RIGSPOLITIET. Vejledning i konvertering. fra. Word -dokument. til. PDF-fil. på politi.dk. Rigspolitiets websektion

Transkript

1 RIGSPOLITIET Vejledning i konvertering fra Word -dokument til PDF-fil på politi.dk Rigspolitiets websektion

2 Indledning Da vi skal leve op til kravene om tilgængelighed på Internettet, skal alle tekster på fremover lægges op som almindelige sider i systemet eller som tilgængelige pdf-filer. Ved at følge denne manual kan du se, hvordan du tilretter eksisterende pdf-filer på din hjemmeside, så de bliver tilgængelige. Du kan samtidig se, hvad du fremover skal gøre, hvis du fx skal konverterer et Word-dokument til en tilgængelig pdf-fil. Følgende programmer skal være installeret på din PC: Adobe Acrobat 7.0 Professionel - enten en dansk eller engelsksproget udgave. Microsoft Word 2000 eller senere udgaver Er der installeret ældre udgaver af Microsoft Word på din arbejdsplads, vil du ikke have den samme nytte af denne vejledning. Adobe Acrobat 7.0 Professionel fungerer ikke sammen med ældre udgaver af Word. Websektionen, november 2005 Rigspolitiets websektion Side 2 november 2005

3 Indholdsfortegnelse Indledning...2 Adobe Acrobat Professionel Indstillinger for PDF konverteringen...4 Konvertering...5 Bogmærker...7 Pdf. Dokumentets egenskaber Beskrivelse (Description)...10 Sikkerhed (Security)...11 Initial view (Åbningsbillede)...11 Custom...12 Advanced (Avanceret)...12 Acessibility (Tilgængelighed)...13 Synshandicappede brugere...14 Alternativ tekst på foto og grafik...14 Touchup Reading Order-værktøjet...14 Ressourcer på politi.dk...16 Redaktøren på politi.dk...16 Log på politi.dk...16 Ressourcegalleriet...17 Valg af ressourcegalleri...18 Ressourcegalleriets åbningsbillede...19 Ressourcen tilføjes...19 Ressourcen erstattes...19 Ressourcens egenskaber...19 Ændring af ressourcens egenskaber Rigspolitiets websektion Side 3 november 2005

4 Adobe Acrobat Professionel 7.0 Skal sammen med Microsoft Office Word ( Word 2000 eller senere udgaver) være installeret på arbejdsstationen. I denne manual tages udgangspunkt i et Microsoft Office Word-dokument. Adobe Acrobat 7.0 kan håndtere en lang række programmers filformater og fremgangsmåden er stort set den samme. Word dokumentet åbnes. Bemærk pdf-ikonerne i den røde ring (1). (figur 1) Ikonerne viser, at der er installeret Adobe Acrobat på Pc en. Indstillinger for PDF konverteringen Figur Figur 2 Klik på Adobe PDF (2) (figur 1) i menulinien og vælg ændring af konverteringsmåde. Her kan vælges mellem forskellige indstillinger (Settings). (figur 2) Standardindstillingerne skal bruges bruges i dette tilfælde. Er der særlige krav til filerne kan andre indstillinger vælges. Under advanced settings (figur 3) er det muligt at vælge mellem en lang række indstillinger, der ikke bliver berørt yderligere i denne manual. Figur 3 Rigspolitiets websektion Side 4 november 2005

5 Konverter ertering Word-dokumentet åbnes. Klik på ikonet. Figur 4 Filen gemmes som pdf. i det ønskede bibliotek (figur 5) Vær opmærksom på navngivningen. Retningslinierne for syntaksen er: Kort sigende navn uden specialtegn (æ, ø og å) og mellemrum. Ikke over 20 karakterer. Max 2 opdelinger, hvor der anvendes underscore. Eks. Asyl_udsendpos_0805.pdf Figur 5 Rigspolitiets websektion Side 5 november 2005

6 Acrobat Professionel åbner automatisk og viser resultatet af konverteringen. (figur 6) Figur 6 Pdf-filen kan umiddelbart lægges ud på politi.dk, men vil ikke overholde de krav der er til publikationer på nettet. I det efterfølgende vises de nødvendige indstillinger der skal sættes i Acrobat en. OBS! OBS! Programmet Adobe Acrobat Proffessional fungerer ikke sammen med ældre udgaver af Word. Der kræves mindst Word Der kan alligevel fremstilles pdf. filer. Dog skal man være opmærksom på, at visse egenskaber ikke medtages fra Word dokumentet. Fremgangsmåden er følgende: 1. Åbn det ønskede Word-dokument. 2. Vælg udskriv (crtl + P) og vælg Adobe PDF. 3. Pdf. filen dannes og gemmes. Herefter benyttes samme fremgangsmåde som beskrevet herefter. Rigspolitiets websektion Side 6 november 2005

7 Bogmærker Figur 7 Bogmærker indsættes ved at klikke på fanebladet i venstre side, der er markeret med en rød 1 cirkel (figur 7) Herved åbnes menuen. (figur 8).. Figur 8 Det er her muligt at tilføje bogmærke til den aktuelle side ved at klikke på menupunktet New Bookmark ( nyt bogmærke) (figur 8). Figur 9 Bogmærket er nu tilføjet og navnet kan umiddelbart ændres (figur 9). Det samme gøres med de øvrige sider. Denne enkle form for bogmærke giver brugeren en mulighed for at bevæge sig imellem de enkelte markerede sider. Dette er relevant, når dokumentet har flere sider. Rigspolitiets websektion Side 7 november 2005

8 Har dokumentet en eller flere sider og en indeholdende tabeller skal følgende fremgangsmåde anvendes. Word-dokumentets opbygning er afgørende for om bogmærkestrukturen bliver hensigtsmæssig. Der er i eksemplet taget udgangspunkt i en tabel (figur 1), der læses linie for linie eller rækkevis startende med øverste række. Word-dokumentet konverteres som tidligere vist i denne vejledning, men selve læsestrukturen (tabuleringsrækkefølgen) skal ændres således at bogmærkernes opbygning giver den bedste oplysning om indholdets struktur. Figur 10 Ændring af tabuleringsrækkefølgen. Pdf dokumentet åbnes og fanebladet Pages (sider) vælges. Siderne markeres og der højreklikkes på det markerede. Figur 11 Der vælges Row Order. Tabuleringen følger rækkerne i de tabeller, der er på siden. Rigspolitiets websektion Side 8 november 2005

9 Figur 12 Oprettelse af bogmærker. Der vælges New Bookmarks from Structure (opret bogmærker ud fra strukturen). Figur 13 Pdf.-dokumentets forskellige strukturelementer ses i denne menu. Der vælges TR (table row) hvilket betyder række i tabel. Figur 14 Bogmærkerne er nu dannet. I visse tilfælde kan de enkelte elementer kombineres. Man kan uden problemer prøve forskellige muligheder og se resultatet. Bogmærkerne kan slettes og oprettes uden videre. På figur 14 er bogmærkestrukturen foldet ud og den øverste mappe er som udgangspunkt ikke navngivet. Navnet kan umiddelbart ændres. Bemærk at øverste bogmærke ikke har nogen titel. Dette skyldes at den øverste venstre celle (figur 14 markeret med en rød cirkel) ikke har noget indhold. Rigspolitiets websektion Side 9 november 2005

10 Pdf. Dokumentets egenskaber. Klik på File og Dokument Properties (Ctrl+D) Figur 15 Beskrivelse (Description) (figur 15) Alle felter skal udfyldes: Title: Dokumentets titel. Author: Forfatter til dokumentet. Subject: Emne skal være beskrivende. Keywords. Anvendes af søgemaskinen. Ordene skal være beskrivende og adskilles af et komma. Rigspolitiets websektion Side 10 november 2005

11 Figur 16 Sikkerhed (Security) (figur 16) Der sættes ingen sikkerhed på dokumentet. Figur 17 Initial view (Åbningsbillede) (figur 17) Der markeres ud for Center on Screen. Dvs. åbningsbilledet ligger midt på skærmen. Show angiver, hvad der skal vises i den øverste blå bar i browservinduet. Her skal Document Title vælges og den valgte titel (se figur 15) bliver vist. Rigspolitiets websektion Side 11 november 2005

12 Figur 18 Custom (figur 18) Indstillingerne er til brug for søgemaskinen og skal sættes. Undlades det kan politi.dk s egen søgemaskine ikke finde filen. I feltet Name indtastes searchscope I feltet Value skal der indsættes en række kategorier, der kopieres fra politi.dk. Tekstfilen findes i kanalen Redaktørforum/ Værktøjer/ Herefter klikkes der på Add og OK. Data vises som vist på figur 18. Figure 19 Advanced (Avanceret) (figur 19) Under Reading Options vælges Language (sprog) Danish. Klik på Ok og pdf-filen er klar til at blive lagt på politi.dk. Rigspolitiets websektion Side 12 november 2005

13 Acessibility (Tilgængelighed) Accessibility Quick Check Klik på menupunktet Advanced/Accessibility og foretag et quick check. Figur 20 Figur 20 viser at Pdf-filen opfylder visse af kravene der stilles til publikationer på nettet. Figur 21 Figur 20 viser at der mangler struktur i dokumentet. Figur 22 Vælg Add Tags to Document (Tilføj struktur Foretag en Qucktest og dokumentet vil i de fleste tilfælde være struktureret. Tilføjes struktur til meget store dokumenter med mange sider kan størrelsen på filen forøges betydeligt. Dokumentet kan også struktureres med TouchUp Reading Order værktøjet, som, det er vist på figur Rigspolitiets websektion Side 13 november 2005

14 Synshandicappede brugere Af hensyn til synshandicappede brugere skal samtlige grafikfiler forsynes med en værdi, der kan registreres af skærmlæsere. Alternativ tekst på foto og grafik Touchup Reading Order-værktøjet Til dette brug anvendes funktionen Touchup Reading Order-værktøjet. Klik på Advanced/Accesibility/Touchup Reading Order-værktøjet (figure 21) Figure 23 Punktet Figure skal anvendes. Som det ses på figuren er det nedtonet og er først klikbart, når illustrationen/fotoet bliver markeret. Rigspolitiets websektion Side 14 november 2005

15 Marker illustrationen eller fotoet med musen. Hold musestasten nede og marker hele illustrationen. Klik på punktet Figure Teksten: Figure No alternative text exists fremkommer øverst i markeringen Højreklik på den markerede illustration og menupunktet Edit Alternative Text markeres. Figur 24 Der kan nu tilføjes en forklarende tekst til illustrationen. Højreklik på det sorte felt og vælg editering af Alternativ tekst Figur 25 Der tilføjes nu en kort og beskrivende tekst. Teksten kan bagefter ses ved at føre pilen (curseren) henover illustrationen. I eksemplet er det en forsideillustration. Pdf-filen opfylder nu kravene til at blive lagt ud på internettet. Filen gemmes. Der kan foretages yderligere kontrol af filen, hvor en lang række forhold bliver gennemgået. Dette vil ikke blive behandlet i denne manual. Rigspolitiets websektion Side 15 november 2005

16 Ressourcer på politi.dk PDF-filen skal flyttes til politi.dk. og bliver nu til en ressource i dette system. Ressourcer betragtes af (CMS) systemet som tilknyttede filer og er ikke en del af den egentlige sidestruktur. Ressourcerne anbringes i gallerier, hvor redaktørerne kan hente dem og knytte dem til relevante sider. Når der er tale om PDF-filer oprettes der et link og herfra åbnes ressourcen med programmet Adobe Reader. Readeren er såkaldt freeware og kan downloades gratis på Internettet. Redaktøren på politi.dk har rettigheder til at flytte PDF-filen (ressourcen) fra arbejdsstationen til politi.dk. Funktionen betegnes som ressourceadministrator, men er pt. indeholdt i redaktørrollen. Log på politi.dk som redaktør. Figur 26 Log på politi.dk ved hjælp af brugernavn og adgangskode. Er du ikke redaktør på politi.dk skal du oprettes. Dette sker ved henvendelse til websektionen. Klik på det område, hvor du vil tilføje Ressourcen (PDF-filen) Figur 27 Klik på redirect og startsiden på det ønskede område åbner. I manualen er startsiden på politi.dk vist. Eksemplerne viser indhold der tilføjes en landsdækkende kanal. I dette tilfælde under emnet Statistik. Rigspolitiets websektion Side 16 november 2005

17 Figur 28 Der klikkes på statistik Figur 29 Ressourcegalleriet Den aktuelle kanal vælges og der klikkes på Rediger (figur 29) Menuen åbner (figur 30) Figure 30 Figure 30 Figure 31 Klik på ressourcestyring og oversigten over gallerier åbner figur 31. Visningen skal stå på View As Tree. Strukturen åbnes ved at klikke på plustegnene Rigspolitiets websektion Side 17 november 2005

18 Figur 32 Valg af ressourcegalleri (figur 32) 1. Klik på + for at åbne strukturen. 2. Tallet ud for galleriets navn angiver, hvor mange filer det indeholder. 3. Klik på navnet, hvor du ønsker at tilføje ressourcen. I dette eksempel vælges ressourcegalleriet Udlændingestatistik. 4. Tallet ud for galleriets navn angiver, hvor mange filer det indeholder. (Den viste struktur er ikke aktuel og viser flere gallerier, der normalt ikke er til rådighed for redaktørerne.) Rigspolitiets websektion Side 18 november 2005

19 Figur 33 Ressourcegalleriets åbningsbillede Viser som udgangspunkt 5 ressourcer rcer pr. side. Dette kan ændres ve at vælge All i menuen og alle ressourcer vil blive vist. Ressourcen tilføjes det valgte galleri leri ved at klikke på Add New. (figur 33) 3) Ressourcen erstattes ved at klikke på ikonet der står i kolonnen Replace. Ny visning fremkommer, hvor den eksisterende fils egenskaber bliver vist. Herefter samme fremgangsmåde som ved tilføjelse af ressourcer. (fig. 34) Figur 34 Ressourcens egenskaber (figur 34) ) Der vælges hvor PDF-filen skal hentes fra. Klik på Local Resource. Klik på gennemse. Der er nu mulighed for at browse gennem filstrukturen på egen arbejdsstation og vælge den ønskede fil. 2) Filtypen (File Type) vælges 3) Visningsnavnet (Display Name) vælges. I forbindelse med tilføjelsen er det muligt at tilføje nogle egenskaber til PDF-filen. Oplysningerne skal tilføjes af hensyn til visningen i oversigterne på politi.dk. 4) Beskrivelsen (Description) bruges til at sætte listerækkefølgen på oversigtsiden. Øverste position markeres med #A#. Rigspolitiets websektion Side 19 november 2005

20 Figur 35 Ændring af ressourcens egenskabe kaber. Samme fremgangsmåde som ved tilføj og erstat. Der klikkes kes på ikonet (figur 33) og indholdet i felterne kan ændres. Indholdet i selve filen ændres ikke. Klik OK og se resultatet på siden (fig. 36) Figur 36 Ressourcen bliver vist - automatisk - i oversigten, hvis der tilknyttet en side til den pågældende kanal med denne funktion. Er der tilknyttet en almindeligt side til kanalen, skal linket til ressourcen vedhæftes siden og den relevante tekst skrives. Skal ressourcen kun erstattes uden ændringer i teksten på linket skal der kun foretages en erstatning i Ressourcemanager en. Rigspolitiets websektion Side 20 november 2005