Brugermøde på Rigsarkivet i Aarhus (Erhvervsarkivet) og Aarhus Stadsarkiv 9. december 2014, kl. 16-18 Dagsorden Dagsordenen blev ændret i forhold til det udsendte for at give bedre tid til orientering og drøftelse af flytningen af Rigsarkivet fra Aarhus til Viborg. Der var 47 fremmødte brugere. Referat 1. Rigsarkivets crowdsourcing- og frivilligtilbud Områdeleder Allan Vestergaard præsenterede Rigsarkivets forskellige services. Disse er bygget på en filosofi om frembringelse af digitale tilbud i en samskabelse mellem institution og brugere, både professionelle og amatører. De bygger også på observationer om en ændret brugeradfærd på læsesalene, hvor folk bruger kortere tid til kildestudier og længere tid på digitalisering med kameraer og lignende. Der scannes dels arkivalier til Arkivalieronline, dels digitaliseres der kilder til kildepakkeprojekter og andre former for systematiske kildesamlinger. Som noget nyt er der åbnet for crowdsourcing af digitalisering af kilder ved indskrivning. Blandt andet er mange skøde- og panteprotokoller digitaliseret sammen med skiftedokumenter. Digitaliseringen af arkiverne fra Dansk Vestindien har deadline i 2017. En stor kildesamling om 1864 er lagt frem til digitalisering ved crowdsourcing og bygger på en indtastningsportal, der er integreret med de øvrige systemer, herunder Arkivalieronline og dermed Daisy. Generelt vil kildepakkeprojekter blive udvidet. Der er taget nye vejledningskanaler i brug; ved siden af Spørg Arkivaren findes nu to Facebooksider for hhv. Tastesupport og Brugerforum. 2. Stadsarkivet generel orientering Stadsarkivar Søren Bitsch Christensen orienterede. Stadsarkivets generelle virksomhed blev kort præsenteret under overskrifterne myndighedsopgave, den private opgave, kulturarvsinstitution og forskning gennem netværk. Inden for myndighedsopgaven har årets største opgaver med papirarkivalier været bestilte ordningsarbejder for flere magistratsafdelinger samt instrukser til forskellige kommunale institutioner om
papirarkivalier. Inden for e-arkiveringen har opgaven blandt andet bestået i konvertering og udfasning af databaser. Privatarkivområdet har budt på afleveringer af blandt andet Ferdinand og Herman Sallings privatarkiver og fra Aarhus Borgerlige Skydeselskab, Cargo Service og Aarhus Konservative Vælgerforening. Som kulturarvsinstitution har Stadsarkivet været involveret i Århundredets Festival, Byhistorisk Fond og Foreningen for Bykultur. Forskning ved arkivet udføres gennem samarbejdspartnere, primært ved Aarhus Universitet. Årets største enkeltstående begivenhed var tildelingen af en donation fra Salling-fondene på 3,6 millioner til udviklingen af AarhusArkivet.dk, herunder digitalisering af billeder, film og dokumenter. AarhusArkivet skal være færdigt i 2017. 3. Stadsarkivet crowdsourcing- og frivilligtilbud Stadsarkivar Søren Bitsch Christensen orienterede. Sejrs Sedler kom på nettet i marts 2014, og de første 5.000 billeder fra Rigsarkivets arkiv fra Århus Stiftstidende i november 2014. Dermed er der nu synlige resultater fra de første frivilligprojekter ved Stadsarkivet. Der arbejdes løbende på at udbygge de understøttede søgninger i Sejrs Sedler. Fra salen lød et ønske om fritekstsøgning. Denne kan foretages via Google eller ved at hente datasættet fra Aarhus Kommunes åbne data-portal, www.odaa.dk. Arkivets frivillige har i 2014 digitaliseret og opmærket Aarhus Byråds trykte forhandlinger 1867-1994. Det materiale vil blive lagt på nettet i førsteversion i 2015. Et andet frivilligtilbud i 2015 bliver opmærkning af de i 2014 digitaliserede Århus Stifts Årbøger 4. Valg til brugerrådet De to institutioner indstillede til forsamlingen, at valgperioden for de to direkte valgte medlemmer blev forlænget med et år, så der ikke blev gennemført valg i år, som vedtægterne ellers lægger op til. Det blev accepteret, og således fortsætter Niels Løgager Nielsen og Knud Buch Jepsen. 5. Rigsarkivets flytning fra Aarhus og sammenlægning med enheden i Viborg Rigsarkivar Asbjørn Hellum deltog under punktet. Stadsarkivar Søren Bitsch Christensen tilkendegav først Aarhus Kommunes holdning til sagen. Det er byrådets politik at søge beslutningen omstødt. Man er kritisk over for, at det ikke længere vil være muligt at låne materiale fra Rigsarkivets enheder til Aarhus. Man har noteret sig Rigsarkivets tilbud om overdragelse af kommunens arkiv og deponering af privatarkiver. For nærværende kan man ikke gå ind i nærmere forhandlinger herom, men afventer den politiske proces. Asbjørn Hellum takkede for invitationen og muligheden for komme i direkte dialog med de fremmødte. Han ville gerne fremme en samlet og generel diskussion af udfordringerne for Rigsarkivet.
Han angav som hovedårsag til beslutningen om at flytte til Viborg, at det var nødvendigt at omtænke for at have en effektiv og serviceorienteret organisation inden for de fremtidige økonomiske rammer. Han lagde ikke skjul på, at der var tale om en forringelse af servicen for en stor del af læsesalsbrugerne i Aarhus, men samlet set ville man få rammerne til en bedre service, ikke mindst fordi der ville blive økonomiseret bedre med midlerne til magasinforhold med et nyt magasin i Viborg end ved fortsat at have udgifter til at vedligeholde og forbedre magasinerne på Vester Allé. Personalefagligt og bevaringsfagligt er der store fordele ved at samle funktioner, om end han selv og personalet i Aarhus beklagede, at det betød, at man måtte afbryde det lokale samarbejde med Aarhus Stadsarkiv, som havde udviklet sig særdeles positivt i den tid stadsarkivet har været i bygningen. Samfundet og herunder også de nationale kulturinstitutioner gennemgår i disse år en omstilling til det digitale samfund. Det gælder også for Rigsarkivets brugere. I det seneste årti er der sket en kolossal tilvækst i de digitale brugere, som benytter de digitale tilbud. Det er en væsentlig årsag til at antallet af de fysiske brugere på læsesalene er faldets markant. Forholdet er i dag, at den typiske bruger er den på Internettet mens antallet af læsesalsbrugerne er de få. Det samlede besøgstal på alle læsesale var i 2013 godt 30.000 heraf ca. 2200 i Aarhus Det skal ses i forhold til mere end 6 millioner besøg på de Internetbaserede brugertilbud i 2013. Alle brugere uanset om de bruger os via Internettet eller på læsesalene er vigtige og har naturligvis forventninger til den service de kan få. Disse forventninger skal vi forsøge at møde professionelt. Der anvendes i dag langt flere ressourcer på at betjene brugerne på læsesalene end de digitale brugere. I de kommende år vil der ske en ændring i ressourcefordelingen, og alene det tilsige en samlet effektivisering af læsesaltilbudene. De statslige kulturbudgetter reduceres i disse år. Det gælder også for Rigsarkivet. Det er derfor meget vigtigt, at der kunne sikres et årligt provenu på 3.4 millioner kr. ved flytningen af aktiviteterne fra Vester Allé til Viborg. Det fører sammen med en række andre forhold til at der var færrest ulemper ved at forlade den smukke bygning på Vester Alle i Aarhus frem for at vælge andre løsninger. Rigsarkivaren er ikke afvisende over for at der kan etableres en fjernlånsfunktion i Aarhus. Betingelserne herfor er, at der skal sikres samme sikringsforhold for anvendelse af originale arkivalier, som har været gældende for Rigsarkivets læsesale siden september 2013, samt at det ikke påfører Rigsarkivet omkostninger. Herefter var der reaktioner fra salen. De fremmødte brugere var generelt afvisende over for beslutningen. Udsagnene er her samlet i nogle hovedgrupper: Hvorfor bygge nyt magasin i Viborg og ikke i Aarhus? Det er udtryk for en forkert langsigtet, strategisk beslutning. o Asbjørn Hellum svarede hertil, at beslutningen var taget ud fra en analyse af den samlede situation både i Viborg og Aarhus og henviste til sin indledende redegørelse. De offentlige transportmuligheder fra Aarhus og ikke mindst fra oplandet til Aarhus til Viborg gør det svært at besøge læsesalen, ikke mindst med de nuværende åbningstider. o Asbjørn Hellum gentog, at han ikke ville eller kunne benægte, at der isoleret set var tale om serviceforringelse, men at afstanden i øvrigt ikke var længere end fra mange andre steder i Jylland til Rigsarkivets læsesale.
Der var spørgsmålet fra salen til magasinernes tilstand på Vester Allé. o Asbjørn Hellum svarede, at de fysiske forhold for opbevaring af arkivalier på Vester Allé samlet set var utidssvarende og på længere sigt ville være uacceptable. Det var korrekt, at nogle af manglerne ved magasinerne her og nu var udbedret, men sagen skulle ses i et længere tidsperspektiv. Det samme var gældende for det fysiske arbejdsmiljø i huset. Fra Aarhus Universitet blev det påpeget, at vilkårene for forskning og undervisning i historie ville blive forringede, og at beslutningen havde uheldige regional- og forskningspolitiske følger og vil medføre en urimelig favorisering af hovedstadens studiemiljø. De fremlagte planer for digitalisering, der er tænkt som en aflastning af behovet for fysiske læsesale, tager utilstrækkeligt hensyn til forskningsbehov. Universitetets repræsentanter påpegede, at det ikke er korrekt, at de nordiske lande under ét har afskaffet fjernlånsservice fra nationalarkiverne. Det var på foranledning tilkendegivet fra blandt Bergen. o Asbjørn Hellum svarede, at han var åben for drøftelser med Aarhus Universitet og Aarhus Kommune om at mindske generne for forsknings- og studiemiljøet ved ikke at have adgang til en Rigsarkivlæsesal. Rigsarkivets position var, at andre interessenter måtte være med til at finde løsninger, og at den påkrævede besparelse ikke måtte udhules. Han kunne ikke på stående fod tage stilling til forholdene i Bergen og andre steder, men ville undersøge det nærmere. Han fremførte desuden, at der var et begrænset antal brugere af fjernlån. Der blev fremsat ønske om en uddybning af Rigsarkivets strategi for digitalisering af Erhvervsarkivets samlinger. Der blev efterlyst et svar på, hvor effektiv digitalisering on demand var i dag. o Asbjørn Hellum svarede, at Rigsarkivet under ét digitaliserer 10 millioner dokumenter om året. Man prioriterer efter behov for konservering gennem digitalisering, efter brugsfrekvens og efter særlig forhold, for eksempel muligheden for ekstern finansiering. I øvrigt arbejder man for at tilbyde bedre rammer for, at brugerne kunne digitalisere på læsesalene. En strategi for digitalisering on demand er under revidering. Der blev stillet spørgsmål til, om Rigsarkivet havde afsøgt mulighederne for finansiering af erhvervsarkivområdet gennem erhvervslivets organisationer. o Asbjørn Hellum svarede, at det havde man ikke, og at han i øvrigt ikke havde tiltro til den mulighed, med mindre det gjaldt støtte til udvalgte projekter. Der blev stillet spørgsmål til, hvad der skulle ske med Erhvervsarkivets bibliotek. o Asbjørn Hellum svarede, at man var ved gennemgå og vurdere bestanden, der for øvrigt består af ca. 125.000 bind. Han forestillede sig, at de Aarhusrelevante dele kunne udskilles og overdrages lokale institutioner. Erhvervslitteraturen ville komme med til Viborg, hvis den har relevans for indsamlingen på privatarkivområdet og for brugen af arkivalierne. Spørgsmålet blev rejst, hvordan rigsarkivaren fremover ville profilere Erhvervsarkivet. o Asbjørn Hellum svarede, at det ville han ikke. Han anså det for en umulig opgave i dag. En nylig afholdt kendskabsanalyse viste, at kun 2% af befolkningen har kendskab til Erhvervsarkivet. I stedet villerigsarkivet profilere erhvervslivets arkivalier som en meget vigtig del af det samlede privatarkivområde.
Der blev rejst kritik af rigsarkivarens metode til at sammenligne arkivforholdene i forskellige byer og landsdele. Det blev fremført, at Erhvervsarkivet er opbygget i tæt alliance med kommunen, universitetet og private aktører i Aarhus, og at sidstnævnte ofte har afleveret arkiver i den tro, at de ville forblive i byen. o Asbjørn Hellum svarede hertil, at det historisk set var Aarhus Kommunes beslutning, at den ikke havde oprettet et stadsarkiv før 2011. Han gentog, at han gerne indgik i dialog med kommunen og universitetet om at formindske generne ved flytningen og vilkårene herfor. Der blev rejst kritik af rigsarkivarens brug af besøgsstatistik og fremført, at besøgstallene på læsesalen i Aarhus efter et fald gennem flere år nu var stigende, og at faldet i øvrigt skyldtes den ekstraordinære situation med introduktionen af kirkebøger og folketællinger på mikrofiche på læsesalen, der siden blev afløst af Arkivalieronline. o Asbjørn Hellum svarede hertil, at han anerkendte den generelle baggrund for et særligt højt besøgstal omkring årtusindskiftet, men at han måtte fastholde, at den generelle trend var, at brugen af Rigsarkivets læsesal i Aarhus er faldende, så den i dag ligger væsentligt under det besøgstal, der var også før opstillingen af mikrofilm med kirkebøger og folketællinger. Ordstyrer: Områdeleder Lone Hedegaard Liljegren Referent: Søren Bitsch Christensen