Rammebilag nr. 1 Ledelsestilsyn, Anvisning og Budgetopfølgning

Transkript

1 Rammebilag nr. 1 Ledelsestilsyn, Anvisning og Budgetopfølgning I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 2.4 fastsættes herved følgende retningslinjer for ledelsestilsyn, anvisning og budgetopfølgning. Generelt Udgangspunktet for styringen i Hjørring Kommune er - at det er ledelsens ansvar at sikre, at der foreligger mål, strategier og handleplaner for de enkelte områder - at der foretages resultatopfølgning - at der aflægges regnskab for anvendelse af midlerne. Det er ledelsens ansvar at opbygge hensigtsmæssige administrative systemer/forretningsgange og en hensigtsmæssig intern kontrol, der blandt andet sikrer en god styring af økonomien, samt overholdelse af love og andre regler. Ledelsestilsyn Fagdirektøren er overordnet ansvarlig for, at der udføres ledelsestilsyn med ansvar overfor det politiske niveau. Kravet til ledelsestilsynet er opbygget hierarkisk, hvor tilsynet starter på laveste budgetansvarsniveau op til Fagdirektørniveau. Ledelsestilsynet bør som hovedregel svare til de fastsatte disponeringsdelegationer. Formålet med ledelsestilsyn er, at få en opfølgning på kommunens virksomhed og ledelsestilsynet skal som minimum omfatte: Økonomi Aktiviteter Personalet Holdning til og udførelse af ledelsestilsyn er væsentligt i den måde hvorpå procedure tilrettelægges, for f.eks interne kontroller, integreret anvisning m.v. Ledelsestilsynet hænger naturligt sammen med budgetansvaret for overholdelse af bevillinger (anvisningsbemyndigelse). Ledelsestilsynet skal sikre kvalitet i opgaveløsningen gennem observation, tilbagemelding af konstaterede forhold samt sikring af korrektion. Ledelsestilsynet udføres løbende og skal som udgangspunkt dokumenteres særskilt, således at lederens tilsyn bliver en del af de faste kontroller f.eks legalitets eller kvalitetskontroller. 1

2 Tilsynet tilrettelægges individuelt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Anvisning Borgmesteren har ansvaret for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Velfærdsministeriet og Byrådets fastsatte regler. Finder Borgmesteren, at en disposition ikke har haft bevillingsmæssig hjemmel forelægges sagen for Byrådet. Fagdirektøren har overfor Borgmesteren ansvaret for, at afholdelse af udgifter og modtagne indtægter har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning. De enkelte budgetansvarlige er bemyndiget til at foretage anvisning. I Hjørring Kommune skal anvisning af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at påtegning af det enkelte regnskabsbilag kun sker undtagelsesvis. Den budgetansvarlige, og dermed den anvisningsbemyndigede, for det enkelte aktivitetsområde skal tage stilling til, hvornår der indenfor det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag, og hvornår anvisning kan ske ved en kombination af bevillingskontrol og ledelsestilsyn. En individuel afgrænsning kan omfatte bestemte dispositioner som f.eks udgifter til repræsentation og rejser anskaffelser vedligeholdelse af bygninger ind- og udbetalinger til personer, der har ledelsesansvar beløbsstørrelser Anvisningen betyder, at den anvisningsbemyndigede har sikret at: 1. der er bevillingsmæssig dækning for udgiften/indtægten 2. den meddelte bevillings forudsætninger er opfyldte 3. udbetalinger og indbetalinger har hjemmel i lovgivningen og byrådets beslutninger 4. udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de fastsatte bestemmelser herfor 5. bilaget er attesteret af rette person 6. bilaget i øvrigt er i orden. Individuel anvisning af enkeltbilag Bilag til individuel anvisning, anvises ved påtegning forud for bogføringen 2

3 Integreret anvisning Det er en forudsætning, at den anvisningsbemyndigede kender områdets forretningsgange, og har indseende med områdets aktiviteter. Integreret anvisning dokumenteres ved påtegning på regnskabsrapporter. Ved påtegning af regnskabsrapporten, står den anvisningsbemyndigede inde for 1. at der er bevillingsmæssig dækning for udgiften/indtægten 2. at ingen konti udviser et uventet forbrug, så det giver anledning til yderligere undersøgelser for: a. ukorrekt bogføring b. svig c. andet 3. at en stikprøvevis kontrol af et antal bilag samt øvrige kontroller ikke giver anledning til yderligere undersøgelser for: a. ukorrekt bogføring b. svig c. andet Personsammenfald På budgetområder, hvor det er den budgetansvarlige/anvisningsbemyndigede der foretager attestation og bogføring, kan den anvisningsbemyndigede ikke selv foretage bilagskontrollen. I disse tilfælde foretages bilagskontrollen af den anvisningsbemyndigedes nærmeste leder eller de enkelte fagforvaltningers administration og service. Ingen må anvise udbetalinger til sig selv. Skal en medarbejder have udbetalt penge, skal bilaget anvises af en anden med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Budgetopfølgning En leder med tildelt budgetansvar er ansvarlig for enhedens budget overfor nærmeste overliggende led. For den budgetansvarlige leder skal tilsynet derfor også omfatte - Budgetanalyser, der forholder sig til forbrugets størrelse og vurdere om de foretagne dispositioner er i overensstemmelse med de vedtagne bestemmelser. Budgetopfølgning dokumenteres ved påtegning på regnskabsrapporter. Efter udløbet af hver måned skal den budgetansvarlige som minimum danne en regnskabsrapport for eget området, og påtegne regnskabsrapporten. Hver 3. måned, og i henhold til tidsplan for økonomiopfølgning, skal den budgetansvarlige udarbejde en redegørelse af den foretagne kontrol, samt påtegne 3

4 regnskabsrapporten, og indsende materialet til de enkelte fagforvaltningers administration og service. Gennemført ledelseskontrol Gennemført ledelseskontrol vil ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko indeholde: - stikprøvekontrol af x antal bilag - kontrol af atypiske forhold ved gennemgang af posteringsudtræk - vurdering af forbrugsprocent pr. dato - sammenligning med tidligere perioder - kontrol af atypiske leverandører - kontrol af afvigende cpr-udbetalinger - kontrol af prisudvikling - kontrol af udbetaling til egne medarbejdere - bench marking - nøgletal - anden kontrol 4

5 Rammebilag nr. 2 Økonomisystemet I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 2.5 fastsættes følgende vedrørende økonomisystemet. Generelt Velfærdsministeriet har fastsat regler for kommunens bogføring, herunder også de IT-systemer som anvendes. Hjørring Kommune anvender KMD-Opus som bogføringssystem. Data tilgår KMD-OPUS både som enkeltposter gennem de bogføringsmoduler, som er tilknyttet KMD-OPUS og via sumposter fra forskellige Fagsystemer. Transaktionsspor Ifølge Velfærdsministeriets Budget og Regnskabssystem for Kommuner defineres transaktionssporet som: Transaktionssporet sikrer sammenhængen mellem den enkelte postering og regnskabets hovedposter. Det skal med andre ord være muligt at kontrollere, om alle posteringer er med i regnskabet, og hvilke posteringer regnskabets poster er sammensat af. Finansregnskabet, benævnt FI, i KMD Opus indeholder samtlige posteringer registreret og bogført på artskonti, såvel driftskonti, rentekonti og balancekonti. Posteringer kan være bogført direkte i FI, ved oprettelse af omposteringsbilag, udgiftsbilag, kontering af E-faktura/kreditnota og bogføring af kassebilag. Posteringer kan også være bogført på baggrund af registreringer foretaget i øvrige moduler i KMD Opus. Derudover tilgår der posteringer fra andre KMD Fagsystemer, samt andre eksterne systemer. Den enkelte postering enkelt eller sumpostering identificeres i KMD-Opus ved bilagsdato og bilagsart, der hver især fortæller hvilken type af postering det drejer sig om. Bilagsarten påsættes automatisk og skal kun bestemmes af brugeren ved helt specielle bogføringer. Endvidere påføres hver enkelt bogføringslinie i et bilag en bogføringsnøgle. Bogføringsnøglen er en identifikation der angiver, om der er tale om debet/kredit postering eller fakturapostering. Via skærmbillede FBL3N kan dannes et udtræk, som giver dokumentation for de oplysninger der er tilknyttet de enkelte posteringer, såvel enkelt- som sumposteringer. 1

6 Kontrolspor Ifølge Velfærdsministeriets Budget og Regnskabssystem for Kommuner defineres kontrolsporet som: Kontrolsporet dokumenterer de faktiske posteringer. Kravet om kontrolspor forudsætter derfor, at der kan identificeres et bilag på baggrund af en given postering, og at sammenhængen mellem postering og bilag er entydig. Kontrolsporet udgør en vigtig del af den samlede dokumentation for, at udgiften er afholdt korrekt. Regnskabsbilag: For egentlige regnskabsbilag findes dokumentationen oftest i form af elektroniske bilag, som er arkiveret i forskellige systemer afhængigt af et elektronisk bilagsarkiv hos KMD. Findes et regnskabsbilag ikke i elektronisk form, er det afdelingslederens ansvar at opbevare bilaget systematisk og i en periode, som mindst svarer til arkivkravene. Øvrigt regnskabsmateriale Øvrigt regnskabsmateriale, så som regnskaber, obligatoriske budgetter mv. opbevares elektronisk i kommunens sagsbehandlingssystem. Anvendelse af IT-systemer Ifølge Velfærdsministeriets Budget og Regnskabssystem for Kommuner fremgår følgende: Kommunen udarbejder beskrivelse af de af virksomheden anvendte IT-systemer, herunder de manuelle forretningsgange/arbejdsrutiner, samt de interne kontroller. Beskrivelsen skal indeholde oplysninger om, dels hvorledes systemerne sikrer fuldstændighed og nøjagtighed af det materiale, der danner grundlag for registreringerne, herunder aftaler om overførsel af data, der registreres i virksomheden, herunder beskrivelse af IT-anvendelsen. Den øverste sikkerhedsansvarlige udpeger for hvert system en person, der er ansvarlig for systemets anvendelse. Den systemansvarlige har ansvaret for at få beskrevet de væsentligste forretningsgange herunder interne kontroller for det enkelte system, jævnfør Rammebilag 10 - Anvendelse af IT-systemer. 2

7 Rammebilag nr. 3 Retningslinjer for bogføringsprocessen I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 2.5 fastsættes herved følgende regler for bogføringsprocessen. Generelt Hjørring Kommunes arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Kommunes regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af tidsfrister m.m. Bogføringssystemet Hjørring Kommune anvender KMD-Opus til bogføring. De budgetansvarlige/anvisningsbemyndigede godkender den/de personer, der skal autoriseres til at attestere regnskabsbilag. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkelig omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller m.v. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for, at denne instruktion finder sted. Bestilling af varer og ydelser Byrådet afgiver bevillinger på sektorniveau til de politiske fagudvalg, der herefter vedtager i hvilket omfang, der skal delegeres kompetence til forvaltningen og/eller institutionsniveauet, der herefter råder over en bevilling/budgetramme. De enkelte fagudvalg kan således på forskellig vis vedtage at delegere og tilrettelægge den af byrådet givne kompetence til forvaltnings- og institutionsniveauet. Kommunens indkøbspolitik og indgåede indkøbsaftaler skal respekteres. Ved bestilling af varer og ydelser skal der over for leverandøren afgives tilstrækkelige oplysninger til, at den efterfølgende fakturahåndtering kan foregå uden forsinkelse og uden genindtastning af oplysninger. Der skal afgives oplysninger om: EAN-nummer Personreference 1

8 Modtagelse af varer og ydelser Ved modtagelse kontrolleres, at leveringen er i overensstemmelse med bestilling, vedlagt følgeseddel eller tilsvarende. Udført kontrol for varemodtagelse skal dokumenteres, normalt ved at attestere herfor på følgeseddel. Er det ikke ved modtagelsen muligt at foretage kontrol, afventer kontrollen den efterfølgende fakturamodtagelse. Modtages der samtidigt med varen en papirbaseret faktura, skal denne returneres til leverandøren med oplysning om, at kommunen kun modtager elektroniske fakturaer. Samtidigt orienteres leverandøren om korrekt EAN-nummer Fakturakontrol, kontering, attestation og bogføring Fakturaer fremkommer altovervejende i elektronisk form, enten født elektronisk eller som en indscannet faktura. Jævnligt - mindst een gang ugentligt - kontrollerer den enkelte medarbejder, hvorvidt der er modtaget fakturaer til behandling. Bilag skal behandles således, at de til enhver tid overholder Kommunens betalingsbetingelser. Ved attestation forstås, at en person med sin underskrift eller ved elektronisk påtegning på bilaget indestår for, at Kommunen har modtaget eller leveret den omhandlende ydelse eller vare, og at bilagets indhold i øvrigt er kontrolleret for følgende: at varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret at konteringen er korrekt, og hvis fakturaen ikke allerede indeholder oplysning om kontonummer, anføres dette at der er anvendt korrekt regnskabsår, hvilket vurderes ud fra oplysning om leveringsdato at udbetalinger og indbetalinger har hjemmel i lovgivningen og byrådets beslutninger at andre oplysninger, som er nødvendige for bogføringen er anført, f.eks. leverandøroplysninger, betalingsfrister eller tekstoplysninger. Bilag indeholdende rejseudgifter, mødeudgifter, repræsentationsudgifter, kursusudgifter og samtlige ydelser til kommunalt ansat personale skal påføres oplysninger om formål, rejsemål, samt deltagere. 2

9 Har den attesterende person ikke selv tilstrækkeligt kendskab til leverancen til at udføre alle kontrollerne, skal der indhentes supplerende oplysninger fra andre. Det kan være i form af følgesedler med modtagelseskvittering eller det kan være i form af en forespørgsel til den person, der har den konkrete viden. Det vil normalt være tilstrækkeligt med en mundtlig tilkendegivelse, men i det omfang det lokalt vurderes som relevant, skal der skriftligt attesteres. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis leverancen drejer sig om større beløb eller om indkøb, som er atypiske for området/institutionen. Der er tilrettelagt særlige kontroller omkring behandling af fakturaer med fejl. Særligt omkring fakturakontrol, kontering, attestation og bogføring ved udlæg. Medarbejdere ved Hjørring Kommune kan i særlige tilfælde have foretaget udlæg i medfør af tjenesten. Disse kan f.eks være billetter og mindre udgifter i forbindelse med tjenesterejser mv. Godtgørelse for kørsel i egen bil og udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse i forbindelse med kurser mv. betragtes ikke som udlæg, og udbetales via lønnen. Udlæg skal godkendes af den relevante budgetansvarlige. Anvisningsbemyndigede kan ikke anvise udbetalinger til sig selv. Bogføring og udbetaling skal ske umiddelbart efter udlægget er foretaget. Udbetalingen sker til medarbejderens Nem-konto. Betaling KMD-udbetaling overfører automatisk beløbet til modtagerens bankkonto. Såfremt der på den enkelte faktura ikke er angivet en bankkonto, anvendes modtagerens NemKonto, dvs. den bankkonto alle virksomheder og personer skal udpege som betalingskontoen fra offentlige myndigheder. Anvisning/ledelsestilsyn I kommunen udløses bogføringen som hovedregel, når det enkelte regnskabsbilag er attesteret. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for, at bilaget er attesteret efter reglerne, og at der er bevillingsmæssig dækning for beløbet. Anvisning af de enkelte transaktioner er ikke nok for at løfte budgetansvaret og ledelsestilsynet. De budgetansvarlige er inden for eget område ansvarlige for, at der udføres ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet skal kunne dokumenteres. 3

10 Ingen må attestere eller anvise udbetalinger til sig selv. Skal en medarbejder have udbetalt penge, skal bilaget anvises af en anden med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Arkivering og genfinding Filerne vedrørende elektroniske og indscannede fakturaer arkiveres i kommunen via KMD-Opus. Via funktioner i KMD-Opus kan oplysningerne (eller det indscannede bilag) vises på skærmen eller udskrives. Filerne vil som minimum være arkiveret i 5 år efter afslutningen af det regnskabsår, bilaget vedrører. For enkelte regnskabstyper kan der dog været fastsæt særlige arkivbestemmelser, eksempelvis EU-regnskaber og anlægsbilag. I det omfang der fortsat findes dokumentation på papir, er det den enkelte afdeling/institutions ansvar at opbevare denne dokumentation sikkert og systematisk, så genfinding er muligt. Arkivperioden er også her mindst 5 år. Papirdokumentation kan eksempelvis være: - følgesedler med attestation for leverancen, i det omfang bemærkninger omkring attestation ikke er overført til felt i KMD-Opus. - underbilag til samlebilag, hvor kun samlebilaget er elektronisk - udlægsbilag - regninger fra udlandet - regninger, som af specielle årsager ikke er scannet. 4

11 Rammebilag nr. 4 Postbehandling I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 3.1. fastlægges følgende regler for postbehandling. INDGÅENDE POST Poståbning Post til kommunens administration, skoler, institutioner m.v. åbnes af 2 personer i forening, hvor forholdene muliggør dette. Postlister Over al værdipost fører den enkelte enhed en postliste. Forretningsgang Der udarbejdes forretningsgang for området. UDGÅENDE POST Formålet med Hjørring Kommunes postinstruks er at sikre, at al post udbringes så sikkert og så billigt som muligt. Forsendelsesmåder Post sendes som A-post med mindre det er markeret som B-post. I det omfang det er muligt, og ikke giver gener/dårlige signaler for borgerne, skal post markeres og sendes som B-post. Alle offentlige myndigheder er forpligtet til at kunne modtage post elektronisk. Udgående post sendes elektronisk i det omfang modtageren har mulighed for/er forpligtet til at modtage elektronisk post. Post til interne enheder sendes i videst muligt omfang elektronisk. 1

12 Rammebilag nr. 5 Forskudskasser I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 3.2. fastsættes følgende regler for kassefunktioner i institutioner og afdelinger. Oprettelse Oprettelse af forskudskasser og dertil tilknyttede betalingskort kan kun ske efter forudgående godkendelse af direktøren for økonomi, eller af den der bemyndiges hertil. Formål Forskudskassen er alene beregnet til at skulle afholde mindre udgifter, hvorfor forskudsbeløbets størrelse normalt kun bør udgøre et beløb svarende til en periodes regningsudlæg. Ansvar Lederen af den pågældende enhed, er overfor direktøren for økonomi, eller overfor den der er bemyndiget hertil, ansvarlig for forskudskassen, herunder midlernes forsikringsmæssigt forsvarlige opbevaring. Ledelsestilsyn Til alle forskudskasser skal der etableres et ledelsestilsyn. Forretningsgang Der udarbejdes forretningsgang for forskudskasseområdet. Kasseeftersyn Kommunens revision, controllerfunktionen, og de enkelte fagforvaltningers administration og service har adgang til at foretage uanmeldt kasseeftersyn. 1

13 Rammebilag nr. 6 Kassefunktionen i administrationen og i andre selvstændigt regnskabsførende afdelinger og institutioner I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 3.2. fastsættes følgende regler for kassefunktioner i administrationen og i andre selvstændigt regnskabsførende afdelinger og institutioner. Generelt Der kan oprettes følgende former for kasser i Hjørring kommune: énmandsbetjent kasse gruppebetjent kasse Ved udbetaling skal kassereren sikre: at der er bilag for transaktionerne at bilagene er ægte at påtegninger på bilagene er i orden at udbetaling sker til rette modtager Betalingsbetingelser De af økonomiudvalget fastsatte generelle betalingsbetingelser for hele det kommunale område skal følges. Indbetaling Som hovedregel skal borgeren henvises til betaling via betalingsservice eller pengeinstitut. Kvittering Ved kontant indbetaling udleveres kun kvitteringsmateriale på borgernes anmodning. Dankort er kontant indbetaling. Ved indbetaling med check m.m. afgives der kvittering, såfremt dette udtrykkeligt kræves af afsenderen. Ved kontant salg af ydelser der skal afregnes, er afdelingslederen ansvarlig for, at der sker korrekt afregning af det solgte. 1

14 Udbetaling Udbetalinger sker ved overførsel til NEM-konto i pengeinstitut. Egne cheks Checks skal når de ikke er under opsyn opbevares aflåst. Kassedifferencer Kassedifferencer over 500 kr. skal indberettes skriftlig til kontorchefen for Betalingskontoret. Kontant beholdning Den kontante beholdning i den enkelte kasse skal altid holdes på et rimeligt niveau i forhold til den forsikringsmæssige dækning. Ledelsestilsyn Der etableres ledelsestilsyn ved stikprøvevis kontrol af løbende bogføring og kasseafstemning. Hvis kassereren samtidig udfører kassekontrol, kontrol med afstemnings- og fejllister, opkrævningsarbejde samt har adgang til at hæve på banken, medfører det et skærpet ledelsestilsyn. Tilsynet skal kunne dokumenteres. Forretningsgang Der udarbejdes forretningsgang for kassefunktionen. Kasseeftersyn Kommunens revision, controllerfunktionen samt de enkelte fagforvaltningers administration og service har adgang til at foretage uanmeldt kasseeftersyn. 2

15 Rammebilag nr. 7 Konti og overførselskonti i pengeinstitutter m.v I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 3.3 fastlægges følgende regler for konti i pengeinstitutter til Hjørring Kommunes administration og institutioner m.v. Generelle bestemmelser Direktøren for økonomi, eller den der er bemyndiget hertil, kan oprette eller nedlægge konti i pengeinstitutter. Alle konti skal oprettes under Hjørring Kommunes CVR-nr. Forskudskasser Direktøren for økonomi eller den der er bemyndiget hertil kan oprette og nedlægge bankkonti til forskudskasser. Institutionsledere/forvaltningsdirektører er bemyndiget til at afgøre, hvilke enkeltpersoner, der er berettiget til at disponere på forskudskonti. Øvrige bankkonti Direktøren for økonomi eller den der er bemyndiget hertil kan oprette og nedlægge øvrige bankkonti, og dertil tilknyttede betalingskort. Direktøren for økonomi er bemyndiget til at afgøre, hvilke personer, der i forening er berettiget til at disponere på relevante konti Overførselskonti Udbetalinger ved overførsel til enkeltpersoners konti i et pengeinstitut sker via NEMkontosystemet. Ønsker beløbsmodtager ikke at anvende NEM-konto til udbetaling kan der oprettes en specifikkonto. En specifikkonto kan alene oprettes eller ændres ved, at en borger eller virksomhed retter henvendelse til Hjørring Kommune med en anmodning om, at udbetaling skal ske til anden konto end NEM-kontoen. NEM-konto Der udarbejdes forretningsgang for udbetalinger via NEM-konto. 1

16 Rammebilag nr. 8 Opbevaring og registrering af midler, der administreres for klienter, midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. og midler, der administreres for personer eller grupper af personer I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 3.6. fastsættes følgende regler for opbevaring og registrering af midler og værdier, der administreres for klienter, samt midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. og midler der administreres for personer eller grupper af personer. MIDLER DER ADMINISTRERES FOR KLIENTER Registrering i regnskabssystemet Klienters midler, der efter klientens ønske eller som følge af en udvalgsbeslutning, (f.eks. iht. Pensionslovens 36), administreres af en forvaltning, skal registreres med registrantbogføring på mellemregningskonto. Bank- eller sparekassebøger, værdipapirer og eventuelle depotbeviser skal opbevares i de respektive fagforvaltningers regnskabsafdelinger, der foretager registrering heraf (deposita) og foranlediger, at der forinden hvert regnskabsårs afslutning sker ajourføring, rentetilskrivning m.v. Væsentlige værdier skal anbringes i pengeinstitut i depot, lydende på klientens navn. Det påhviler den enkelte forvaltning at indsætte eventuelle opsparede beløb af væsentlig størrelse i pengeinstitut på konto, noteret i klientens navn. Der foretages ingen registrering af konti i pengeinstitutter m.v., når disse forsynes med påtegning om, at klienten kun kan hæve på kontoen med forvaltningens tilladelse. Notering i sagsmappen Såfremt der sker overførsel af ydelser fra kommunen til en administrationskonto (mellemregningskonto), skal det fremgå af klientens sagsmappe, at de meddelte bevillinger overføres til administrationskonto med angivelse af registreringskontonummer. For konti i pengeinstitutter, der ikke registreres i kommunens bogholderi, skal der forefindes kontoudtog m.v. i sagsmappen til dokumentation for de foretagne transaktioner. 1

17 Klientens kontrol med administrationen af de opbevarede midler Forvaltningen skal til enhver tid kunne redegøre for mellemregningen med hver enkelt klient, og regnskabet skal på forlangende forevises klienten, som godkender dette ved påtegning. Meddelelse til andre offentlige myndigheder Ved dødsfald udfærdiger forvaltningen en redegørelse til skifteretten med oplysninger om kontant beholdning, ajourførte bank- og sparekassebøger og eventuelle værdipapirer m.v. De deponerede midler udleveres til skifteretten mod kvittering. MIDLER OG VÆRDIER TILHØRENDE BEBOERE PÅ INSTITUTIONER M.V. Generelt Som udgangspunkt skal beboerne selv administrere og træffe beslutning om sine midler. Hvis beboeren på grund af fysiske eller psykisk handicap ikke er i stand til at administrere sine midler, kan kommunens personale alene inddrages, hvis pårørende eller andre ikke er i stand til at påtage sig opgaven og varetage denne på det fornødne retlige grundlag. I disse tilfælde skal der ubetinget foreligge en skriftlig aftale i form af en fuldmagt eller en administrationsaftale, som skal være underskrevet af beboeren/værgen og den eller de personaler, som skal varetage administrationen. Institutionens leder er ansvarlig for udarbejdelsen af de skriftlige aftaler, og sørger for opbevaring af disse. Der udarbejdes i fornødent omfang uddybende retningslinier med en detaljeret beskrivelse af den praktiske fremgangsmåde på et konkret område f.eks. bofællesskaber. Værdier, som den enkelte beboer ønsker afleveret til institutionen til opbevaring, skal registreres og opbevares på betryggende vis. Opbevaring skal i videst muligt omfang finde sted i form af konti i pengeinstitutter. Kontantbeløb til opbevaring må ikke overstige kr. Institutionen kan ikke påtage sig ansvaret for ikke registrerede midler, værdigenstande m.m., som vedkommende medtager og selv ønsker at opbevare. Regler for opbevaring af midler skal indgå i de regler der i øvrigt er gældende for institutionen, som beboeren skal orienteres om, ved optagelse på institutionen. 2

18 Registrering af midler og værdier Institutionens leder eller dennes stedfortræder kan på begæring af en beboer modtage bankbøger og kontante midler til opbevaring. For hver beboer, der opbevares midler og værdier for, skal der oprettes depositakort samt kartotekskort eller lignende, hvorpå ind- og udlevering registreres. Ved aflevering/indbetaling til institutionen skal to af institutionens ansatte kvittere for modtagelsen. Ved udbetaling skal der foreligge kvittering fra beboeren eller kvittering for køb eller tjenesteydelse til beboeren. Hvis en beboer ikke er i stand til at afgive kvittering, skal to af institutionens ansatte kvittere for udbetalingen. I forbindelse med fraflytning/dødsfald skal beboeren eller beboerens pårørende/skifteretten kvittere for modtagelse af de kontante midler og/eller bankbøger. Opbevaring af midler Kontante midler og bankbøger som institutionen modtager, skal opbevares forsvarligt. Administration af beboernes værdier m.v. Smykker, værdipapirer m.v. må ikke modtages til opbevaring. Beboeren skal henvises til opbevaring i depot i et pengeinstitut eller lignende. Tilsyn med reglernes overholdelse De påhviler lederen af institutionen at sikre, at ovennævnte regler overholdes. De respektive centralforvaltninger fører tilsyn med, at reglerne overholdes. Kommunens revision har til enhver tid adgang til at foretage uanmeldt eftersyn og kontrol af, at retningslinierne efterleves. MIDLER DER ADMINISTRERES FOR PERSONER ELLER GRUPPER AF PERSONER Opsparing og/eller indtægter ved særlige arrangementer Midler der er tilvejebragt ved privat opsparing eller ved særlige arrangementer, og som på et senere tidspunkt skal anvendes til bestemte formål (rejser, udflugter, klassefester m.v.) skal administreres af forældrerepræsentanter/private personer, der er ansvarlige for midlerne. Indsamlingen af midlerne kan forestås af personalet, der hurtigst muligt skal aflevere pengene til den ansvarlige. 3

19 Der skal ikke ske bogføring i kommunens regnskab af ovennævnte indtægter og udgifter. I forbindelse med rejser og lignende kan personalet efter nærmere beskrevne retningslinier varetage opbevaring af elevernes/brugernes lommepenge. Der skal i alle tilfælde være indgået en aftale herom. Caféer, skoleboder og lignende, der drives af brugere Der udarbejdes retningslinier for administration af caféer, skoleboder og lignende, som drives af brugerne. Herunder beskrives den daglige drift, registrering af indkøb og salg, afregningsforhold m.v. Arrangementer, hvor institutionen medvirker ved forbruget Indtægter og udgifter vedrørende arrangementer hvor institutionen medvirker ved forbruget f.eks skolefest, skal registreres fuldt ud i institutionens regnskab. Konti i pengeinstitutter Der må ikke oprettes bankkonti af kommunalt ansatte f. eks. til brug for opsparing af indsamlede beløb. Iht. Rammebilag 9 er det alene direktøren for økonomi, eller den der bemyndiges hertil, der kan oprette og nedlægge bankkonti. Alle konti skal oprettes hos Hjørring Kommunes hovedbankforbindelse, og alle konti skal oprettes under Hjørring Kommunes CVR-nr. Tilsyn Det påhviler den enkelte institutionsleder af sikre, at ovennævnte regler overholdes. Kommunens revision, controllerfunktionen samt de enkelte fagforvaltningers administration og service har adgang til at foretage kontrol af, at retningslinierne efterleves. 4

20 Rammebilag nr. 9 Afstemning af bankkonti samt mellemregnings- og restancekonti I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 3.8 fastsættes herved følgende regler for afstemning af bankkonti samt mellemregnings- og restancekonti. Afstemning Den ansvarlige kontorchef skal sikre, at samtlige bank-, mellemregnings- og restancekonti m.v undergives løbende afstemning. På konti hvorpå der er bevægelser, skal afstemningerne som minimum foretages hvert kvartal. Afstemning foretages på bilag der dokumenterer afstemningen. Forretningsgang Der udarbejdes forretningsgang for afstemning af bank-, mellemregnings- og restancekonti. 1

21 Rammebilag nr. 10 Anvendelse af IT-systemer I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 4.4 fastsættes følgende regler for anvendelse af IT-systemer. Generelt Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. Den øverste sikkerhedsansvarlige udpeger for hvert system en person, der er ansvarlig for systemets anvendelse. Fagdirektøren har ansvaret for, at der for alle væsentlige systemer udpeges en dataejer. Dataejeren har ansvaret for datakvaliteten og for at tilrettelægge forretningsgange for anvendelsen af systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentationskontroller og kvalitetskontroller. De væsentlige forretningsgange herunder interne kontroller skal være beskrevet. Dataejerne har ansvaret herfor. Kvalitetskontroller Dataejerne har ansvaret for datakvaliteten. Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Dataejerne skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Dataejerne har ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. Personer, som kan være udsatte for kritik Såfremt et IT-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som ved fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en særlig kontrol. 1

22 Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Økonomidirektøren afgør om også andre personer skal omfattes af kontrol. Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udmærket udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. Kontroller mod svig Anvendelse af it-systemer som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Disse kontroller dokumentationskontroller skal som hovedregel funktionsmæssigt være afskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den der har foretaget en indberetning til IT-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen. Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser). Hvis der er etableret adskillelse mellem retten til at oprette sager i det pågældende system og retten til at indberette ændringer til Nemkonto registeret, er det ikke nødvendigt med den traditionelle dokumentationskontrol. Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder også ved stikprøver såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som til sammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. 2

23 Rammebilag nr. 11 Registrering af lagerbeholdninger og inventar I henhold til Regulativ for Kasse og regnskabsvæsen punkt 5.2. fastsættes følgende regler for registrering af lagerbeholdninger og inventar. GENEREL VEJLEDNING Formål God forvaltningsskik tilsiger, at der til enhver tid i fornødent omfang skal kunne redegøres for kommunens aktiver, herunder såvel finansielle som materielle aktiver. Registreringen tjener desuden følgende formål, der kan have større eller mindre vægt i de forskellige kategorier af aktiver: grundlag for indkøbsdisponering grundlag for budgetlægning konstatering af ukurante lagre og svind forsikringsmæssige hensyn vurdering af ressourceudnyttelsen kalkulation I henhold til Velfærdsministeriets bestemmelser, gælder der særlige regler for registrering af fysiske aktiver til brug for omkostningsregnskabet. Omfang Registreringspligten omfatter samtlige forvaltninger og institutioner m.v., der henhører under kommunens regnskabsføring. Der sondres mellem: lager-/varebeholdninger og maskiner, inventar og andet driftsmateriel 1

24 Vurderingen af, i hvilket omfang det er formålstjenligt at registrere beholdninger sker ud fra en væsentlighedsbetragtning, hvor aktivets værdi og omsættelighed er de vigtigste kriterier. For visse typer af aktiver er der særlig behov for registrering på grund af aktivets brugsværdi for private, f.eks. kunst, fotoudstyr, elektronisk udstyr (radio, fjernsyn, edb-udstyr, AV-udstyr), elektronisk håndværktøj m.v. Mur- og nagelfaste genstande vil som hovedregel ikke være omfattet af registreringspligten. LAGERBEHOLDNINGER Registreringens omfang I princippet skal alle væsentlige beholdninger af drifts- og anlægsmaterialer registreres og ajourføres ved til- og afgange, således at der til enhver tid kan foretages kontrol af beholdningernes tilstedeværelse. Beholdningerne forekommer navnlig hos: vejvæsenet visse områder under socialforvaltningen, f.eks. omsorgsarbejde og beskæftigelsesterapi visse institutioner (daginstitutioner) osv. Som hovedregel skal der foretages registrering af varebeholdninger, hvor værdien overstiger 1 mio. kr. Desuden skal der foretages registrering af varebeholdninger, som overstiger en værdi på kr., hvis der har været væsentlige forskydninger i lagerbeholdningen. For at sikre, at der sker den nødvendige registrering skal der foretages optælling af alle varelagre, hvor værdien pr overstiger kr. Det er den budgetansvarliges ansvar, at varebeholdninger m.v. til enhver tid holdes på et niveau, der svarer til omsætningen. Driftsbeholdninger, der ikke skal registreres er f.eks.: papir, kontorartikler og lignende på kontorer skolernes lagre af bøger og hæfter til daglig drift bøger på biblioteker, bortset fra den registrering, som udlånsvirksomheden kræver 2

25 varer/artikler der medgår i plejehjemmenes daglige drift, herunder husholdningsvarer, sygeplejeartikler m.v.. Der udarbejdes forretningsgang for området. INVENTARFORTEGNELSE Registreringens omfang Der foretages registrering af alle inventargenstande og maskiner med nyanskaffelsesværdi over kr. pr. enhed. Inventarregistreringen kan suppleres med en lokaleinventarfortegnelse til ophængning i de pågældende rum. Let omsætteligt inventar som f.eks. malerier, antikviteter m.v. og elektronisk udstyr, audiovisuelt materiel, fotoudstyr og elektronisk håndværktøj registreres dog ud fra et væsentlighedskriterium, uanset at nyanskaffelsesværdien er under kr. Det henstilles endvidere, at inventar, maskiner, elektronisk udstyr samt let omsættelige genstande m.v., mærkes med institutionens/skolens/kommunens navn. Mærkning skal ske ved brænding eller på anden betryggende måde. Lokaleinventar, såsom borde, stole, skabe, senge, høvlbænke og lign. samt mur- og nagelfaste inventargenstande, skal ikke registreres. Der udarbejdes forretningsgang for området. KASSATION AF INVENTAR OG DRIFTSMATERIEL Generelt Inventar og driftsmateriel m.v., som ikke længere kan benyttes, må først kasseres, når det er undersøgt om inventaret/materiellet kan anvendes andre steder i kommunen om der i forbindelse med nyindkøb kan opnås en indbytningspris om det kan sælges i fri handel om det kan sælges til ansatte Såfremt inventar og driftsmateriel m.v. sælges i fri handel eller til ansatte, skal det sikres at handelen sker i åben proces. Det påhviler de enkelte afdelingsledere at sikre, at ovenstående regler efterleves. 3

26