Kultur- og Fritidsudvalget Referat fra ordinært møde 23-09-2009 15:00 Onsdag 23.09.2009 kl. 15:00 Mødelokale D1 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Realisering af besparelse på Trommens driftsbudget 2010 3 Vurdering af Hørsholm Kommunes høringssvar til Hørsholm Idrætsråd 5 Overførsel af udvendig vedligeholdelse fra Idrætsparken til Ejendomsservice og Indkøb 7 Bilagsoversigt 10 Fraværende Isabella Meyer (C) Bemærkninger til dagsorden
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 65 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 23.09.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Marianne Godtfredsen Meddelelser Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 23-09-2009 Orientering om foreløbige overvejelser i relation til udmøntningen af besparelserne ved det indgåede budgetforlig Biblioteket har kun forbrugt 20.000 kr. af de bevilgede 40.000 kr. til kulturelle arrangementer. Midlerne går tilbage til Kultur- og Fritidspuljen. Orientering om møde med Kulturministeren om kulturaftalekonceptet. Orientering om status på renovering af Codan-hallen. Orientering om seneste møde i Idrætsrådet Der forventes afholdt idrætspolitisk vælgermøde d. 4. november i Idrætsparken Som led i Get Moving-kampagnen holdes større rollespilsarrangement i Rungsted Hegn d. 6. oktober Orientering om teaterbattleprojektet Fremadrettet udsendes referater af møderne i relevante fora som Idrætsrådet, Egnsmuseet og Aktivitetskomiteen for Fuglsanghus til orientering Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 2
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 66 Acadre sagsnr.: 09/17527 Journalnr.: 20.01.00S01 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 23.09.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Bina Hjorth Realisering af besparelse på Trommens driftsbudget 2010 Resume Kommunalbestyrelsen har i budget 2008-2011 vedtaget en årlig besparelse på Trommens budget for 2010 og fremad på 500.000 kr. I punktet redegøres for hvorledes besparelsen tænkes udmøntet. Forslag KFU drøfter administrationens forslag til implementering af Trommens besparelse. Sagsfremstilling Det økonomiske udgangspunkt for besparelsen i Trommen i 2010 er et eksisterende underskud på 590.000 kr. fra regnskab 2008 som følge af et betydeligt fald i indtægterne i forbindelse med den generelle økonomiske afmatning i samfundet. Trommen har siden 2. halvår 2008 oplevet en halvering af antallet af Erhvervsklubmedlemmer og en stærk reduktion af udlejningsaktiviteter. (Fra 97 udlejningsaktiviteter i 2006, til 83 i 2007 og 50 i 2008). Faldet på indtægtssiden har ikke ændret sig i 2009, og Trommen har som følge heraf set sig nødsaget til allerede i 2009 at iværksætte de væsentlige omkostningsreduktioner, som ellers var planlagt implementeret i 2010 i forlængelse af den vedtagne besparelse på 500.000 kr. Som følge af ovenstående forventes det, at regnskabet for 2009 vil balancere, men det har nødvendiggjort, at der for 2010 findes yderligere besparelser for at imødekomme besparelseskravet på 500.000 kr. i 2010. Det skal således foreslås Reduktion af antal af aktiviteter (ca. 1/3 færre offentlige kultur arrangementer) Reduktion af personale på 25 % Begrænset åbningstid i dagcafé og billetsalg. (max. 4 timer ugentligt i dagcafé) Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 3
Billetsalg bevares, men flyttes i dagtimerne permanent til Trommens administration på 1. sal Trommen arbejder intenst med at øge indtægtssiden, men mulighederne er fortsat stærkt påvirket af den generelle økonomiske afmatning. En reduktion af antallet af kulturarrangementer også dem med de store kendte kunstnere kan dog gøre det vanskeligt at fastholde Trommens erhvervsforum og de indtægter der følger heraf. Økonomien Kulturhus Trommens driftstilskud er fra 2002 til 2009 reduceret med 16 %. (Manglende prisfremskrivning henover årene er ikke kalkuleret med). Økonomien har trods besparelserne i 2005, 2006 og 2007 balanceret ved at udlejningsaktiviteterne er øget, der er opnået nye økonomiske tilskud via bl.a. Trommens erhvervsklub, statens kunst råd etc., der har sikret at aktiviteterne har været gennemført indenfor tilskudsrammen. Det er således hidtil lykkedes Trommen at fastholde aktivitetsniveau og bibeholde arbejdspladserne, men den varslede besparelse på Trommens driftsbudget på yderligere 500.000 kr. fra 2010 (svarende til 12,5% af Trommens nuværende tilskud), samt finanskrisens fortsatte indvirkning på muligheder for at øge egen indtægt, gør det ikke længere muligt at bevare det aktivitetsniveau, som vi har i dag. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 23-09-2009 KFU drøftede og tog administrationens orientering til efterretning. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 4
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 67 Acadre sagsnr.: 09/2797 Journalnr.: 04.00.00G01 Sagsforløb: KB - ØU - KB - Åben sag Mødedato: 23.09.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Vurdering af Hørsholm Kommunes høringssvar til Hørsholm Idrætsråd Resume I brev af 3. juni 2009 fra Hørsholm Rungsted Tennisklub (HRT) til administrationen henvises til indgået aftale mellem Hørsholm Kommune og HRT vedrørende brugsretten til jordarealet syd for Codan Hallen. HRT er af den overbevisning, at denne aftale ændrer på forudsætningern for Masterplanen, som vedtaget af Kommunalbestyrelsen på møde den 27. april 2009. Ifølge HRT, er vurderingen af høringssvarene som Claus Bjarrum arkitekter har givet for administrationen på forslagene fra Hørsholm Idrætsråd, vedr. mulige meromkostninger og funktionelle og tekniske konsekvenser ved gennemførelse af Idrætsrådets alternative forslag til Masterplanen, behæftet med en række fejl. Udover, at HRT forventer at de inddragne tennisbaner kompenseres gennem opførelse af et tilsvarende antal nye funktionelle baner ønsker HRT og administrationen at der foretages en ekstern vurdering af grundlaget for høringssvarene til Idrætsrådet. Det foreslås, at administrationen efterfølgende retter henvendelse til COWI A/S mhp. en vurdering og gennemgang af grundlaget for administrationens høringssvar. Forslag Administrationen anbefaler KFU at indstille til ØU og KB, at administrationen kan indgå aftale med COWI A/S på kr. 75.000,- ekskl. moms mhp. en vurdering af grundlaget for høringssvarene vedr. mulige meromkostninger og funktionelle og tekniske konsekvenser ved gennemførelse af Idrætsrådets forslag. Administration foreslår, at omkostningerne på kr. 75.000 til gennemførelse af vurdering af grundlaget for høringssvarene, finansieres gennem det af Kommunalbestyrelsen på møde den 25. maj 2009 frigivne rådighedsbeløb på kr. 5,75 mio. frigivet til Idrætsparken til bygherrerådgiver, renoveringer og tekniske projekter samt til etablering af ny omklædningsfacilitet. Sagsfremstilling I forbindelse med høring om Masterplan for Hørsholm Idrætspark, Kokkedal Vest og Kokkedal Nordvest har Idrætsrådet fremsendt et høringssvar med to alternative forslag til placering af faciliteter i Hørsholm idrætspark. Til brug for behandlingen af høringssvarene bad administrationen Claus Bjarrum fra bjarrum arkitekter om at gennemgå forslagene fra Idrætsrådet mhp. at estimere eventuelle Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 5
meromkostninger og vurdere de funktionelle og tekniske konsekvenser ved gennemførelse af Idrætsrådets forslag. Meromkostninger for forslagene A1 og B2 blev vurderet til henholdsvis kr. 43,3 mio. og kr. 27,2 mio. kr. Endvidere var begge forslag, som det fremgår af høringssvarene, forbundet med en række funktionelle og tekniske konsekvenser. Ifølge HRT, er vurderingen af høringssvarene som Claus Bjarrum arkitekter har givet på forslagene fra Hørsholm Idrætsråd, vedr. eventuelle meromkostninger og funktionelle og tekniske konsekvenser, behæftet med en række fejl og HRT anerkender ikke resultaterne af vurderingen. Administrationen har efterfølgende rettet henvendelse til COWI A/S mhp. en vurdering og gennemgang af grundlaget for administrationen høringssvar. I KB s ændringer til Masterplanen kompenseres HRT for inddragelse af tennisbanerne syd for Codan Hallen gennem etablering af nyt tennisanlæg på - og indgåelse af ny brugsretsaftale for - jordbanen vest for Codan Hallen. Sagens tidligere behandling KFU blev den 17. juni 2009 orienteret om brevet fra HRT og besluttede, at administrationen skulle mødes med HRT for at drøfte den fremsendte aftale og dens betydning for udviklingen af Hørsholm Idrætspark. Bilag - Brev fra HRT vedr. brugsretsaftale mellem HRT og HK - Konsekvenser og meromkostninger ved idrætsrådets forslag - Claus Bjarrum Noter til bilag Mht. dagsorden og tilhørende bilag til KBs godkendelse af masterplan for Hørsholm Idrætspark, Kokkedal Vest og Kokkedal Nordvest på baggrund af høringssvar henvises til KBs møde den 27.april 2009. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 23-09-2009 Administrationens forslag bortfaldt som følge af stemmelighed med stemmerne 2 for (Anne Ehrenreich (V) og Thorkild Gruelund (C)) og 2 imod (Hanne Lommer (A) og Henrik Klitgaard (B)). Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 6
Kultur- og Fritidsudvalget Punkt: 68 Acadre sagsnr.: 08/4626 Journalnr.: 82.07.00G00 Sagsforløb: KFU - ØU - KB - Åben sag Mødedato: 23.09.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Svend Erik Søegaard Overførsel af udvendig vedligeholdelse fra Idrætsparken til Ejendomsservice og Indkøb Resume Et flertal i Økonomiudvalget besluttede på møde den 28. august 2008 at godkende, at den bygningsmæssige vedligeholdelse (udvendig bygningsvedligeholdelse) m.v. overgår til Ejendomsservice og Indkøb (ESI) jf. forslagets bullit 1 og 2 (forslaget af 28. august 2008) (dog ikke forslaget om en tilførsel på 537.000 kr. som tillægsbevilling) samt bullit 3, 5, 6, 7, 8 og 9. Endvidere besluttede et flertal, at der ikke ydes en årlig ekstraordinær tillægsbevilling på 161.000 kr. (bullit 4). Imod stemte Michael Medom Hansen (V) med følgende protokollat: "Venstre anerkender, at der et stort og mangeårigt vedligeholdelsesmæssigt efterslæb i Hørsholm Idrætspark, og at der behov for renovering. Venstre mener yderligere, at princippet om at den udvendige vedligeholdelse af Idrætsparken overgår til Ejendomsservice og Indkøb ligger fint i tråd med kommunens regler for totalrammestyring. Beslutningen bør dog afvente en endelig afklaring af planerne for Hørsholm Idrætspark i forhold til renovering, omstrukturering og/eller udbygning. Dette for at undgå en uhensigtsmæssig prioritering af vedligehold i Hørsholm Idrætspark på bekostning af andre kommunale bygninger, hvis bygninger i Idrætsparken inden for en kortere årrække alligevel tænkes ombygget, solgt eller revet ned." På møde den 24. november 2008 besluttede Kommunalbestyrelsen at følge Michael Medom Hansens (V) protokollat fra Økonomiudvalgsmødet den 28. august 2008 med den bemærkning, at sagen skal forelægges på ny i foråret 2009, når der forelå en vedtagelse om Idrætsparkens fremadrettede udvikling jf. Masterplanen for Kokkedal Vest, Kokkedal Nordvest og Idrætsparken. Forslag Under henvisning til Økonomiudvalgets og Kommunalbestyrelsens beslutninger på møder hhv. den 28. august 2008 og den 24. november 2008 indstiller administrationen til Kulturog Fritidsudvaget at anbefale Økonomiudvalget/Kommunalbestyrelsen at vedtage: At Ejendomsservice og Indkøb (ESI) gennemfører bygningssyn på Idrætsparkens ejendomsmasse, hvad angår bygning udvendig, bygning indvendig, terræn, herunder kloaker og tekniske installationer Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 7
At ansvar og budget for den udvendige bygningsvedligeholdelse overgår til ESI fra og med den 1. januar 2010, og at ESIs årlige budget for bygningsvedligeholdelse tilføres 210.000 kr. fra Idrætsparkens ramme. At der fra Idrætsparkens driftsramme overføres 40.000 kr. (svarende til 0,1 årsværk) til ESI til udførelse af administrative opgaver. At ansvar og budget for den indvendige bygningsvedligeholdelse forbliver i Idrætsparken. At ansvar og budget for tekniske installationer forbliver i Idrætsparken At ansvar og budget for vedligeholdelse af udenomsarealer forbliver i Idrætsparken. At ESI og Idrætsparken udformer en konkret og bindende aftale om fælles udnyttelse af viden og ressourcer med henblik på at optimere vedligeholdelsen af de tekniske installationer i alle Hørsholm Kommunes ejendomme. At Materielgården og Idrætsparken udformer en konkret og bindende aftale med henblik på at opnå rationaler ved fælles løsning af eller bistand til en række opgaver, fx snerydning og beskæring. Sagsfremstilling Der eksisterer en opgavedeling mellem DTM og de enkelte institutioner hvad angår vedligeholdelse af bygninger, tekniske installationer og udenomsarealer. For så vidt angår Idrætsparken, bliver disse opgaver pt. varetaget af Idrætsparken selv. Rapporten fra 2007 viser, at der kan skabes en synergieffekt ved at DTM overtager visse dele af Idrætsparkens vedligeholdelsesarbejder (udvendig bygningsvedligeholdelse), og at DTM og Idrætsparken samtidig indgår i et formaliseret samarbejde omkring de øvrige vedligeholdelsesfunktioner (tekniske installationer og udenomsarealer). Idrætsparken har i hvert af regnskabsårene 2002 2005 til udvendig bygningsvedligeholdelse haft samlede udgifter på i alt ca. 433.000 kr. Finansieringen af de samlede udgifter stammer dels fra Idrætsparkens egen driftsramme med ca. 188.000 kr., dels fra anlægsbevillinger med ca. 245.000 kr., hvilket påviser, at der i Idrætsparkens totalramme ikke har været afsat tilstrækkelige ressourcer til dækning af bygningsvedligeholdelsesbehovet, hvorved der gennem en længere årrække er opstået et vedligeholdelsesefterslæb sammen med et presserende renoveringsbehov, hvilket især er foranlediget af forandringer inden for det generelle idrætsmønster og udviklingen inden for de enkelte idrætsgrene. Idrætsparken overfører fremadrettet årligt i alt 250.000 kr. fra sin ramme til ESI. Såfremt et større behov for ressourcer opstår, vil ESI foretage den nødvendige prioritering inden for egen ramme. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 8
Økonomi/personale Forslaget forudsætter følgende budgetneutrale bevilling (hele kr,/ - betyder indtægt) Tillægsbevilling Drift/anlæg m.v Indeværende år Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Overslagsår 3 Politikområde:63 Idrætsparken 0 250.000 250.000 250.000 Politikområde: 13 Ejendomsservice og Indkøb -250.000-250.000-250.000 I alt 0 0 0 0 Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde: Politikområde: I alt 0 0 0 0 Sagens tidligere behandling Økonomiudvalget, den 1. marts 2007 Økonomiudvalget, den 28. august 2008 Kommunalbestyrelsen, den 24. november 2008 Bilag - Idrætsparken - udvendig vedligeholdelse af bygninger og vedlige-holdelse af udenomsarealer. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 23-09-2009 Sagen udsat til næste møde, hvor administrationen præsenterer en fordeling af vedligeholdsmidlerne efter en nøgletalsmodel. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 9
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 67 Åben Brev fra HRT vedr. brugsretsaftale mellem HRT og HK 1035903 Konsekvenser og meromkostninger ved idrætsrådets forslag - 67 Åben Claus Bjarrum 1030857 Idrætsparken - udvendig vedligeholdelse af bygninger og vedligeholdelse af udenomsarealer. 68 Åben 98986 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 23-09-2009 Side 10
Kultur- og Fritidsudvalgets møde 23-09-2009 Isabella Meyer (C) Formand Henrik Klitgaard (R) Næstformand Thorkild Gruelund (C) Hanne Lommer (A) Anne Ehrenrich (V) Kultur- og Fritidsudvalget 23-09-2009 Side 11