansøgningen er bekræftet. Det betyder, at den fysiske kontrol først kan påbegyndes, når ansøgning om udbetaling af støtte modtages fra skolerne/institutionerne. Koordinering opretter kontrolsagerne i DCK/Captia, og overfører herefter sagerne til Center for Projekttilskud, og oplyser i den forbindelse om sagsnumrene i Captia. -Center for Projekttilskud knytter løbende kontrolgrundlaget på sagerne i Captia, når ansøgning om udbetaling af støtte modtages fra de udpegede leverandører/skoler/institutioner, og overfører herefter sagerne til Koordinering. Koordinering orienterer de lokale afdelinger, når der er nye kontrolsager. 3.4.2 Varsling Kontrollen er uvarslet i retssikkerhedslovens forstand. Derfor skal der ved kontrolbesøgets begyndelse udleveres et informationsbrev om uvarslet kontrol til virksomhedens repræsentant. Se Den Generelle Kontrolinstruks' (DGK) afsnit, senest revideret 20. februar 2008, om retssikkerhed 4
og om brug af informationsbrevet. DGK kan findes på NaturErhvervstyrelsens intranet under Kontroller > Kontrolinstrukser. Selv om kontrolbesøgene som udgangspunkt skal foregå uvarslet, må der forvarsles op til 48 timer før kontrolbesøget, såfremt kontrolløren finder det nødvendigt og formålet med kontrollen ikke bringes i fare. Forvarslingen skal ske til ansøgeren eller en repræsentant for denne. 3.5 Tidsfrister Kontroller under skolefrugtsordningen 2013/14 skal udføres senest den 15. juni 2014, for så vidt angår skolerne (både de ordinære kontroller og stikprøvekontrollerne). Kontrollen af leverandører og kommuner skal være gennemført senest den 31. juli 2014. I perioden frem til og med september 2014 kan der gennemføres supplerende kontroller hos såvel leverandører/skoler/institutioner, der tæller med i næste års kontrolprocent, jf. KFO 288/2009, art. 13, stk. 3 og 4 3.6 Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Sikkerhedsforskrifterne kan findes på NaturErhvervstyrelsens intranet under Sikkerhed > Sikkerhedsforskrifter for afdelingerne. 4. Gennemførelse af kontrollen Kontrolrapporten skal udfyldes under selve besøget. Udfyldelsen af visse punkter er dog afhængig af, at støtteansøgeren fremskaffer fysiske beviser i form af regnskabsbilag, attester el. lign. inden eller under kontrolbesøget. Hvis dette materiale ikke er til stede, må kontrolløren bede ansøgeren om at sende materialet (dokumentationen) til det lokale afdelingskontor inden for en frist af 7 hverdage, regnet fra kontroldatoen. Herefter kan resten af kontrolrapporten udfyldes. 4.1 Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Da kontrollen skal foregå i perioden fra 1. august til 31. juli for det indeværende skoleår, og mindst skal omfatte de foregående 12 måneder, kan der være kontrolmateriale der omhandler skoleåret 2012/13. Følgende dokumenter/oplysninger fremgår af sagerne i Captia: 1. De tilsagn/støtteansøgninger som NaturErhvervstyrelsen, Center for Projekttilskud har modtaget fra skolerne/leverandørerne/kommunerne heri er bl.a. oplysninger om: 5
Støtteansøgerens data (CVR-nr., navn, adresse, NaturErhvervstyrelsens j-nr. samt kontrol ID nummer) Frugtmængden Støttens størrelse Elevantal Brugere af ordningen Bilag til indsendelse i forbindelse med udbetalingsanmodning (som har erstattet egentlige fakturaer). 2. Hvilke skoler der er udvalgt til stikprøvekontrol i forbindelse med kontrol af leverandører og kommuner. 4.2 Hvis der findes uoverensstemmelse i kontrollen Hvis der hos de udvalgte skoler/institutioner, incl. skoler/institutioner omfattet af leverandører og/eller kommuner, findes en systematisk fejl, skal kontrollen udvides til at omfatte ansøgningen der ligger lige efter og lige før den udpegede 12 måneders periode. I tilfælde af at fejlen fortsætter, kontrolleres 5 år tilbage. Udvidelsen af kontrollen skal kun omfatte den/de fejl som blev udløst under kontrollen af den udpegede ansøgning. For skoler/institutioner omfattet af leverandører og/eller kommuner skal der udtages yderligere 10 % af de tilknyttede skoler/institutioner til kontrol. Hvis fejlen fortsætter, skal der gennemføres en 100 % kontrol. 4.3 Tilskud til økologisk frugt og grønt Såfremt en ansøger er blevet tildelt et tilsagn til uddeling af økologiske produkter, og det efterfølgende ikke har været muligt at uddele økologiske produkter i hele perioden, så der også er uddelt konventionelle produkter, skal dette klart fremgå af ansøgningen om udbetaling. Ansøger kan altså søge om tilskud til konventionelle produkter, selvom tilsagnet kun er givet til økologiske produkter. Ligeledes kan der i det omvendte tilfælde søges tilskud til økologiske produkter, selvom tilsagnet er givet til konventionelle produkter. I dette tilfælde skal ansøger dog være opmærksom på, at tilskudsloftet for økologiske produkter er højere end det for konventionelle, og derfor er der risiko for, at tilsagnet ikke kan dække uddeling af frugt og grønt i hele perioden. 5. Kontrol på skolerne Inden kontrolbesøget kan kontrolrapportens punkt 1.a., 1.b., 1.c., 1.d. og 1.f. samt 3.a. udfyldes ud fra oplysningerne fra kontrolgrundlaget (tilsagnet/støtteansøgningen). På skolen kontrolleres: Skolens frugtordning beskrives kort. 6
Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvem medfinansierer frugten og hvordan foregår betalingen? Hvornår og hvordan deles frugten ud? Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde og sker dette i overensstemmelse med reglerne for forarbejdning (bilag 4)? Kombineres ordningen med ledsageforanstaltninger (spørg gerne bredt ind til dette punkt, snakker de med eleverne om sundhed, 6 om dagen og har skolen f.eks. en kostpolitik henvis evt. til vores materiale)? Andre træk ved ordningen kan også noteres. Såfremt der ikke findes en ledsagerpolitik, er det ikke et høringspunkt, men skal noteres i rapporten. Det kontrolleres om der er en SFO tilknyttet skolen. Såfremt der er det, kontrolleres det, at frugten ikke er udleveret både på skolen og SFO en. Det kontrolleres om skolen har en EU-plakat ved skolens hovedindgang eller et banner på skolens hjemmeside. Såfremt skolen ikke har dette, skal der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos NaturErhvervstyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Såfremt skolen tilstræber at udbedre fejlen, vil det normal ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse som oplyst i ansøgningen er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed om beregningsgrundlaget er pålideligt. 5.1 Bilagskontrol (bilag 1) I forbindelse med ansøgning om udbetaling har ansøger indsendt en bilagsoversigt over hvilke bilag/fakturaer der udgør dokumentation for afholdte udgifter. Det kontrolleres at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer med de samlede udgifter til skolefrugt og at oplysningerne omkring moms stemmer (der kan ikke søges støtte til moms). Bilagene skal stemme overens med kontoudskrifter eller lign. Der udtages bilag, svarende til 5 % af det ansøgte støttebeløb, med tilhørende kontoudtog eller lign. som skal skannes ind på sagen i Captia umiddelbart efter kontrolbesøget. Det er vigtigt at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale fremgår af kontrolrapporten. Der indscannes dokumentation for antallet af elever, som er omfattet af ordningen samt for antallet af udleveringsdage. Tilskudsloftet er 50 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag, og det kontrolleres, at ansøgningen ligger inden for dette loft. Endelig sammenlignes de omfattede produkter med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning. 7
Som udgangspunkt skal udgifter til frugtordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis kontrolløren finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres, og sagen sendes i høring. Det sikres at fakturadatoen stemmer med perioden ansøgningen omfatter. OBS! Hvis der søges om tilskud til både konventionelle og økologiske produkter, skal der vedlægges en bilagsoversigt for hver produkttype. Det kontrolleres at udgifterne er identificerbare og omfatter tilskudsberettigede produkter (se bilag 4). Betegnelser som frugt og grønt eller blandet frugt kan godtages. 5.2 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være maskinskrevet). 6. Kontrol af kommuner og leverandører der hjemtager støtte til institutioner/skoler (bilag 2) Inden kontrolbesøget kan kontrolrapportens punkt 1.a., 1.b., 1.c., 1.d. og 1.f. samt 3.a. udfyldes ud fra oplysningerne fra kontrolgrundlaget (tilsagnet/støtteansøgningen). En kommune/leverandør kan hjemtage tilskud på vegne af skoler og institutioner. Hvis kontrollen skal gennemføres hos en kommune/leverandør, der hjemtager tilskud til flere skoler/institutioner, skal kontrolløren i første omgang tjekke, at der er overensstemmelse imellem kommunens/leverandørens egen opgørelse over skoler/institutioner og Center for Projekttilskuds liste over registrerede støtteansøgere. Listen ligger på sagen i Captia. På listen over skoler/institutioner tilknyttet kommunen/leverandøren i Captia, har Center for Projekttilskud markeret hvilke skoler/institutioner, der skal indgå i den fysiske kontrol på stedet (1 8
% af skolerne/institutionerne, dog mindst 2). Disse adresser er oprettet som selvstændige kontroller i DCK/Captia. Denne kontrol er beskrevet i punkt 4.4. Hvis skolefrugtordningen kombineres med en effektmåling af øget indtag af frugt og grønt eller deltagelse i andre ordninger med fokus på ernæring, motion og sund levevis, er det ikke skolen, men organisationen, som er ansvarlig for initiativet. 6.1 Bilagskontrol (bilag 2) I forbindelse med ansøgning om udbetaling har ansøger indsendt en oversigt over hvilke bilag der udgør dokumentation for afholdte udgifter. Center for Projekttilskud har på bilagslisten markeret hvilke fakturaer/kvitteringer, der skal indgå i stikprøvekontrollen. Det kontrolleres at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer med de samlede udgifter til skolefrugt og at oplysningerne omkring moms stemmer (der kan ikke søges støtte til moms). Alle bilagene skal stemme overens med kontoudskrifter eller lign. Der udtages bilag, svarende til 5 % af det ansøgte støttebeløb, med tilhørende kontoudtog, som scannes ind på sagen i Captia umiddelbart efter kontrolbesøget. Det er vigtigt, at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale fremgår af kontrolrapporten. Tilskudsloftet er 50 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag, og det kontrolleres, at ansøgningen ligger inden for dette loft. Der indscannes dokumentation for elever omfattet af ordningen samt for udleveringsdage. Endelig sammenlignes de omfattede produkter med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning Som udgangspunkt skal udgifter til frugtordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar, at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis kontrolløren finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres, og sagen sendes i høring. Det sikres, at fakturadatoen stemmer med perioden ansøgningen omfatter. OBS! Hvis der søges om tilskud til både konventionelle og økologiske produkter, skal der vedlægges en bilagsoversigt for hver produkttype. Det kontrolleres at udgifterne er identificerbare og omfatter tilskudsberettigede produkter (se bilag 4). Betegnelser som frugt og grønt eller blandet frugt kan godtages. Ansøger skal oplyse mængden af uddelt frugt og grønt i kilo. Det bemærkes hvordan dette opgøres og om volumen fremgår af faktura. Hvis der ved bilagskontrollen konstateres afvigelser mellem det ansøgte og tilskudsberettigede beløb, udvides bilagskontrollen til at omfatte yderligere mindst 10 % af det samlede beløb for den 9
pågældende ansøgning. Denne procedure gentages, indtil der ikke konstateres yderligere fejl eller hele ansøgningen er kontrolleret. 6.2 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). 7. Stikprøvekontrol af skoler/institutioner (bilag 3) Skolens frugtordning beskrives kort, i det omfang der er nye oplysninger i forhold til beskrivelsen i bilag 2. Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvornår og hvordan deles frugten ud? Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde? Kombineres ordningen med ledsageforanstaltninger (spørg gerne bredt ind til dette punkt, snakker de med eleverne om sundhed, 6 om dagen og har skolen f.eks. en kostpolitik henvis evt. til vores materiale)? Andre træk ved ordningen kan også noteres. Det kontrolleres at skolen overholder reglerne for forarbejdning (bilag 4). De omfattede produkter sammenlignes med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning. Hvis frugten deles ud uden at klargøres eller forarbejdes, er det fx usandsynligt, at løg indgår i skolefrugtordningen. Det kontrolleres om der er en SFO tilknyttet skolen. Såfremt der er det, kontrolleres det, at frugten ikke er udleveret både på skolen og SFO en. Det kontrolleres om skolen har en EU-plakat ved skolens hovedindgang eller et banner på skolens hjemmeside. Såfremt skolen ikke har dette, kan der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos NaturErhvervstyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Såfremt skolen tilstræber sig at udbedre fejlen, vil det normalt ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse 10
som oplyst i ansøgningen er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed om beregningsgrundlaget er pålideligt. 7.1 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3) Punkterne 1.a. 1.g. udfyldes. Når hele resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3.a. 3.f udfyldes og beskrives. I punkt 4 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 5 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 6 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). 8. Efter kontrollen 8.1 Kontrollørens opgaver Hvis ikke alt nødvendigt materiale var til stede ved kontrolbesøget, færdiggør kontrolløren rapporten på afdelingskontoret, når støtteansøgeren har sendt det ind. Kontrolløren sender en sag i høring, hvis der er punkter i kontrolrapporten der giver anledning til bemærkninger. Dog skal sagen ikke i høring, hvis EU-plakaten bestilles/ophænges i forbindelse med kontrolbesøget, og heller ikke såfremt der ikke findes ledsagerforanstaltninger. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. Captia Alle dokumenter og bilag scannes ind på sagen i Captia. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. Når kontrollen og evt. høring er afsluttet overføres sagen i Captia. Sagsbehandlerfeltet skal være tomt, ansvarlig enhed skal være "Projektdesign". Der sendes et link til sagen, til projekttilskud@naturerhverv.dk og cc. til lht@naturerhverv.dk og matoma@naturerhverv.dk. I emnefeltet skrives hvad og hvem der er kontrolleret. Kontrollen skal ikke afsluttes i Captia. 11
8.2 Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer Ydelsesnummer Tidsforbruget ved kontrollerne skal registreres i mtid: Skolefrugt: 34409 DCK Skolefrugt: 5195_14 Leverandører: Fysisk kontrol af leverandører 5195_14 Lev/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med leverandørkontrol 5195_14 Kommuner: Ordinær kontrol af kommuner 5195_14 Kom/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med kommunekontrol 5195_14 Ordinær: Kontrolrapporter vedr. udtagne skoler 5195_14 Efterkontrol: Kontroller der gennemføres efter skoleåret er afsluttet 8.3 Frist for indsendelse af rapporter Senest 5 uger efter den udførte kontrol, skal kontrolresultaterne være registreret i DCK, kontrolrapporten skal være lagt på sagen i Captia og sagen skal være overført til "Projekttilskud Drift". Såfremt høringsfristen ikke er udløbet, overføres sagen til Projekttilskud Drift" umiddelbart efter høringsfristen er udløbet/der er modtaget høringssvar i sagen. 9. Ikrafttrædelse Denne instruks træder i kraft marts 2014. Niels B. Jacobsen og Christina Juel 12
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen 2014 ISBN (tryk) 978-87-7120-398-1 ISBN (web) 978-87-7120-398-1 NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V. Tlf.: +45 3395 8000 Fax: +45 3395 8080 E-mail: mail@naturerhverv.dk