GUIDEN / TILGÆNGELIG WEB FOR WEBREDAKTØRER VÆRKTØJET TIL TILGÆNGELIG WEB CENTER FOR LIGEBEHANDLING AF HANDICAPPEDE
INDHOLD / MAINSTREAMING AF HANDICAPOMRÅDET Introduktion Fasthold navigationsstrukturen Sproget Layout af tekst Skrifttype (font) Brugen af farver i forbindelse med design, navigation og tekst Hierarkisk opbygning af overskrifter Tilknyt en Alt -tekst til billeder m.m. Tilknyt en Alt -tekst til grafiske elementer, grafer m.m. Undgå blinkende, flimrende og urolig tekst eller elementer. Undgå automatisk åbning af vinduer Undgå at bruge tabeller til laout Brugen af multimedier Sådan gør du PDF-dokumenter tilgængelige! Sådan gør du Word dokumenter tilgængelige! Sådan gør du InDesign dokumenter tilgængelige Sådan reparerer du PDF-dokumenter 2 5 7 11 13 15 18 19 21 24 26 28 29 34 37 39 44 50
INTRODUKTION Denne guide er målrettet webredaktører, der opdaterer og vedligeholder hjemmesider. Derfor medtager guiden som hovedregel ikke viden, der vedrører arbejdet med at udvikle hjemmesider. På den anden side kan grænsen mellem arbejdet med at vedligeholde og udvikle hjemmesider være flydende. Derfor medtager guiden ind imellem viden, som kan være nødvendig for at sikre, at hjemmesiden fastholder den tilgængelighed, som er indtænkt fra starten. For de webredaktører, som arbejder med hjemmesider, hvor tilgængeligheden ikke er indtænkt fra starten, er denne viden endnu mere relevant. Her må man selv på baggrund af sin viden forsøge at sikre tilgængeligheden bedst muligt. Ønsker du at vide mere om krav til konstruktion, design, navigation og indhold i forhold til at gøre en hjemmeside tilgængelig, kan du læse guiden Tilgængelig web for webudviklere. Man skal i øvrigt være opmærksom på, at denne guide kun præsenterer de overordenede retningslinjer for tilgængelig web. Jævnførende retningslinjerne i WCAG 2.0 findes der en lang række undtagelser fra hovedreglerne. Og hvis en hjemmeside skal leve op til et AAA niveau jf. WCAG 2.0 stilles der helt særlige krav til hjemmesidens tilgængelighed. WCAG 2.0 er inddelt i tre niveauer WCAG 2.0 angiver tre niveauer for tilgængelighed. Niveau 1 (kaldet A i WCAG) er retningslinjer, som skal overholdes for, at mennesker med funktionsnedsættelse kan få adgang til information på netstedet. Niveau 2 (AA) er retningslinjer, der bør opfyldes for, at størstedelen af brugere med funktionsnedsættelse kan få adgang til information på netstedet. Niveau 3 (AAA) er retningslinjer, som kan opfyldes, hvis man ønsker, at alle brugere med funktionsnedsættelse har adgang til information på netstedet. Den generelle holdning i Danmark, såvel som i EU er, at hjemmesider skal overholde niveau 1 og 2. Krav til tilgængelighed I Danmark, EU, Canada og Australien følger man de retningslinjer for tilgængeligt webdesign, som World Wide Web Consortium (W3C) har opstillet. I USA følger man sine egne lovbefæstede retningslinjer kaldet Section 508. På nogle områder svarer disse retningslinjer til WCAG 2.0 og på andre gør de det ikke. Læs mere om tilgængelig web på: www.itst.dk. Læs mere om tilgængelig web på: www.w3.org. Hvad er WAI? World Wide Web Consortiet (W3C) arbejder med et bredt område inden for world wide web. Inden for W3C findes en gruppe, der arbejder for større tilgængelig på webben, der hedder WAI (Web Accessibility Initiative). Selve guiden, der angiver de konkrete tekniske retningslinjer for tilgængelig web, hedder WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guideline). Læs mere om WAI og WCAG 2.0 på: www.w3.org. Læs en dansk oversættelse af WCAG 2.0 på: www.wcag20.dk/wcag20-da/ 2 3
FASTHOLD NAVIGATIONSSTRUKTUREN Fasthold en klar, konsistent og logisk navigationsstruktur En hjemmeside med god tilgængelighed har indtænkt en klar, konsistent og logisk navigationsstruktur i systemet. Derfor er webredaktørens opgave at fastholde denne navigationsstruktur. Ifald du arbejder med en hjemmeside, hvor tilgængeligheden ikke er indtænkt, er det så meget desto vigtigere, at du er bekendt med nedenstående retningslinjer og så vidt muligt forsøger at overholde dem. Hvad er en klar, konsistent og logisk navigationsstruktur? En klar, konsistent og logisk navigationsstruktur handler om, at man benytter sig af ensartede navigationsmåder, symboler, grafisk opbygning osv., der gør det nemt for brugeren at få overblik over hjemmesiden, såvel som at huske den. Overholder man disse mål, gør man det samtidig nemt for brugeren at lære at bruge hjemmesiden. For en bruger med en kognitiv funktionsnedsættelse vil det for eksempel være meget vigtigt med en enkel, logisk og overskuelig opbygning af hjemmesiden, såvel som klar, konsistent og logisk navigationsstruktur. Det indebærer, at websiden vil være langt nemmere at forstå og bruge. En ensartet navigationsstruktur betyder for eksempel, at: Alle sider skal være opbygget på den samme måde Der bruges det samme design på alle sider. Du kan godt afvige lidt fra designet, men designet må ikke afvige så meget, at brugeren kommer i tvivl om, han/hun stadig befinder sig på den samme hjemmeside. Alle billeder skal placeres de samme steder på alle sider Alle ikoner og symboler skal have den samme betydning og funktion på alle siderne 4 5
Der bruges den samme tekstfarve på brødtekst og overskrifter på alle sider Der bruges den samme skrifttype (font) på alle sider (f.eks. skal der bruges den samme skrifttype til al brødtekst, overskrifter af typen H1, overskrifter af typen H2 osv.) Menuer, navigationsmetoder og funktionaliteter bør være opbygget ens på alle siderne SPROGET Skriv så læseren kan forstå det! Tekster til internettet bør altid skrives i et kortfattet og klart sprog. Skriftsprog er ofte skrevet i et lidt mere kompliceret sprog end talesprog. Skal du gøre en tekst mere forståelig, skal den derfor ligne talesproget. Menuerne skal være placeret de samme steder, så brugeren altid ved, hvor han/hun skal navigere fra. En tilgængelig hjemmeside skal kunne bruges uden mus Det er i øvrigt vigtigt at vide, at en hjemmeside kun er tilgængelig, hvis brugeren kan navigere rundt på hjemmesiden både med og uden brug af mus. For eksempel vil brugere, der anvender en skærmlæser eller brugere med motoriske funktionsnedsættelser ikke kunne bruge musen. De bruger i stedet tastaturet eller andre hjælpemidler, der erstatter musen. Forskellen mellem de to metoder er, at brugere peger med musen, mens de brugere, som anvender tastaturet o.l. tabber sig igennem hjemmesidens menuer og overskrifter. Det er igennem konstruktionen af hjemmesiden, at man indtænker denne tilgængelighed, og du har som redaktør ingen indflydelse på dette - bortset fra at du er med til at fastholde en eksisterende tilgængelighed gennem at fastholde navngivning af overskrifter H1, H2 osv. Læs mere om opbygning af navigationsstruktur på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. Undersøgelser har desuden vist, at internetbrugere generelt både er mere utålmodige og har sværere ved at læse en tekst på skærm frem for en tekst på print. Det er yderligere en grund til at skrive kortfattet og letforståeligt. I praksis vil det ikke altid være muligt at formulere en tekst, så den er letforståelig. Specielt ikke, hvis emnet der formidles, har et komplekst fagligt indhold. Men det er målet. 6 7
Skriv kortfattet og klart for alles skyld! Brugere med forskellige former for funktionsnedsættelse har forskellige behov, og derfor er der forskellige grunde til, at teksten skal være letlæselig. Brugere med en kognitiv funktionsnedsættelse kan have svært ved at forstå tunge, faglige og snørklede tekster. Brugere med læsevanskeligheder ligeså. For brugere, der bruger en skærmlæser, kan det være en langsommelig omgang at komme igennem en tung tekst, da de får læst den op. Også mange brugere uden funktionsnedsættelse foretrækker letforståelige tekster. Derfor for alles skyld: Skriv kortfattet og klart! Hvordan gøres teksten letforståelig? Når du skal gøre en tekst letforståelig, skal du skrive i korte sætninger, undgå passive sætninger, bagvendte sætninger, komplicerede sætninger mv. Desuden skal sværhedsgraden i sproget målrettes i forhold til målgruppen, dvs. brug ikke fagsprog, hvis målgruppen ikke er fagspecialister inden for området. Endvidere bør du overveje, hvordan du forklarer et emne så pædagogisk som muligt. Strukturer teksten efter den omvendte nyhedstrekant! I forbindelse med skrivning af tekster til nettet bruger man den omvendte nyhedstrekant som ideal. Det vil sige, at det vigtigste indhold kommer først i teksten og derefter kan du uddybe. Dette ideal gælder for skrivning af tekster til internettet, fordi man ved, at brugere ofte nøjes med at skimme teksten enten med det formål at få et hurtigt over blik - eller for at vurdere, hvorvidt teksten er umagen værd at læse. Bryd teksten op i små bidder Hvis du bryder teksten op i små bidder med hver sin overskrift, er det nemt for læseren at danne sig et overblik over tekstens indhold. Det kræver selvfølgelig også, at overskrifterne er korte og beskrivende for indholdet. Det kan også være en fordel at bruge punktopstillinger, da det øger overskueligheden. Hvordan tester man sværhedsgraden af sproget? Du kan måle, hvor forståelig en tekst er ved at udregne LIX-tallet for teksten. LIX-tallet måles ud fra de enkelte ords længde, samt antal ord og tegn i en sætning. Jo højere LIX-tallet er, jo sværere vil den være at læse. Og det modsatte gælder med et lavere LIX-tal. Det betyder selvfølgelig ikke, at teksten automatisk er forståelig, hvis den har et lavt LIX tal, da indholdet jo stadigt skal være forståeligt. Men et lavt LIX-tal indikerer, at der er brugt korte ord og sætninger, hvilket i sig selv gør teksten mere letfordøjelig. LIX-tal: < 24 : Meget let: Børnebøger 25-34: Let: Lettere skønlitteratur 35-44: Middel: Dagblade o.l. 45-54: Svær: Populærvidenskabelige artikler, faglitteratur > 55 : Meget svær: Teoretiske afhandlinger, lovtekster o.l. 8 9
Udregn LIX tallet på: http://bedreword.dk/lixberegning/index.html. Læs mere om sprog på nettet på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. Læs mere om nyhedstrekanten på: http://skrivtil.net/nyhedstrekant. html. LAYOUT AF TEKST Gør teksten overskuelighed gennem layout Gennem layout af teksten kan du gøre meget for at gøre teksten mere overskuelig og læsevenlig. Nedenstående punkter er nogle af de ting, du i praksis kan gøre: Kort linjelængde er vigtig Når du layouter teksten, er det vigtigt at tænke på, at tekstblokken ikke bliver for lang. Rundt regnet kan man sige, at en tekstblok ikke bør fylde mere end ca. 10-15 cm i bredden (dvs. 40-60 tegn). Korte tekstblokke er mere overskuelige og læsbare for alle. Men specielt for brugere med læseproblemer er det vigtigt, at teksten ikke er for lang. Brug ikke lige marginer! Selv om mange måske vil mene, at en tekst ser pænere ud med lige marginer ud fra et grafisk synspunkt, så har brugerne generelt sværere ved at læse sådan en tekst på skærmen. For læsere med læseproblemer har det endnu større betydning. Brug derfor ikke lige marginer. Brug ikke understreget tekst! Det er en dårlig idé at bruge understreget tekst, da det kan forveksles med links. Brug ikke tekst i kursiv! Tekst i kursiv er meget almindelig i trykt materiale, f.eks. i forbindelse med citater o.l. Men kursiv er vanskelig at læse på skærmen, og bør derfor undgås i forbindelse med elektroniske tekster. Brug ikke store bogstaver! Tekst, der udelukkende er skrevet med store bogstaver (versaler eller kapitæler), er svær at læse. De bør derfor undgås. 10 11
Andre problemstillinger i forhold til en teksts tilgængelighed: Brug ikke tekster, der blinker! Brug ikke tekst, der blinker, da det kan virke forvirrende for brugere med læsevanskeligheder og brugere med forstørrelsesprogrammer. Desuden kan det skabe problemer for skærmlæsere. Brug ikke quotation markup til at indrykke en tekst Brug ikke quotation markup (elementerne <Q> og <BLOCKQUOTE> i html koden) til at opnå en effekt med indrykket tekst. Det kan medføre, at skærmlæseren ikke kan læse teksten korrekt, fordi man bruger elementet i en forkert kontekst. Quotation markup skal udelukkende bruges til citater. Brug i stedet CSS til at indrykke en tekst. Opmærk lister korrekt! Lister bør opmærkes som lister med <OL> eller <UL> og ikke som tabelelementer. Læs mere om layout af tekst på nettet på: www.itst.dk/it-arkitektur-ogstandarder/tilgengelighed. SKRIFTTYPE (FONT) Fasthold brugen af retningslinjerne for design af teksten Nyere hjemmesider vil som oftest bruge CSS (Cascading Style Sheets) til layout af tekst. CSS er et sprog, der beskriver hjemmesidens design og layout. For at en hjemmeside skal være tilgængelig er det nødvendigt, at man har brugt CSS til design og layout af hjemmesiden. Brugen af CSS indebærer, at man i style sheeten (i praksis er det en fil som er tilknyttet hjemmesiden) har beskrevet hvilken skrifttype (font), tekststørrelse, tekstfarve m.m., der skal bruges på hjemmesiden. Som redaktør er det din opgave at fastholde brugen af disse vedtagne designregler. I et Content Management System vil du ofte blot skulle vælge, om din tekst er brødtekst, overskrift H1, H2 osv. og herefter sikrer systemet automatisk, at din tekst får den rette skrifttype, størrelse, farve osv. Tekstens layout skal understøtte tilgængelighed Hvis tilgængeligheden ikke er indtænkt i systemet, er det vigtigt, at du selv er opmærksom på retningslinjer for tilgængeligt design i forhold til tekstens layout. Det indebærer, at du skal være opmærksom på følgende punkter: Valg af font Det anbefales at bruge en font uden seriffer, f.eks. Verdana eller arial, når man skriver elektroniske tekster, da denne font er mere læsevenlig på skærmen. Fontens størrelse Fonten bør ikke være for lille, dvs. ikke under 10 pkt. Hvis der er brugt relative enheder ved konstruktionen af hjemmesiden, har brugeren dog muligheden for selv at skalere tekststørrelsen op og ned. Gøres for eksempel ved at holde CRTL nede samtidig med at man bruger scrolfunktionen på musen. 12 13
Brug relative enhed Brug altid relative enheder i style sheeten, når der skal angives tekststørrelsen. Det vil sige, at tekststørrelsen angives i % eller enheder ( em ). Brugen af relative enheder indebærer, at brugeren kan forstørre/ formindske tekststørrelsen efter behov. Læs mere om skrifttyper på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/ tilgengelighed. BRUGEN AF FARVER I FORBINDELSE MED DESIGN, NAVIGATION OG TEKST Brugen af farver i forbindelse med design, navigation og tekst Hvis du bruger et Content Management System, hvor tilgængeligheden er indtænkt vil farvevalget sandsynligvis allerede være valgt på forhånd af systemet jf. hjemmesidens retningslinjer for design og layout. Men hvis du har valgmuligheder eller systemet ikke har indtænkt tilgængelighed er det vigtigt, at du er opmærksom på følgende punkter: Hjemmesiden skal kunne læses uden farver En del brugere er farveblinde. Derfor skal hjemmesiden kunne læses uden brug af farver. Undgå derfor også at bruge farvekombinationerne: rød/grøn og blå/grøn, da de ofte vil skabe problemer for denne gruppe brugere. Også mange svagsynede ændrer hjemmesiden til visning i s/h, da dette giver optimale kontrastforhold. Brug kun få farver i teksterne på hjemmesiden! Det kan virke forvirrende, hvis teksten er skrevet med mange forskellige farver. Brug derfor kun 1-2 forskellige farver til teksten. Desuden er der den fordel ved brugen af CSS, at brugeren selv kan skifte skriftfarve, hvis han/hun har svært ved at læse den valgte. Kontrast mellem for- og baggrund Forskellen mellem for- og baggrundsfarve (tekst og baggrund) skal være tilstrækkelig stor for, at teksten bliver læselig for svagsynede og farveblinde. Det er også vigtigt, at for- og baggrundsfarver er tilstrækkeligt kontrastfyldte i forhold til præsentation af grafer, diagrammer osv. Kontrasten kan måles med forskellige former for værktøjer. Det er ikke altid muligt at se med det blotte øje, om kontrasten mellem to farver er tilstrækkelig stor, da det ofte er marginaler, der gør forskellen. 14 15
Det vil ofte være muligt at finde en nuance af den ønskede farve, der har en tilstrækkelig kontrast i forhold til en anden farve. Det er dog ikke muligt at vælge et design med meget douce farver, hvis man også ønsker at opfylde kravene til tilgængeligt web. Via værktøjet AIS, Web Accessibility Toolbar kan du simulere farveblindhed. Værktøjet kan slå farverne fra, hvilket giver mulighed for se, hvordan hjemmesiden ser ud uden brug af farver. Værktøjet giver også mulighed for at måle kontrasterne: www.visionaustralia.org.au. Brug baggrund uden mønstre eller andet forstyrrende Du bør benytte en baggrund, der er uden mønstre eller andre forstyrrende elementer. En enkel og ensfarvet baggrund er med til at øge læsbarheden af en hjemmeside. Det anbefales endvidere, at du ikke bruger en ren hvid (#FFFFFF) som baggrund, da den kan være meget skarp for øjnene at se på og kan resultere i at bogstaverne flyder sammen. Brug ikke udelukkende farver som navigationsmetode Det antages, at én ud af 20 brugere har en form for nedsat opfattelse af farver. Derfor må du ikke udelukkende bruge farve som navigationsmetode, fordi brugere, der er farveblinde og andre brugere med synshandicap ikke vil være i stand til at navigere på baggrund af farver. I praksis indebærer det, at du ikke må bruge grafiske elementer eller tekster, der alene gennem deres farve angiver en form for information eller funktionalitet. For eksempel kan du ikke bruge en navigationsform, hvor en rød knap angiver en stop - funktion og en grøn knap, der angiver en fortsæt - funktion. Her bliver du nødt til også at skrive henholdsvis Stop og Fortsæt på knappen. Hvis du bruger farver som navigationsmetode, bør informationen også være tilgængelig via tekst (mark-up). Læs mere om farvevalg på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/ tilgengelighed. 16 17
HIERARKISK OPBYGNING AF OVERSKRIFTER Overskrifter bør være hierarkisk opbyggede Når man taler om at opbygge overskrifter hierarkisk menes der, at de vigtigste overskrifter navngives med en H1, og at de underliggende overskrifter navngives alt efter deres hierarkiske betydning i teksten. Navngivningen skal være konsistent gennem hele hjemmesiden. Menuer kan for eksempel navngives med H1, overskrifter (rubrikker) på artikler med H2, underoverskrifter (underrubrikker) nede i artiklen med H3 osv. Denne hierarkiske opbygning hjælper brugere med skærmlæser til at få overblik over sidens indhold og de forskellige teksters vigtighed i forhold til hinanden. I et Content Management System, hvor tilgængeligheden er indtænkt, vil den hierarkiske overskriftsstruktur, allerede være indtænkt. Her kan du blot sikre tilgængeligheden ved at huske at navngive al tekst jf. de designmæssige retningslinjer for hjemmesiden. Læs mere om den hierarkiske opbygning af overskrifter på IT- og Telestyrelsens hjemmeside: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. LINKS Linkteksten skal kunne forstås uden for sin kontekst Når du skriver links på en hjemmeside, skal linkteksten kunne forstås uden for sin kontekst. Det vil sige, at linkteksten skal være beskrivende for den side, du sender brugeren videre til. Det er for eksempel ikke nok, at du skriver Klik her, Læs mere her osv. En sådan information vil en blind bruger ikke have megen glæde af. I stedet skal du skrive teksten i linket, så linket kan forstås uden for sin kontekst. Eksempler: Klik her for at downloade blanketten vedrørende flyttemeddelelse til Folkeregistret. Læs mere om teaterfestivalen her. Undgå at skrive hele url-adressen i linket Du skal undgå at skrive hele url-adressen i linket, fordi en skærmlæser vil læse hele teksten op, hvilket kan være tidsrøvende for brugeren. Skriv i stedet en kort beskrivende tekst, som nævnt ovenfor ved hjælp af attributten title. Eksempel: Html koden: <a href= http://www.ism.dk/temaer/sociale-omraader/handicap/puljer-og-projekter/nye-ognemmere-veje/sider/start.aspx title= Åbner i et nyt vindue target= _blank >Læs mere om Projekt Nye og nemmere veje her</a> Det synlige resultat: Læs mere om Projekt Nye og nemmere veje her 18 19
Husk at give brugeren besked, hvis han/hun sendes til en ny side Hvis du sender brugeren til en ny side via linket, skal du oplyse brugeren om det. I praksis kan det gøres ved at bruge attributten title. Content management systemer vil ofte have indbygget en funktion til netop dette formål, hvor du kan skrive en supplerende tekst, når du vælger at henvise brugeren til en ny hjemmeside. Eksempel: Skriv for eksempel i tekstfeltet: Åbner i nyt vindue Undgå at bruge enslydende linktekster, der henviser til forskellige steder Du bør undgå, at den samme linktekst viser forskellige steder hen. Det vil forvirre mange brugere, fordi man ikke ud af indholdet i linkteksten kan gennemskue, hvor man bliver vist hen. Læs mere om emnet links på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. TILKNYT EN ALT -TEKST TIL BILLEDER M.M. Hvad er en Alt -tekst? ( alternative text equivalent ) Alternativ tekster - eller Alt -tekster, som de kaldes i daglig tale - er en mulighed for indsætte tekst ved de elementer, som en blind eller svagsynet bruger ikke kan se. Det kunne f.eks. være i forbindelse med billeder eller grafiske elementer, f.eks. navigationsknapper, knapper til download af filer/lydfiler/videoklip eller image maps (klikbare billedkort e.l.). Hvad skal en alternativ tekst bruges til? En Alt-tekst gør det muligt for en skærmlæser at læse teksten op for brugeren. Det kan også være en fordel for de brugere, der har slået visningen af billeder og grafik fra, da de ved hjælp af Alt-teksterne kan se, hvad hjemmesiden indeholder. NB. Nogle brugere har slået visningen af billeder og grafik fra for ikke at bruge tid på at downloade billedfiler og grafiske elementer. De fleste brugere har dog efterhånden så stor en båndbredde, at det ikke længere er relevant at gøre. Hvad skal en alternativ tekst indeholde? Alt-teksten skal være klar og kortfattet. Dens indhold vil afhænge af elementets betydning. Hvis elementet har en illustrerende funktion, skal Alt-teksten kort beskrive, hvad elementet forestiller. Hvis elementet fungerer som en navigationsmetode, skal Alt-teksten forklare funktionaliteten. Og hvis grafikken linker til en anden side, skal der indsættes en title-attribut som beskriver linket. Alt -teksten må ikke være for lang Vær opmærksom på, at Alt -teksten ikke bliver længere end højst nødvendig, da det vil være tidskrævende for brugere af skærmlæsere at sidde og vente på at få læst alenlange tekster op. 20 21
Hvis du ønsker at indsætte en længere beskrivelse, kan longdesc-attributten anvendes. Hvordan indsættes Alt -teksten i praksis? Hvis hjemmesiden er opbygget i et CMS (Content Management System) vil der sandsynligvis være et Alt-tekst felt integreret i systemet, hvor man kan skrive teksten ind. Hvis der er tale om en hjemmeside med adgang til HTML-koden, skrives Alt-teksten ind i HTML en i forbindelse med det element (f.eks. et billede), som alt-teksten skal tilknyttes: <a href:.><img scr= Københavns_havn.jpg width = 200 height= 150 alt= Billede af Københavns havn /> NB. Det er desuden god skik at give billedfilen et sigende navn. Det vil ofte ikke være nødvendigt at skrive Billede af i Alt - teksten, fordi skærmlæseren automatisk fortæller brugeren, at der er tale om et billede. Det er dog forskelligt alt efter, hvilken skærmlæser man bruger, i hvilket omfang programmet automatisk læser op, om der er tale om et billede, en knap osv. Indsæt en tom alt tekst, hvis billedet ikke indeholder information Billeder, der udelukkende er illustrerende eller skal udtrykke noget symbolsk, kan enten have tilknyttet tomme Alt-tekster, dvs. alt= (der må ikke være mellemrum mellem de to citationstegn) eller du kan indsætte en kort beskrivelse af billedet. Du kan også vælge i første omgang at beskrive billedet kort med henvisning til en fil med en længere beskrivelse. Så kan brugeren selv vælge, hvorvidt han/hun ønsker at høre den lange beskrivelse. Husk Alt -tekst i forbindelse med client-side image map (billeder med links) Hvad er client-side image map? En client-side image map er et billede (img element), som har tilknyttet en form for funktionalitet. Et image map kan være et landkort eller en menu, der har klikbare felter, der linker e til andre sider. Der skal tilknyttes en Alt -tekst til billedet, der beskriver selve kortet, såvel som alle klikbare elementer på kortet. Ofte vil det være mest hensigtsmæssigt, at Alt -teksten svarer til teksten på kortet. Men den kan også være både kortere eller længere alt efter konteksten. Desuden skal du være opmærksom på, at image mappen ikke kun skal være tilgængelig for skærmlæsere, men også for brugere, der anvender tastaturet til at tabbe sig igennem menuerne. NB. Client-side image map kaldes sådan, fordi det er browseren, der er the client - og det er den, som skal håndtere resultatet af, at brugeren klikker på billedet. Læs mere om Alt -tekster på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed Læs mere om image maps på: www.webaim.org. 22 23
TILKNYT EN ALT -TEKST TIL GRAFISKE ELEMENTER, GRAFER M.M. Billeder, der fungerer som knapper Når du bruger billeder, der fungerer som en knap, skal Alt -teksten beskrive funktionaliteten. Er der for eksempel tale om en søgeknap, skal Alt -teksten blot hedde Søg. Billeder der er indlejret i layoutet På nogle hjemmesider er der brugt tomme billedfiler til at få layoutet til at se ud på en ganske bestemt måde. Disse filer er ikke synlige for brugeren. For at give skærmlæseren besked på, at disse filer er tomme, indsættes følgende Alt -tekst: alt= (der må ikke være mellemrum mellem de to citationstegn). Tekster, der ligger indlejret i grafikken Hvis for eksempel en menutekst er indlejret i et grafisk element eller et billede, kan en skærmlæser ikke læse teksten. Derfor kræver denne form for navigation en Alt -tekst. Det vil dog være mere hensigtsmæssigt at bruge CSS til at opnå denne effekt, fordi man ikke kan forstørre en tekst, der ligger indlejret i et grafisk element. Den grafiske tekst vil blot blive mere utydelig, når den forstørres. Læs mere om Alt -tekster på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed Billedfiler kan også bruges til at skabe forskellige former, som for eksempel buer, bogstaver osv., der indgår som en del af designet på hjemmesiden. Disse skal også blot have indsat en tom Alt -tekst. Det vil dog være sjældent, at man ser denne måde at layoute hjemmesiden på, efterhånden som alle bruger CSS til design og layout. Grafer, diagrammer o.l. Grafer, diagrammer o.l. kan indeholde flere informationer end der kan stå i en Alt -tekst. I disse tilfælde kan du skrive et resumé af grafens resultater i XHTML en. Beskrivelsen kan for eksempel via attributten longdesc i forbindelse med <img> taggen: longdesc= longdescriptions. html#graf1 >. Derudover skal du tilføje en Alt -tekst, der beskriver selve grafen som element. 24 25
UNDGÅ BLINKENDE, FLIMRENDE OG UROLG TEKST ELLER ELEMENTER Undgå tekst eller indhold, der bevæger sig Nogle mennesker med kognitive funktionsnedsættelser er ikke i stand til at læse tekst, der bevæger sig. Desuden kan bevægelser eller en flimrende skærm distrahere så meget, at de heller ikke er i stand til at koncentrere sig om at læse teksten på siden. Også mennesker med synsnedsættelse kan have svært ved at læse tekst, der bevæger sig. Derudover kan skærmlæsere ikke opfatte tekst, der bevæger sig. Læs mere om uroligt indhold på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. Undgå flimrende skærme Indholdet på en hjemmeside må ikke få skærmen til at flimre. Flimrende skærm kan skyldes, at der er tekst eller objekter, der bevæger sig, eller hvis hjemmesiden bliver opdateret automatisk. Undgå rullende tekster Rullende tekster bør så vidt mulig undgås, fordi en lang række brugere med syns- og læseproblemer kan have svært ved at læse disse tekster. Hvis en side indeholder rullende tekster, bør der være en funktion, hvor brugeren kan fastfryse bevægelser og opdateringer. Undgå blinkende tekster Blinkende tekster, objekter eller andre elementer bør undgås, fordi de kan være svære at opfatte for nogle mennesker med funktionsnedsættelse. Undgå blinkende indhold Blinkende indhold kan forårsage anfald hos mennesker med fotosensitiv epilepsi. Anfald kan fremprovokeres, hvis indholdet flimrer med en høj intensitet og med en frekvens mellem 2-55 Hz. 26 27
UNDGÅ AUTOMATISK ÅBNING AF VINDUER Undgå automatisk åbning af vinduer Det er vigtigt at undgå automatisk åbning af nye vinduer, f.eks. ved at musen kører hen over et element på skærmen. Det kan virke meget forvirrende for brugere med nedsat syn eller kognitiv funktionsnedsættelse. Gør i stedet sådanne valg til en aktiv handling, som brugeren selv vælger. Du skal altid gøre brugeren opmærksom på, at siden åbnes i et nyt browservindue, f.eks. i forbindelse med klik på eksterne links. Undgå at benytte automatiske pop-up vinduer Undgå at benytte pop-up vinduer eller andet, der automatisk kommer frem på brugerens skærm ved aktivering. Hvis der bruges pop-up vinduer eller andet, bør disse være forsynet med en luk-funktion, der giver brugeren mulighed for at lukke vinduet. Vær også opmærksom på, at luk-knappen er tilgængelig, dvs. at den ikke er så lille, at den er vanskelig at ramme for mennesker med nedsat syn eller bevægelseshandicap. Luk-funktionen skal desuden være tilgængelig via brug af tastaturet. UNDGÅ AT BRUGE TABELLER TIL LAYOUT Brug ikke tabeller til layout af indhold! Tabeller har traditionelt været brugt på to måder: til præsentation af data og til præsentation af indhold. I sidstnævnte tilfælde bruger man altså tabeller til at formatere og layoute indholdet. Det er dog en rigtig dårlig idé, da man risikerer, at brugere, der anvender en skærmlæser, får hjemmesiden præsenteret på en meget uhensigtsmæssig måde. I stedet bør man altid bruge CSS til layout og formatering af indholdet. Sådan oplæser en skærmlæser en tabel En skærmlæser oplæser en tabel lineært, dvs. den vil læse hver enkelt celle i tabellen fra venstre mod højre, linje for linje. I nogle tilfælde er siden måske layoutet så denne rækkefølge er logisk, når den oplæses af en skærmlæser. Men ofte vil det indebære en tilfældig oplæsning af tekstblokke, der ikke giver nogen mening for brugeren. Hvis man af én eller anden grund insisterer på at anvende tabeller til layout, kan man teste om tabellen giver mening, når den læses lineært ved hjælp af tekstbrowseren Lynx og det kan testes ved hjælp af Web Accessibility Toolbar. I det hele taget kan det være uhensigtsmæssigt at benytte sig af pop-up vinduer, fordi mange brugere gennem deres sikkerhedsindstillinger på computeren har fravalgt disse. Derfor skal man ikke skrive vigtig information i et pop-up vindue. I stedet kan du lade den stå som et link, som brugeren kan vælge at åbne. Læs mere om uroligt indhold på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. 28 29
Brug kun tabeller til præsentation af data! Tabeller bør kun bruges til præsentation af data. En datatabel er en tabel, der præsenterer data, f.eks. præsentation af regnskab, statistik, køreplaner osv. Datatabeller kan være opbygget simpelt eller komplekst. Eksempel på en simpel datatabel Overskrift 1 Overskrift 2 Overskrift 3 Overskrift 4 Overskrift 5 Tekst 1 x x x x x Tekst 2 x x x x x Tekst 3 x x x x x Eksempel på kompleks datatabel: Overskrift 3 Overskrift 1 Overskrift 2 Tekst A Tekst B Tekst C Tekst D Tekst 1 x x x x Tekst 2 x x x x Når man skal gøre datatabeller tilgængelige Man skal være opmærksom på, at brugere, der kan se tabellen, danner sig et overblik over tabellen ved visuelt at skanne hen over indholdet, såvel som man læser indholdet i tabellen. Denne mulighed har en bruger, der benytter sig af en skærmlæser ikke. For at en bruger med skærmlæser kan danne sig et overblik over en datatabel, skal den være designet og opmærket (dvs. identificeret) på en sådan måde, at oplæsningen af data virker logisk for brugeren. En skærmlæser vil normalt læse hver enkelt celle op i vandret rækkefølge. Man kan dog godt opmærke cellerne i en bestemt rækkefølge og dermed specifikt fortælle en skærmlæser i hvilken rækkefølge cellerne skal læses op. Principperne for opmærkning af datatabeller Princippet for opmærkningen af en tabel er, at man sammenknytter kolonner, rækker og celler til hinanden. Det indebærer, at tabellen får en logisk struktur, der kan aflæses af en skærmlæser. Og det betyder, at tabellens indhold bliver oplæst i en bestemt rækkefølge. Opmærkningen er en forholdsvis enkel proces, når der er tale om en simpel datatabel. Hvis overskrifterne i en simpel datatabel begynder øverst i venstre hjørne (dvs. i første række, i første kolonne) behøver man slet ikke at opmærke tabellen, da skærmlæseren automatisk vil læse tabellen lineært fra ende til anden. Opmærkningen bliver straks mere kompliceret, når der er tale om en kompleks datatabel. Her bliver man nødt til at tilknytte flere celler til hinanden, for at brugeren skal forstå sammenhængen mellem overskrifter og tal. Risikoen for at lave fejl er stor. Undgå derfor at bruge komplekse datatabeller, men vælg i stedet simple datatabeller, hvor det overhovedet er muligt. Brug eventuelt forkortelser af overskrifter! Det kan være en god idé at bruge forkortelser af overskrifter. Specielt i forbindelse med brugen af komplicerede datatabeller, hvor overskrifterne bliver læst op af skærmlæseren for hver enkelt celle. Det kan blive en langsommelig affære for brugeren at komme igennem en hel tabel, hvis overskrifterne er lange. Forkortelser kan skrives ind i tabellen ved hjælp attributen abbr. Ex. <th id= header1 abbr= Antal indbyggere >Antal indbyggere i kommunen </> 30 31
Skriv eventuelt en opsummering af indholdet I forbindelse med komplicerede tabeller kan det for brugere med synsnedsættelse være en god service at skrive en kort opsummering (summary) af, hvad tabellen indeholder. Det sparer brugeren for tid og energi i forhold til at skulle danne sig overblik over tabellens indhold. Det kan gøres ved at bruge attributen summary. Du kan ligeledes bruge summary som en nødløsning, hvis du gerne vil præsentere en tabel men ikke har tilstrækkelig viden om, hvordan du opmærker en tabel, så den er tilgængelig. Det kan også gøres ved at skrive en beskrivende tekst nedenunder tabellen. Brug relative størrelsesangivelser i tabeller! Desuden skal man bruge relative størrelsesangivelser til at definere tabellen, således at brugeren kan forstørre skærmbilledet efter behov. Hvis man bruger tabel til layout skal man ikke bruge opmærkning af cellerne, som man gør ved præsentation af data, da det blot vil forvirre en skærmlæser. Øg læsbarheden via design! Når du designer tabellen, er det også vigtigt at lave luft omkring rækker, kolonner og tekst. Det øger læsbarheden af tabellen. <A href= #skip >Skip tabel</a> <table..> </table> <A name= skip ></A> Læs mere om opmærkning af datatabeller: www.w3.org. Læs mere om WCAG 2.0 og teknikker: www.w3.org. Læs mere om Lynx på: http://lynx.browser.org. Download AIS, Web Accessibility Toolbar, som kan downloades på: www.visionaustralia.org.au. Læs mere om tabeller og tilgængelighed: www.itst.dk/it-arkitektur-ogstandarder/tilgengelighed. På hjemmesiden www.accessify.com kan man bruge et online værktøj som hjælp til at opmærke en simpel såvel som en kompliceret tabel. Giv tabellen et navn! Det er en god idé at give tabellen en <CAPTION> -tekst eller titel tekst (title= Navn på tabel ). Giv brugeren mulighed for at springe tabellen over! Det kan også være en god idé at give brugere mulighed for at spring tabellen over, hvis de ikke ønsker at lytte til indholdet. Dette gøres ved hjælp af skip tabel-link. 32 33
BRUG AF MULTIMEDIER Lydfiler Lydfiler bør ligge som tekster Hvis en hjemmeside tilbyder lydfiler, skal indholdet transkriberes, således at lydfilen gøres tilgængelig for brugere, der er døve eller har en hørenedsættelse. I praksis placeres linket til filen med transkriptionen ved siden af linket til lydfilen. Denne funktion er først og fremmest rettet mod brugere med nedsat hørelse. Men den kan også bruges af brugere, der sidder i et meget støjende miljø, hvor man ikke vil være i stand til at høre lyden. Eller brugere, der sidder i et stille miljø, hvor man ikke kan forstyrre andre. Desuden betyder transkriptionen af video- og lydfiler, at teksten er tilgængelig for alle, der måtte søge information om emnet, såvel som denne funktion er med til at optimere søgemaskinernes søgeresultater på hjemmesiden. Videoklip Videoklip bør have alternative repræsentationer Hvis der ligger videoklip på hjemmesiden, bør der ligge en alternativ repræsentation af det visuelle spor, der beskriver indholdet for blinde brugere. Det kan være i form af en tekst, lydfil eller synstolkning, der beskriver indholdet. Desuden bør der tilbydes en transkription af det auditive spor for brugere med hørehandicap i form af en tekst, der beskriver indholdet. Animationer Undgå animationer Du skal så vidt muligt undgå animationer som f.eks. animerede giffer eller blinkende grafisk tekst, hvis hjemmesiden skal være tilgængelig. Især hvis der er tilknyttet en form for funktionalitet til disse, kan det være svært for brugere, der ikke kan se eller bruge musen at manøvrere via disse, såvel som for gruppen af læsesvage brugere. Også brugere uden funktionsnedsættelse kan opleve animationer som forstyrrende. Hvis du alligevel bruger animerede giffer eller blinkende grafisk tekst på hjemmesiden, skal de have tilknyttet en Alt -tekst og/eller mulighed for at stoppe eller fastfryse bevægelsen. Brugen af flash Flash kan gøres tilgængelig Flash har ikke tidligere være tilgængelig for skærmlæsere, såvel som at hjemmesider konstrueret i Flash ikke har været tilgængelige for brugere, der udelukkende kunne bruge tastaturet. Det er nu ved at ændre sig, således at Flash i mange henseender nu er fuldt tilgængeligt. Principper for tilgængelighed i Flash I forbindelse med flash-filer gælder de samme principper som for tilgængelighed til hjemmesider generelt: 34 35
Der skal skrives Alt -tekster til ikke-tekstlige elementer, som f.eks. billeder grafik, videoklip, animationer osv. Hvis der bruges lydfiler med tale, skal indholdet gengives i tekstformat Hvis der bruges musik, skal man være opmærksom på, hvordan den fungerer med skærmlæserens læsning. Det skal være muligt at navigere med og uden mus Man bør undgå animationer af tekst, knapper og inputfelter. Læs mere om brugen af multimedier på: www.itst.dk/it-arkitektur-ogstandarder/tilgengelighed. Læs mere om tilgængelighed og Flash på: www.adobe.com. SÅDAN GØR DU PDF-DOKUMENTER TILGÆNGELIGE PDF (Portable Document Format)-dokumenter er meget populære. Det har tidligere heddet sig, at PDF-dokumenter var utilgængelige for skærmlæsere. Men sandheden er, at problemet er opstået, fordi man ikke har indtænkt tilgængeligheden i det format, som dokumentet oprindeligt har været konverteret fra. Skal PDF-dokumenter være tilgængelige for skærmlæsere gælder det derfor om at gøre det oprindelige dokument tilgængeligt eller som nødløsning bruge de reparationsmuligheder, der ligger i Adobe Acrobat Professional for at sikre tilgængeligheden. To måder at gøre PDF-dokumenter tilgængelige på: 1. Tilgængeligheden er indtænkt i det format, som dokumentet er konverteret fra og oprindeligt er oprettet i. 2. Reparation af et eksisterende PDF-dokument. Første metode er at foretrække og nemmere at arbejde med. Ved denne metode er det desuden muligt at foretage yderligere redigering i dokumentet, da man i højere grad kan konvertere til PDF format igen uden at miste den opmærkning, der sikrer tilgængeligheden. Ved reparation af PDF-dokumentet mister man hele dette arbejde i en redigeringsproces af det oprindelige dokument og skal begynde forfra med at reparere på dokumentet for at sikre tilgængeligheden. Begge metoder kan dog være forholdsvis ressourcekrævende. Men som alt andet gælder det, at første gang kan være meget ressourcekrævende. Men når man først har opnået rutine i arbejdsgangen, er det en forholdsvis hurtig proces. 36 37
Man kan også håbe, at det kun er et spørgsmål om tid, før producenter af programmer som Microsoft Office Word og Adobe InDesign automatisk indtænker tilgængelighed for brugeren eller i det mindste gør det nemmere at sikre tilgængeligheden til de forskellige dokumentformater. De følgende afsnit beskriver, hvordan man gør henholdsvis word, InDesign og PDF-dokumenter tilgængelige. SÅDAN GØR DU WORD DOKUMENTER TILGÆNGELIGE! Gør dig klart fra starten, om dit Word dokument skal være tilgængeligt! Når du opretter et Word dokument, er det hensigtsmæssigt at gøre sig klart, hvad dokumentet skal bruges til. Skal det blot bruges som kladde for dine egne fortegnelser? Skal det offentliggøres på et tidspunkt? Skal Word dokumentet konverteres til en PDF fil? - eller skal teksten flyttes over i et layoutprogram som f.eks. InDesign? Skal Word dokumentet offentliggøres på et senere tidspunkt eller konverteres til en PDF fil, kan du gøre det tilgængeligt ved at formatere al teksten. Også hvis teksten skal flyttes over i et InDesign dokument er det en stor fordel, at Word dokumentet er gjort tilgængeligt. Du kan læse mere om tilgængelighed og InDesign dokumenter i næste afsnit. Du bør starte med at fastsætte sproget i dokumentet. Mange har sat sprogindstillingen til dansk som default men vær sikker på, at sproget er indstillet korrekt. Du formaterer teksten i et Word dokument ved at bruge programmets formateringsfunktioner under menuen: Formater/Typografier. I praksis betyder det, at du angiver al tekst i dokumentet efter teksttype. Og du bruger disse valg i hele dokumentet. Desuden skal du tilføje Alt -tekster til billeder, grafik jf. s.21. Dette gøres ved at højreklikke på elementet (Word 97-2003). Vælg Formater Billede/Web: Her kan du skrive din Alt -tekst. Vær opmærksom på, at hvis man indsætter et screendump i et Word 2007 dokument, skal man i stedet indsætte Alt -tekst via Formater/ størrelse. 38 39
Eksempel på formatering af tekst i Word dokument Brødteksten angives som Normal. Du kan herefter i menuen Formater/ Typografi redigere layoutet af denne tekst. Overskrifter angives som Overskrift 1, 2 3 osv. Du kan herefter i menuen Formater/Typografi redigere layoutet af denne tekst. Punktopstillinger angives som Punktopstilling. Du kan herefter i menuen Formater/Typografi redigere layoutet af denne tekst. - og sådan angiver du fremdeles typografien for al tekst i dokumentet. Principperne for strukturering af et Word dokument er altså de samme som ved strukturering af tekst og indhold på hjemmesider. Vær opmærksom på typen af PDF writer du anvender i forbindelse med konvertering fra Word til PDF format Vær opmærksom på hvilken type PDF writer, du bruger til at konvertere fra Word til PDF format ikke alle programmer medtager formateringen. Dvs. at du risikerer, at selv om dit Word dokument er tilgængeligt, bliver PDF-dokumentet utilgængeligt, fordi formateringen ikke er kommet med. Screendumps fra Word 97-2003 40 41
Screendump fra Word 2007 Hvis du har fulgt disse retningslinjer er Word dokumentet tilgængeligt. Du kan herefter offentliggøre det i Word formatet eller konvertere det til PDF. Det er under alle omstændigheder en god idé at konvertere det til PDF for at tjekke om dokumentet er tilgængeligt. Hvis der er problemer med tilgængeligheden i PDF-dokumentet, kan man reparere det i Adobe Acrobat Professional. Læs mere om dette i afsnit 17. Læs mere om, hvordan man gør word-filer tilgængelige på: www.itst.dk/ it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. 42 43
SÅDAN GØR DU INDESIGN DOKUMENTER TILGÆNGELIGE! Når man skal indtænke tilgængeligheden i et InDesign dokument er det en stor fordel at have overført teksten i dokumentet fra et tilgængeligt Word dokument, da teksten bibeholder sine oplysninger om af formateringen i teksten. Og InDesign har ikke selv nogen funktionalitet, der tilbyder en opmærkning af formateringen af teksten. Overordnet er der to ting, som har betydning for tilgængeligheden til PDF filer konverteret fra InDesign. Og det er tekstkæder (threads) og mærker (tags). Det er ikke muligt at kæde tekst, grafik og billeder i en rækkefølge, som giver mening, hvis det skal læses op af et skærmlæserprogram. At rækkefølgen er korrekt må man gennemse senere og evt. ændre, når InDesign dokumentet er konverteres til PDF-dokumentet. Desuden er det vigtigt, at du husker at angive sproget for dokumentet, når du opretter det. Du angiver sproget i menuen Edit/Properties/Dictionary og Spelling. Sådan laver du tekstkæder Tekstkæder skal sikre en logisk sammenhæng mellem tekstelementerne. Sandsynligvis bruger du allerede tekstkæder som en naturlig del af din arbejdsproces, hvis du kopierer din tekst fra et Word dokument over i et InDesign dokument. Du laver tekstkæder ved at placere din tekst på en side i en boks. Hvis du ønsker at fortsætte med at placere tekst på den næste side, klikker du på pilen i nederste højre hjørne. Her dukker et lille symbol frem (en boks med tekst indeni), der indikerer, at du ønsker at fortsætte teksten på næste side. Herefter laver du en boks på næste side, som automatisk vil blive fyldt op af tekst. Du skal ikke kæde alle siderne sammen, men gøre det afsnit for afsnit, således at der bliver en logisk sammenhæng mellem de forskellige tekstafsnit. Kilde: www.adobe.com. Læs mere om tekstkæder på: www.adobe.com. Gennemse sammenhængen i tekstkæderne Du kan tjekke sammenhængen i dokumentets tekstkæder ved at bruge menuen: View/Show Text Threads NB. Du skal gøre en tekstboks aktiv, dvs. klikke på den, for at tekstkæden vises. Hvis du ikke ønsker at se tekstkæden hele tiden, skal du slå funktionen fra i View/Hide Text Threads. Tilknyt tags til grafik Du skal tilknytte tags til alle elementer, som ikke er tekst, f.eks. grafik, billeder og tabeller i dokumentet. Få oversigt over strukturen i dit dokument Du kan få en oversigt frem over alle tags i dokumentet via menuen View/ Structure/Show Structure. Her har du også mulighed for at se hvilke tags, der er tilknyttet frames og elementer via Show Tag Markers og Show Tagged frames. 44 45
Tilknyt tags til elementer Klik på elementet. Højreklik vælg Tag Frame vælg hvilken form for tag du vil tilknytte dit element. Hvis der ikke oprettet tags i dit dokument kan du oprette dem gennem tags-menuen i Windows/Tags/New tag. Artifact: Denne tag bruges, når man ønsker at skærmlæsere skal ignorere elementet, f.eks. grafik og billeder, som kun har et illustrativt formål. Figure: Denne tag bruges i forbindelse med grafik, som skal læses af skærmlæser, f.eks. billeder. Paragraph tags (P, H, H1-H6): Man kan ikke bruge disse tags til at opmærke teksten med, da informationerne ikke transporteres over til PDF-dokumentet. Er kun relevant i forbindelse med konvertering af PDF filer til html format. Story: Programmet tilknytter automatisk denne tag til tekst elementer, hvor der ikke er angivet nogen tag. En anden mulighed er at lade InDesign indsætte tags automatisk på alle elementer, der endnu ikke er tagget. Dette gør du menuen i Structure Panel ved at vælge Add Untagged Items. InDesign vil herefter tilføje tagget Story til tekst rammer og tagget Figure til grafikelementer. Læs mere tilgængelighed til InDesign dokumenter på: www.adobe.com/ accessibility/pdfs/accessibledocswithindesigncs4.pdf 46 47
Tilknyt Alt -tekster til grafik: 1. Hvis Figure tagget endnu ikke er blevet tilføjet billedet, så kan det gøres gennem ovennævnte metode. 2. Klik på Figure i Structure Panel og vælg i menuen i øverste højre hjørne: New Attribute. 3. Herefter kommer et pop-up billede: I feltet Name skrives Alt (skal stå med stort A), i Value skrives den konkrete Alt -tekst. 2) Der kan være problemer med at få lov til at tagge sidetal på mastersider. I stedet kan man blive nødt til at vente med at tagge sidetal med tagget Artifact i Adobe Acrobat. Konvertering til PDF-dokument Nu skulle dokumentet være klar til at konvertere til et PDF. dokument. Gå til File/Export. Gem dokumentet under et navn. Herefter kommer Export Adobe PDF menuen frem. Her skal funktionen Create Tagged PDF være krydset af. Klik på Export. Nogle problemer i InDesign som det kan være godt at vide: 1) Det er uhensigtsmæssigt at bruge den automatiske listeopsætning i InDesign, fordi programmet ikke giver mulighed for at tagge punktelementer. Brug i stedet manuel indsætning af punkter (Type/Insert Special Character/Bullet Character). 48 49
SÅDAN REPARER DU PDF-DOKUMENTER Når du skal gøre et PDF-dokument tilgængeligt, afhænger arbejdsprocessen i høj grad af om tilgængeligheden allerede er indtænkt i det program, som dokumentet er skrevet i, f.eks. Word eller InDesign eller om du skal starte helt fra bunden af, for at gøre dokumentet tilgængeligt. Er tilgængeligheden indtænkt, er der kun nogle få ting, som du behøver at redigere. Er tilgængeligheden ikke indtænkt, kan det derimod være en omfattende arbejdsproces at starte helt fra bunden af, for at gøre dokumentet tilgængeligt. Arbejdsprocessen trin for trin: 1. Tjek at sikkerhedsniveauet for dokumentet er korrekt, dvs. at man skal sikre sig, at skærmlæsere har adgang til indholdet. Sådan gør du: Gå til File/Properties/Security Security Method: No Security 2. Test dokumentets tilgængelighed ved testfunktionen i Acrobat Professional (engelsk version). 50 51
Sådan gør du: Vælg menuen Advanced/Accessibility/Full check sæt testen i gang ved at klikke på Start Checking. Når testen er færdig, vil der komme en rapport, der enten siger: The checker found no problems in this document eller den præsenterer en rapport, der angiver de tilgængelighedsmæssige problemer, der eventuelt måtte være i dokumentet. Tip! Kommer du til at lukke testrapporten ned, kan du altid få den frem ved at klikke på handicapsymbolet i venstre menukolonne. Typiske problemer kan være: Manglende angivelse af sprog Selv om man har angivet sproget i Word dokumentet, kommer disse oplysninger ikke altid med i konverteringsprocessen. Derfor kan du blive nødt til at angive sproget i PDF- dokumentet. Dette gøres via menuen: Files/Properties/Advanced i slutningen på denne side er det muligt at angive sproget. 3. Følg de anvisninger på fejl, som rapporten angiver. 52 53
Manglende angivelse af Tab orden Denne funktion er kun relevant, hvis man ønsker, at det skal være muligt at bruge interaktive funktioner i dokumentet, som f.eks. links og formularelementer til indtastning. Hvis man ønsker at angive Tab orden kan man genbruge den struktur, der ligger i Word dokumentet. Det gøres således: Brug funtionaliteten i Pages symbolet i venstre menukolonne. Klik på Page-symbolet, som viser alle sider i dokumentet. Højreklik på hver enkelt side og vælg Page Properties/Use Document Structure. Tjek læseordenen i dokumentet Selv om testrapporten har vist, at dokumentet er tilgængeligt, kan det være en god idé at tjekke læseordenen i dokumentet. For den kan godt være ukorrekt, selv om testen viser, at dokumentet er tilgængeligt. Og det er desværre ikke muligt at tjekke læseordenen på en automatiseret måde. Tilføj tags til dokumentet Tekst tilføjes tags via: Tool/Advanced Editing/TouchUp Text Tool. Billeder og grafik tilføjes tags via: Tool/Advanced Editing/TouchUp Object Tool Markér herefter objektet og højreklik med musen, vælg Properties. Skriv Alt -teksten i tekstboksen. Læseordenen tjekkes således: Vælg View på menulinjen og herefter Navigation Panels/Order. Herefter præsenteres en oversigt over læseordenen på alle sider. Man skal dog være opmærksom på, at oversigten kun gælder taggede elementer. Hvis dokumentet ikke er tagget, så vises læseordenen som hele sider ad gangen, hvilket ikke giver mening for en læser, der bruger skærmlæser. Er man uenig i den læseorden, som programmet har valgt, kan man ændre på den enkelte sides struktur ved at markere elementerne og flytte dem op og ned med musen, indtil den korrekte orden er opnået. 54 55
Det kan desuden være en god idé, når man tjekker læseordenen, samtidig at tjekke at grafik og billeder har fået tilknyttet de rigtige tags. Er der sket fejl kan tagsene ændres under menuen View/Navigations Panels/Order. Marker det element, som skal ændres. Højreklik, vælg Propterties. I menuen kan du ændre tags. Vær desuden opmærksom på at grafik der skal optræde mellem tekstafsnit ikke optræder midt i en sætning. Efter denne arbejdsproces burde PDF-dokumentet være tilgængeligt. Husk at gemme dokumentet med dine ændringer. Læs mere om, hvordan man gør PDF-filer tilgængelige på: www.adobe. com. Læs mere om, hvordan man reparerer PDF-filer på: www.itst.dk/it-arkitektur-og-standarder/tilgengelighed. Udgiver: Center for Ligebehandling af Handicappede Tekst: Inger Hindhede Kjær / Layoutkoncept: Designbolaget Layout: Inger Hindhede Kjær /September 2009 / 1. Udgave. ISBN 9788791888670/ Folderen kan hentes på www.handicapmainstreaming.dk og www.clh.dk 56 57
CENTER FOR LIGEBEHANDLING AF HANDICAPPEDE Bredgade 25F, 4. sal 1260 København K Tlf.: 33 11 10 44 Fax: 33 11 10 82 Mail: clh@clh.dk Web: www.clh.dk