Brugerguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsata til Microsoft Dynamics NAV 2015

Transkript

1 Brugerguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsata til Microsoft Dynamics NAV 2015

2 Indledning Med Navne & Numre Erhverv Webservice til Microsoft Dynamics NAV kan du oprette og vedligeholde data på kunder, samarbejdspartner og kontakter direkte i dit ERP-system. Navne & Numre Erhverv Navne & Numre Erhverv er en daglig opdateret erhvervsdatabase, som indeholder informationer på samtlige CVR-registrerede virksomheder i Danmark. Rigtig mange af disse informationer kan importeres til NAV, så du sikrer korrekte kontaktoplysninger og den nyeste viden om kunder og leverandørers økonomi. Strukturering af data Virksomhedsinformationerne i Navne & Numre Erhverv er struktureret i tre hovedkategorier: Stamoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, faxnummer, CVR-nummer, www-adresse, branche, virksomhedsform, virksomhedsstatus, antal ansatte m.m. Kontaktpersoner: Informationer på hårde kontaktpersoner fx bestyrelse og direktion og på bløde kontaktpersoner som fx salg, økonomi, it, personale m.m. Økonomiske oplysninger: Økonomirelaterede informationer fx regnskaber, nøgletal, kreditvurdering, revisor, bankforbindelser mm. Helt automatisk vedligeholdelse af data Let, hurtig og korrekt oprettelse af debitorer og kreditorer Hjælp til at undgå dårlige betalere med regnskaber, nøgletal og kreditvurdering - udskriv en kreditvurderingsrapport Mulighed for vedligeholdelse af debitorer og kreditorer, som sikrer korrekte informationer og en database uden dubletter Design din egen datavask og bestem selv hvilke informationer du vil opdatere Filtrer en datavask - se ændringer på selskabsstatus, kreditvurderingskode og nyt regnskab Datavask log - se nemt hvilke ændringer datavasken har registereret Ind- og udlæs informationer via NAV modulet, når du vil lave øvrige opdateringer af data eller vil arbejde med forskellige kundesegmenter til kampagner

3 Opsætning af NN Markedsdata modulet Når NN-modulet er installeret, får du en ny menufunktion under Afdelinger, som hedder NN Markedsdata. Her kan du se, alle de muligheder du får med NN-modulet.

4 Her vælger du så NNM Opsætning (under Opsætning). Det er på denne side, du definerer hvilke informationer, du ønsker at opdatere ved datavask. Under Oprettelse vælger du, om du vil bruge telefonnummer på virksomheden (kontakt, kreditor og debitor) som deres unikke kundenummer. Under Datavask vælger du for hver af de viste informationer, om de skal opdateres ved datavask. Du kan vælge henholdvis ja, nej og hvis blank. Vælger du ja opdateres informationen ved datavask. Vælger du nej vil NN-modulet ikke overskrive informationen med nye data. Hvis blank skal du vælge, hvis du kun ønsker at få nye informationer, hvis der ingen oplysninger er i feltet i forvejen. Når data opdateres kan de nye informationer ses på debitor/ kreditkortet. Der føres altid log-historik på informationerne, så du til enhver tid kan finde tidligere oplysninger. Under Oprettelse skriver du den adgangsnøgle du fik, da du købte NN-modulet. Og ved Max Antal Records angiver du, hvor mange virksomheder du maximum vil se, når du søger i NN-modulet. Vi anbefaler, at du vælger en visning på 1000 for at få den optimale hastighed på dine søgninger. Fjern en virksomhed fra NAV Skal du have fjernet en virksomhed fra NAV, skal du også fjerne nedlagte links. Hver gang der oprettes en virksomhed gennem NN-modulet dannes der links fra modulet til virksomhed. Disse links skal også slettes, når du sletter virksomheden, da du ellers ikke vil have mulighed for at oprette virksomheden igen. I top-menuen under Opsætning finder du muligheden Fjern nedlagte links.

5 Opret en virksomhed i NAV Når du skal fremsøge og oprette en virksomhed, går du ind på menupunktet NNM Søgning. Her kan du søge virksomheder frem ved at bruge virksomhedsnavnet, adressen, telefonnummer og/eller CVR-nummer. Der er mulighed for at lave en standard søgning, som sker ud fra de ovennævnte søgemuligheder eller en udvidet søgning, hvor flere parametre medtages. Lad os prøve at oprette NN Markedsdata. Først søger vi på NN Markedsdatas adresse: Michael Drewsens Vej i Højbjerg.

6 Bemærk at vi har vinget af i Medtag reklamebeskyttet. På denne måde får vi alle virksomheder på adressen frem - også dem, som har frabedt sig at blive kontaktet med markedsføring. Søgningen giver 121 resultater - alle sammen virksomheder som har eller har haft adresse på Michael Drewsens Vej. De virksomheder, som er reklamebeskyttede, har en markering i feltet reklamebeskyttelse. Du kan vælge at indsnævre søgningen ved at vælge kun at få vist hovedselskaber og aktive virksomheder. Du vil altid kunne se, om nogle af virksomhederne allerede er oprettet i NAV. Så vil der være afkrydset i de første kolonner. Der er altså ikke nogle af de fundne virksomheder i denne søgning, som er oprettet i NAV i forvejen. Nu vil vi så prøve at oprette NN Markedsdata i NAV. Du markerer NN Markedsdata ved at klikke på virksomhedens navn, og så trykker du på NN Markedsdata Kort.

7 Når du klikker på NN Markedsdata Kort åbnes et helt nyt kundekort. Her får du yderligere information om NN Markedsdata, inden du i givet fald opretter virksomheden i NAV. Du kan blandt andet se virksomhedens nøgletal, regnskaber, brancher og kontaktpersoner - brug funktionen i toppen som hedder NNM Virksomhedsopslag og få adgang til alle de informationer vi har på virksomheden. Du opretter virksomheden ved at klikke på enten Opret Debitor, Opret kreditor eller Opret kontakt. Opdatering af en enkelt virksomhed Når en virksomhed er oprettet via NN-modulet, kan du altid søge virksomheden frem og opdatere firmaets oplysninger. I dette tilfælde er der lavet en tastefejl i adressen (i husnummeret, som rigtigt er 7) på firmakortet for NN Markedsdata. Du opdaterer firmakortet ved at klikke på det lille ikon NN Datavask - ikonet med to sider med to pile. Adressen vil så kunne rettes tilbage til den korrekte adresse.

8 Når du opdaterer informationerne, vil du altid få vist, hvordan oplysninger er nu, og hvad de ændres til. Herefter kan du trykke OK og gemme de nye informationer. Beskyt en enkelt virksomhed mod opdatering Er der en given virksomhed, hvor oplysningerne ikke skal opdateres automatisk, kan du bruge Beskyt mod datavask - hængelås-ikonet. På denne måde sikrer du, at virksomheden beholder de informationer, du indtaster manuelt - det kan fx være, hvis du ønsker et direkte nummer til firmaet frem for hovednummeret fra NNs database.

9 Virksomheder uden kundenummer (unikid) Har du virksomheder i dit NAV-system, som er ikke er oprettet via NN-modulet vil de ikke opdateres, da de ikke har et link til NNs database (unikid). Du påfører NNs unikke ID manuelt til en virksomhed under menupunktet NNM Debitoroversigt. Du finder kunden frem, markerer kunden og klikker på Tilknyt NNM-ID. Du vil så slå virksomheden op i NNs database og kan herved finde og knytte et ID på virksomheden. Herefter vil virksomhedens informationer opdateres, og du vil få adgang til alt stamdata på virksomheden.

10 Datavask Du finder Datavask under menupunktet NNM Datavask. Under datavask angiver du hvilke debitor- kreditor og kontaktnumre, du ønsker at opdatere. OBS: Denne mulighed bruges kun, hvis du ikke ønsker at opdatere alle virksomheder på én gang. Det er under Datavask, at du laver en tidsplan for opdateringerne (en schedule) - på denne måde styrer du selv, hvordan datavasken kører.

11 Klikker du på Schedule, kommer du til dette billede: Her udfylder du med tidspunkter og beskrivelse af datavasken. Rapport-id er foruddefineret således, vasken tager udgangspunkt i data fra NNM-modulet. Alternativt kan du igangsætte vasken med det samme. Tjek alle ændringer efter opdatering Når data er opdateret kan du altid se alle ændringer under menupunktet NNM Datavask Log. Tjek ændringer på en bestemt virksomhed Under menupunktet NN Markedsdata NNM Datavask Log kan du desuden søge på en bestemt virksomhed og tjekke hvilke ændringer, der er sket på firmaet. Spørgsmål og vejledning Har du spørgsmål, eller får du brug for hjælp og vejledning, sidder vores gratis hotline klar på telefon tryk 1 og på -adressen [email protected]