Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Mandag den 30. marts 2015 Start kl.: 13:00 Slut kl.: 14:00 Medlemmer: Fraværende: Eva Iversen (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Helen Rosager (Ledelse) Karen Skau (Ledelse) Kirsten Højgaard (Næstfmd.) (DS) Lisbeth Skyum (DS) Vakant - (FTF) Jytte Skiffard (HK) Helen Rosager (Ledelse) Lisbeth Skyum (DS) Jytte Skiffard (HK) Vakant - (OAO) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Jakob Therchilsen (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Jakob Therchilsen (AC) Norddjurs Kommune

2 Områdeudvalg administrationen Indholdsfortegnelse Side 1. Drøftelse af ændring af åbningstiden...1 Bilagsoversigt...3 Norddjurs Kommune

3 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af ændring af åbningstiden Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling I forbindelse med ændringen af åbningstiden, således at der først åbnes for borgerbetjening kl blev områdeudvalget på sidste møde enige om, at dette skulle behandles på et særskilt møde. Områdeudvalget skal drøfte eventuelle snitflader og kommunikationsmæssige konsekvenser, der skal løses i denne forbindelse, med henblik på at sikre, at man i de administrative afdelinger indretter sig bedst muligt til de nye åbningstider. HR-afdelingen har i denne forbindelse tilrettet retningslinjen for arbejdstid og fleksibel arbejdstid, da der med ændringen af åbningstiden, ikke har været tiltænkt nogen ændring af denne.. Indstilling Formanden indstiller 1. at punktet drøftes 2. at retningslinjen godkendes. Bilag: 1 Åben Åbningstid og fleksibel arbejdstid 46324/15 1

4 Områdeudvalg administrationen Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede hvilke konsekvenser ændringen af åbningstiden kan have. Begrundelsen for at ændre åbningstiden har været, at medarbejderne skal bruge tiden indtil kl 10:00 til administrativt arbejde og tværgående mødeaktivitet. Det tværgående perspektiv er vurderet som værende vigtigt i forhold til at få skabt en sammenhængende sagsbehandling for borgerne. Kommunalbestyrelsens beslutning, om at åbningstiden ændres til 10-15, og 10-12, er gældende, og det vil være op til lokaleudvalgene og personalemøder med MED-status at drøfte løsninger for arbejdets udførelse i overensstemmelse med denne beslutning. Den ændrede retningslinje for arbejdstid og fleksibel arbejdstid blev godkendt. 2

5 Områdeudvalg administrationen Bilagsoversigt 1. Drøftelse af ændring af åbningstiden 1. Åbningstid og fleksibel arbejdstid (46324/15) 3

6 Områdeudvalg administrationen Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Helen Rosager Karen Skau Kirsten Højgaard (Næstfmd.) Lisbeth Skyum Vakant - Jytte Skiffard Vakant - Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Jakob Therchilsen Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 4

7 Bilag: 1.1. Åbningstid og fleksibel arbejdstid Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 30. marts Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46324/15

8 Retningslinjer om arbejdstid og fleksibel arbejdstid 3. udgave Oprindeligt lavet i HR-afdelingen den 14. november 2006 og 20. september Retningslinjerne er sammenskrevet af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni Retningslinjerne er tilrettet efter ændringen af åbningstiden pr. 4. maj 2015 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 30. marts 2015.

9 Disse retningslinjer gælder for alle administrative medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Arbejdstid Arbejdstidsnorm: Den ugentlige arbejdstid, der som hovedregel fordeles på ugens 5 første dage, er 37 timer pr. uge inkl. spisepause. For fuldtidsbeskæftigede inkluderer arbejdstiden ½ times daglig spisepause. For deltidsbeskæftigede inkluderer arbejdstiden ½ times daglig spisepause, hvis beskæftigelsen er mere end 4 timer pr. dag. Medarbejderne står til rådighed i spisepausen. Normalarbejdstiden er følgende: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Åbningstiden er følgende: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Telefontiden svarer til åbningstiden. Der kan aftales undtagelser. Kontorerne skal være bemandede i åbningstiden, samt i tidsrummet Man kan ikke pålægge medarbejderne møder uden for normalarbejdstiden. Dette skal aftales. Pauser Der er en betalt kaffepause torsdag eftermiddag af max. 15 minutters varighed. Lukkedage Administrationen er lukket mellem jul og nytår, dagen efter Kristi Himmelfartsdag samt hele 1. maj og Grundlovsdag. De ansatte afvikler ferie eller afspadsering. Nogle medarbejdere kan være nødsaget til at arbejde enkelte af disse lukkedage. Juleaftensdag og nytårsaftensdag er fridage. De respektive overenskomsters arbejdstidsbestemmelser følges med hensyn til øvrige fridage. Det vil i de fleste tilfælde betyde, at 1. maj og Grundlovsdag er fridage fra kl. 12.

10 Fleksibel arbejdstid De administrative medarbejdere i Norddjurs Kommune, der arbejder i administrationen og som er omfattet af højeste tjenestetid, har, i det omfang det er foreneligt med de opgaver de skal varetage, fleksibel arbejdstid. Enkelte medarbejdergrupper kan være helt eller delvist udelukket fra den fleksible arbejdstid, hvilket aftales i det enkelte tilfælde med nærmeste leder. Der er flekstid indenfor nærmere aftalte rammer. Inden for den fleksible arbejdstid er muligheden for at arbejde hjemme tilstede, hvilket kan ske efter aftale med nærmeste leder, når arbejdsopgaverne egner sig hertil. Hvis medarbejderne ønsker at flekse/afspadsere i åbningstiden, eller i tidsrummet , skal aftale træffes med kolleger og nærmeste leder, så det sikres, at kontoret er bemandet. Dette gælder også, hvis man ønsker at ryge, da det i følge personalepolitikken ikke er tilladt at ryge i arbejdstiden. Udenfor åbningstiden og tidsrummet kan medarbejderne frit placere deres arbejdstid Den enkelte medarbejder er ansvarlig for at overholde den fastsatte arbejdstidsnorm ved selvregistrering af timer. Ved konstateret manglende overholdelse/misbrug af den fleksible arbejdstid kan ordningen inddrages for den enkelte medarbejder, som så vil få pålagt at arbejde i overensstemmelse med normalarbejdstiden. Har en medarbejder opsparet mere end 37 timer eller er i underskud med mere end 10 timer, skal pågældende tage kontakt til sin leder for at aftale afvikling/indhentelse. Overarbejde: Ved overarbejde forstås alene beordret merarbejde, som altid skal aftales med nærmeste leder. Honorering sker efter gældende overenskomst. Ved beordret overarbejde føres særskilt regnskab. Overarbejde kan tidligst påbegyndes ved normalarbejdstidens ophør.