Læreruddannelsen Vejledning til Praktikportalen Brugerguide for praktikstedet Udarbejdet af Projektgruppen, oktober 2015 side 0/21
Support Hvis du oplever problemer ved login eller brugen af Praktikportalen, kan du kontakte føl- gende personer: Læreruddannelsen på Fyn: Projektmedarbejder Margit B. Pedersen (e-mail: mabp@ucl.dk eller tlf. nr.: 63184319) Læreruddannelsen i Jelling: Projektmedarbejder Kirsten E. Jakobsen (e-mail: kiej@ucl.dk eller tlf. nr.: 63184622) Projektleder Katarina Opacak (e-mail: kaop@ucl.dk eller tlf. nr.: 20460354) Ved spørgsmål i forbindelse med praktikkens faglige indhold, kan du kontakte praktikleder- ne i Odense og Jelling. Læreruddannelsen i Jelling: Praktikleder Carsten Maack (e- mail: praktikjelling@ucl.dk eller tlf. nr.: 63184656) Læreruddannelsen på Fyn: Praktikleder Thomas Roed Heiden (e- mail: trhe1@ucl.dk eller tlf. nr.: 63184338) Læreruddannelsen på Fyn: Praktikleder Gitte Gorm Larsen (e- mail: ggla@ucl.dk eller tlf. nr.: 63184340) Introduktion til Praktikportalen Praktikportalen er en landsdækkende portal, som skal bruges af alle uddannelser, der hører under de Danske Professionshøjskoler og benytter praktik i løbet af uddannelsen. Det er derfor obligatorisk for University College Lillebælt (UCL) og de tilhørende praktiksteder at anvende Praktikportalen. Hvad er Praktikportalen? Praktikportalen skal håndtere alt omkring de studerendes praktikforløb, som eksempelvis mulighed for at ønske og fordele pladser samt understøttelse af læringsaktiviteter for de studerende undervejs i forløbet. Praktikportalen fremmer muligheden for kommunikation, dokumentation og dokumenthåndtering og hjælper med at skabe overblik over praktikfor- løbene. side 1/21
Hvad er et praktiksted i Praktikportalen? Der er udarbejdet begrebsmodeller, som er tilpasset den enkelte uddannelsesgruppe, som benytter henholdsvis praktik- og klinikbetegnelsen under uddannelsen, så alle kan føle sig hjemme i Praktikportalen. Et praktiksted i Praktikportalen er et specifikt sted, som modtager studerende i praktikforsamt have løb eller ønsker at gøre det. Praktikstedet skal være oprettet i Praktikportalen oprettet t en eller flere pladser på sit praktiksted, for at der kan fordeles studerende til ste- det. Denne vejledning har til formål at hjælpe brugeren på praktikstedet i gang med at bru- ge Praktikportalen. Roller i Praktikportalen I Praktikportalen er der 2 roller for personalet på praktikstederne: Praktikvejleder for den studerende - Praktiklærer Administratorer på praktikstedet Praktikkoordinatorer Praktikvejleder kan gøre følgende i Praktikportalen: Kan se hvem man skal have i praktik Kan finde relevante praktikdokumenter Kan via et praktikflow se den studerendes praktikforløb Indsætte aktiviteter på den/de studerendes praktikflow som f.eks. uddannelsesplaner Kan kommunikere med den studerende Administrator kan desuden gøre følgende i Praktikportalen: Oprette personale og praktikpladser Knytte praktikvejleder til studerende Ændre oplysninger fx skift af vejleder og navneændringer Login Praktikportalen er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle de mest brugte browsere. Vi anbefaler, at du bruger Google Chrome eller Firefox, da disse browsere automatisk opdaterer til de nyeste versioner (se vejledningen for download af browsere: Link ). Hvis du bruger Internet Explorer, skal du som minimum bruge en version 9 eller nyere. For at få adgang til Praktikportalen skal du oprettes som bruger. Personalet på UCL opretter administratorer i Praktikportalen. Det er herefter administratoren, som skal oprette prak- tikvejlederne som brugere. side 2/21
Når du er oprettet som bruger på Praktikportalen, modtager du en e-mail fra Praktikportaaktivere din konto. Når du aktiverer din konto, får du mulighed for at lave din personlige kode til Praktikportalen. len med et aktiveringslink, hvor du skal Du skal gå på http://www.ucpraktikportal.dk for at logge på Praktikportalen. Første gang du logger på fra en PC, skal du vælge den Professionshøjskole, som dit praktiksted er tilknyttet. Du skal vælge UCL s domæne ved at trykke på UCL s logo. Derefter vælger du den brugertype, du er tilknyttet. Som personale på praktikstederne skal du vælge Ansat på praktikstedet og herefter logge ind med e-mail og adgangskode. side 3/21
Når du er logget ind, kan din side se således ud: Midt på siden kan du hurtigt orientere dig og se, om du har modtaget nye beskeder. Du kan bruge genvejene til at navigere til Dialogforum eller Mine praktikker. I øverste højre hjørne kan du ændre din profil ved at trykke på det lille tandhjul. Under Min profil kan du uploade et profilbillede, og du kan vælge, hvordan du ønsker at modtage notifikationer fra Praktikportalen. Skal det være én daglig opsamlingsmail med notifikationer, eller skal der sendes mail til dig, hver gang der er notifikationer. Afslut ved at trykke på Gem. side 4/21
I det næste afsnit beskrives menupunkternes stuktur, og hvad du kan foretage dig i dem. Menu-struktur i Praktikportalen Både for praktikvejleder og administratorer Praktiksted Her finder du: Alle praktiksteder: Her kan du se de praktiksteder, som du har adgang til Alle praktikpladser: Personale: Her har du adgang til personalehåndtering, hvor oplysninger om personalet kan oprettes/redigeres, og der kan tilføjes billede og beskrivelse (kun synligt for admini- strator). Første gang du logger ind i Praktikportalen, skal du tjekke, om kontaktoplysningerne på dit praktiksted er korrekte. Du kan ændre eller tilføje oplysninger ved at vælge Stamdata under dit praktiksted. Du har kun mulighed for at ændre eller tilføje i de hvide felter nederst i billedet. side 5/21
Under fanen praktikstedsbeskrivelse skal du udfylde beskrivelse omkring dit praktiksted. Beskrivelsen bliver synlig for de studerende i Praktikportalen. Under fanen opret praktikplads plads skal praktikstedet oprette praktikpladser. For den kommende praktikperiode skal praktikstederne ikke indberette praktikpladser i Praktikportalen. Under fanen praktikpladser kan du se de praktikpladser, som er oprettet på skolen. Personale: Her skal personale på praktikstedet oprettes (det er kun administratorer, der har denne mu- lighed, se side 16) side 6/21
Praktik Her finder du: Aktiviteter: Her kan du oprette aktiviteter til praktikforløbet Praktikvejlederoversigt: Her kan der ændres praktikvejleder til de studerende (kun synligt for administrator) Praktikpladsfordeling: Her kan der flyttes studerende fra én skole/ afdeling til en anden, hvis administratoren er tilknyttet flere skoler/afdelinger (kun synligt for administrator) Mine praktikker: Her kan du se en oversigt over de studerende, du er tilknyttet Praktikrelevante dokumenter: Her kan du finde dokumenter, som er tilføjet af UCL Aktiviteter: Når de studerende er startet i et praktikforløb, kan praktikvejlederne oprette aktiviteter til forløbet. Der kan fx indsættes uddannelsesplaner, forventningssamtaler, møder og relevanhvornår 1. del af praktikken starter og slutter, praktiktilknytning, hvornår 2. del af praktikken starter og slutter te dokumenter. UCL vil oprette de mest anvendte aktiviteter, såsom mv.. For at du kan lave en aktivitet til forløbet på den studerende (kaldes praktikflow i Praktikvil du kunne gen- portalen), skal du først lave en aktivitetsskabelon. Aktivitetsskabelonen bruge. Klik på menupunktet Skabeloner og derefter på Aktivitetsskabeloner og tryk på Opret For at oprette en aktivitet skal du tage stilling til følgende: Navn: Hvad skal aktiviteten hedde? Beskrivelse: Kort beskrivelse af aktiviteten Kategori: Er der tale om et møde (fx forventningssamtale) eller et dokument (fx læringsplan)? Aktivitetslængde: Hvor længe skal aktiviteten vare? Dette behøver du ikke at udfylde, da du skal vælge start- og sluttidspunkt, når du knytter aktiviteten til den/de studerende side 7/21
Derefter skal du tage stilling til flere detaljer om aktiviteten - skal den være obligatorisk, hvilke brugere re må se detaljer i aktiviteten, og hvem skal eventuelt godkende aktivite- ten? Når alle relevante punkter er udfyldt, trykker du på Opret side 8/21
Når du har trykket på Opret, bliver flere valgmuligheder vist. Her kan du tilføje dokumenter og notifikationer. Det er vigtigt, at du trykker på Tilføj og gem, når du tilføjer noget. Når du har tilføjet de ønskede elementer, skal du trykke på Gem. Du tilføjer din aktivitet til den studerendes praktikflow ved at gøre følgende: Klik på Praktik og derefter Aktiviteter og tryk på Opret Vælg administrationsperiode og praktikperiode Vælg hvilken aktivitet du vil tilføje, marker de studerende, hvor aktiviteten skal tilføjes, og tryk på Ny aktivitet side 9/21
Derefter bliver der vist et nyt vindue, hvor du skal indsætte Aktivitetsinformationer. Navn: Her kan du rette navnet på aktiviteten, hvis det er nødvendigt Beskrivelse: Her kan du rette beskrivelsen på aktiviteten, hvis det er nødvendigt Kategori: Her kan du ændre kategorien, hvis det er nødvendigt Aktivitet start og aktivitet slut: Her skal du anføre, hvornår aktiviteten skal starte og slut- te Derudover kan du ændre, hvem der må se detaljer om aktiviteten, og hvem aktiviteten eventuelt skal godkendes af, hvis det er nødvendigt Tryk på Gem side 10/21
Mine praktikker: Her ses en oversigt over de studerende, du som praktikvejleder er tilknyttet. Du vil desuden kunne se et overblik over den enkelte studerendes praktikflow. Klik på Praktik og derefter Mine praktikker eller gå ind via startsiden Vælg administrationsperiode iode og derefter praktikperioden Nu vil du kunne se alle de studerende, som du er praktikvejleder for. Ved at trykke på den studerende kommer du direkte ind på en oversigt over den studerengøre følgende: uploa- des praktikforløb. Den studerendes aktiviteter bliver synlige i en flowoversigt. I bjælken øverst i billedet har du nogle valgmuligheder, hvor du kan de/dele dokumenter med den studerende, sende beskeder til den studerende, se detaljer om den studerende så som adresse, telefonnummer, cpr. nummer, gruppe og den UCL un- derviser, som er knyttet til den studerende i praktikforløbet. side 11/21
Hvis den studerende i sit praktikforløb skal have godkendt et uddannelseselement, dokugøre det i Praktikportalen. I det følgende vil vi vise, hvordan du godkender den studerendes praktikforløb, andre aktiviteter kan godkendes på samme ment eller selve praktikforløbet, kan du som praktikvejleder måde. Sådan godkender du den studerendes praktikforløb i Praktikportalen I Praktikportalen er der oprettet en aktivitet i den studerendes flow som hedder Praktikgodkendelse. Som praktikvejleder for én eller flere studerende, skal du godkende de stude- rendes praktik, for at de kan blive indstillet til prøven. Det skal gøres på følgende måde: Åbn den studerendes praktikflow og find aktiviteten som hedder Praktikgodkendelse side 12/21
Klik på Gå til LÆR- Praktikgodkendelse Nu er aktiviteten åben og du kan klikke på Gå til godkendelse Nu vil du kunne enten Godkende eller Afvise aktiviteten Når du er på den studerendes praktikflow, kan du klikke på fanen Aktiviteter i menuen og derved få ét samlet overblik over de aktiviteter som skal godkendes. side 13/21
Sådan finder du den studerendes praktikopgaver i Praktikportalen: De studerende skal aflevere deres praktikopgaver i Praktikportalen. De vil blive afleveret på den enkelte studerendes praktikflow under fanen Dokumenter. Du finder opgaven ved at gøre følgende: Åbn den studerendes praktikflow og klik på Dokumenter i øverste menu Her vil du kunne se de dokumenter som den studerende har uploadet og du skal klikke på Åbn dokument side 14/21
Nu vil du kunne åbne Praktikopgaven. Bedømmelsen til den mundtlige prøve vil ske på et karakterblad, som bliver udleveret af Studieadministrationen. Dialogrum på den studerendes praktikflow I Praktikportalen er der lavet 2 dialoggrupper under den studerendes praktikflow. Den første dialoggruppe er mellem den enkelte studerende, praktikvejleder og UC-underviser. Den anmellem den studerende, de øvrige studerende i praktikgruppen, prak- den dialoggruppe er tikvejleder og UC-underviser. Gruppen er lavet på forhånd med de personer, som er tilknyt- tet den studerendes praktikforløb. Praktikrelevante dokumenter: Under dette menupunkt vil alle dokumenter, som er tilføjet af UCL, være synlige. Det kan fx være krav til opgaver, vejledning til kommuner, praktikskoler og underviser på uddannelsen mv.. side 15/21
Kommunikation I Praktikportalen er det muligt at kommunikere med de studerende via beskeder (når man er inde på den studerendes flow) og via et dialogforum. Dialogforummet er et rum, som både studerende, personale på uddannelsen og personale på Praktikstedet har adgang til. I dialogforummet kan der frit oprettes grupper, og dette kan ske på tværs af roller, uddannelser og UC er. Beskederne i Dialogforum kan kun læses af de personer, som er tilknyttet gruppen. Vælg Kommunikation og Dialogforum Klik på Opret gruppe Tilføj medlemmer til gruppen ved at søge dem frem under Medlemmer Først skal du vælge, om det er studerende, personale på praktikstedet eller personale på uddannelsen, du gerne vil tilføje i gruppen Derefter vælger du den Professionshøjskole, som personen er tilknyttet Efterfølgende skal du vælge uddannelsen og til sidst udbudssted I eksemplet nedenunder vil vi gerne tilføje en studerende ved UCL, som går på Lærersom udbudssted. Derefter uddannelsen i UCL og er tilknyttet Læreruddannelsen på Fyn kan man søge efter den studerendes navn side 16/21
side 17/21
For administratorer på praktikstederne For personer med administratorrettigheder rrettigheder i Praktikportalen er der flere funktioner tilgæn- gelige end for dem, der bruger Praktikportalen som praktikvejledere. Administrator kan oppå praktikstedet, indberette praktikpladser i Praktikportalen og knytte de studerende til praktikvejleder på praktikstedet. I UCL skal praktikstederne på Læreruddannelsen på Fyn og i Jelling ikke indberette praktik- pladser i Praktikportalen for praktikperiode efterår 2015 og vinter 2016. Skolerne skal først indberette praktikpladserne i Praktikportalen til den næstkommende praktikperiode. Derfor vil der i denne vejledning kort beskrives, hvordan personale på praktikstedet kan rette personale oprettes og hvordan der kan knyttes praktikvejleder til de studerende som bliver fordelt til praktikstedet. Opret personale på dit Praktiksted Du opretter personale på dit Praktiksted ved at gøre følgende: Klik på Praktiksted og derefter på Personale Nu vil du kunne se en liste over personalet, som er tilknyttet praktikstedet, og du kan opret- te nyt personale: side 18/21
Klik på Opret Du skal vælge, hvilken praktikplads personen skal være tilknyttet Du skal udfylde de obligatoriske felter og derefter trykke på Opret Derefter vil den oprettede medarbejder få en mail, hvor vedkommende skal aktivere sin brugerprofil på Praktikportalen kportalen og vælge adgangskode Praktikvejlederoversigt: Når UCL har lavet en praktikfordeling, vil de studerende blive knyttet til praktikstedet. En administrator på praktikstedet kan via Praktikvejlederoversigt tilknytte praktikvejleder på skolen til den/de studerende. Dette gøres på følgende måde: Klik på Praktik og derefter på Praktikvejlederoversigt Vælg den relevante praktikperiode Vælg praktiksted Vælg evt. det aktuelle hold Nu bliver de studerende og praktikvejlederne vist. For at tildele en studerende en praktikvejleder skal du markere praktikvejlederen og den studerende (de får en anden farve), herefter trykkes der på Tilknyt. Når den studerende er koblet sammen med en praktikvejleder, fremgår navnet på praktikeren under den studerende. Det er muligt at ændre praktikvejleder for en studerende ved at trykke på Slet ud for vejlederen og herefter tilføje på ny. Praktikvejlederen vil kun få adgang til de studerende, som vedkommende er koblet sammen vejlederen med. side 19/21
side 20/21