Regulativ for Hjørring Kommunes Kasse og regnskabsvæsen Godkendt på Sammenlægningsudvalgets møde den 19. december 2006
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 2 1.1. Indledning 2 1.2. Formål 2 1.4. Økonomiudvalget 3 1.5. Udvalgene 3 1.6. Borgmesteren 3 1.7. Administration 3 1.8. Revisionen 3 2. BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB 4 2.1. Indenrigsministeriets krav 4 2.2. Budgetlægning 4 2.3. Bevillings- og budgetstyring 4 2.4. Attestation og løbende budgetkontrol 4 2.5. Regnskabsføring 4 2.6. Regnskabsaflæggelse 4 2.7. Eksterne regnskaber 5 2.8. Revisionen 5 2.9. Offentliggørelse 5 3. KASSEVIRKSOMHED 6 3.1. Modtagelse af værdipost 6 3.2. Kassefunktion 6 3.3. Konti i pengeinstitutter 6 3.4. Anbringelse af midler 6 3.5. Sikkerhedsstillelse 6 3.6. Opbevaring og registrering af midler 6 3.7. Arkivalier 6 3.8. Mellemregnings- og restancekonti 6 3.9. Transporter 7 3.10. Forsikringsforhold 7 4. ANVENDELSE AF IT 8 4.1. Gyldighedsområde 8 4.2. Styring af kommunens IT-anvendelse 8 4.3. Autorisation 8 4.4. Kontrolforanstaltninger og afstemning 8 5. FORTEGNELSER 9 5.1. Formål 9 5.2. Omfang 9 1
1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 1.1. Indledning Hjørring byråd fastsætter herved i henhold til styrelseslovens 42, stk. 7 følgende regler for den virksomhed, som udøves inden for de under byrådet hørende regnskabsområder, herunder de eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktionen varetages af kommunen. Følgende regler ligger til grund for regulativet: * Lov om kommunernes styrelse * Hjørring kommunes styrelsesvedtægt * Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. * Indenrigsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner. 1.2. Formål Formålet med reglerne er at sikre en korrekt administration indenfor kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet skal ligeledes sikre, at økonomiudvalgets indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold tilgodeses. 1.3. Forretningsgange For de enkelte forvaltningsområder skal der udarbejdes og vedligeholdes forretningsgangsbeskrivelser. Forretningsgangsbeskrivelserne skal opfattes som Økonomiudvalgets mindstekrav til kontrolforanstaltninger m.v. indenfor hver enkelt forvaltningsområde. De ansvarlige for de pågældende forvaltningsområder skal påse, at de fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger overholdes og vedligeholdes. Forretningsgangene godkendes af Direktøren for Økonomiområdet. 2
1.4. Økonomiudvalget Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens økonomi- og regnskabsvæsen, jvf. styrelsesloven 18 stk. 3. Udvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges byrådet til beslutning, jvf. styrelseslovens 18 stk. 2. 1.5. Udvalgene Udvalgene bestyrer de anliggende, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af byrådet, samt de af økonomiudvalget i medfør af dette regulativ givne forskrifter, jvf. styrelseslovens 21 stk. 1. 1.6. Borgmesteren Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration, jvf. styrelseslovens 31 stk. 3. 1.7. Administration Ansvaret over for byråd og økonomiudvalg for overholdelsen af de i regulativet med tilhørende bilag fastlagte forretningsgange og kontrolforanstaltninger påhviler den, der er ansvarlig for administrationen af det pågældende forvaltningsområde. Det påhviler endvidere de ansvarlige at fremsætte forslag til ændring af regulativet eller de tilhørende bilag, såfremt der skønnes behov for ændringer i forretningsgangene, eller såfremt de iværksatte kontrolforanstaltninger bør tilpasses. Forslag til ændringer af regulativet eller de tilhørende bilag fremsendes til Økonomiområdet til videre behandling. 1.8. Revisionen Den kommunale revision tilstilles regulativet, rammebilagene og forretningsgangsbeskrivelserne samt ændringer hertil, før de sættes i kraft, jvf. STL 42 stk. 7. 3
2. BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB 2.1. Indenrigsministeriets krav Budgettet og regnskabet udarbejdes i en form, der opfylder Indenrigsministeriets krav. 2.2. Budgetlægning Forinden den årlige budgetlægning fastlægger økonomiudvalget retningslinier, herunder tidsplan. 2.3. Bevillings- og budgetstyring De nærmere bestemmelser for bevillings- og budgetkontrol fremgår af de af økonomiudvalget godkendte budgetstyringsprincipper og principper for anlægsbevillinger, jf. Administrativ Styring i Hjørring Kommune. 2.4. Attestation og løbende budgetkontrol De budgetansvarlige ledere har til opgave at foretage et ledelsestilsyn i form af en dokumenteret løbende kontrol, herunder at attesterede afholdte udgifter/indtægter sammenlignes med det budgetterede, og væsentlige afvigelser årsagsforklares. Det enkelte regnskabsbilag skal attesteres før betaling foretages. Den budgetansvarlige leder udpeger en eller flere medarbejdere til at kunne attestere enkeltbilag. Hvis et regnskabsbilag ikke opfylder reglerne for attestation forelægges det i sidste instans af Direktøren for Økonomiområdet for borgmesteren. 2.5. Regnskabsføring Regnskabssystemets funktioner styres af Økonomiområdet. Regnskabet føres på grundlag af originale regnskabsbilag, der kan forekomme såvel papirbaserede som elektroniske. Regnskabsbilagene skal opbevares på forsvarlig måde og kassation skal ske i overensstemmelse med de af Indenrigsministeriets fastsatte regler. Regnskabsbilagene skal undergives elektronisk eller fysisk annullering. 2.6. Regnskabsaflæggelse Økonomiområdet fastsætter tidsplan og retningslinier for regnskabsaflæggelsen, i henhold til Indenrigsministeriets krav og kravene i Styrelsesloven. Det påhviler Økonomiområdet at påse, at udvalgene og forvaltningerne overholder retningslinierne. 4
2.7. Eksterne regnskaber Såfremt kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. Aftalen skal fastlægge relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder fastlægge kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar. 2.8. Revisionen Det godkendte årsregnskab afgives til revisionen inden for den af Indenrigsministeriets fastsatte tidsfrist. 2.9. Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til gældende bestemmelser. 5
3. KASSEVIRKSOMHED 3.1. Modtagelse af værdipost Borgerservice fører postlister over værdiforsendelser på den post der sendes til kommunen. 3.2. Kassefunktion Alle ind- og udbetalinger, der henhører under kommunens regnskabsområde skal undergives elektronisk eller fysisk annullering. Oprettelse af afdelings- og forskudskasser sker efter Direktøren for Økonomiområdets godkendelse, eller af den, han bemyndiger hertil. 3.3. Konti i pengeinstitutter Direktøren for Økonomiområdet eller en af ham bemyndiget kan oprette og nedlægge bankkonti. 3.4. Anbringelse af midler Midler, der af hensyn til de daglige forretninger ikke skal foreligge kontant, skal indsættes på konto i pengeinstitut i kommunens navn eller anbringes i sådanne obligationer eller investeringsbeviser, som opfylder Indenrigsministeriets regler herfor. Økonomiudvalget kan fastlægge nærmere retningslinier for anbringelse af midler. 3.5. Sikkerhedsstillelse Økonomiområdet foretager registrering af alle deponerede effekter, der indleveres til kommunen. 3.6. Opbevaring og registrering af midler Opbevaring og registrering af midler, der administreres for klienter, samt midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. kan alene finde sted efter nærmere fastlagte retningslinier, jf. forretningsgange herom. 3.7. Arkivalier Det påhviler den enkelte forvaltning, at kommunens arkivalier, herunder adkomstpapirer og kontrakter, opbevares på betryggende måde. 3.8. Mellemregnings- og restancekonti Samtlige kommunens mellemregnings- og restancekonti afstemmes løbende efter nærmere fastlagte retningslinier. 6
3.9. Transporter Begæringer om transporter i leverandørtilgodehavender m.v. noteres i Økonomiområdet, så afregning sker i henhold til transporten. 3.10. Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter regler om, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. 7
4. ANVENDELSE AF IT 4.1. Gyldighedsområde Bestemmelserne gælder for anvendelse af elektronisk databehandling i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet. 4.2. Styring af kommunens IT-anvendelse Etablering af/eller tilslutning til IT-systemer skal godkendes af byrådet. I det omfang, lov om offentlige myndigheders registre ikke foreskriver godkendelse af byrådet, det vil sige i de tilfælde, hvor IT-registre ikke indeholder personoplysninger, kan godkendelse gives af den øverste sikkerhedsansvarlige. Den øverste sikkerhedsansvarlige udpeger for hvert system en person, der er ansvarlig for systemets anvendelse. De nærmere bestemmelser vedr. IT-sikkerhed og stillingsbeskrivelse for øverste sikkerhedsansvarlig fremgår af IT-Sikkerhedsplanen. 4.3. Autorisation Inden for hvert enkelt system autoriserer den øverste sikkerhedsansvarlige, de personer, som må have terminaladgang til registre. 4.4. Kontrolforanstaltninger og afstemning Økonomiudvalget fastsætter de nærmere retningslinier for kontrol og afstemning ved anvendelse af IT-systemer. 8
5. FORTEGNELSER 5.1. Formål Der skal til enhver tid kunne redegøres for kommunens lagerbeholdninger, varebeholdninger, maskiner, inventar og driftsmateriel. 5.2. Omfang Registreringen omfatter samtlige forvaltninger, institutioner m.v., der henhører under kommunens regnskabsføring. Der udarbejdes lagerfortegnelse for alle væsentlige beholdninger og inventarfortegnelser i det omfang, omsættelighed og værdi, herunder brugsværdi for private, tilsiger dette. Vedtaget af Hjørring byråd, den 19. december 2006 9