Økonomiudvalget Referat fra ekstraordinært møde Ekstraordinært møde Mandag 27.10.2008 kl. 7:30 Mødelokale D1 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Forslag til aftaler om samarbejde og tilskudsvilkår mellem Trommen/Hørsholm Kommune og Hørsholm Scenen for perioden 2008-2011 3 Bilagsoversigt 6 Fraværende Bemærkninger til dagsorden
Økonomiudvalget Punkt: 192 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: ØU - Åben sag Mødedato: 27.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Birgitte Andersen Meddelelser Resume Viceborgmester Kjeld Holm gav ordet til sekretariatschef Trine Kristiansen, der orienterede om den seneste udvikling i voldgiftssagen mellem Region Hovedstaden og kommunerne i det tidligere Frederiksborg Amt på den ene side, og Vifa A/S på den anden side. Sagen behandles af voldgiftsretten i perioden 3-7/11 2008. Medmindre voldgiftsretten umiddelbart kan fremkomme med en tilkendegivelse, forventes det, at der vil foreligge en voldgiftskendelse inden jul. Direktør Morten Winge orienterede om, at Hørsholm Kommune af Udlændingeservice er blevet informeret om, at kommunen er blevet pålagt at modtage 5 flygtninge i 2009, jf. de fastsatte kommunekvoter. Økonomiudvalget Mandag den 27-10-2008 Side 2
Økonomiudvalget Punkt: 193 Acadre sagsnr.: 08/11258 Journalnr.: 20.01.01A06 Sagsforløb: KFU - ØU - KB - Åben sag Mødedato: 27.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Jesper Daugaard Forslag til aftaler om samarbejde og tilskudsvilkår mellem Trommen/Hørsholm Kommune og Hørsholm Scenen for perioden 2008-2011 Resume Et politisk sammensat forhandlingsudvalg nedsat af KFU har forhandlet med teaterforeningen Hørsholm Scenen om en samarbejdsaftale for perioden 1. november 2008-30. juni 2011. Med baggrund i forhandlingerne forelægges 2 forslag til aftaler: en generel samarbejdsaftale om repertoire, samarbejdsforestillinger, markedsføring m.v. samt en aftale om tilskudsvilkår. Forslag Administrationen anbefaler at drøfte forslagene til samarbejdsaftale og aftale om tilskudsvilkår, og beslutte hvorvidt aftalerne skal godkendes. Sagsfremstilling På sit møde d. 3. september 2008 besluttede KFU at udsætte afgørelsen af sagen om "Teaterforestillinger i Hørsholm" til kommende møde med henblik på en endelig drøftelse med teaterforeningen Hørsholm Scenen. En gruppe af 3 repræsentanter fra KFU (Hanne Lommer, Anne Ehrenreich og Thorkild Gruelund) har siden forhandlet 2 aftaler med repræsentanter fra Hørsholm Scenen. Der er nu nået enighed med Hørsholm Scenen om 2 konkrete forslag til aftaler, som er vedlagt som bilag til dagsordenspunktet. Udgangspunktet for forhandlingerne har været at få en fælles forståelse for og aftale om fremtidige samarbejdsvilkår. For at få et overblik over indholdet af forslaget til samarbejdsaftale er nedenfor angivet de væsentlige ændringer, der er til de eksisterende samarbejdsvilkår. Det er for aftaleperioden kun Hørsholm Scenen, som i Trommesalen og CM-salen kan præsentere støtteberettigede forestillinger godkendt af Kunststyrelsens scenekunstudvalg. Aftalen omfatter Økonomiudvalget Mandag den 27-10-2008 Side 3
al støtteberettiget scenekunst, herunder også forestillinger, som ligger udover det turnerende voksenteater. Trommen kan dog vælge 2 forestillinger pr. sæson, som i givet fald afvikles som samarbejdsforestillinger med Hørsholm Scenen. Hørsholm Scenen forpligtes til at præsentere mindst 7 forestillinger pr. sæson + eventuelle samarbejdsforestillinger. Trommens nuværende 6 fribilletter pr. forestilling til alle Hørsholm Scenens forestillinger til brug for Erhvervsklubben m.v., erstattes med mulighed for køb af op til 30 billetter pr. forestilling til Hørsholm Scenens rabatpris. Hørsholm Scenen tilbydes en særlig husleje pr. forestilling til CMsalen på 3.800 kr., hvilket inkluderer standard lyssætning, "selvbetjeningslyd", garderobe uden opsyn samt betjening i baren: o o Der er en fælles forståelse af, at "selvbetjeningslyd" forudsætter en vis viden om lydanlæggets funktionsmåde hos brugerne med henblik på at undgå uheld (kommunen er selvforsikrende). Trommen indestår for gevinst/tab ved betjening i baren i forbindelse med forestillinger i CM-salen. Hørsholm Scenen tilbydes en ekstra halv gratis annonceside i Trommens katalog med værdi 5.000 kr. o Aftalen kan få en sideeffekt ved henvendelse fra Hørsholm Musikforening med ønske om tilsvarende annoncemuligheder. Der oprettes link til Hørsholm Scenens hjemmeside fra Trommens hjemmeside. I aftalen om tilskudsvilkår forudsættes at Hørsholm Kommune i aftaleperioden giver en årlig underskudsgaranti på 50.000 kr., som udbetales aconto til endelig afregning i forbindelse med Hørsholm Scenens årsregnskab. Sagens tidligere behandling Sagen omkring ansvar for og tilskud til teaterforestillinger i Hørsholm har været drøftet i KFU på møderne d. 28.5, 25.6, 27.8 og 3.9 2008. Bilag - Bilag 1 - Samarbejdsaftale - Bilag 2 - Aftale om tilskudsvilkår mellem teaterforeningen/hørsholm Scenen og Hørsholm Kommune - Bilag 3 - Kommentarer til samarbejdsaftale fra det rådgivende udvalg for Kulturhus Trommen - Bilag 4 - Kommentarer fra Hørsholm Scenen - Bilag 5 - kommentarer fra rådgivende udvalg Noter til bilag Økonomiudvalget Mandag den 27-10-2008 Side 4
Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 20-10-2008 Udtalelser fra hhv. Trommens rådgivende udvalg samt Hørsholm Scenen blev omdelt på mødet. Forslag til samarbejdsaftale og aftale om tilskudsvilkår godkendt med 3-2 (Isabella Meyer (C) og Henrik Klitgaard (B)). Til aftale om tilskudsvilkår ændres formuleringen under pkt. 2, 2. afsnit, 3. punktum til: "Ordningen giver teaterforeninger, kulturhuse og andre arrangører af turnerende teatre tilskud til rabatordninger..." (ændringer i kursiv). KFU ønsker til novembermødet at evaluere på det politiske og administrative forløb af teatersagen. Isabella Meyer (C) har ønsket følgende til protokol: "Forslaget strider grundlæggende mod mine politiske synspunkter og værdier. Derfor stemmer jeg imod" Henrik Klitgaard (B) har ønsket følgende til protokol: "Henrik Klitgaard stemmer imod forslaget, som følge af, at forslaget har konsekvenser for Hørsholm Kommunes økonomi for den kommende valgperiode og stiller derfor Hørsholm Scenen i en særstilling i forhold til vilkårene for andre foreninger." Beslutning Økonomiudvalget den 27-10-2008 Forslaget vedtaget af hele udvalget, undtagen: Isabella Meyer, (C), stemte i mod og fastholdt sit protokollat. Jens Frederiksen (C) stemte blankt. Økonomiudvalget Mandag den 27-10-2008 Side 5
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 193 Åben Bilag 1 - Samarbejdsaftale 87762 Bilag 2 - Aftale om tilskudsvilkår mellem teaterforeningen/hørsholm 193 Åben 87768 Scenen og Hørsholm Kommune Bilag 3 - Kommentarer til samarbejdsaftale fra det rådgivende 193 Åben udvalg for Kulturhus Trommen 87934 193 Åben Bilag 4 - Kommentarer fra Hørsholm Scenen 88943 193 Åben Bilag 5 - kommentarer fra rådgivende udvalg 90243 Økonomiudvalget Mandag den 27-10-2008 Side 6
Økonomiudvalgets møde 27-10-2008 Uffe Thorndahl (up) Borgmester Kjeld Holm (V) 1. viceborgmester Isabella Meyer (C) 2. viceborgmester Morten Slotved (C) Jens Frederiksen (C) Michael Medom Hansen (V) Peter Antonsen (T) Hanne Lommer (A) Henrik Klitgaard (B) Økonomiudvalget 27-10-2008 Side 7