Valg-vejledning til de 6 nye skoler.

Valg-vejledning til de 6 nye skoler. Forkortelser: TR = tillidsrepræsentant AMR = arbejdsmiljørepræsentant OBS/opsummering af detaljerne i denne vejledning: Leder må ikke blande sig i valget af medarbejdere/amr/tr ingen ledere! Må blande sig/udpege medarbejdere/tr/amr og ingen ledere er valgbare. Man er leder (iflg. Arbejdstilsynet, når man bruger mindst 50% af sin tid på ledelse) Leder skal dog sikre, at valget af medarbejdere til AMR og MED-udvalg kan gennemføres. Valg skal varsles med 3 uger. Og alle medarbejdere inden for skoledistriktet er valgbare! Leder udpeger de ledere som skal være medlem af MED-udvalget der må aldrig være flere ledere end medarbejdere i MED-udvalget. TR valg foregår typisk på klubmøder inden for fagforbundet. Klubmøder inden for et fagforbund foregår i fritiden. AMR-valg og valg af medarbejderrepræsentanter til MED-udvalget foregår i arbejdstid. 1. Hvornår skal nyvalg gennemføres Det er aftalt at der gennemføres valg til arbejdsmiljøgrupper og de 6 nye MED- Virksomhedsudvalg i 2. kvartal 2016. Således at de nye arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg er etableret, når ændringen af skolestrukturen træder i kraft 1. august 2016. De nuværende arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg eksisterer til og med 31. juli 2016. 2. Udvidelse af valgperioden Der skulle ifølge MED-aftalen først være valg i efteråret 2016 til ikrafttræden 1. januar 2017. De nuværende skoler nedlægges formelt, og der etableres 6 nye skoler. Når en virksomhed (skole) nedlægges, så nedlægges også arbejdsmiljøgruppe(r) og MED-udvalg. Med det formål, at der bliver etableret arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg, som kan virke fra 1. august 2016 bliver valgperioden for de nye arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg udvidet. Det nye valg vil gælde fra 1. august 2016 til 31. december 2018. 3. Hvem gør hvad og hvornår fra central side MED-Områdeudvalget for Uddannelse drøfter og søger at opnå enighed om en indstilling til MED-Hovedudvalget vedrørende den fremadrettede MED- og arbejdsmiljøgruppestruktur for de 6 nye skoler sker den 1. februar 2016. MED-Hovedudvalget godkender Områdeudvalgets indstilling sker den 24. februar 2016. Områdeudvalget og de 6 nye skoleledere modtager besked fra CPH, om MED-Hovedudvalgets beslutning efter mødet den 24/2. Side 1 af 7

Der sker en evt. flytning af ansatte mellem skoledistrikter. Personalekonsulenterne i CPH sikrer, at alle ansatte på de 6 nye skoler modtager information om fremtidigt tilknyttet arbejds-skoledistrikt. Det forventes at alle har modtaget information ved udgangen af marts måned. 4. Overordnet sandsynlig tidsplan 1. februar MED-Områdeudvalget Uddannelse beslutter indstilling (se pkt. 3*) 24. februar MED-Hovedudvalget godkender struktur (se pkt. 3*) 1. april Alle ansatte er blevet informeret om tilhørsforhold efter 1. august (se pkt. 3*) Primo april Skoleleder mødes med aktuelle nøglepersoner TR og AMR for at aftale antal medlemmer i det fremtidige MED-udvalg (se pkt. 7*) Primo april TR og medarbejderrepræsentanter for øvrige faggrupper alle faggrupper skal sikres repræsentation på en eller anden vis aftaler fordeling af medarbejderpladser i nyt MED-udvalg. (se pkt. 7*) Primo april Skoleleder er ansvarlig for at varsle gennemførelse af valg med min. 3 ugers varsel (obs på evt. helligdage, som forlænger varslet). (se pkt. 6+7*) Uge 17/18 (25/4-4/5) Kan være mulige valgdatoer husk dog varsel på min. 3 uger. 13. maj Valg registreres på skemaer (Se punkt 11*) og sendes til agnie@naestved.dk og dojen@naestved.dk eller til CPH Arbejdsmiljøteamet, Teatergade 8, 4700 Næstved 1. august Nyvalg træder i kraft nuværende valgte funktioner (AMR og MED) er nedlagt 31. juli. (se pkt. 1+2*) Første møde i nyt MED-udvalg Medarbejderrepræsentanterne vælger næstformand i blandt sig. (se pkt. 7*) Godkendelse af sammensætningen af udvalget. Evt. aftale lokal forretningsorden (som minimum følges bilag 2 i MED-aftalen) Aftale årshjul Ensrette retningslinjer for hele skoledistriktet (fx ud fra nuværende lokale retningslinjer) Aftale gennemførelse af APV i oktober 2016. mv *er henvisning til punktet i denne vejledning 5. Den nye struktur Skoledistrikt MED-Virksomhedsudvalg Arbejdsmiljøgrupper 1 Torben Nielsen 1 I alt 9: Ll. Næstved 3 Karrebæk 1 Borup Ris 3 Hyllinge 2 2 Annika Bramming 1 I alt 8: Sct. Jørgens 2 Sydby 3 Rønnebæk 2 Sjølund 1 3 Bo Laursen 1 I alt 3: Fladså 2 Korskilde 1 4 Stefan Gents 1 I alt 6: Holsted 2 Susålandets 2 Herlufmagle 2 5 Hans Stokholm 1 I alt 6: Holmegaard 4 Lundebakke 2 6 Anette Rumann 1 I alt 4: Kalbyris 2 Kildemark 2 Side 2 af 7

6. Hvad skal skoleleder sikre ift. valg til nye arbejdsmiljøgrupper? Primo April (eller når det er sikret at alle ansatte ved hvilket skoledistrikt de hører til): I begyndelsen af april måned skal skoleleder sikre at der varsles valg. Skoleleder udpeger de(n) leder(e), som skal være arbejdsleder i arbejdsmiljøgruppen. En arbejdsleder kan godt hvis det ønskes være arbejdsleder i flere arbejdsmiljøgrupper, dvs. have et samarbejde med flere arbejdsmiljørepræsentanter. En arbejdsmiljøgruppe tælles formelt for én gruppe, når der er én leder og én arbejdsmiljørepræsentant. Om arbejdsmiljøgrupper ønsker at mødes på tværs/sammen er der ingen regler for. En arbejdsmiljøgruppe skal dog kunne handle i hverdagen på den afgrænsede afdeling, hvor man er arbejdsmiljøgruppe. Arbejdsmiljøgruppen kan handle inden for arbejdslederens kompetence. Arbejdsmiljøgruppen er arbejdsmiljøgruppe for alle ansatte inden for den afgrænsede afdeling. Valget af arbejdsmiljørepræsentant (medarbejderne) er derfor helt og aldeles uafhængigt af medarbejdernes evt. tilhørsforhold til et fagforbund! (Dvs. der skal IKKE vælges en AMR for lærere og en AMR for pædagoger der skal vælges én AMR for ALLE medarbejdere inden for afdelingen). Ingen ledere må blande sig i valget af AMR, og ledere er ikke valgbare. Skoleleder har ansvaret for at sikre at valget kan gennemføres og bliver gennemført. Varsling af valg skal ske med 3 uger: Skoleleder skal sikre, at der varsles valg af en AMR med 3 ugers varsel! (vær opmærksom på evt. helligdage). Skoleleder skal sikre, at der er mulighed for at medarbejderne kan gennemføre valget. ALLE medarbejdere inden for den afgrænsede afdeling, hvor arbejdsmiljøgruppen skal være, skal have mulighed for at deltage i valget. Eksempel: Hvis arbejdsmiljøgruppen skal være arbejdsmiljøgruppe for skolen, så er både relevante lærere, pædagoger, administrative og tekniske medarbejdere valgbare og skal have mulighed for at deltage i valget af AMR. Som udgangspunkt skal medarbejderen have været ansat min. ½ år for at kunne stille op som AMR (hvis man overflyttes mellem skoledistrikter er man ikke nyansat man beholder sin ansættelses-anciennitet). Der er ingen regler for, om et valg skal foregå på et fysisk møde, eller om det kan ske elektronisk. Der opfordres til at skoleleder aftaler dette med nuværende nøglepersoner TR ere og AMR ere. Primo/medio maj: Valget gennemføres den varslede dato. Valget af AMR skal registreres med oplysninger om navn, adresse og afdeling hvor arbejdsmiljøgruppen er valgt for, og om den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse er gennemført. Registreringen noteres på valgskemaet (se vejledningens punkt 11). Skemaet udfyldes og sendes så snart valget er gennemført, og skoleleder har udpeget arbejdsleder i arbejdsmiljøgruppen. Se også pkt. 9 i denne vejledning. Side 3 af 7

7. Hvad skal skoleleder sikre ift. valg til nyt MED-Virksomhedsudvalg INDEN varsling af valg: Det skal sikres, at alle faggrupper/personalegrupper på en eller anden vis er repræsenteret i MED-udvalget. Medarbejderne skal derfor blive enige om, hvordan alle faggrupper repræsenteres. Leder kan komme med et forslag til medarbejderne, men det er medarbejderne, der formelt skal blive enige om fordelingen af pladserne i MED-udvalget. Typisk er det TR erne, som imellem sig aftaler fordelingen af pladser, men TR skal være opmærksom på faggrupper, som ikke har en TR. Skoleleder skal sikre, at alle medarbejdergrupper får mulighed for at aftale repræsentationen i MED-udvalget fx via nuværende nøglepersoner i de eksisterende MED-udvalg. Medarbejderrepræsentationen skal ikke opfattes som et matematisk detaljeret regnestykke. Et eksempel på repræsentationen af alle personalegrupper kan være: Skoledistriktet har 114 medarbejdere; der er 53 lærere (DLF), 46 pædagoger (Bupl), 10 pædagogmedhjælpere (FOA), 3 sekretærer/administration (HK) og 2 teknisk servicemedarbejdere (3F). HK og 3F aftaler at de indgår et valgforbund. Medarbejderne bliver enige om at de fordeler 3 pladser til DLF, 3 pladser til Bupl, 1 plads til FOA og 1 plads til HK/3F. I alt 8 pladser (ligger inden MED-aftalens 9C om antal pladser på 4-8). Det kan fx også være en fordeling med 2 pladser til DLF, 2 pladser til Bupl, 1 plads til FOA og 1 plads til HK/3f i alt 6 pladser. Hvis medarbejderne ikke kan blive enige om fordelingen af pladser, kan der fx skeles til MED- Områdeudvalgets eller MED-Hovedudvalgets sammensætning. MED-Hovedudvalgets fordeling af pladser er aftalt mellem de faglige hovedorganisationer i de nye skoledistrikter er der dog formentlig ikke alle tilsvarende faggrupper. Fordelingen i MED-Hovedudvalget er: 6 OAOpladser (bl.a. HK, FOA, SL, 3F), 5 FTF-pladser (bl.a. DS, DSR, Danske Fys., DLF, BUPL) og 1 AC-plads (bl.a. Magistre, Ingeniør, Djøf). Primo April: I begyndelsen af april måned skal skoleleder sikre varsling af, at der gennemføres valg. Valg skal varsles med 3 ugers varsel (vær opmærksom på evt. helligdage). Skoleleder skal sikre, at medarbejderne kan gennemføre valget. MED-udvalgets sammensætning: Udgangspunktet for sammensætningen af MED-udvalget fremgår af MED-aftalens 9C. For arbejdspladser med mere end 90 ansatte er udgangspunktet: 2-3 ledere, skoleleder er formand 4-8 medarbejdere, som ofte er tillidsrepræsentanter/tr 2 medarbejdere, som er arbejdsmiljørepræsentanter/amr Udgangspunktet for sammensætningen i MED-aftalens 9C kan fraviges, hvis MED-udvalget er enige. Der skal minimum være paritet i udvalget dvs. der må gerne være lige mange ledere og medarbejdere, og der må gerne være flere medarbejdere end ledere, men der må aldrig være flere ledere end medarbejdere. Side 4 af 7

I overgangsperioden kan det fx være fremtidig skoleleder og de nuværende næstformænd (nøglepersoner), som aftaler antallet af medlemmer, hvis det ønskes at fravige MED-aftalens 9C. Aftalen om antallet af medlemmer i MED-udvalget drøftes/godkendes på første møde i det nye MED-udvalg. Ledere i MED-udvalget Skoleleder er født formand for udvalget. Formandsposten må ikke uddelegeres til andre! Skoleleder udpeger de(n) øvrige leder(e), som skal være medlem af MED-udvalget. Vær opmærksom på, at mindst én leder også skal være arbejdsleder i en arbejdsmiljøgruppe. Hvordan skoleleder udpeger leder(e) til MED-udvalget er der ingen regler for. Valg af TR Aftaler om hvor mange TR, der skal være inden for hver faggruppe, er en aftale, som arbejdsgiver og de relevante fagforbund indgår efter forhandlinger. Valget af TR foregår typisk i forbindelse med klubmøder inden for hver fagforening. Valget af TR meddeles Næstved Kommune fra fagforbundet. Se også pkt. 9 i denne vejledning. Repræsentationen og fordelingen af medarbejderpladser Medarbejder-pladserne i MED-udvalget er afhængigt af hvilket fagforbund/overenskomst de ansatte er ansat på. Når valget er gennemført, er det dog sådan, at alle medlemmer af MEDudvalget skal arbejde for distriktet/virksomheden som helhed, med det formål, at virksomheden kan løfte kerneopgaven bedst muligt her skal fx TR lægge TR-kasketten uden for døren inden et MED-udvalgsmøde. Se også vejledningens indledning til pkt. 7 om fordelingen af medarbejder-pladser i MED-udvalget. TR mange eller ingen ved valget til MED-udvalget Når faggrupperne/personalegrupperne er blevet enige om fordelingen af pladserne i MEDudvalget, så er det derefter først og fremmest TR, som skal have plads i MED-udvalget. Hvis der er mange TR, så vælger TR erne i blandt sig, hvem der skal være medlem af MEDudvalget øvrige TR ere kan vælge i blandt sig tilsvarende suppleanter for et medlem. Hvis der ingen TR ere er for faggruppen/personalegruppen i skoledistriktet/virksomheden, så vælger medarbejderne i blandt sig (inden for den respektive faggruppe/personalegruppe), hvem der skal være medlem af udvalget, og hvem der skal være suppleant. Man skal være ansat i skoledistriktet/på virksomheden for at blive medlem af MED-udvalget. Den dag valget er varslet til gennemførelse, foretager medarbejderne valget inden for hver af de aftalte faggrupper/valggrupper. AMR i MED-udvalget Der skal minimum være 2 AMR som medlem af MED-udvalget. Eksempel: Skoledistriktet har 6 arbejdsmiljøgrupper og dermed 6 AMR. De 6 AMR vælger imellem sig, hvem af dem, der er medlem af MED-udvalget. På samme måde vælger de øvrige 4 AMR i blandt sig suppleant til de to medlemmer. Der er således også 2 AMR som hverken bliver medlem eller suppleant. Side 5 af 7

Begrebet suppleant for en AMR eksisterer KUN i MED-udvalgs-sammenhænge og suppleanter skal også være AMR. Man kan ikke være suppleant for funktionen som AMR i arbejdsmiljøgruppen. Den dag valget er varslet foretager alle AMR inden for skoledistriktet valget til de to pladser i MED-udvalget. Hvis det giver mening, at der er mere end to AMR i MED-udvalget, så må man også det MEN det er MED-udvalget, som skal beslutte at der skal være mere end to AMR i udvalget. I overgangsperioden kan en udvidelse af antal AMR i MED-udvalget aftales mellem fremtidig skoleleder og nøglepersoner (TR og AMR) og efterfølgende drøftes og godkendes i det fremtidige MED-udvalg. Der må ikke være færre end to AMR i MED-udvalget. Kan valg af AMR og valg til MED-udvalg foregå samtidig? Ja, valget kan varsles til gennemføres samme dag, men det er to adskilte valg-handlinger: - Valg af AMR: ALLE medarbejdere inden for den afgrænsede afdeling vælger AMR dette valg er helt uafhængigt af faggrupper/evt. fagforbund. Man er AMR for ALLE inden for afdelingen. AMR erne i distriktet vælger i blandt sig medlemmer, som AMR i MEDudvalget. - Valg til MED-udvalget: valget gennemføres inden for de respektive faggrupper/personalegrupper og i forhold til den fordeling af pladserne, som medarbejderne er blevet enige om. Valg af næstformand i MED-udvalget Alle medarbejderne, som nu er medlem af MED-udvalget både TR, evt. ikke-tr og AMR - er valgbare som næstformand. Medarbejderne, som bliver valgt som medlem af MED-udvalget kan på valgdagen vælge næstformand i blandt sig. (Det er kun medarbejder-medlemmerne i MED-udvalget som vælger næstformand det er ikke et valg, som alle medarbejdere i skoledistriktet deltager i). Valget af næstformand meddeles skolelederen og registreres ligeledes på valgskemaet for valg af MED-udvalget. Det nye MED-udvalg skal aftale lokale regler for mødeledelse i tilfælde af formandens eller næstformandens evt. fravær ved et møde. Næstformandens rolle er bl.a. at aftale dagsorden og referat sammen med formanden. Det er kun samarbejdet om dagsorden og referat der er beskrevet i MED-aftalen i forhold til næstformandens rolle. 8. Må vi ikke have en repræsentant pr. matrikel i MED-udvalget? Jo, det må I godt, men det skal aftales i det nye MED-udvalg. Det primære udgangspunkt for sammensætningen i MED-udvalget er dog ikke repræsentative matrikler. Det primære er at medarbejdersiden på en eller anden vis er repræsentativ så at alle faggrupper/personalegrupper. Det er ikke et krav, at der skal være et medlem fra hver matrikel. 9. Hvem skal have besked om valg? Valg af TR skal meddeles af det aktuelle fagforbund til Næstved Kommune. Valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg skal registreres på valg-skemaer (se punkt 11 i denne vejledning) og sendes til CPH: Agnes Nielsen og Dorthe Jensen på agnie@naestved.dk og dojen@naestved.dk eller fysisk til CPH, Arbejdsmiljøteamet, Teatergade 8, 4700 Næstved. Side 6 af 7

Skemaerne skal have alle oplysninger blandt andet også adresse/afdeling, hvor arbejdsmiljøgruppen hører til, e-mail samt oplysninger om hvorvidt de relevante uddannelser er gennemført. 10. Hvad med medlemmerne i MED-Områdeudvalget? De nuværende medlemmer af Områdeudvalget fortsætter indtil 31. december 2016. Det er dog muligt, at skolechefen ændrer på sammensætningen af medlemmer på ledelsessiden. Der skal holdes formelt valg til MED-Områdeudvalget i den normale valg-kadence. Dvs. der skal gennemføres valg i efteråret 2016 gældende for den nye valgperiode 1. januar 2017 31. december 2018. 11. Hvor står reglerne MED-aftalens bilag 8 beskriver den valgprocedure som skal gennemføres hvert 2. år. MED-aftalens 9D beskriver hvordan en arbejdsmiljøgruppe defineres og valg til denne. MED-aftalens 9C rummer udgangspunktet for sammensætning af MED-Virksomhedsudvalget. Det skal sikres at alle personalegrupper er repræsenteret iflg. MED-aftalens 4 stk. 5. Medarbejderrepræsentationen baseres som udgangspunkt på valgte TR, hvilket fremgår af MED-aftalens 4 stk. 6. Minimumsforretningsorden i bilag 2 i MED-aftalen skal overholdes. Bilag 2 beskriver bl.a. også konstitueringen af udvalget med valget af næstformand, samt næstformandens rolle i samarbejdet om dagsorden og referat med formanden. Uddannelse af medlemmer af MED-udvalget fremgår af MED-aftalens bilag 6. Du kan finde MED-aftalen her: www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > MED-aftale Kontaktperson i CPH: Dorthe Erika Vang Jensen, dojen@naestved.dk 5588 5673 Valgskemaer finder du her www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > Valg og udpegning til MEDudvalg og arbejdsmiljøgrupper. På den øverste del af siden finder du skrivbare wordfiler til registrering og indberetning af nyvalget for skoledistrikterne. Hvis vi ønsker at ændre på antallet af arbejdsmiljøgrupper senere: Er det et ønske - efter skolestruktur-ændringen - at der skal være færre eller flere arbejdsmiljøgrupper? Så skal MED-udvalget (de nye pr. skoledistrikt) begrunde den ønskede ændring og fremsende begrundelsen til MED-Hovedudvalget, som har kompetencen for godkendelse af ændringen. Det skal godkendes af MED-Hovedudvalget inden ændringen kan træde i kraft. Begrundelsen sendes til Dorthe på dojen@naestved.dk i form af referatet fra det møde, hvor MED-udvalget bliver enige om begrundelsen. Side 7 af 7