Haderslev Boligselskab Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Onsdag den 5. december 2012 kl. 18.30 På Hotel Harmonien, Gåskærgade 19, Haderslev. Dagsorden: Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Styringsrapport og styringsdialog... 3 6 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 8 Valg af formand... 3 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 11 Valg af revisor... 5 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 13 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 14 Kompetencedelegation m.v.... 6 15 Eventuelt... 6 Deltager fra repræsentantskabet: Kaj Ringsted, formand Bent Bille, næstformand Villy Brejning, udpeget af Domea Kurt Blohm, afd. 16/25 Laila Blohm, afd. 16/25 Peter Jørgensen, afd. 16/25 Jytte Kallesen, afd. 16/25 Günther Petersen, afd. 16/25 Lise-Lotte, afd. 16/25 Lars Kruse, afd. 16/26 Jørgen Søberg, afd. 16/26 Jan Gørsinsky afd. 16/27 Der var afbud fra: Inge Therese Brem, afd. 16/26 Tove Holm, afd. 16/27 Deltog ikke: Hans Riggelsen, afd. 16/09 Poul Jeppesen, afd. 16/09 Yvonne Petersen, afd. 16/09 Marie Post, afd. 16/11 Frida Juhl, afd. 16/11 Sine D. Pedersen, afd. 16/11 Lone Hjort, afd. 16/26 Karen Margrethe Iversen, afd. 16/28 Ella Marie Sørensen, afd. 16/28 Øvrige deltager uden stemmeret: Erik Lønne Gottfredsen, Domea (dir) Helle Østergaard Kehlet, Domea (ref) Erik Knutzen, medlem org. best. Kirsten Grauholm, udp. af kommunen Finn Wohlert, udp. af kommunen Anders Møller Kerstens afd. 16/27 Lone Birch afd. 16/27 Thomas Hoier, afd. 16/28 Jesper Karlo Søndergaard, afd. 16/29 Carsten Heinrich Nissen, afd. 16/51 Grethe Heinrich, afd. 16/68 Svend Ove Blæsbjerg, afd. 16/73 Jørgen Gjøde Jensen, afd. 16/73 Bent Kristensen, afd. 16/73 Regnar Nielsen, afd. 16/74 Lena S. Villumsen, afd. 16/51 Hans Asmus Hansen, afd. 16/51 Karsten Pedersen, afd. 16/68 Marie Sass Mortesen, afd. 16/29 Dan Thorup, afd. 16/29 Ejlif Boye Pedersen, afd. 16/71 Jens Refsgaard, afd. 16/72 Astrid Horst, afd. 16/72 Ulla Illum Jørgensen, afd. 16/72 Vakant 2 pladser afd. 16/71 Vakant 3 pladser, afd. 16/63 Vakant 3 pladser, afd. 16/69 Allan Bak Christensen, Domea Domea, Boligcenter Haderslev, den 6. december 2012 Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Erik Lønne Gottfredsen blev valgt som dirigent, og Kirsten Grauholm og Finn Wohlert blev valgt som stemmetællere. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 13 til 47. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Erik Lønne Gottfredsen fremlagde årsberetning som efterfølgende 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Erik Lønne Gottfredsen fremlagde årsregnskabet som efterfølgende 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Erik Lønne Gottfredsen gennemgik revisionsberetning som efterfølgende Side 2 af 6
5 Styringsrapport og styringsdialog Orientering gives på mødet Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Erik Lønne Gottfredsen gennemgik styringsrapport som efterfølgende 6 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er til godkendelse af organisationsbestyrelsen på møde den 05.12.2012 og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Erik Lønne Gottfredsen gennemgik budgettet som efterfølgende 7 Behandling af indkomne forslag Punktet udgik - Der er ingen forslag indkommet. 8 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 13.12.2010 blev Kaj Ringsted valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger formand for 2 år. Referat: Kaj Ringsted blev genvalgt som formand for 2 år. 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer. 6 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Haderslev Kommune, 1 medlem vælges medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Side 3 af 6
Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. skabet 2012 Bent Bille Næstformand Org. bestyrelsen 2013 Helen K. Bork suppleant Erik Knutzen Medlem Repr. skabet 2012 Tove Holm Finn Wohlert Medlem Kommunen 2013 Jens Aage Helmig Kirsten Grauholm Medlem Kommunen 2013 Jesper Nielsen Lise-Lotte Schytt Kurt Blohm Medlem Repr. skabet 2013 Lars Kruse Medlem Repr. skabet 2013 Vakant Anders Møller Kerstens Medlem Repr. skabet 2013 Lone Birch Villy Brejning Medlem Domea 2013 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Erik Knutzen er på valg. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger 1 medlem til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Erik Knutzen blev genvalgt for 2 år. Bestyrelsen besluttede på organisationsbestyrelsesmødet, at valgperioder skal justeres næste år, så der kommer balance i valgperioderne. Efterskrift: Bestyrelsen for Haderslev Boligselskab med tilhørende afdelinger har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. skabet 2014 Bent Bille Næstformand Org. bestyrelsen 2013 Grethe Heinrich suppleant Erik Knutzen Medlem Repr. skabet 2014 Jytte Kallesen Finn Wohlert Medlem Kommunen 2013 Jens Aage Helmig Kirsten Grauholm Medlem Kommunen 2013 Jesper Nielsen Lise-Lotte Schytt Kurt Blohm Medlem Repr. skabet 2013 Lars Kruse Medlem Repr. skabet 2013 Inge Therese Brem Anders Møller Kerstens Medlem Repr. skabet 2013 Lone Birch Villy Brejning Medlem Domea 2013 Med Domea s.m.b.a. som administrator. Side 4 af 6
10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen er vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger personlige suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Inge Therese Brem blev valgt som personlig suppleant for Lars Kruse. Jytte Kallesen blev valgt som personlig suppleant for Erik Knutzen. Grethe Heinrich blev valgt som personlig suppleant for Bent Bille. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2011 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Revisionsaktieselskabet BDO blev genvalgt. 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Bent Bille, Anders Møller Kerstens, Erik Knutzen, Finn Wohlert, Kirsten Grauholm, Lars Kruse og Lise-Lotte Schytt er udpeget af organisationsbestyrelsen. Indstilling blev godkendt af repræsentantskabet. 13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Side 5 af 6
Haderslev Boligselskab kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Punkt udgik og afventer næste organisationsbestyrelsesmøde. 14 Kompetencedelegation m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Repræsentantskabet bekræftede kompetencedelegationen. 15 Eventuelt Intet til referat. For referatets godkendelse: den - 20 den - 20 Kaj Ringsted, formand Erik Lønne Gottfredsen, dirigent Side 6 af 6