Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 7 d. 02.04.2013 1. Formalia (a) Ordstyrer: Natashia (b) Referant: Monika (c) Til stede: Camilla, Ditte, Kim, Monika, Nanna, Natashia og Trine. (d) Godkendelse af referat fra 12.03.2013: Ej godkendt. Kolding mangler meddelelser. (e) Godkendelse af referat fra 21.03.2013: Ej godkendt, der er nogen som mangler meddelelser. 2. Beskeder (a) Camilla: Jeg har været til UPG møde og været med til at vælge årets underviser hvilket var meget spændende. Så stod jeg sammen med Jacob Berg ved pfs stand til kandidatemassen. Det var ikke noget stort men alligevel godt at vi var der. Derefter var jeg på OPtur som var lidt af en oplevelse. (b) Ditte: Jeg har hjulpet lidt med kostumer og været med på OPtur. Nanna og jeg har købt ramme og lavet skilt til udstilling i rundellen. Så er jeg blevet kontaktet af Øresundskommittéen, der gerne vil have en fra bestyrelsen med til workshop, jeg har fået skrevet endnu et referat ind i latex (wuhuu), jeg har kigget på intern økonomi og jeg har planlagt næste FAKU møde d. 9. april. I går havde jeg møde med FRFU. Jeg har også kæmpet en del for at finde arrangører til vores sidste kandidathyttetur, men har desværre endnu ikke haft held, og så er jeg stillet op til forretningsrådet. (c) Kim: Har sendt mail til Brutto hvor jeg introducerede den nye bestyrelse samt bad om input til årsfesttalen. Jeg har indtil videre fået svar fra 3 hvilket er fedt.er startet på at arbejde en del med årsfesttalen. dette kommer til at fylde rigtig meget den næste måned så selvom der ikke står så meget i min kalender er der i mit hoved fyldt med årsfesttale. Holdt tale ved indvigelsen af bygning 324. Det gik helt fint. Svaret på en masse mails i ferien således jeg er kommet til bunds i min mailbox. Hurra, Det skal fejres. (d) Mikkel: Jeg har syet kostumer. Været på OPtur. Syet kostumer. Så har jeg været i Thy og bla. set verdens største vindmøller. Jeg har også syet kostumer. (e) Monika: DSE-stand gik godt. Årets Undervisere fik mange stemmer. De er valgt nu og blev glade. Jeg skal til delegationsleder-formøde på lørdag, så går tidligt fra FR. Jeg er i Norge på noget, der minder om politikkonference, fra og med søndag til og med mandag. (f) Nanna: Har været på OPtur sammen med resten af bestyrelsen, det var super nice. På OPtur holdt jeg et oplæg om PF strukturen sammen med Camilla og Monika. I gang med at se på S- huset på Roskidle festival. Har haft en rigtig god Påske. Har fået andre til at sætte lystavler op i Runddelen, sammen med Ditte. (g) Natashia: Har været på Optur. Er flyttet. Har med en del hjælp fra DItte fundet alle kandidater til det kommende Forretningsråd. (h) Trine: Arbejdet en del med hjemmesiden. Håber på at være klar med et oplæg til næste bestyrelsesmøde. Har næsten fået styr på rusbogen, mangler lidt hist og her, men når det til deadline. 3. Opfølgning (a) Igangværende projekter - Brutto-liste: Folk opdaterer sig ikke på google-listen. Har lavet en anden liste nu, som kører tilbage til 05. Finder en anden løsning snarest. - T-shirts (skal byttes): Natashia ordner det på torsdag. - Fast hjemmeside support (Trine): Har skrevet til Nicholas. De har møde i denne uge. - Videoovervågning (Nanna): Det er ikke kommet endnu. DTU ville finde pengene til det, og John vil gå en runde for at finde de rigtige steder. Der bør nok gå en med. 1
- Hjemmeside (Trine): Rykke for de faglige råds tekster. - Update af Kælderbarvejledning (Nanna): Nogen på personalemødet må gerne tage ansvar for at skrive de nye ting ind ang. sikkerhed mv. Må også godt tjekke op på drinkskortet. - Studentersociale fond (Kim): Vi skal ikke skrive under alligevel. Nu får sensommerfesten også snart deres penge. - Døren til bestyrelseskontoret (Kolding): Er klaret. Der skal også sættes noget på selve døren. Nanna gør det. Natashia sørger for, at det er lige. - Politikkonference (Monika): Er der tjek på :) - Rusbog, deadline 4/4 (Trine): Trine sender en mail ud med, hvem der skal huske hvad. (b) Internt regnskab: {Møde lukkes} {Møde åbnes} 4. Overlevering (a) SU debat: Arbejder Camilla på overlevering til. (b) Årets underviser: Er der styr på. Der arbejdes også på breve til de indstillede, men det haster ikke. (c) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (d) Åbent hus: Snakker de om i pausen. (e) OPtursoplæg: Monika, Camilla og Nanna laver en overlevering. Så kan det også bruges af dem, der tager til Finland. (f) Kandidatmesse: Laver Camilla overlevering på. 5. Årsfestreception Camilla holder møde med Moesgaard om, hvordan det var sidste år. Vi skal skaffe en udefra til at stå for praktiske ting. 6. Årsfesttale og Lobbypapir Der er en plads til post-its med ideer på væggen. De overordnede emner er: -bolig -fusion -internationale hvis der er plads til det) ANSVAR som rød tråd i sammenhæng med DTU fælles mindset Fast tilbagevendende pkt. på bestyrelsesmøder. Hvad der ikke kommer med i talen kan komme i lobbypapiret. Husk overlevering om lobbypapir. 7. Lyssværdlady, PF helten, polytdyr og andre søde væsener Lyssvædslady må gerne optræde på torsdag. Kostumet skal vaskes i hånden, og man skal passe på farven ikke flyder ud. Nanna gør det. Resten af punktet udskydes. 8. FR230 {Møde lukkes} {Møde åbnes} 9. FR231 (a) Frokost Der skal være morgenmad kl 10 og frokost senere. Vi sover alle sammen (undtagen Nanna, som er til fustagefest) hjemme hos Camilla og Nanna. Vi køber mad om morgenen. Mødet er i 421. På torsdag skal der opfordres til, at folk kommer på lørdag på trods af 8Ball. Spontan hygge-halløj for at vise, at vi gidder være sammen med FR sker på torsdag. 2
(b) Forretningsråd Er der styr på. Grønnegaard spørges, om han vil holde oplæg igen. Perler bruges igen som illustration af, at mn flytter penge rundt mellem posterne. Natashia finder ud af, hvad bestyrelsen skal gøre under mødet - skal vi være med i en gruppe eller ej, og hvad kan vi bruges til? (c) Beskeder til faglige råds møder - Husk at få skrevet tekst til hjemmesiden (de eneste, der har styr på det er : Diplom byg design, PK, Designinnovation) - Lyssværdets fødselsdag på torsdag - 8ball på fredag - Tømmermændsbanko på søndag - 11. maj køkkenrengøring og hvert råd må gerne stille mindst 1 person da alle bruger køkkenet. - Skiferie jobopslag, ikke kun for socialudvalget, kommer ud snart. - Roskilde jobopslag kommer ud snart - spred det til vennerne. Vi tager de mest aktive først. 24 timers vagter og man kan godt bede om at få lov til at stå sammen. - Få FR medlemmer til at komme til møderne. - IDA-valg fra d. 9.-29. april. IDAvalg.dk på listen Danske Ingeniørstuderende. - Husk tilmelding til årsfesten. Deadline fredag kl. 12. Invitationen er personlig. 10. Bestyrelse/FR opkvalificering Spørg IDA, om de vil lave teambuilding til os. Og til B14 i februar. Andre ting, der kunne være godt at lave: - frivilligekultur - organisering Camilla kigger i IDA s katalog. Kim snakker med Peter Borup. FAKU kan nok også godt få opkvalificering via IDA. 11. Overførsel af digitale signaturer (mail fra John, deadline 30. juni) Natashia følger op på det. Hun må gerne bede om hjælp. 12. PF polo/t-shirt Det skal vi da have, så vi kan bruge det til stande på Åbent Hus osv.. Camilla roder i, hvad vi har i forvejen. Der skal være logo OG stå Polyteknisk Forening (med store bogstaver :)) 13. Rundellen Appostroffen er væk (Monika er glad :D) nu mangler Kælderbaren bare at blive skrevet med stort. Bestyrelses-opslagstavle-agtig løsning (noget med en click-tavle eller evt. en skærm), hvor fik skal spørge om lov til at hænge ting op, er en god idé. Der skal IKKE stå alt muligt ragelse og flyde i runddelen. Vi skal ikke glemme opslagstavlerne ude på landingsbanen, bare fordi vi har vores egen. På glasfladerne i S-huset skal der ikke hænge ting, med mindre man får særtilladelse. Det ville være fedt at skrive Runddelen med store bogstaver (med det der film, man kan tage af igen) og begynde at bruge det som referencepunkt. Camilla og Kolding er tovholdere. 14. Fælleskontor (a) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (b) Omrokering Udskydes til næste gang. 15. Øresundskommiteens workshop d. 6/5 (invitation ligger i facebookgruppen) Camilla tager afsted. Meningen med arrangementet er at styrke studentersamarbejdet i øresundsregionen. Det virker umiddelbart ikke til at være et projekt, der har så meget konkret retning lige nu, men Camilla kan jo undersøge, om det er interessant. Ellers vil vi ikke bruge tid på det. 3
16. Evaluering af OPtur Der grines. Tag til overlevering, at man skal tænke over sine signaler på OPtur. Vi ramte ca. den behagelige grænse for idiotfaktor, så det skal ikke være mere næste år. Kims undskyldning under morgenmaden for vores opførsel aftenen før var nice. Bestyrelsesmøder under OPtur (på forskellige steder med forskellige mennesker) er et hit. 17. Forårsjoint Efter mødet med Marianne Thellersen hygger vi og tager til 8ball fælles. Vi skriver os på gæsteliste. Vi inviterer 8ball til privat reception på kontoret. Godt at vide til andre joints: Nanna er på kanal 2 på radioen. 18. Barvagt i Kælderbaren (a) 15/4 (Kim og Ditte er i Finland) Camilla og Kolding kan. Nogen tager KBioM-rådet i stedet for Kolding. De laver quizaften. (b) Temaaftener Det er op til de enkelte hold at finde et tema. Man kan skrive det på tavlen. 19. Sekretariatsvagter (a) 5/4 (fredag eftermiddag): Kim tager den, indtil vi går til møde. (b) 12/4 (fredag eftermiddag): Natashia tager den. (c) 6/4 formiddag (Monika er i Finland): Natashia. (d) 16/4 eftermiddag (Kim er i Finland): Nanna. 20. Designrådsmøde fredag d. 5/4 kl. 9.30 Camilla tager den. Og opfordrer formanden, Annemette, til at tjekke FAKU-gruppen. 21. Næste møde (a) Punkter til næste møde: - CN gruppe for PF aktive - PRB (Udskydes til der er valgt forretningsråd) - Ballerup sekretariat, s-hus bestyrer, ansatte - Gave til Årets Underviser - Lyssværdlady, PF helten, polytdyr og andre søde væsener (især ift. rustur) - Bestyrelsest-shirts - Omrokering - Sommerferien - Forberedelse til rusture - Stillerum (b) Tid/sted: Tirsdag d. 11/4 kl. 08.00. (c) Kokke: S-huset (d) Toftes afgangsprojekt: Vi kommer ud foran og fejrer ham. Der er et facebook-event. 22. Eventuelt (a) Det nye lokale booking system: Kolding følger op med Nicholas på hvordan det kommer til at fungere - det er kun bestyrelsen, KABS o.lign, der skal have adgang. (b) Bestyrelsesdates til årsfesten. Hvis folks kærester gider og er inforståede med, at det kan være de pludselig står allene, er det hyggeligt nok at have kæresten med, Kim tager Kolding med, så han kan komme med til at snakke med de vigtige mennesker. 4
(c) Formanden skriver et tillykke-brev til Dronningen i anledningen af hendes fødselsdag + et gavekort til Kælderbaren og skriver, at vi håber at se hende til årsfesten. (d) Trines rådsmøde på onsdag: Meddelelser og kage kan ordnes i starten af mødet, før hun går på restaurant. (e) Oprydning: Ryd gerne lidt op på kontoret. Vi kan pante på fredag. Måske skal vi rydde lidt op, mens vi hygger og dekorerer skydedør. (f) Husk at logge af computerne (der er begrænsning på, hvor mange der kan væe logget ind samtidig) samt at lægge nøgler på plads. (g) Regning fra OPtur: Ordner Nanna og kører via intern økonomi. (h) PF klippekort kommer til at ligge sammen med bestyrelsesnøglerne. (i) Bederum (stillerum): Monika går gerne til møde med præsten. Vi tager det som punkt. (j) Besøg fra Tallinn: Vi synes det er en god idé at få besøg, men skal lige spørge dem, hvad de forventer. (k) OPturs reunion er samme dag som til middag hos Trine: Det slås sammen. Der er også 5 er-fredag den dag (nu på en torsdag). (l) Fjolle-referaterne fra OPtur er på google drive nu. (m) Forberedelse til møde med Marianne: Kim laver en fælles præsentation af PF og vi andre laver lige 1-2 minutter præsentation om vores område. (n) Kim har skrevet til rektor og spurgt, hvornår der bliver kvartalsmøde. 5