Version 1.2: 23/ Vejledning. Rapportskabelon til Word 2010/2013

Transkript

1 Version 1.2: 23/ Vejledning Rapportskabelon til Word 2010/2013

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Installation af rapportskabelon... 3 Opret et nyt dokument til din rapport... 4 MIM Menu Vælg typografi... 6 Overskrifter... 6 Orientering og tabeller... 8 Faktaboks... 9 Billeder Billeder uden baggrund Billeder med baggrund Billeder og figurer Specialfunktioner Sider med fast design Forside Kolofon Bagside Indholdsfortegnelse 2

3 Indledning Denne vejledning gennemgår trin for trin, hvordan du anvender Miljøstyrelsen og Naturstyrelsens skabelon til publikationer og rapporter i A4-format i Word. Det er vigtigt, at den færdige rapport afleveret til ministeriet følger opsætningsreglerne fuldt ud, så ministeriets publikationer får et ensartet, professionelt udseende, der understøtter rapporternes miljøbudskaber bedst muligt. Vejledningen opdateres løbende. Publikationsskabelonen i A4 til Word er en del af ministeriets fælles designguide, der fastlægger regler for formater, skrifttyper, farvetoner osv.. Installation af rapportskabelon Rapportskabelonen består af to.exe filer. En fil til at installere rapportskabelonen, og en til at afinstallere rapportskabelonen. Installationen af rapportskabelonen er automatisk, da den blot kræver et dobbeltklik på installeringsfilen. Når følgende vindue åbner, er installationen fuldendt: I juni 2015 opstod et nyt ministerie: Miljø- og Fødevareministeriet. I den nuværende version af rapportskabelonen findes elementer fra Miljøministeriets tidligere design. Forsidelogo skal derfor erstattes af det nye logo. Forlaget sørger for dette, indtil ministeriets endelige design er på plads. Links til design og publikationer Miljøministeriets designmanual Miljøministeriets publikationsarkiv DOWNLOAD RAPPORTSKABELON OBS! Der kan være problemer med den automatiske installation. Hvis du ikke kan installere via.exe filen, skal du kontakte forlaget. En manuel installation kan være løsningen. Indledning 3

4 Indledning Opret et nyt dokument til din rapport 1. Åbn Word 2010 eller Vælg filer -> Ny 3. Vælg MIM Rapport skabelon. I Word 2013 findes denne under bjælken Personlig, mens den i Word 2010 findes under Mine skabeloner. 4. Derefter åbner et vindue, hvor du kan vælge hvilken styrelse, publikationen udgives fra samt hvilket sprog, publikationen er skrevet på. Valg af styrelse definerer rapportens forsidelogo. Det ser således ud: Skrivetip - Aktiver afsnitstegn og tabelrammer i dine Word indstillinger for øget kontrol af dokumentet. Med afsnitstegn aktiveret kan du eksempelvis se sideskift i dokumentet. - Krydshenvisninger refererer til elementer på en åben måde, da forlaget kan rykke rundt på elementer. I stedet for at skrive se nedenstående diagram, kan man anvende formuleringen se følgende diagram eller lign. Indledning 4

5 MIM Menu MIM Menuen findes under MIM Rapport bjælken, og her finder du skabelonens mange funktioner. Flere funktioner er slået sammen til en overordnet knap for at øge overskueligheden. MIM Menuen er et sæt af prædefinerede elementer, som ved anvendelse skaber et gennemgående visuelt udtryk i samtlige af Miljøministeriets publikationer. Samtlige elementer er indrammet i objekter. På de følgende sider vil hver enkel funktion blive beskrevet. MIM Menu 5

6 Vælg typografi Når du trykker på Vælg typografi, får du en dropdown-menu frem, hvor rapportskabelonens mulige typer af tekstformateringer findes. Skrifttypen Georgia skal anvendes i publikationer udarbejdet i Word. Overskrifter Samtlige overskrifter er nummereret for at skabe overblik og genkendelighed til indholdsfortegnelsen. Nummereringen har ingen indrykning, mens overskrifter er indrykket ved 1,7 cm. Normal er formateringen til brødtekst. Denne er i punktstørrelse 9 med en linjeafstand sat til mindst på punktstørrelse 13. Overskrift 1 er til rubrikker, som opdeler afsnit. Fed i punktstørrelse 30. Denne kan også anvendes unummereret. Overskrift 2 er til mellemrubrikker. Formateringen er fed i punktstørrelse 10. Overskrift 3 og 4 er til eventuelle yderligere underafsnit. Formateringen er fed i punkstørrelse 9. Vælg typografi 6

7 Vælg typografi Bilag er funktionen til at lave et nyt bilag. Den består af et sideskift og tilføjer overskriften til bilagssiden. Denne formatering er forbundet til indholdsfortegnelsen. Punkt- og nummereringsfunktionen er til listepunkter. Disse har 1,7 cm tekstindrykning for at stå på linje med publikationens andre elementer. Billedtekst er formateringen til billedtitler. Billednotetekst er formateringen til billedets kilde. Note tekst er formateringen til notetekst. Noter har sin egen genvej i MIM Menuen: Vælg typografi 7

8 Orientering og tabeller Orientering Der er mulighed for at justere sideorienteringen med denne funktion. Det kan være ønskværdigt at have en liggende side, hvis rapporten indeholder et bredt element såsom et diagram eller et billede. Funktionen laver en ny side med den ønskede sideopsætning. Indsæt tabel Der er to typer standardtabeller; en horisontal med mange kolonner til brede sider samt en vertikal med mange rækker til stående sider. Derudover er der mulighed for at indsætte tabelnummer, så man kan lave krydshenvisninger til tabellen. Der kan frit laves flere rækker og celler i de indsatte tabeller. Se et eksempel på en liggende side med en horisontal tabel indsat på billedet til højre. Tip til tabeller Det kan være vanskeligt at anvende tabelfunktionen til meget detaljerede tabeller. Disse bør laves på normal vis selvfølgelig formateret efter Miljøministeriets visuelle identitet. Orientering og tabeller 8

9 Faktaboks Faktaboks Faktabokse giver liv og overblik til din rapport. Faktabokse anvendes som blikfang, hvor den centrale pointe og nøgleord træder frem. Der er mulighed for at vælge mellem fire faktabokse med forskellige bredde.: 7 cm, 14 cm, 17 cm eller en bredde, som passer til en horisontal side. Faktaboks 9

10 Billeder Billeder med/uden baggrund Der er to funktioner til at indsætte billeder. En uden og en med baggrund. Der kan være flere grunde til, at et billede ikke behøver en baggrund: det kan være for stort eller allerede været indrammet. Men hvis billedet passer til det, er en baggrund altid at foretrække. Når du anvender billedefunktionen, får du objektet til højre med varierende bredde indsat i dit dokument. Ved at dobbeltklikke på teksten [Dobbeltklik her for at indsætte billede] kan du indsætte et billede i rammen. Billeder 10

11 Billeder Billeder uden baggrund Når du vælger billede uden baggrund, får du flere muligheder for typer af billedrammer. Du kan vælge mellem forskellige bredder: - 14 cm - 17 cm - Venstrestillet 7cm - Højrestillet 7cm Hvis du har behov for et større afsnitsskifte, kan du anvende Kapiteloverskrift med billede, som du kan se et eksempel på nedenfor. Billedets indhold skal passe med overskriften på afsnittet. Derudover kan du vælge en helsidet ramme til dit billede. Der er også mulighed for at anvende en horisontal bredde. Du kan tilføje et nyt billednummer til krydshenvisninger m.m. Billeder 11

12 Billeder og figur Billeder med baggrund (farvet) Der er mulighed for at vælge mellem forskellige bredder, når du anvender funktionen til billeder med farvet baggrund: - 14 cm - 17 cm - Venstrestillet 7cm - Højrestillet 7cm - Horisontal formatering Figur Denne funktion laver rammen og baggrunden til figurer og diagrammer. Funktionen minder om funktionen til farvet billeder. Når du har indsat rammen, indsætter du figuren - på samme måde som man indsætter billeder. Eksempel på en billedramme med farvet baggrund: Tip til diagrammer Indsæt altid, hvis det er muligt, diagrammer som diagrammer. Når en figur indsættes som et billede, kan man ikke formatere figuren yderligere. Billeder og figur 12

13 Specialfunktioner Specialfunktioner I denne rapportskabelon er der tre specialfunktioner. Sæt ind i MIM farver Denne funktion indsætter den kopierede figur i korrekte farver. Figuren skal være kopieret som en figur, og det er ikke alle typer objekter, den kan formatere. MIM Tema MIM Tema er en sideopsætningsknap, der giver dokumentet det korrekte tema, opsætning og formatering. Nulstil diagramfarver Funktionen nulstiller diagrammers farve og tildeler diagrammets elementer de korrekte farver. Dvs. funktionen ændrer ikke på diagrammets design men kun dets farver. Specialfunktioner 13

14 Sider med fast design Miljø- og Fødevareministeriets publikationer har tre sider med et særligt layout. Der er tale om kolofonen, for- og bagsiden. Siderne har fast design, dvs. elementer på disse sider har fast position og må ikke flyttes rundt. Disse tre sider kvalitetssikres af Forlaget, så hvis der er nogen tvivl, kan du lade disse sider stå. Forside Titel/title publikationens titel Denne er forbundet til kolofonens titelelement samt sidefod ved siden af sidetallet. Forside underoverskrift Denne indsættes kun, hvis der er en. Underoverskrifter kan også være en kategori såsom part of the LOUS review. Serietitel og årstal Denne information indsættes af Forlaget baseret på information fra publiceringsskemaet. Toplogo Logoet på skabelonens forside er p.t. forældet. Dette slettes af Forlaget, hvorpå ministeriets nye logo indsættes med den korrekte styrelse under. Specielle sider 14

15 Sider med fast design Kolofon Kolofonen er siden, hvor rapportens formalia præsenteres. Tomme elementer slettes, eksempelvis hvis der ikke er taget fotos til publikationen, kan Foto -elementet slettes og ISBN -elementet rykkes op. Ansvarsfraskrivelse Serietypen Vejledning behøver ikke ansvarsfraskrivelse, da det vil være selvmodsigende i denne serietype. Der skal dog altid stå, at publikationen må citeres med kildeangivelse. Specielle sider 15

16 Sider med fast design Bagside Bagsiden anvendes til information om publikationens indhold. Den består af en overskrift og et resumé. Bagsideoverskriften er publikationens titel. Resumeet er en sammenhængende kort beskrivelse af publikationens indhold. Det må højst fylde 250 tegn, da bagsidekronen ikke må have elementer over sig. Engelske rapporter skal have engelsk resumé. Hvis man kan finde plads til det, kan man lave to versioner af resumeet til flest mulige interessenter. Den lille krone lige over adressen er p.t. forældet design og erstattes af det nye logo af Forlaget. Specielle sider 16

17